2.24.Bij brief van 25 februari 2016 heeft het RVB aan Grontmij onder meer meegedeeld dat zij heeft besloten de aanbesteding op alle percelen af te breken en niet tot gunning over te gaan. Deze brief vermeldt onder meer het volgende:
“(…) Bij brief van 29 oktober 2015 deelde ik u mee dat het Rijksvastgoedbedrijf voornemens was perceel 1 van de aanbesteding Veilig Werken op Hoogte 2 te gunnen aan Base Consultancy B.V. U heeft een kort geding tegen deze gunningsbeslissing aanhangig gemaakt. Zoals meegedeeld heeft de Staat vervolgens aanleiding gezien de gunningsbeslissing in te trekken voor nader beraad.
In uw dagvaarding werd onder meer het standpunt ingenomen dat Base Consultancy B.V. zou moeten worden uitgesloten van deelname aan de aanbesteding wegens belangenverstrengeling, althans wegens een ongeoorloofde kennisvoorsprong. Tevens gaf u in de dagvaarding aan een e-mail te hebben ingezien waarmee een medewerker in de beoordelingsfase per e-mail aan Base Consultancy B.V. zou hebben gevraagd of het daarbij gevoegde Plan van Aanpak van haar was.
Een dergelijke handelswijze zou in strijd zijn met het voorschrift dat inschrijvingen anoniem zullen worden beoordeeld (zie Leidraad paragraaf 5.1 en vraag 12 en 42 uit de 3 Nota van Inlichtingen).
Na het uitbrengen van uw dagvaarding bleek u deze e-mail niet alleen te hebben ingezien, maar u beschikte daar ook daadwerkelijk over. Hiermee was u ten tijde van het uitbrengen van de dagvaarding bekend dat de betreffende e-mail niet aan Base Consultancy B.V. was verstuurd, maar aan de winnende inschrijver op perceel 2. Volgend op deze e-mail heeft, zo is het Rijksvastgoedbedrijf vervolgens gebleken, nog telefonisch contact plaatsgevonden tussen de betreffende medewerker en deze inschrijver. Tenslotte heeft u het Rijksvastgoedbedrijf een e-mail toegezonden van de betreffende medewerker waarmee deze medewerker vertrouwelijke inschrijfstukken (niet afkomstig uit uw inschrijving) aan de winnende inschrijver op perceel 2 heeft toegezonden in de beoordelingsfase. U heeft niet toegelicht hoe u de beschikking heeft gekregen over e-mails die niet aan u maar aan de winnaar van perceel 2 waren gericht.
Het Rijksvastgoedbedrijf heeft daarop passende maatregelen genomen. Het Rijksvastgoedbedrijf heeft zich ook genoodzaakt gezien de gehele aanbesteding nader te onderzoeken, waarbij tevens de vraag is gerezen of continuering van de aanbesteding nog wel aan de orde kan zijn. De bevindingen van het Rijksvastgoedbedrijf licht ik hiernavolgend toe.
Bevindingen
Opzet en verloop van de aanbestedingsprocedure
Voornoemde medewerker heeft niet alleen een grote rol gespeeld bij de beoordeling maar ook bij de opzet en uitvoering van (alle percelen van) de aanbesteding. Reeds bij de marktconsultatie was de medewerker nauw betrokken bij de dialoog die met de markt is gevoerd. Daaropvolgend heeft de medewerker mede de uitvraag van het Rijksvastgoedbedrijf bepaald. Na ontvangst van de inschrijvingen heeft de medewerker een belangrijke rol gehad in de onderhandelingsfase van deze aanbesteding en tenslotte heeft hij de inschrijvingen op alle percelen beoordeeld.
Door wat zich heeft voort gedaan in de beoordelingsfase en de grote betrokkenheid van de medewerker in de andere fasen, kan het Rijksvastgoedbedrijf niet langer garanderen dat alle fasen van de aanbesteding transparant en non-discriminatoir zijn verlopen. Een transparante en non-discriminatoire afronding van de aanbesteding kan niet worden gegarandeerd door uitsluitend een herbeoordeling.
Hier komt bij dat de evaluatie heeft uitgewezen dat meerdere onzorgvuldigheden in de procedure zijn gebleken.
Zo heeft het Rijksvastgoedbedrijf moeten concluderen dat anders dan bekendgemaakt in perceel 1 de uurtarieven die inschrijvers onder P2 moesten opgeven (paragraaf 7.7.1) niet zijn meegenomen bij de bepaling van de economisch meest voordelige inschrijving.
Voorts heeft het Rijksvastgoedbedrijf moeten concluderen dat niet eenduidig en conform de bedoelingen van het Rijksvastgoedbedrijf is bekendgemaakt welk gewicht ten aanzien van prijs en kwaliteit zou worden toegepast.
