Werkwijze inhaalslag in verband met de terugwerkende kracht van de regeling:
De eerste uitloopperiodiek kan op zijn vroegst per 1 januari 2016 worden toegekend.
A. Ingeval er geen beoordelingen beschikbaar zijn, vindt er alsnog een beoordeling plaats. de beoordelingsperiode is dan de 12 maanden voorafgaande aan het beoordelingsmoment. Hiervoor wordt bijgevoegd beoordelingsformat gebruikt. Vervolgens geldt de situatie als bedoeld bij punt C.
B. Ingeval er beoordelingen beschikbaar zijn, waaruit blijkt dat de medewerker voldoet aan de gestelde criterium qua beoordelingsresultaat (overwegend op minimaal goede wijze vervullen van de functie), wordt de 1e uitloopperiodiek toegekend per datum dat de termijn van 3 jaar is verstreken. Dat kan zijn per 1 januari 2016, 1 januari 2017 of 1 januari 2018. Bij toekenning van de eerste uitloopperiodiek per 1 januari 2018 geldt voor toekenning van een eventuele 2e uitloopperiodiek de regulier werkwijze zoals beschreven onder ”voorwaarden en toepassingsafspraken”.
C. Ingeval er wél beoordelingen beschikbaar zijn, maar als daaruit niet of onvoldoende blijkt dat medewerker wel of niet voldoet aan het gestelde criterium qua beoordelingsresultaat, dan vindt er op verzoek van de medewerker dan wel de leidinggevende alsnog een beoordeling plaats. De beoordelingsperiode is dan de 12 maanden voorafgaande aan het beoordelingsresultaat. Als daaruit blijkt dat medewerker voldoet aan het criterium qua beoordelingsresultaat, geldt de situatie als bedoeld bij punt C. Als medewerker niet voldoet aan dit criterium vindt er geen toekenning met terugwerkende kracht plaats.
D. Voor de inhaalslag geldt dat het beoordelingsresultaat overwegend ”goed” of ”zeer goed” zijn gedurende de achterliggende periode van 3 jaar, volgens de volgende (oude) 5 punt schaal:
Zeer goed
Ver boven de norm; de medewerker overtref de gestelde eisen in uitzonderlijke mate.
Goed
Boven de norm; de medewerker overtreft de gestelde eisen.
Normaal
Volgens de norm; de medewerker voldoet aan de gestelde eisen.
Matig
Regelmatig onder de norm; de medewerker voldoet niet geheel aan de gestelde eisen.
onvoldoende
Voortdurend onder de norm; de medewerker voldoet (opnieuw) niet (geheel) aan de gestelde eisen.
F. De medewerker krijgt het voordeel van de twijfel bij verschil van inzicht over de beoordeling met terugwerkende kracht.”
11. Eiser is van mening dat in zijn geval sprake is van verschil van inzicht en dat hij daarom het voordeel van de twijfel moet krijgen.
12. Hoewel de tekst van punt F van de Notitie steun zou kunnen bieden aan het standpunt van eiser, kan een strikt tekstuele uitleg van dat punt in dit geval niet bepalend zijn. De werkwijze die eiser met zijn uitleg voorstaat, zou namelijk neerkomen op een generaal pardon, omdat de beslissing om wel of geen uitloopperiodiek toe te kennen wordt neergelegd bij de medewerker zelf. Die uitkomst past echter niet bij wat is vastgelegd in artikel 16 van de Regeling en de wijze waarop het college de criteria voor de toekenning van de uitloopperiodieken heeft uitgewerkt in de Notitie. Uit de Regeling blijkt dat er sprake moet zijn van een beoordeling met grotendeels de kwalificatie ‘goed’. Alleen maar een ‘voldoende’ en daarbij het voordeel van de twijfel geven aan de medewerker past daar dus niet bij. Ook blijkt duidelijk dat een beoordeling plaats moet vinden om een uitloopperiodiek te krijgen. Als een medewerker altijd het laatste woord heeft bij een verschil van inzicht, zou een beoordeling geen zin hebben en achterwege gelaten kunnen worden. Dat doet ook geen recht aan de werkwijze zoals die in de Notitie is beschreven voor de inhaalslag in verband met de terugwerkende kracht van de regeling onder de punten A. tot en met E. Dat het college vast heeft willen houden aan het feitelijk beoordelen van medewerkers voor de toepassing van de regeling wordt bevestigd in het e-mailbericht van 29 augustus 2018 van de senior medewerker P&O aan de OR. In dat e-mailbericht wordt het voorstel gedaan om het beoordelingstijdvak aan te passen naar maximaal twaalf maanden voor het beoordelingsmoment en die beoordeling over dat tijdvak van twaalf maanden bepalend te laten zijn voor de toepassing van de regeling. Daar wordt het volgende aan toegevoegd:
‘JE GAAT ER HIERBIJ DUS VANUIT DAT DE BEOORDELING OVER DE AFGELOPEN 12 MAANDEN OOK GELDT VOOR DE DAARAAN VOORAFGAANDE PERIODE. Hier kan een verschil van mening ontstaan als de medewerker van mening is dat hij eerder wel degelijk goed/zeer goed presteerde.
