ECLI:NL:RBMNE:2020:2222

Uitspraak

RECHTBANK MIDDEN-NEDERLAND

Zittingsplaats Utrecht

Bestuursrecht

zaaknummer: UTR 18/3404

uitspraak van de meervoudige kamer van 15 juni 2020 in de zaak tussen

[eiser] , te [woonplaats] , eiser

(gemachtigde: mr. P. le Heux),

[verweerder] , verweerder

(gemachtigde: mr. N.N. Bontje).

Procesverloop

Bij besluit van 5 februari 2018 (het primaire besluit) heeft verweerder het verzoek van eiser om inzage in zijn persoonsgegevens op grond van artikel 35 van Pro de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) gedeeltelijk toegewezen.

Bij besluit van 25 juli 2018 (het bestreden besluit) heeft verweerder met aanpassing van de motivering op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) het bezwaar van eiser ongegrond verklaard.

Eiser heeft tegen het bestreden besluit beroep ingesteld.

Verweerder heeft een verweerschrift ingediend. Ook heeft verweerder de op de zaak betrekking hebbende stukken overgelegd. Ten aanzien van e-mailberichten die ten grondslag liggen aan het inzageverzoek heeft verweerder verzocht om beperkte kennisneming op grond van artikel 8:29 van Pro de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

Het onderzoek ter zitting heeft plaatsgevonden op 14 juni 2019. Eiser is vertegenwoordigd door zijn gemachtigde. Verweerder heeft zich laten vertegenwoordigen door zijn gemachtigde en door mr. T. van der Sluis.

Na afloop van de zitting heeft de rechtbank het onderzoek geschorst.

Met de beslissing van 10 juli 2019 heeft de rechtbank het verzoek van verweerder om beperkte kennisneming op grond van artikel 8:29 van Pro de Awb gerechtvaardigd geacht.

De rechtbank heeft vervolgens met toestemming van partijen bepaald dat een nadere zitting achterwege blijft en op 4 mei 2020 het onderzoek gesloten.

Overwegingen

1. Verweerder heeft aan het bestreden besluit ten grondslag gelegd dat het verzoek van eiser om inzage van zijn persoonsgegevens valt onder de reikwijdte van artikel 15 van Pro de AVG. Vanwege de grote hoeveelheid verwerkingen van eisers persoonsgegevens heeft verweerder op grond van overweging 63 van de AVG eiser verzocht om zijn verzoek te preciseren. Eiser heeft niet willen meewerken aan dat verzoek. Verweerder meent daarom dat met het verstrekken van het overzicht verwerking persoonsgegevens Microsoft Outlook (verwerkingsoverzicht) en de toegestuurde kopieën van de e-mails met persoonsgegevens van eiser is voldaan aan eisers verzoek op grond van artikel 15 van Pro de AVG. Persoonsgegevens die niet op het verwerkingsoverzicht staan, weigert verweerder met een beroep op artikel 12, vijfde lid, van de AVG. De persoonsgegevens van derden in de verstrekte e-mails zijn op grond van artikel 15, vierde lid, van de AVG geanonimiseerd. Met het bestreden besluit heeft verweerder aan eiser nog afschriften verstrekt van de in het verwerkingsoverzicht genoemde e-mailcorrespondentie, met uitzondering van e-mails die al in eisers bezit zijn en e-mails die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad.

2. Eiser voert aan dat het door verweerder aan hem verstrekte verwerkingsoverzicht onvolledig is. Onder meer de e-mail van eiser aan verweerder van 2 april 2017 om 12:00 uur en de e-mail van verweerder van 2 april 2017 14:19 uur ontbreken. Ook de e-mail van [A] , managing director van de [faculteit] van de [naam] (hierna: [A] ), aan verweerder van 7 juli 2017 9:20 uur met voor eiser belastende informatie, komt niet voor op het verstrekte overzicht. Eiser meent verder dat verweerder hem ten onrechte om precisering van zijn verzoek heeft gevraagd. Volgens eiser is de mogelijkheid genoemd in overweging 63 van de AVG beperkt tot uitzonderingsgevallen waarin het gaat om zeer grote hoeveelheid aan verwerkingen. Het aantal verwerkingen in het verwerkingsoverzicht is volgens eiser geen grote hoeveelheid. Eiser voert verder aan dat hem van een aantal e-mails ten onrechte geen afschriften zijn verstrekt en dat in de wel verstrekte e-mails ten onrechte een aanzienlijke hoeveelheid informatie is gelakt. Dat het gaat om informatie voor intern overleg en beraad is geen weigeringsgrond in de zin van de AVG. Het weigeren van persoonsgegevens van derden staat volgens eiser daarnaast op gespannen voet met artikel 15 van Pro de AVG op grond waarvan de betrokkene uitsluitsel moet krijgen over de bron en de ontvangers van de persoonsgegevens.

