Uitspraak
RECHTBANK AMSTERDAM
Bestuursrecht
zaaknummer: AMS 19/4212
uitspraak van de meervoudige kamer in de zaak tussen
[eiseres] ,te Amsterdam, eiseres
(gemachtigde: mr. F.R.G. Keijzer),
en
het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,verweerder
(gemachtigden: mr. M. Mulders, mr. H. van Golberdinge en mr. S.S. Kisoentewari).
Conclusie
Eiseres krijgt van de rechtbank geen gelijk. De rechtbank is van oordeel dat de door de gemachtigde van eiseres gehanteerde verzendadministratie onvoldoende waarborgen biedt om aan te kunnen nemen dat de aanvraag van eiseres voor bijzondere bijstand daadwerkelijk is gedeponeerd in de brievenbus van verweerder. De rechtbank legt hieronder uit hoe zij tot dit oordeel is gekomen.
Aanleiding voor deze rechtszaak
1.1.
De gemachtigde van eiseres geeft aan dat zij namens haar cliënten onder andere aanvragen voor bijzondere bijstand voor de kosten van rechtsbijstand indient, door deze aanvragen in een brievenbus bij Stadsloket Oost, op het [adres] deponeren. Deze brievenbus is uitsluitend bedoeld voor poststukken bestemd voor de gemeentelijke sociale dienst (Stadsloket Oost). Andere manieren van indienen, zoals digitaal via een van de website te downloaden formulier of persoonlijk afgeven bij de balie van verweerder, zijn te tijdrovend. Aangetekend verzenden is te kostbaar voor het kantoor van de gemachtigde van eiseres, gezien de bezuinigingen op de gefinancierde rechtsbijstand. Daarom is gekozen voor deze manier van indienen van aanvragen.
1.2.
Met een brief van 30 januari 2019 heeft eiseres verweerder in gebreke gesteld in verband met het niet tijdig beslissen op haar aanvraag om bijzondere bijstand van
15 november 2018.
1.3.
Met een besluit van 5 maart 2019 (het primaire besluit) heeft verweerder de ingebrekestelling niet-ontvankelijk verklaard en beslist geen dwangsommen verschuldigd te zijn wegens het niet tijdig beslissen, omdat hij geen aanvraag om bijzondere bijstand van eiseres heeft ontvangen. Met een besluit van 15 juli 2019 (het bestreden besluit) heeft verweerder het bezwaar van eiseres tegen het primaire besluit ongegrond verklaard.
1.4.
Eiseres is het hier niet mee eens en startte daarom deze procedure bij de rechtbank. Zij heeft tegen het bestreden besluit beroep ingesteld. Verweerder heeft een verweerschrift ingediend.
1.5.
Het onderzoek ter zitting, behandeld door de enkelvoudige kamer, heeft plaatsgevonden op 30 juli 2020. Eiseres heeft zich laten vertegenwoordigen door haar gemachtigde. Verweerder heeft zich laten vertegenwoordigen door mr. C.J. Telting. De rechtbank heeft het onderzoek ter zitting gesloten. De rechtbank heeft vervolgens bij beslissing van 7 oktober 2020 het onderzoek op grond van artikel 8:68, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) heropend en bepaald dat de zaak behandeld zal worden door de meervoudige kamer.
1.6.
Het onderzoek ter zitting heeft vervolgens plaatsgevonden op 21 januari 2021. Deze zaak is gelijktijdig en gevoegd behandeld met de zaken AMS 19/5763, AMS 19/5907, AMS 20/131 en 20/1757. Partijen hebben zich laten vertegenwoordigen door hun gemachtigden. Verder was aanwezig: [naam 1] , medewerkster op het kantoor van de gemachtigde van eiseres. Op de zitting heeft de rechtbank als getuige gehoord: [naam 2] (hierna: [naam 2] ), voormalig medewerkster op het kantoor van de gemachtigde van eiseres. De rechtbank heeft het onderzoek gesloten.
Waar verschillen partijen van mening over?
2. Eiseres en verweerder verschillen van mening over de vraag of eiseres aannemelijk heeft gemaakt dat haar aanvraag van 15 november 2018 voor bijzondere bijstand voor de kosten van rechtsbijstand daadwerkelijk is gedeponeerd in de brievenbus van verweerder.
Welke procedure heeft het advocatenkantoor gevolgd?
