“3.3 Bevindingen kassaprocedure
Dagelijks wordt bij de wisseling van de dienst om ongeveer 18:30 een x-afslag gemaakt zodat de werknemer, die de dienst overneemt, kan afleiden met welk kassaldo hij/zij begint. Dagelijks maakt [belanghebbende] of de bedrijfsleider na sluitingstijd een Z afslag. (…) Tot juli 2006 wordt het kasboek handmatig opgemaakt en met ingang van 1 augustus 2006 wordt de kas in een Excelbestand opgemaakt.
In 2006 worden geen kastellingen vermeld in het kasboek en in het Excelbestand. [Belanghebbende] verklaart hierover dat hij weet wat er in de kas aanwezig moet zijn en kastelling niet nodig is. De ondernemer constateert, buiten het kasverschil veroorzaakt door de kasopnamen van mw. [H], in geen van de controle jaren kasverschillen. (…) De omzet wordt bepaald aan de hand van de kas. Wij hebben tijdens het onderzoek over de betreffende jaren, twee maanden per jaar het kasboek, de weekstaten en de Z-afslagen gecontroleerd en vergeleken.
Kasboek (
Bijlage 1)
- Er vinden geen tellingen plaats in het kasboek
- Het kasboek van november en december ontbreken
(…)
- Er zijn door de ondernemer geen kasverschillen geboekt.
Z-afslagen (
bijlage 1a)
De Z-afslagen worden gemaakt na sluitingstijd. Bij de wisseling van de dienst om ongeveer 18:30 uur wordt een X-afslag gemaakt. [Belanghebbende] heeft verklaard dat het personeel zelf verantwoordelijk is voor de kasverschillen. Met de x-afslag wordt bepaald hoeveel geld er in de kas aanwezig is vóór de volgende werknemer de kas overneemt. De x- afslag is voor de ondernemer derhalve een controlemiddel om te beoordelen of de verantwoorde omzet in overeenstemming is met het aanwezige kasgeld. De x-afslagen zijn niet bewaard gebleven.
Op basis van de z-afslagen is het onder andere niet mogelijk goederenbeweging op te stellen. De z-afslagen zijn op hoofdgroepen verdicht. Voorbeelden: De hoofdgroep gedistilleerd: deze is niet gespecificeerd en derhalve is niet zichtbaar welke dranken dit betreft. De hoofdgroep diverse hoog: ook deze is niet gespecificeerd en derhalve is niet zichtbaar welke dranken dit betreft. (…)
De Z-afslagen van de maanden april en juli zijn gecontroleerd.
(…)
- De omzet van 16 april bedraagt volgens het kasboek € 1.797,70. Deze omzet is bepaald aan de hand van een X afslag met tijdstip 17:30 uur. De volgende Z-afslag is nummer 778 van 1:10 uur 18 april en geeft de omzet aan van 17 april. De z-afslag nummer 777, welke vermoedelijk de avondomzet van 16 april aangeeft, ontbreekt.
- Z afslag 861 ontbreekt. Deze heeft betrekking op omzet van zondag 9 juli. Op deze datum is omzet aangegeven van Z-afslag nummer 862 € 1.208,20. (…)
[De CV] is een café midden in de [gebied] van [Z]. Het klantenbestand bestaat voornamelijk uit toeristen en dagjesmensen. Deze komen grotendeels in groepen. Wij hebben een overzicht gemaakt van april en juli met de volgende gegevens van de z-afslagen: (…). Met deze gegevens hebben wij het volgende berekend:
Het verschil tussen het aantal betalende klanten en de bestelde consumpties;
Het aantal van de gemiddelde besteding per betalende klant;
Het aantal van de gemiddelde consumptie per betalende klant.
De volgende zaken vallen op:
- Er wordt relatief veel keer (…) afgerekend in verhouding met de bestelde dranken. In deze berekening is geen rekening gehouden met het aantal eigen verbruik. Het gemiddelde zal daarom in werkelijkheid iets lager liggen.
Maanden Gem. aantal consumpties per bet. klant Gem. besteding per bet. klant
April 1,64 4,49
Juli 1,65 4,56
(…)
Kasboek (
Bijlage 2)
(…)
- Er zijn door de ondernemer geen kasverschillen geboekt.