WAT DAN?
We nemen als uitgangspunt dat de meeste medewerkers een redelijk goed beeld hebben van hun eigen prestaties. Vanwege het financiële vooruitzicht én de vergelijking met anderen, is het menselijk dat dit beeld kan worden vertroebeld. Dat kan zowel overschatting als onderschatting zijn. Zo kan het ontstaan dat de medewerker vindt dat hij beter dan normaal gefunctioneerd heeft en zijn beoordelaar niet. Dat kan ook een terechte conclusie zijn, gewoonweg omdat het beeld dan wel de informatie waarover de beoordelaar beschikt onjuist of onvolledig is. Beoordelen blijft tenslotte mensenwerk. Dit uit de weg gaan is geen oplossing. Wel kun je de kwaliteit van de beoordeling optimaliseren. Voor de situatie waarover we het nu hebben, is het voorstel dat zowel de medewerker als de beoordelaar toch terug gaan in de tijd en over die periode zo uitgebreid mogelijk informatie gaan verzamelen. Een herbeoordeling dus over een verder achterliggende periode. Dan zijn we terug bij de reden waarom jullie een generaal pardon voorstellen, dat is juist, maar deze blauwe plek zit nu eenmaal in de regeling. De blauwe plek kunnen we een stuk verkleinen, maar niet helemaal laten verdwijnen. Wat wel toegevoegd kan worden is dat de medewerker het voordeel van de twijfel krijgt bij verschil van inzicht.’
13. Uit deze tekst blijkt voldoende dat het college met een verschil van inzicht doelt op de situatie waarin de beoordeling over het tijdvak van twaalf maanden niet leidt tot een uitloopperiodiek, terwijl de medewerker van mening is dat hij over de daaraan voorafgaande periode wel goed/of zeer goed heeft gefunctioneerd. Als deze situatie zich voordoet, gaan de medewerker en de beoordelaar toch verder terug in de tijd en over die periode gaan zij dan informatie verzamelen. Uit het e-mailbericht van 21 september 2018 namens de OR aan de WOR bestuurder volgt dat de OR daarmee heeft ingestemd. In de brief van 22 augustus 2019 staat ook dat het voor de OR heel duidelijk is dat de medewerker en de beoordelaar terug gaan in de tijd en over die periode zo uitgebreid mogelijk informatie gaan verzamelen. Zoals is vermeld in de verklaring van 1 november 2019 van de senior medewerker P&O, dient de medewerker dan aannemelijk te maken dat het functioneren in de periode gelegen voor deze 12 maanden “goed” was. Als er alsnog een verschil van inzicht is, dan krijgt de medewerker het voordeel van de twijfel. In tegenstelling tot het standpunt van eiser leidt het enkele feit dat hij met zijn beoordelaar een verschil van mening heeft over het resultaat van zijn beoordeling er dus niet toe dat zijn beoordeling over 2018 als goed moet worden gekwalificeerd en is verder teruggaan in de tijd wel aan de orde.