3. Ter zitting heeft [naam 2] gedetailleerd beschreven welke procedure zij heeft gevolgd bij de bezorging van stukken bij Stadsloket Oost. Het ging daarbij uitsluitend om stukken in het kader van de Participatiewet. Per week ging het om ongeveer 40 tot 60 stukken. [naam 2] werkte twee à drie dagen per week op wisselende dagen op het kantoor. Zij verwerkte de te versturen poststukken altijd aan het einde van haar werkdag. Gedurende de dag legden medewerkers van het kantoor de te versturen stukken (onder ander die waarmee bijzondere bijstand werd aangevraagd) in een postbak. Aan het eind van de werkdag pakte [naam 2] alle stukken uit de postbak en stempelde zij daarop de datum waarop zij deze wegbracht (verzenddatum). Vervolgens liep [naam 2] met de stukken naar het kopieerapparaat om kopieën te laten maken van de te versturen stukken. Daarna deed [naam 2] de stukken in afzonderlijke enveloppen en schreef zij het kenmerknummer vermeld in het betreffende stuk (bijvoorbeeld een aanvraag) op de envelop, waarbij zij alle gegevens controleerde. De kopieën legde [naam 2] weer in dezelfde postbak. Vervolgens deed [naam 2] de enveloppen dicht, stopte zij deze in een zak en fietste zij aan het einde van haar werkdag daarmee naar de brievenbus van Stadsloket Oost. Daar maakte [naam 2] in haar hand een waaier van de enveloppen waar zij vervolgens een foto van maakte terwijl zij voor de brievenbus stond. Op de bestandsgegevens van de foto is onder meer het tijdstip te zien van het moment direct voorafgaande aan de deponering van de enveloppen in de brievenbus. [naam 2] deponeerde vervolgens de enveloppen in de brievenbus en mailde de gemaakte foto naar het mailadres van het advocatenkantoor. Voordat zij wegfietste controleerde [naam 2] nog een keer of de zak leeg was. Op de dag waarop [naam 2] weer op kantoor verscheen (dat kon de volgende dag zijn maar ook twee of meer dagen later) haalde zij de kopieën van de verstuurde stukken weer uit de postbak, waar inmiddels door haar collega’s ook weer nieuw te versturen stukken in waren gelegd. [naam 2] vulde vervolgens de verzendadministratie in aan de hand van de door haar gemaakte foto’s en de kopieën van de door haar verstuurde poststukken. Op een formulier vermeldde [naam 2] het aantal enveloppen dat zij had weggebracht, de verzenddatum, het (op de bestandsgegevens van de foto vermelde) tijdstip van de deponering van de enveloppen in de brievenbus. Ook plaatste zij daarop haar naam en handtekening om vast te leggen welke medewerker de handelingen heeft verricht. Achter dit formulier hechtte zij door middel van een nietje de kopieën van de eerste pagina’s van de verstuurde stukken (bijvoorbeeld een aanvraag) en een print van de foto van de enveloppen die zij als een waaier in haar hand hield. Deze kopieën en de foto’s deed [naam 2] vervolgens in een ordner welke zij in een kast opborg.
Waarom vindt verweerder de deponering van de aanvraag in de brievenbus niet aannemelijk?
4. Verweerder betwist de ontvangst van de aanvraag om bijzondere bijstand van 15 november 2018. De bewijslast en het bewijsrisico dat de aanvraag op de post is gedaan rust volgens verweerder op eiseres. Onder verwijzing naar de uitspraak van de Centrale Raad van Beroep (CRvB) van 2 april 2019 [1] blijft verweerder bij het standpunt dat de door de gemachtigde van eiseres beschreven procedure van verzending van poststukken geen toereikende waarborg biedt dat de aanvraag daadwerkelijk in de brievenbus is gedeponeerd. Voor de ingebrekestelling bestond daarom geen rechtsgrond en een dwangsom is niet verschuldigd, aldus verweerder.
Waarom vindt eiseres de deponering van de aanvraag in de brievenbus wel aannemelijk?
5. Eiseres voert aan dat zij met de brief van 15 november 2018 een aanvraag om bijzondere bijstand heeft gedaan. [naam 2] heeft deze brief op 19 november 2018 gedeponeerd in de brievenbus van Stadsloket Oost. Eiseres is van mening dat zij dat voldoende aannemelijk heeft gemaakt, omdat daarbij een procedure is gevolgd die met voldoende waarborgen is omkleed. Dit is volgens eiseres ook bevestigd in twee uitspraken van deze rechtbank [2] . Uit de onder 4. genoemde uitspraak van de CRvB van 2 april 2019 volgt dat er een verzekerd verband moet bestaan tussen de gestelde wijze van verzending en de daadwerkelijke verzending van de aanvragen. Hier wordt aan voldaan, nu [naam 2] de brief met de aanvraag van eiseres zelf in de envelop heeft gedaan, die brief heeft voorzien van een datumstempel en de envelop heeft voorzien van het kenmerknummer van die brief. Hiermee heeft [naam 2] gecontroleerd dat de aanvraag van eiseres zich daadwerkelijk in de envelop bevond. Zij heeft de envelop vervolgens persoonlijk in de brievenbus gedeponeerd. Eiseres voert verder nog aan dat verweerder ten onrechte geen enkel onderzoek heeft gedaan naar wat er met de niet aangekomen brieven is gebeurd, waaronder haar aanvraag, terwijl eiseres de verzending aannemelijk heeft gemaakt.
Wat vindt de rechtbank van deze zaak?
6.1.
