Bij brief van 3 april 2023 heeft de inspecteur het volgende aan het Hof bericht:
“Ik heb navraag gedaan over de gevolgde procedure die door de Belastingdienst wordt gehanteerd bij het scanproces van papieren aangiften inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen. De relatiemanager SSO CFD (Shared Service Organisatie Centrum voor Facilitaire Dienstverlening), afdeling informatiehuishouding, staf Centrale Invoer heeft mij deze informatie verschaft, (…). De gevolgde procedure is als volgt:
PostNL levert de post dagelijks aan gescheiden per werkstroom (op antwoord- of postbusnummer)
Per postkar met diverse bakken/kratten hangt een datumlabel met daarop de datum van bezorging van PostNL. Dit label wordt door PostNL aangebracht.
Elke krat wordt vervolgens voorzien van een zogenaamde EPGK (elektronische partij geleide kaart). Op die EPGK wordt de labeldatum van PostNL overgenomen.
De EPGK is een papieren document met een barcode die tot aan het scannen bij de krat/partij blijft.
Bij elke vervolghandeling (sorteren, openen, voorbewerken, formeren) wordt de EPGK bij het begin en het einde van het werk met een barcodescanner gepiept.
Nadat de voorbewerking is afgerond is de laatste werkstap voor het scannen het zogenaamde formeren.
bij [het] formeren wordt van een pak papier een batch gemaakt. Je maakt een batch door aan het pak papier een zogenaamd Scheidingsblad toe te voegen.
Op dat Scheidingsblad wordt de datum van binnenkomst van de EPGK overgenomen. Zo geven wij de datum [van] PostNL door aan de batch via de EPGK datum.
De batch wordt vervolgens gescand. De datum binnenkomst van het Scheidingsblad wordt geautomatiseerd aan elk document in de batch gekoppeld en doorgegeven in de metadata (XML).
De datum binnenkomst wordt vervolgens via COS/MHS (Channel Oriented Service/Message Handling Service) doorgegeven aan ABS (AanslagBelastingenSysteem). Voor de IB is dit het afnemende eindsysteem. Deze werkwijze geldt ook voor alle andere verwerkingen.
de datum binnenkomst kan ook alleen in het afnemend systeem worden nagekeken. In ABS staat deze vermeld als aanleverwijze papier i.c.m. de geregistreerde datum van binnenkomst zoals hiervoor beschreven.