14. Vanwege deze uitleg deelt de rechtbank het standpunt van eiser dat de onafhankelijke commissie voor de behandeling van bezwaarschriften (OCBB) punt F in haar advies onjuist heeft uitgelegd. De OCBB heeft punt F namelijk zo uitgelegd dat dit betekent dat in het geval de manager bij de beoordeling zou twijfelen of de medewerker een ‘voldoende’ of een ‘goed’ als eindbeoordeling zou moeten krijgen, de medewerker het voordeel van de twijfel zou moeten krijgen. Of dit het geval is, zal per geval beoordeeld moeten worden, waarbij een groot aantal ‘goed’ of ‘uitstekend’ als deelbeoordelingen een aanwijzing kan zijn. Het college heeft voor de motivering van het bestreden besluit verwezen naar het advies dat de OCBB heeft uitgebracht. Dat betekent dat het college in de motivering van het bestreden besluit van een onjuiste uitleg is uitgegaan. Daar komt bij dat het college heeft nagelaten zijn medewerkers volledig te informeren over de toepassing van punt F van de Notitie. De rechtbank is van oordeel dat dit onzorgvuldig is. De medewerkers zijn weliswaar door een publicatie op intranet op 24 oktober 2018 van de gemeente Best op de hoogte gesteld van de uitvoering van de regeling van de uitloopperiodieken en de Notitie. Uit die Notitie en de gepubliceerde brieven van de OR konden de medewerkers echter niet afleiden dat punt F ziet op de situatie waarin een verschil van inzicht is over het functioneren in het beoordelingstijdvak van twaalf maanden en de periode die daaraan voorafgaat en dat van hen in dat geval wordt verwacht informatie aan te leveren over die voorafgaande periode waarmee zij aannemelijk maken dat zij toen goed of zeer goed hebben gefunctioneerd.
Dat konden de medewerkers evenmin afleiden uit de brief van de OR van 22 augustus 2019, omdat in die brief een relevant deel van het voorstel in het e-mailbericht van 29 augustus 2018 is weggelaten. Pas in beroep heeft het college het motiverings- en zorgvuldigheidsgebrek hersteld door dit e-mailbericht volledig over te leggen waardoor eiser uiteindelijk kon weten in welke situatie en onder welke voorwaarden hij het voordeel van de twijfel zou kunnen krijgen. Dat betekent dat eiser toen alsnog had kunnen stellen dat zijn functioneren in de periode voor 2018 als goed of zeer goed moet worden gekwalificeerd en die stelling had eiser met informatie kunnen onderbouwen. Van die mogelijkheid heeft eiser echter geen gebruik gemaakt. Eiser zegt hierover in zijn beroepschrift dat het zeven jaar lang niet voeren van functioneringsgesprekken door hem niet te herstellen is, maar daarvan vindt de rechtbank dat het college door slechts 12 maanden met terugwerkende kracht te beoordelen, waarbij met een score “goed” een periodiek met ingang van 2016 zou zijn toegekend, een aanvaardbare werkwijze heeft gehanteerd. Deze is neergelegd in onderdeel B, C en F van de notitie en is met instemming van de OR tot stand gekomen. Dat alles leidt er toe dat de rechtbank het aannemelijk acht dat eiser door het motiverings- en zorgvuldigheidsgebrek niet (langer) is benadeeld. Daarom passeert de rechtbank het gebrek met toepassing van artikel 6:22 van de Awb.
15. Volgens vaste rechtspraak van de Centrale Raad van Beroep (bijvoorbeeld de uitspraak van 21 januari 2016, ECLI:NL:CRVB:2016:263) is de rechterlijke toetsing van de inhoud van een beoordeling beperkt tot de vraag of gezegd moet worden dat die beoordeling op onvoldoende gronden berust. Bij een negatief oordeel moet het betrokken bestuursorgaan met concrete feiten onderbouwen dat dat oordeel niet op onvoldoende gronden berust. Deze rechtspraak en het gegeven dat eiser niet een negatieve beoordeling heeft gehad, betekent dat het aan eiser is, om aannemelijk te maken dat sprake zou moeten zijn van een hogere beoordeling. 16. Zoals eerder aangegeven, is eisers functioneren met een “voldoende” beoordeeld. Eiser is van mening dat de extra taken en rollen die hij heeft vervuld behoren te leiden tot een score “goed”.
17. Het college heeft naar voren gebracht dat voor de kwalificatie ”goed” (in de 5-puntenschaalnormering) in zijn visie sprake dient te zijn van een functioneren dat boven de norm uitkomt. Er moet sprake zijn van een structureel boven niveau presteren. Daarbij kan niet alleen worden gedacht aan gerealiseerde functie- of taakoverschrijdende resultaten, maar ook aan het invullen van een voortrekkersrol binnen de gemeentelijke organisatie en daarmee aantoonbaar het functie overstijgende organisatiebelang boven het persoonlijk of afdelingsbelang stellen. Criteria zijn ook of in het eigen werk rekening wordt gehouden met de doelen en prioriteiten van de gemeentelijke organisatie en of er sprake is van ondernemerschap. Daarbij kan gedacht worden aan het signaleren van nieuwe kansen, ontwikkelingen, zowel voor bestaande als nieuwe producten en/of diensten, ernaar handelen, initiatief nemen om daarin resultaat te behalen en het voor de organisatie inzichtelijk maken wat er voor nodig is en wat het kost om die kansen te (kunnen) realiseren. Bij bovenmatig presteren kan het ook gaan om creativiteit en innovatie. Getuigt het functioneren van de medewerker bijvoorbeeld van de ambitie en het vermogen om zich aan te passen aan een veranderende omgeving en daarin mee te ontwikkelen door middel van vernieuwing in bestaande werkmethoden, persoonlijke ontwikkeling, nieuwe inzichten inbrengen in plaats van de onmogelijkheden of beperkingen van de bestaande werksystemen benoemen. Op de zitting heeft het college ook te kennen gegeven dat een bewuste beloning een indicatie kan zijn voor een score “goed”.