Het in een brievenbus deponeren van een besluit kan voor de toepassing van artikel 3:41 van de Awb worden gelijkgesteld met een niet-aangetekende verzending per post. Het is daarom bij betwisting van die deponering, aan de afzender om aannemelijk te maken dat een besluit op de gestelde datum daadwerkelijk bij de geadresseerde is bezorgd. [3] De rechtbank sluit aan bij de voorwaarden die gelden voor bestuursorganen om niet-aangetekende verzending van poststukken aannemelijk te maken. [4] Daartoe is in zijn algemeenheid in ieder geval vereist dat het verzonden poststuk is voorzien van de juiste adressering en een verzenddatum en dat sprake is van een deugdelijke verzendadministratie. Voorts dient niet gebleken te zijn van recente problemen bij de verzending van poststukken.
6.2.
Voor beantwoording van de onder 2. vermelde vraag is in deze zaak beslissend of het advocatenkantoor gebruik maakt van een deugdelijke verzendadministratie. De rechtbank overweegt daartoe als volgt.
6.3.
Een belangrijke voorwaarde voor een deugdelijke verzendregistratie is dat deze betrouwbaar is en voldoende beveiliging biedt tegen fouten en fraude. De rechtbank stelt vast dat het advocatenkantoor geen gebruik maakt van een geautomatiseerd proces maar van een handmatig proces. Handmatige (verzend)processen leiden tot meer risico’s op fouten wat betreft de vastlegging van gegevens. Verder staat vast dat alle stappen in het verzendproces zijn uitgevoerd door één persoon, namelijk [naam 2] . Zij doet de brief in de envelop, biedt de envelop aan ter deponering en registreert alle handelingen. Zij wordt niet gecontroleerd door een collega. Er zijn geen andere controlemomenten ingebouwd in het proces om het risico op fouten te verkleinen of zelfs op te merken. De enkele vastlegging van de handelingen van [naam 2] door [naam 2] zelf (een of meer dagen later) vindt de rechtbank daarom onvoldoende om te spreken over een voldoende betrouwbare controle. Overigens is pas tijdens de zitting van de meervoudige kamer desgevraagd naar voren gekomen dat het advocatenkantoor een procesbeschrijving heeft opgesteld die ook al bestond ten tijde hier van belang, maar dat [naam 2] deze procesbeschrijving niet kende. Hoewel de rechtbank geen reden heeft om te twijfelen aan de integriteit van [naam 2] , is zij gelet op het voorgaande en gegeven het grote aantal (40 tot 60) wekelijks verstuurde brieven aan het Stadsloket van oordeel dat de geschetste werkwijze, de handmatige registratie en het gebrek aan controlemomenten in het verzendproces, zodanig is dat de kans op een fout te groot is om te spreken van een deugdelijke verzendadministratie.
6.4.
De rechtbank wordt in haar oordeel gesterkt doordat in vier van de vijf zaken die op de zitting gelijktijdig zijn behandeld, diverse problemen in de verzendadministratie aan het licht zijn gekomen. Zo ontbrak in de zaak AMS 19/5763 een datumstempel ‘Verzonden op 28 januari 2019’ op de betreffende aanvraag en stond er op een aantal (beweerdelijk op 28 januari 2019 verzonden) enveloppen geen kenmerknummer vermeld. Ook in de zaken AMS 19/5907 en AMS 20/131 stond op de op de foto afgebeelde enveloppen geen kenmerknummer vermeld. In de zaak AMS 20/1757 correspondeerde het aantal enveloppen afgebeeld op de foto niet met het aantal verstuurde enveloppen volgens het door [naam 2] ingevulde formulier van de verzendadministratie. Op de foto waren minder enveloppen afgebeeld.
6.5.
De rechtbank komt tot de slotsom dat niet kan worden aangenomen dat de aanvraag van eiseres daadwerkelijk op 19 november 2018 in de postbus van verweerder is gedeponeerd. Eiseres heeft de verzending van de aanvraag dus niet aannemelijk gemaakt. Dit brengt mee dat bespreking van de beroepsgrond dat verweerder onderzoek had moeten doen naar het lot van de niet aangekomen brieven, achterwege kan blijven.
6.6.
Het bestreden besluit dient dan ook in stand te blijven. Het beroep is ongegrond.
Proceskostenveroordeling en griffierecht
7. Voor een proceskostenveroordeling of een vergoeding van het griffierecht bestaat gelet op bovenstaande overwegingen geen aanleiding.
Beslissing
De rechtbank verklaart het beroep ongegrond.
Deze uitspraak is gedaan door mr. C.F. de Lemos Benvindo, voorzitter, en mr. L.Z. Achouak el Idrissi en mr. L.H. Waller, leden, in aanwezigheid van mr. L. el Ouardiji, griffier
.De beslissing is in het openbaar uitgesproken op
.De beslissing is in het openbaar uitgesproken op
griffier
voorzitter
Afschrift verzonden aan partijen op:
Rechtsmiddel
Tegen deze uitspraak kan binnen zes weken na de dag van verzending daarvan hoger beroep worden ingesteld bij de Centrale Raad van Beroep. Als hoger beroep is ingesteld, kan bij de voorzieningenrechter van de hogerberoepsrechter worden verzocht om het treffen van een voorlopige voorziening of om het opheffen of wijzigen van een bij deze uitspraak getroffen voorlopige voorziening.