- Het kasboek voldoet niet aan de tijdigheid van de boekingen. De lonen worden aan het eind van de maand volgende waarop zij betrekking hebben geboekt.
- Op 29, 30 en 31 december wordt extra omzet geboekt: de omzet bar 2 verdieping 6% en 19%. Van deze omzet ontbreken de z-afslagen. Ondanks de hoge kassaldi wordt 2 tot 3 maal per maand wisselgeld in de kas gestort. (…) De bedragen variëren van € 4.500 tot € 10.000.
- Op 1 juli worden in het kasboek diverse transacties gecorrigeerd.
(…)
Correctie lonen april 2007 van € 920,86. Deze lonen zijn in het kasboek op 30 mei geboekt.
Het kassaldo wordt in het excelbestand bijgehouden maar kennelijk worden geen kastellingen gedaan, dat deze verschillen pas veel later aan het licht komen. Deze verschillen worden pas bij sluiting van het kwartaal (30 juni) door de boekhouder opgemerkt waarna de correctie (achteraf) per 1 juli wordt geboekt.
- In de uitgeprinte excelbladen van het kasboek is over de periode 1 maart 2007 twee maal een print aangetroffen. De printen bevatten dezelfde informatie over de ontvangsten en de uitgaven maar vers[c]hillen in begin, tussen- en eindsaldo. De beginsaldi van deze kasbladen bedragen € 70.703,74 en € 48.026,46. Het eerstgenoemde bedrag sluit aan bij het eindsaldo van februari en het volgende blad van het kasboek vervolgt met het eindsaldo van dit blad. Op de print met het afwijkende saldo zijn vinkjes geplaatst bij de uitgaven.
- In het kasboek zijn in de periode 31 augustus tot en met 31 oktober regelmatig negatieve kassen genoteerd.
- Op 26 augustus wordt alleen de omzet laag € 231,13 verantwoord.
Bevindingen Z-afslagen (
Bijlage 2a)
In februari 2007 wordt in de onderneming een nieuw kasregister in gebruik genomen, de Vectron Pos mini 64. Dit kasregister heeft veel functionaliteiten en is speciaal geschikt voor de horeca. Er is een back-up mogelijkheid via een USB stick of een personal computer. De ondernemer maakte in de jaren van de controle gebruik van de onderhoudsdiensten van de leverancier. Ondanks de uitgebreide mogelijkheden van de kassa worden diverse functies niet gebruikt. (…) Ook ontbreken vanaf het moment van ingebruikname essentiële controle gegevens op de Z-afslag:
- Z afslagnummer
- Grand Total
- Datum en tijdstip eerste afslag
- Datum en tijdstip laatste afslag
- Datum en tijdstip van de laatste Z-afslag
- Er wordt geen gebruik gemaakt van de back up mogelijkheid.
- Er worden geen uurrapporten uitgedraaid.
De ondernemer verklaart dat hij geen verstand heeft van de kassa en alles door de leverancier heeft laten instellen. (…) Op basis van dit onderdeel van de Z-afslag is het niet mogelijk een goederenbeweging op te stellen. De Z-afslagen zijn op hoofdgroepen verdicht. Dit wijkt niet af van het vorige kassasysteem.
Net als in 2006 worden, na ingebruikname van de nieuwe kas, x afslagen gemaakt. De x-afslagen zijn niet bewaard gebleven. De x-afslagen zijn (…) zowel voor de ondernemer als voor de belastingdienst een controlemiddel om te beoordelen of de verantwoorde omzet in overeenstemming is met de gemaakte omzet. De nummering van de z-afslagen is uitgeschakeld. Hierdoor is niet zichtbaar of alle z-afslagen zijn verantwoord. Er ontbreken cruciale gegevens om de volledigheid van de omzet te controleren.
Bevindingen z-afslagen (bijlage 2a)
De Z-afslagen van juli en november zijn onderzocht. De z-afslagen en de weekstaten van de eerste twee weken van juli ontbreken in de administratie. In de plaats daarvan is de eerste helft van augustus in het onderzoek betrokken.
- Er is één z- afslag van de eerste helft van juli teruggevonden in de administratie van [de coffeeshop] (Deze onderneming staat ten name van (…) de partner van [belanghebbende] (…) Deze z-afslag geeft € 1.300 minder omzet dan dat er is aangegeven in het kasboek.