3. Verweerder stelt zich in reactie hierop op het standpunt dat het aan eiser verstrekte verwerkingsoverzicht van zijn persoonsgegevens wel volledig is. Artikel 15 van Pro de AVG verplicht verweerder niet tot het verstrekken van afschriften of kopieën van documenten waarin eisers persoonsgegevens voorkomen. Het preciseringsverzoek dat aan eiser is gedaan, moet volgens verweerder in dat kader worden bezien en doet geen afbreuk aan de volledigheid van het verstrekte verwerkingsoverzicht.

Motivering bestreden besluit

4. De rechtbank stelt vast dat verweerder met het verweerschrift de motivering van het bestreden besluit heeft gewijzigd. Verweerder werpt eiser niet langer tegen dat hij niet heeft voldaan aan het preciseringsverzoek. Verweerder heeft zich in beroep op het standpunt gesteld dat het preciseringsverzoek slechts is gedaan in het kader van het onverplicht verstrekken van afschriften van de persoonsgegevensverwerkingen.

5. Dit betekent dat aan het bestreden besluit een motiveringsgebrek kleeft. De rechtbank ziet in dit geval geen aanleiding het motiveringsgebrek met toepassing van artikel 6:22 van Pro de Awb te passeren. Eiser is door het motiveringsgebrek in zijn procesbelangen geschaad.

6. Het beroep is dus gegrond. De rechtbank vernietigt het bestreden besluit wegens strijd met artikel 7:12 van Pro de Awb. Omdat verweerder het bestreden besluit in het verweerschrift heeft voorzien van een nadere motivering, zal de rechtbank beoordelen of de rechtsgevolgen van het vernietigde bestreden besluit in stand kunnen blijven.

Begrip persoonsgegevens

7. De vraag is of verweerder met het verstrekte verwerkingsoverzicht aan eisers verzoek om inzage van zijn persoonsgegevens onder de AVG heeft voldaan.

8. Het inzagerecht in artikel 15 van Pro de AVG is als volgt uitgewerkt:

1. De betrokkene heeft het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en van de volgende informatie:

a. de verwerkingsdoeleinden;

b. de betrokken categorieën van persoonsgegevens;

c. de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties;

(…)

3. De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de betrokkene een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien de betrokkene om bijkomende kopieën verzoekt, kan de verwerkingsverantwoordelijke op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding aanrekenen. Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, en niet om een andere regeling verzoekt, wordt de informatie in een gangbare elektronische vorm verstrekt.
(…)

9. Het inzagerecht is beperkt tot persoonsgegevens. De uitleg van het begrip ‘persoonsgegevens’ is dus bepalend voor de reikwijdte van het inzagerecht. Door het Hof van Justitie van de Europese Unie (HvJ EU) en de Hoge Raad wordt een ruime uitleg aan het begrip “persoonsgegeven” gegeven. Het Hof van Justitie heeft in zijn arrest van 20 december 2017 overwogen dat het begrip persoonsgegevens zich potentieel uitstrekt tot elke soort informatie, zowel objectieve als subjectieve informatie die de betrokkene betreft. Van dat laatste is sprake als de informatie wegens haar inhoud, doel of gevolg gelieerd is aan een natuurlijk persoon.^[1]Dit betekent dat als de gegevens mede bepalend zijn voor de wijze waarop de betrokken persoon in het maatschappelijk verkeer wordt beoordeeld of behandeld die gegevens als persoonsgegevens worden aangemerkt. Niet alleen gegevens op basis waarvan een natuurlijk persoon geïdentificeerd kan worden, maar ook feitelijke of waarderende gegevens over eigenschappen, opvattingen of gedragingen van een persoon zijn dus persoonsgegevens. Voor zover dergelijke gegevens geautomatiseerd worden verwerkt of voorkomen in bestanden is het inzagerecht daarop van toepassing.