In paragraaf 7.2 van de Leidraad staat dat 40% van het aantal punten zou kunnen worden behaald voor prijs en 60% voor kwaliteit. Hierbij staat vermeld dat voor kwaliteit in totaal 1635 punten konden worden behaald (360 Plan van Aanpak + 1275 casus) en 1097 punten voor prijs. Onder de 1635 punten voor kwaliteit zou ook een onderdeel “prijs casus volgens geoffreerde prijzen” worden meegerekend voor 375 punten (zie tabel paragraaf 7.2.2). In het antwoord op vraag 32 uit de 3 Nota van Inlichtingen is aangegeven dat dit onderdeel komt te vervallen. Daarmee zou de puntentelling voor de resterende 13 onderdelen van de casus op 900 punten uitkomen en zou kwaliteit in totaal op 1260 punten uitkomen.
In het antwoord op vraag 32 is echter (abusievelijk) vermeld dat het puntenaantal voor de casus in totaal 1097 wordt. Dit strookt niet met de puntenverdeling op de 13 onderdelen van de casus zoals bekendgemaakt in de tabel onder paragraaf 7.2.2. Daaraan wordt in de Nota van Inlichtingen toegevoegd dat er 583 punten voor het onderdeel prijs te behalen zijn, in plaats van de bekendgemaakte 1097 punten. Met een totaal van 1457 punten op kwaliteit (360 Plan van Aanpak + 1097 casus) en 583 punten op prijs is de verhouding kwaliteit/prijs 7l,43% tegen 28,75%. Dat is niet in overeenstemming met de door het Rijksvastgoedbedrijf beoogde weging van 60% voor kwaliteit en 40% voor prijs.
Deze nieuwe puntenverdeling is uiteindelijk voor wat betreft de casus ook niet toegepast. In de beoordeling zijn de oorspronkelijke punten van de 13 verschillende onderdelen van de casus (zie tabel paragraaf 7.2.2) gehandhaafd, zodat de casus (anders dan bekendgemaakt in de Nota van Inlichtingen) voor maximaal 900 punten heeft meegeteld. Voor de prijs is echter wel met het in de Nota van Inlichtingen bekendgemaakte puntenaantal van 583 gerekend. Deze puntenverdeling komt meer in de buurt bij de bekendgemaakte verhouding prijs (40%) kwaliteit (60%), maar stemt niet overeen met de in de Nota van Inlichtingen bekendgemaakte puntenverdeling. De puntentelling die is opgenomen in de Nota van Inlichtingen stemt niet overeen met de bedoelingen van het Rijksvastgoedbedrijf.
Tot slot is anders dan bekendgemaakt de “No-go” op de onderdelen 4 en 5 van de casus (zie de tabel in paragraaf 7.2.2. op pg. 12 van de Leidraad) niet toegepast. In de 3e Nota van Inlichtingen is op de vraag (vragen 27 en 28) van inschrijvers wat deze “No-go” behelst, geantwoord:
“Totale afwijzing als voor deze onderdelen een onvoldoende wordt behaald.”
Zoals u bekendgemaakt bij brief van 29 oktober 2015 heeft u op het onderdeel 4 van de casus een 3,66 gescoord. Met deze score had uw inschrijving conform het bepaalde in de Nota van Inlichtingen dus buiten beschouwing moeten worden gelaten.
Overigens zij benadrukt dat in de Leidraad een tabel is opgenomen op pagina 14 aan de hand waarvan de individuele beoordelaars hun scores moesten bepalen. Zoals in vraag 39 van de 3e Nota van Inlichtingen opgemerkt worden de individuele scores van de beoordelaars (gegeven op basis van voornoemde tabel) vervolgens gemiddeld. Een dergelijk gemiddelde leidt niet per definitie tot een in de tabel opgenomen cijfer. Zo heeft u een gemiddelde score behaald van 3,66 op onderdeel 4. Dit is een score die in de genoemde tabel niet voorkomt. Met het antwoord op de vragen 27 en 28 uit de Nota van Inlichtingen is dus niet aangesloten bij de tabel, maar wordt gedoeld op de normale gangbare betekenis (in de rapportcijfersystematiek) van het begrip “onvoldoende”. Overigens zij opgemerkt dat zelfs als wel discussie zou kunnen bestaan over de vraag wat het begrip “onvoldoende” in dit verband inhoudt, een dergelijke (vermeende) in-transparantie niet gerepareerd kan worden door het in het geheel niet toepassen van de “No-go”.
Op grond van voorgaande bevindingen heeft het Rijksvastgoedbedrijf besloten de aanbesteding (op alle percelen) af te breken en niet tot gunning over te gaan. Daar heeft het Rijksvastgoedbedrijf zich ook het recht toe voorbehouden.
Zie: Leidraad voor de uitnodiging tot inschrijving, pg 6, paragraaf 3.3 “Afbreken van de procedure”: “Het Rijksvastgoedbedrijf behoudt zich het recht voor niet tot gunning over te gaan. Het Rijksvastgoedbedrijf kan de aanbestedingsprocedure tussentijds afbreken. (...)”