18. De door het college gehanteerde invulling van de score “goed” heeft eiser niet bestreden, deze uitleg is niet in strijd met artikel 16 van de Regeling en de rechtbank ziet geen aanleiding deze uitleg niet te volgen.
19. De rechtbank heeft uit wat op de zitting naar voren is gekomen begrepen, dat eisers werkzaamheden en de manier waarop hij deze uitvoert, door het college worden gewaardeerd. Dat de score een voldoende is, maakt dit niet anders. Met wat eiser heeft aangevoerd, heeft hij niet aannemelijk gemaakt dat de beoordeling onhoudbaar is en dat de score naar “goed” zou moeten worden bijgesteld. Hoewel eiser een totaal van acht aanbestedingsprocedures heeft uitgevoerd en het college niet heeft bestreden dat dit buitenproportioneel veel is, heeft het college er ook op gewezen dat eiser de taken op het gebied van informatiemanagement maar in beperkte mate heeft opgepakt. Een ander punt is dat eiser in zijn werk door vast te houden aan de eigen overtuigingen, vaak wacht tot hij zijn oplossing kan toepassen waardoor er lange doorlooptijden ontstaan en veranderingen langer duren, zo heeft het college aangevoerd bij de bezwarencommissie. In dit licht kunnen de incidentele vergoedingen voor de extra inspanningen niet leiden tot de conclusie dat de score hoger had moeten uitvallen. Over de rol van coördinator BHV heeft eiser tijdens de zitting naar voren gebracht, dat hij een grote verantwoordelijkheid heeft voor ongeveer 550 personen in zijn rol van coördinator BHV. Hij heeft in die rol taken op het vlak van ontruimingen en ontruimingsoefeningen, opleidingen en het opstellen van veiligheidsplannen. Eiser heeft hierin veel (eigen) tijd moeten steken. Hij krijgt voor deze rol immers geen vrijstelling. De vergoeding die hij hiervoor krijgt is minimaal, namelijk ongeveer € 30,- per maand. De rechtbank is van oordeel dat deze extra taken en verantwoordelijkheden als coördinator BHV, ook al behoren deze formeel niet tot eisers functie, weliswaar een indicatie kunnen vormen voor structureel functioneren boven de norm, maar de beoordeling ziet niet alleen daarop maar op eisers volledige taakuitoefening. Eiser heeft niet bestreden dat de werkzaamheden op het vlak van informatiemanagement niet volledig zijn opgepakt en dat zijn rol en structurele verantwoordelijkheden op dat vlak nog onvoldoende duidelijk en zichtbaar zijn. Eiser heeft verder niet onderbouwd of aannemelijk gemaakt dat hij duidelijk te veel taken had. De conclusie is dat eiser vele taken heeft verricht maar ook een aantal taken niet heeft opgepakt. Het is niet zo dat dit eiser wordt aangerekend of kwalijk genomen, maar het betekent naar het oordeel van de rechtbank wel dat hij niet aannemelijk heeft gemaakt dat hij structureel boven de norm presteert en dat de score hoger had moeten uitvallen.
20. Het beroep is ongegrond.
21. Omdat er een gebrek aan het besluit kleeft dat in beroep is gerepareerd, moet het college het griffierecht dat eiser heeft betaald aan hem vergoeden.
22. Ook ziet de rechtbank aanleiding het college te veroordelen in de proceskosten die eiser heeft gemaakt. Deze kosten stelt de rechtbank op grond van het Besluit proceskosten bestuursrecht voor de door een derde beroepsmatig aan eiser verleende rechtsbijstand vast op € 1.050,- (1 punt voor het beroepschrift en 1 punt voor het verschijnen ter zitting met een waarde per punt van € 525,- en wegingsfactor 1).