Uitspraak
RECHTBANK DEN HAAG
Zittingsplaats Arnhem
Bestuursrecht
zaaknummer: NL25.12299
uitspraak van de enkelvoudige kamer van 1 oktober 2025 in de zaak tussen
[eiseres] , v-nummer: [nummer] , eiseres
(gemachtigde: mr. E. Derksen),
en
de minister van Asiel en Migratie,
(gemachtigde: mr. T.J.A.J. Tichelaar).
Samenvatting
1. Deze uitspraak gaat over het niet-ontvankelijk verklaren van het bezwaarschrift van eiseres omdat dat volgens de minister niet verschoonbaar te laat is ingediend. Eiseres is het hiermee niet eens. Zij voert daartoe een aantal beroepsgronden aan. Aan de hand van deze beroepsgronden beoordeelt de rechtbank of de minister het bezwaarschrift terecht niet-ontvankelijk heeft verklaard.
1.1.
De rechtbank komt in deze uitspraak tot het oordeel dat de minister de aanvraag ten onrechte niet-ontvankelijk heeft verklaard. De minister heeft weliswaar de verzending van het besluit voldoende aannemelijk gemaakt, zodat het besluit moet worden geacht te zijn bekendgemaakt en de bezwaartermijn is gaan lopen, maar de gemachtigde van eiseres heeft de ontvangst van het besluit vervolgens voldoende aannemelijk betwist. Nu zij, kort nadat zij van het besluit op de hoogte is geraakt alsnog bezwaar heeft gemaakt, moet worden geoordeeld dat het te laat indienen van het bezwaar in dit geval verschoonbaar is. Eiseres krijgt dus gelijk en het beroep is gegrond. Hierna legt de rechtbank uit hoe zij tot dit oordeel komt en welke gevolgen dit oordeel heeft.
Procesverloop
2. Eiseres heeft een aanvraag ingediend voor een machtiging tot voorlopig verblijf voor het doel ‘Verblijf als familie- of gezinslid bij [referent]’ (referent). De minister heeft deze aanvraag met het besluit van 15 oktober 2024 afgewezen. Bij het bestreden besluit van 27 februari 2025 heeft de minister het bezwaarschrift niet-ontvankelijk verklaard.
2.1.
Eiseres heeft beroep ingesteld tegen het bestreden besluit.
2.2.
De rechtbank heeft het beroep op 19 augustus 2025 op zitting behandeld. Hieraan hebben deelgenomen: referent, de gemachtigde van eiseres en de gemachtigde van de minister.
Beoordeling door de rechtbank
Wat ging vooraf aan het bestreden besluit?
3. De minister heeft op 15 oktober 2024 op de aanvraag van eiseres beslist. De verzending van het besluit is verwerkt in het postverzendings(registratie)systeem. Daaruit volgt dat het primaire besluit de status “bericht verwerkt” heeft en op 16 oktober 2024 ter verzending per post is aangeboden.
4. De gemachtigde van eiseres heeft op 2 december 2024 de minister in gebreke gesteld vanwege het niet tijdig nemen van een beslissing. De minister heeft bij brief van 13 december 2024 laten weten dat de ingebrekestelling ongeldig is verstuurd, aangezien er al een beslissing is genomen. De minister heeft het besluit van 15 oktober 2024 bijgevoegd en aangegeven dat het besluit op 16 oktober 2024 aan gemachtigde van eiseres is verzonden. De gemachtigde van eiseres heeft vervolgens op 19 december 2024 bezwaar gemaakt en op 21 januari 2025 aanvullende gronden ingediend. De minister heeft vervolgens het bezwaar niet-ontvankelijk verklaard omdat het niet verschoonbaar te laat is ingediend.
Heeft eiser te laat het bezwaarschrift ingediend?
5. Eiseres voert aan dat de minister het bezwaar ten onrechte niet-ontvankelijk heeft verklaard. De minister heeft niet aangetoond dat het primaire besluit is verzonden. Het gebruik van een registratiesysteem zonder nadere verificatie is onvoldoende omdat dit geen bewijs is van een verzending. [1] Daarmee is immers niet met zekerheid vast te stellen dat het besluit ook daadwerkelijk ter post is aangeboden en daarmee bekend is gemaakt. Dat betekent dat de bezwaartermijn op dat moment niet is gaan lopen. Maar zelfs als het ter post is aangeboden, is onvoldoende gemotiveerd dat het risico van een mislukte bezorging van het besluit bij eiseres ligt. Gemachtigde van eiseres hanteert een ontvangstregistratie van ingekomen poststukken en uit kantooronderzoek blijkt niet dat het besluit als “ontvangen” is geregistreerd. Nu eiseres na ontvangst van het besluit alsnog bezwaar heeft ingediend, had het bezwaar als ontvankelijk moeten worden aangemerkt.
5.1.