10. De rechtbank is van oordeel dat artikel 15 van Pro de AVG geen recht geeft op verstrekking van een kopie van de fysieke of digitale stukken waarin de persoonsgegevens worden verwerkt. Stukken als zodanig zijn geen persoonsgegevens en nergens in de AVG wordt gesproken over het verstrekken van een kopie van de stukken waarin de persoonsgegevens zijn verwerkt. Het recht op inzage van persoonsgegevens betekent dan ook niet dat de betrokkene zonder meer recht heeft op inzage in of kopieën van de stukken of bestanden als zodanig als daarin zijn persoonsgegevens voorkomen. Wel bestaat een recht op een volledig overzicht, in begrijpelijke vorm, van alle persoonsgegevens. Dat wil zeggen in een vorm die de betrokkene in staat stelt kennis te nemen van zijn gegevens en te controleren of zij juist zijn en zijn verwerkt in overeenstemming met de AVG. Betrokkene kan aan de AVG niet het recht ontlenen om een afschrift te verkrijgen van het originele document of bestand waarin de gegevens staan, als aan het inzageverzoek kan worden voldaan met een andere vorm van verstrekking.^[2]In welke materiële vorm de gegevens moeten worden verstrekt, is daarom afhankelijk van de concrete omstandigheden.

11. Voor zover documenten niet alleen NAW-gegevens bevatten, maar ook feitelijke en waarderende gegevens over eigenschappen of gedragingen van natuurlijke personen lenen dergelijke gegevens zich niet goed voor opname in een overzicht. Gelet op de beschikkingen van de Hoge Raad in onder andere de Dexia-zaken heeft een betrokkene in beginsel dan ook recht op een (eventueel deels zwartgemaakte) kopie van de documenten waarin die gegevens zijn opgenomen, omdat dat de meest effectieve wijze is waarop voldaan kan worden aan de verplichting zo volledig en duidelijk mogelijk informatie te verschaffen aan de hand waarvan de rechtmatigheid en juistheid van de gegevens kan worden gecontroleerd.^[3]

12. De rechtbank is van oordeel dat verweerder in dit geval, gelet op de aard van de verwerkte persoonsgegevens, behoudens wat hierna vanaf rechtsoverweging 17 wordt overwogen over de e-mails op het overzicht onder letter C, heeft kunnen volstaan met het verstrekken van het verwerkingsoverzicht. Daarvoor is van belang dat de formulering van het verzoek mede de door het bestuursorgaan te verrichten zoekslag bepaalt. In het geval van een algemeen geformuleerd verzoek kan in beginsel van het bestuursorgaan slechts een algemene zoekslag worden gevergd naar de meest gangbare persoonsgegevens (onder meer NAW-gegevens). Bij een concreter geformuleerd verzoek ligt dit anders. In zo’n situatie kan van een bestuursorgaan een meer diepgravend onderzoek worden gevergd. In eisers geval is sprake van een zeer algemeen geformuleerd verzoek. Voor verweerder was er daarom geen aanleiding om, anders dan eiser meent, ook te zoeken naar andere - minder voor de hand liggende - persoonsgegevens, zoals mogelijk verwerkte IP-adressen van eiser. Dit kon gelet op formulering van het verzoek niet van verweerder worden gevergd. Het IP-adres van eiser is ook geen direct kenbaar persoonsgegeven, dat verweerder bij zijn algemene zoekslag naar eisers persoonsgegevens had moeten betrekken en in het verwerkingsoverzicht had moeten opnemen. De beroepsgrond slaagt niet.

Is het verwerkingsoverzicht volledig?

13. De rechtbank ziet geen grond voor de conclusie dat het verwerkingsoverzicht van verweerder onvolledig is, dan wel dat de door verweerder verrichte zoekslag onvoldoende is geweest. Zoals volgt uit de rechtspraak van de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State (ABRvS)^[4]dient degene die stelt dat er méér persoonsgegevens moeten zijn, nadat het bestuursorgaan onderzoek naar die persoonsgegevens heeft gedaan en niet ongeloofwaardig heeft medegedeeld dat er niet meer persoonsgegevens zijn, aannemelijk te maken dat er wel meer persoonsgegevens dienen te zijn.