(…)
- Op 4 augustus wordt om 02:04 een Z afslag gemaakt: omzet laag 306.70. Op de weekstaat en in het kasboek wordt dit bedrag foutief overgenomen en wordt € 376 omzet laag geboekt. Het personeel is verantwoordelijk voor kasverschillen. Deze fouten zijn achteraf bij het opmaken van het kasboek gemaakt. Bij telling van de kas zouden deze fouten naar boven zijn gekomen. Zij komen echter niet tot uitdrukking in kasverschillen.
- Bij de controle van de Z-afslagen viel opnieuw op dat er relatief veel keer wordt afgerekend ten opzichte van het aantal bestelde consumpties. Gemiddeld wordt er van 15 juli tot en met 11 augustus 1,19 consumptie per klant gedronken. De gemiddelde besteding per betalende klant was € 3,97.
- Er zijn in deze periode 10.243 afrekeningen geweest. Daarnaast gaat de kas 3325 maal open zonder dat er een transactie heeft plaatsgevonden, 32%.
- Wij hebben geconstateerd dat er dagen zijn waarop meer klanten afrekenen dan dat er aan consumpties wordt besteld.
De onderstaande dagen is het verschil tussen het aantal bestelde consumpties en het aantal betalende gasten kleiner dan 20
Datum z-afslag Bestelde consumpties Aantal malen afgerekend verschil
15 juli 356 368 -12
22 juli 344 343 1
29 juli 338 324 14
31 juli 233 242 -9
9 augustus 304 336 -32
5 november 462 479 3
9 november 414 407 7
14 november 297 303 6
25 november 870 860 10
Waarvan 200 softdrink
29 november 265 252 13
24 december 301 304 3
26 december 311 322 -11
- Op de z-afslag van 22 november (omzet 21 november) is zichtbaar dat er 1 keer contant is afgerekend voor 292 drankjes. (…) De dranken in de omzetgroepen mix, divers hoog en divers laag ontbreken.
Hieruit blijkt dat deze dagomzet in één transactie is verantwoord. De ondernemer heeft vermoedelijk een z-afslag gemaakt welke niet verantwoord is en heeft opnieuw verkopen aangeslagen waarna een nieuwe z-afslag is gemaakt. (…)
- Op de z-afslag van 20 november, omzet 19 november, is op de specificatie van de omzetgroepen zichtbaar dat er negatief 15 sterke drank is verkocht en negatief 1 softdrink. Voor 262 drankjes wordt 278 maal afgerekend. Ook deze dag zijn er geen dranken verkocht in de omzetgroepen divers hoog en divers laag.
- Op 24 december wordt om 17:30 uur een X afslag gemaakt: € 91,89 omzet laag en € 518,50 omzet hoog. Deze omzet wordt in het kasboek geboekt. Het deel van de afslag met de omzetgroepen ontbreekt. Een x-afslag is een tussentijdse totaaltelling waarbij de tellingen niet op nul worden gezet. De volgende z-afslag dient derhalve (deels) de gegevens van deze x-afslag te bevatten. De volgende z-afslag in de administratie is die van 26 december 01:01, omzet 25 december. Hierop is de omzet 993,30. Deze omzet is ook verantwoord in het kasboek. Op de x-afslag is bij in/uit betalingen te zien dat één uitbetaling is aangeslagen. Deze uitbetaling is niet meer zichtbaar op de z-afslag. De verantwoorde z-afslag is derhalve niet de z-afslag volgend op de x-afslag van 24 december. Hieruit blijkt dat er een z-afslag is gemaakt welke niet is verantwoord en bewaard is gebleven.
- (…)
De omzet van 30 april is afgeslagen op 1 mei om 00:08 uur. Voor de 541 drankjes is 442 maal afgerekend en de kas is daarnaast 156 maal opengegaan zonder dat er een transactie heeft plaatsgevonden.
(…)
Bevindingen Kasboek (
bijlage 3)
(…)
- Er zijn door de ondernemer geen kasverschillen geboekt.
- Er zijn negatieve kassen. Deze worden veroorzaakt door het storten van grote sommen kasgeld op de bankrekening.
- Het kasboek voldoet niet aan de tijdigheid van de boekingen. De lonen worden aan het eind van de maand volgende waarop zij betrekking hebben geboekt. Er worden regelmatig uitgaven één of twee maanden later geboekt dan dat zij in werkelijkheid hebben plaatsgevonden.