Naar het oordeel van de rechtbank heeft de minister aannemelijk gemaakt dat het primaire besluit is verzonden. Op de zitting geeft de minister aan dat er gebruik wordt gemaakt van het systeem Indigo en het verzendhuis om stukken naar de geadresseerden te verzenden. Dit postverzendingssysteem van de minister is eerder door de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (Afdeling) getoetst. [2] De Afdeling heeft geoordeeld dat Indigo en het verzendhuis een deugdelijk postverzendings(registratie)systeem vormen. Gebleken is dat het gehele verzendproces van de minister met zodanige waarborgen is omkleed dat het nagenoeg uitgesloten is dat er fouten in de postververzending en in de registratie daarvan worden gemaakt. Concreet betekent het voorgaande dat als een poststuk in Indigo de status “bericht verwerkt” heeft gekregen, onder vermelding van een datum, aangenomen kan worden dat het desbetreffende poststuk daadwerkelijk op die datum is verzonden. In onderhavig geval is op de screenshots van het registratiesysteem te zien dat het primaire besluit van 15 oktober 2024 is verwerkt en op 16 oktober 2024 is verzonden aan het adres van de gemachtigde van eiseres. Gelet op voorgaande ziet de rechtbank geen reden om te twijfelen aan de daadwerkelijke verzending van het primaire besluit. Dat de minister soms kiest voor een andere manier van verzenden van stukken, zoals eiseres nog heeft gesteld, maakt niet dat het postverzendings(registratie)systeem via Indigo en het verzendhuis niet deugdelijk is.
5.2.
Nu de verzending van het besluit aannemelijk is, ligt het op de weg van eiseres om aannemelijk te maken dat zij het besluit niet heeft ontvangen. Daarin is zij naar het oordeel van de rechtbank geslaagd. De gemachtigde van eiseres heeft op zitting uitleg gegeven over het door haar kantoor gebruikte ontvangst(registratie)systeem. Kort gezegd komt het er op neer dat de post elke ochtend wordt geopend en ingescand door een medewerker. Deze medewerker voegt de fysieke stukken toe aan het dossier en de ingescande stukken worden met een notificatie via de mail naar de advocaat gestuurd. De gemachtigde zelf controleert de medewerker, waardoor in zekere zin sprake is van een controle van inkomende post volgens een “vierogenprincipe”. De rechtbank is van oordeel dat deze werkwijze zorgt voor een transparant administratief proces dat helpt om fouten bij de ontvangst van stukken te voorkomen. Door deze wijze van registratie heeft de gemachtigde dan ook in voldoende mate betwist dat het primaire besluit is ontvangen. Daarbij betrekt de rechtbank dat algemeen bekend is dat zich bij de postbezorging problemen voordoen en dat de daadwerkelijke bezorging van een verzonden poststuk niet altijd is gegarandeerd.
5.3.
Aangezien de minister het verzenden van het primaire besluit op 16 oktober 2024 voldoende aannemelijk heeft gemaakt, is de termijn voor het indienen van bezwaar op die datum aangevangen. De bezwaartermijn bedraagt zes weken en liep daarom op 12 november 2024 af. Het bezwaarschrift is op 19 december 2024 en dus buiten de termijn ingediend. Gemachtigde van eiseres heeft echter voldoende aannemelijk gemaakt dat zij het primaire besluit niet heeft ontvangen. Eerst na de ontvangt van de brief van de minister van 13 december 2024 is zij hiervan op de hoogte geraakt. Nu zij alsnog binnen één week na ontvangst bezwaar heeft gemaakt, dient de termijnoverschrijding naar het oordeel van de rechtbank verschoonbaar te worden geacht. Dit houdt in dat het bezwaar ondanks de te late indiening, toch ontvankelijk moet worden geacht en inhoudelijk beoordeeld dient te worden.
Conclusie en gevolgen
6. Het beroep is gegrond. De minister moet opnieuw en nu ook inhoudelijk op het bezwaar van eiseres beslissen.
7. Omdat het beroep gegrond is moet de minister het griffierecht aan eiser vergoeden en krijgt eiser ook een vergoeding van zijn proceskosten. De minister moet deze vergoeding betalen. Deze vergoeding wordt met toepassing van het Besluit proceskosten bestuursrecht als volgt berekend. De bijstand door een gemachtigde levert 2 punten op (1 punt voor het indienen van een beroepschrift en 1 punt voor het verschijnen op de zitting, met een waarde per punt van € 907,- en een wegingsfactor 1). Daarom wordt aan eiser een bedrag toegekend van € 1.814,-
Beslissing
De rechtbank:
- verklaart het beroep gegrond;
- vernietigt het besluit van 27 februari 2025;
- draagt de minister op een nieuw besluit te nemen op het bezwaar, waarbij rekening wordt gehouden met deze uitspraak;
- veroordeelt de minister tot betaling van € 1.814,- aan proceskosten aan eiser;
- draagt de minister op het betaalde griffierecht van € 194,- te vergoeden.
Deze uitspraak is gedaan door mr. S.A. van Hoof, rechter, in aanwezigheid van mr. N. El-Amrani, griffier.
Uitgesproken in het openbaar en bekendgemaakt op:
Informatie over hoger beroep
Een partij die het niet eens is met deze uitspraak, kan een hogerberoepschrift sturen naar de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State waarin wordt uitgelegd waarom deze partij het niet eens is met deze uitspraak. Het hogerberoepschrift moet worden ingediend binnen vier weken na de dag waarop deze uitspraak is verzonden. Kan de indiener de behandeling van het hoger beroep niet afwachten, omdat de zaak spoed heeft, dan kan de indiener de voorzieningenrechter van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State vragen om een voorlopige voorziening (een tijdelijke maatregel) te treffen.