14. Verweerder heeft toegelicht dat op twee manieren naar eisers persoonsgegevens is gezocht. De afdeling Informatiemanagement heeft een overzicht verstrekt van alle persoonsgegevens van eiser in het digitale systeem [systeem] en een overzicht van alle projectnummers waar eiser als aanvrager, projectleider of referent bij betrokken is (geweest). Daarnaast is er via het secretariaat van [naam] ( [naam] ) gezocht naar alle documenten en e-mails waarin persoonsgegevens van eiser voorkomen. Het verwerkingsoverzicht is op basis hiervan opgesteld. Naast dat overzicht bestaan volgens verweerder geen andere grote hoeveelheid gegevens van eiser. De twee e-mails van 2 april 2017 heeft verweerder niet aangetroffen. De e-mail van [A] van 7 juli 2017 9:20 uur maakt deel uit van de e-mailreeks van 10 juli 2017 12:47 uur opgenomen onder bijlage 36 op het verwerkingsoverzicht. Verweerder heeft van een aantal documenten en e-mails ook afschriften aan eiser verstrekt. Onder deze omstandigheden is de rechtbank van oordeel dat de mededeling van verweerder dat er niet meer persoonsgegevens aanwezig zijn geloofwaardig is.

Zijn (delen van) de e-mails terecht gelakt of geweigerd?

15. De rechtbank heeft met toepassing van artikel 8:29, vijfde lid, van de Awb kennis genomen van de vertrouwelijk overgelegde e-mails. Het gaat om de volgende documenten:

deels gelakte e-mails met de nummers 11, 14, 21, 31-33, 35-38, 49 en 50, aangeduid op de inventarislijst met letter A;
niet toegezonden e-mails met de nummers 1, 4, 5, 8, 9, 12, 13, 15, 17, 24, 39, 42, 47, 48, 51-58, 63, 66-68, 73, 91 en 103, op de inventarislijst aangeduid met de letter C.

16. De gelakte e-mails aangeduid met letter A bevatten reacties op e-mails die eiser zelf heeft verstuurd en/of daarop voortbouwende e-mails. De rechtbank stelt vast dat de in deze e-mails gelakte delen persoonsgegevens van anderen betreffen. Deze gegevens vallen niet onder artikel 15 van Pro de AVG. Verweerder heeft daarom eiser geen inzage hoeven geven in die persoonsgegevens van derden.

17. De e-mails aangeduid met letter C heeft verweerder niet verstrekt. Deze e-mails bevatten reacties van medewerkers van verweerder op e-mails die eiser heeft verstuurd en/of daarop voortbouwende correspondentie. De rechtbank stelt vast dat een aantal e-mails persoonsgegevens van eiser bevatten en ook feitelijkheden en waarderingen van die medewerkers over persoonsgegevens van eiser. De rechtbank verwijst onder meer naar de e-mails met de nummers 4, 9, 12, 15, 17, 24, 39, 42, 47, 48, 52, 54, 58, 63, 66-68, 73, en 91. De rechtbank noemt als voorbeeld de passages die beginnen met: ‘Een email van een [naam] , die (…)’ in document 9, ‘Officieel zou [eiser] moeten aanvragen maar, (…)’ en ‘Waarschijnlijk omdat [eiser] (…)’ in document 12, ‘De heer [eiser] is sinds begin dit jaar al (…)’ in document 15 en ‘De goedkeuring door [verweerder] heeft lang op zich laten wachten door moeizame communicatie (…)’ in document 24. Deze passages, en ook andere in de hiervoor genoemde e-mail nummers, bevatten naar het oordeel van de rechtbank feitelijke of waarderende gegevens over eigenschappen, opvattingen of gedragingen van eiser. Door deze passages in de e-mails niet in het verwerkingsoverzicht te vermelden dan wel van deze passages geen afschriften aan eiser te verstrekken, kan eiser niet controleren of verweerder zijn persoonsgegevens op juiste wijze heeft verwerkt.

18. In het bestreden besluit heeft verweerder zich op het standpunt gesteld dat de e-mails die met letter C zijn aangeduid niet verstrekt worden omdat dat interne notities zijn die persoonlijke gedachten van medewerkers van [verweerder] bevatten en uitsluitend voor intern overleg en beraad zijn bedoeld. In het verweerschrift heeft verweerder gesteld dat inzage niet is geweigerd in verband met intern beraad of de persoonlijke levenssfeer van derden, maar omdat dat intern beraad en die persoonsgegevens van derden geen persoonsgegevens van eiser zijn. Uit de voorgaande overweging volgt dat dit laatste standpunt van verweerder niet juist is, omdat in de betreffende e-mails feitelijkheden en waarderingen van medewerkers van [verweerder] over eiser staan die als persoonsgegevens moeten worden aangemerkt.