Bevindingen Z-afslagen (
Bijlage 3a)
- Ten opzichte van 2007 zijn dezelfde gebreken in de Z afslagen geconstateerd.
- De z-afslagen van de maanden juni en december zijn gecontroleerd.
- De z-afslag van 1 mei om 23:57 bevat de omzet van 1 mei. Naast het vroege tijdstip van de z-afslag is ook zichtbaar dat er die dag 337 consumpties zijn besteld waarvoor 389 personen hebben afgerekend. Daarnaast is 146 maal de kassa open gegaan zonder dat er een transactie heeft plaatsgevonden.
- Op 1 tot en met 11 juni wordt met uitzondering van 6 en 7 juni de kas voor 12 uur ‘s nachts afgesloten. Het café sluit om 1:00 uur.
- Op 16 juni worden 246 consumpties afgenomen. Hiervoor betalen 351 klanten. Er wordt derhalve 105 maal meer afgerekend dan dat er consumpties worden besteld.
- Van 30 juni ontbreekt het eerste deel van de Z-afslag.
- Dinsdag 23 september is verantwoord in het kasboek: omzet 6% € 109,50 omzet 19% € 930,00. Deze omzet is echter niet verantwoord in de administratie.
- Op 30 november worden 355 consumpties afgenomen. Hiervoor betalen 482 klanten. Er wordt derhalve 127 maal meer afgerekend dan dat er consumpties worden besteld
- De Z-afslagen 28 december tot en met 31 december ontbreken. Ook op de weekstaat staat geen omzet vermeld. Er is wel omzet verantwoord in het kasboek.
- Bij de controle van de Z-afslagen viel opnieuw op dat er relatief veel keer wordt afgerekend ten opzichte van het aantal bestelde consumpties. Gemiddeld wordt er van 30 november tot en met 31 december 1,38 consumptie per betalende klant gedronken. De gemiddelde besteding per betalende klant was € 4,69.
(…)
Bevindingen Kasboek
(…)
- Er zijn door de ondernemer geen kasverschillen geboekt.
- Het kasboek voldoet niet aan de tijdigheid van de boekingen. De lonen worden aan het eind van de maand volgende waarop zij betrekking hebben geboekt.
Bevindingen Z-afslagen (
Bijlage 4)
- Ten opzichte van 2007 zijn dezelfde gebreken in de Z afslagen geconstateerd.
- De maand juni is gecontroleerd. Er is opnieuw geconstateerd dat er relatief veel keer wordt afgerekend ten opzichte van het aantal bestelde consumpties. In de maanden dat de Z-afslagen zijn gecontroleerd zijn opnieuw een aantal dagen waarop er meer wordt afgerekend dan dat er wordt gedronken. De dagen 4 juni en 17 juni konden niet in het overzicht worden meegenomen omdat de specificatie van de consumpties ontbreken. De onderstaande dagen in juni is het verschil tussen het aantal bestelde consumpties minder (…) dan 20. (…)
Datum Z-afslag Bestelde consumpties Aantal malen afgerekend Bijzonderheden
01-06-2009 289 472 -183
12-06-2009 294 275 19
15-06-2009 252 254 -2
21-06-2009 254 250 4
25-06-2009 259 254 5
03-07-2009 255 269 -14
- Op de Z-afslag met de omzet van zaterdag 21 juni is zichtbaar dat er negatief 5 in de omzetgroep sterke drank is aangeslagen. (…)
- Op de Z-afslag met de dagomzet van zaterdag 13 juni is zichtbaar dat de verkoop in één transactie wordt verantwoord. Er staan 744 consumptie[s] op de specificatie. De volgende omzetgroepen zijn volgens deze specificatie deze dag niet verkocht:
Divers hoog (waaronder waarschijnlijk wijnen)
Mix
Divers laag (waaronder koffie en thee)
Hieruit blijkt dat deze dagomzet in één transactie is verantwoord. De ondernemer heeft vermoedelijk een z-afslag gemaakt welke niet verantwoord is (…)
- Vanaf september ontbreken de specificaties van de consumpties. Vanaf dit moment is derhalve geen enkele controle op en via de consumpties mogelijk.
(…)