19. Voor zover verweerder zich op het standpunt stelt dat inzage in deze persoonsgegevens geweigerd kan worden omdat het gaat om interne notities die persoonlijke gedachten van medewerkers van [verweerder] bevatten en uitsluitend voor intern overleg en beraad zijn bedoeld, overweegt de rechtbank als volgt. Op grond van artikel 23, eerste lid, onder i, van de AVG hoeft verweerder geen persoonsgegevens te verstrekken voor zover dat noodzakelijk en evenredig is ter waarborging van de rechten en vrijheden van anderen. Bij een recht of vrijheid van een ander gaat het om gewichtige belangen op grond waarvan het noodzakelijk is een uitzondering te maken op het recht van de betrokkene op kennisneming.^[5]De motivering die verweerder op dit punt in het bestreden besluit heeft gegeven maakt echter niet duidelijk welk gewichtig belang aan de orde is op grond waarvan het noodzakelijk zou zijn om een uitzondering te maken op het recht van eiser op kennisneming van aan hem toebehorende persoonsgegevens.

20. De conclusie is dat verweerder eiser ten onrechte, althans onvoldoende gemotiveerd, geen inzage heeft gegeven in zijn persoonsgegevens die in de e-mails aangeduid met letter C zijn opgenomen. Eiser is daarmee niet in staat gesteld kennis te nemen van al zijn persoonsgegevens en te controleren of zij juist zijn en zijn verwerkt in overeenstemming met de AVG. De beroepsgrond van eiser slaagt op dit punt.

20. Gelet op overweging 6 ziet de rechtbank geen aanleiding de rechtsgevolgen van het vernietigde besluit in stand te laten. Gelet op het standpunt van verweerder dat hij de e-mails aangeduid met letter C niet wil verstrekken, ziet de rechtbank evenmin aanleiding om met toepassing van een bestuurlijke lus verweerder in de gelegenheid te stellen het (motiverings)gebrek te laten herstellen. Verweerder wordt daarom opgedragen om een nieuw besluit op bezwaar te nemen. De rechtbank stelt daarvoor een termijn van zes weken. Hoewel het voorgaande niet betekent dat verweerder afschriften van alle e-mails aangeduid met de letter C waarin persoonsgegevens van eiser voorkomen aan hem moet verstrekken, moet verweerder eiser wel een volledig overzicht van al zijn persoonsgegevens verstrekken, in een vorm die eiser in staat stelt kennis te nemen van die gegevens en te controleren of zij juist zijn en zijn verwerkt in overeenstemming met de AVG.

20. De rechtbank veroordeelt verweerder in de door eiser gemaakte proceskosten. Deze kosten stelt de rechtbank op grond van het Besluit proceskosten bestuursrecht voor de door een derde beroepsmatig verleende rechtsbijstand vast op € 1.050,- (1 punt voor het indienen van het beroepschrift, 1 punt voor het verschijnen ter zitting met een waarde per punt van

€ 525,- en een wegingsfactor 1).

23. Ook bepaalt de rechtbank dat verweerder aan eiser het door hem betaalde griffierecht vergoedt.

Beslissing

De rechtbank:
- verklaart het beroep gegrond;
- vernietigt het bestreden besluit voor zover aan eiser inzage is geweigerd in zijn persoonsgegevens die staan in de e-mails die aangeduid zijn met letter C;

- draagt verweerder op om binnen zes weken een nieuw besluit te nemen op het bezwaar van eiser met inachtneming van de uitspraak;

- veroordeelt verweerder in de proceskosten van eiser tot een bedrag van € 1.050,-;

- draagt verweerder op het betaalde griffierecht van € 170,- aan eiser te vergoeden.

Deze uitspraak is gedaan op 15 juni 2020 door mr. J.J. Catsburg, voorzitter, en mr. O. Veldman en mr. H.H.L. Krans, leden, in aanwezigheid van mr. L.E. Mollerus, griffier. Als gevolg van maatregelen rondom het coronavirus is deze uitspraak niet uitgesproken op een openbare uitsprakenzitting. Zodra het openbaar uitspreken weer mogelijk is, wordt deze uitspraak, voor zover nodig, alsnog in het openbaar uitgesproken.

griffier voorzitter

Afschrift verzonden aan partijen op:

Rechtsmiddel

Tegen deze uitspraak kan binnen zes weken na de dag van verzending daarvan hoger beroep worden ingesteld bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State.

Recht op inzage persoonsgegevens en motiveringsgebrek bij weigering inzage e-mails