3.3.Op 29 september 2020 heeft een gesprek plaatsgevonden tussen [werknemer] enerzijds en [directeur 1] en [directeur 2] , beiden directeur van Dudok, anderzijds. Hiervan is een verslag opgesteld, dat op 13 oktober 2020 per e-mail aan [werknemer] is toegezonden. Daarin is het volgende opgenomen:
“Aanleiding
Naar aanleiding van een aantal opvolgende gebeurtenissen hebben we de behoefte om met elkaar aan tafel te gaan en over en weer te bespreken wat er goed gaat, maar met name waar we verandering in gedrag, werkwijze, aanpak en professionaliteit willen zien. In deze gespreksnotitie leggen we de besproken punten en gemaakte afspraken vast.
Tussentijdse evaluatie
[werknemer] heeft een aantal goede eigenschappen en bij tijd en wijle worden we positief verrast door de wijze waarop [werknemer] een onderdeel van de ontwikkeling van een project oppakt. [werknemer] heeft echter ook een aantal eigenschappen die als minder plezierig en ongewenst worden ervaren. We hebben deze punten besproken en hebben afspraken gemaakt over de gewenste verandering op deze aspecten.
Eigenwijs
[werknemer] is in hoge mate eigenwijs. Een project, of uitdaging vanuit verschillende perspectieven bekijken geeft een grote meerwaarde, maar [werknemer] blijft vervolgens vasthouden aan zijn eigen mening / visie en trekt zijn eigen plan zonder de directie daar vooraf in mee te nemen. We hebben dit door middel van een aantal recente voorbeelden besproken. Dit laatste, het varen van een eigen koers, is gedrag wat moet veranderen.
Houding[werknemer] kan non-verbaal een negatieve, zelfs arrogante houding aannemen. Hij laat al dan niet bewust een bepaalde ongeïnteresseerdheid overkomen. [directeur 1] geeft aan dat hij [werknemer] soms ziet komen aanlopen en zich afvraagt of [werknemer] het wel naar zijn zin heeft. Hij straalt in ieder geval geen levensvreugde uit op dat moment. [werknemer] geeft aan dat die eigenschap hem niet vreemd is, hij heeft van nature nu eenmaal die uitstraling. Hij is echter heel blij met zijn werk en heeft het erg naar zijn zin.
Omgang en communicatie met relaties
Mede vanwege bovengenoemde houding, ontstaan er soms spanningen met een aantal van onze relaties. Je kunt niet met iedereen bevriend zijn, maar van bijvoorbeeld [naam 1] , [naam 2] , [naam 3] en [naam 4] krijgen we geregeld een negatieve terugkoppeling over de samenwerking met [werknemer] . Dit is ons inziens te wijten aan de houding en wijze van communicatie van [werknemer] , het feit dat hij veelal geen goede terugkoppeling geeft, dan wel afspraken niet nakomt. [werknemer] zal zich meer moeten inleven in de persoon die tegenover hem zit en diegene het gevoel geven dat je naar hem luistert en hier ook echt iets mee doet.
Financiële beheersing projecten / commercieel inzicht
Projectontwikkeling is rekenen, tekenen, en dat het gehele project steeds weer. [werknemer] legt de focus nadrukkelijk op de uitwerking van een project, maar verliest de financiële haalbaarheid en budget-& projectbewaking nogal eens uit het oog. Daarnaast is de financiële beheersing van een project niet de sterkste kwaliteit van [werknemer] . Vanuit een vorig gesprek tussen [werknemer] en [directeur 1] over dit onderwerp heeft [werknemer] gekeken naar een stukje opleiding op dit punt. Dit is er echter, mede gezien de privé situatie van [werknemer] , nog niet van gekomen. Voorbeelden waar de financiële haalbaarheid en goede financiële projectbewaking onder spanning is komen te staan zijn: [project 1] , [project 2] , [project 3] , [project 4] en [project 5] . Kortom alle projecten waar [werknemer] verantwoordelijk voor is. [werknemer] heeft zich hier de laatste tijd wel meer op gefocust en heeft de aansluiting op dit punt bij [naam 5] en [naam 4] gezocht. Vanaf 1 oktober as. Start [business controller] als Business Controller bij Dudok. Hij zal zich onder andere inzetten om de koppeling tussen de financiële afdeling en het proces meer met elkaar in verbinding te krijgen, waarbij we van [werknemer] verwachten dat zijn vaardigheden op dit punt aanzienlijk zullen moeten verbeteren. Opdrachtverstrekking naar samenwerkingspartners gebeurd veelal te laat. Een commerciële onderhandeling is nadat ze met het werk gestart zijn erg onhandig. [werknemer] zorgt ervoor dat dit niet meer voorkomt.
Procesbeheersing
[werknemer] deelt de hoofdzaken van een project en proces te weinig met de directie van Dudok. Hierdoor schuiven belangrijke besluiten te ver naar achteren in het proces, waardoor er spanning binnen en buiten het team ontstaat. [werknemer] zegt toe vanaf nu de directie op het juiste moment (vroeg genoeg) te informeren en belangrijke besluiten aan de directie voor te leggen.
Kwaliteit van stukkenNaast de financiële beheersing van een project is de schriftelijke vastlegging en het maken van goede schriftelijke documenten van een te lage kwaliteit. [werknemer] realiseert zich dat en geeft aan dat hij van zichzelf weet dat dit niet zijn sterkste eigenschap is. De een heeft nu eenmaal een gemakkelijkere “pen” dan de ander, maar dit punt moet echt verbeteren. Als voorbeeld hebben kort stil gestaan bij de uitvraag van het Haven gebied in Alblasserdam. [werknemer] stelt voor om een stukje opleiding op dit gebied te doen. Op zich staan we daar niet onwelwillend tegenover, maar het is ons inziens ook gewoon een kwestie van het met de juiste aandacht en consequent doen. We hebben de afspraak gemaakt dat deze kwaliteit aanzienlijk moet verbeteren in de komende periode.
Gemaakte afspraken[werknemer] is [functienaam] . Daar horen naast een bepaalde professionele kwaliteit, vrijheden en verantwoordelijkheden bij. Ten tijde van de “vorige” Corona periode heeft [werknemer] maximaal op kantoor gewerkt, mede vanwege zijn thuis situatie. Werk en privé moet vanuit zichzelf met elkaar in balans zijn. We hebben de laatste tijd het gevoel dat dit niet altijd zo is. Dit is ingegeven door bovenstaande aandachtspunten. [directeur 1] en [directeur 2] hebben af en toe het idee dat [werknemer] van mening is dat hij het beter weet dan [naam 8] , [directeur 2] of [directeur 1] . Dat kan, maar dat past niet binnen Dudok. Dan moet [werknemer] op onze stoel zitten of een vergelijkbare positie bij een ander bedrijf zoeken. Er is meer dan voldoende ruimte voor een eigen mening en inbreng, maar belangrijke projectkeuzes worden altijd in afstemming met directie gemaakt. [werknemer] geeft aan dat hij het erg naar zijn zin heeft bij Dudok en gaat hard aan de verbetering van bovenstaande punten werken. We hebben afgesproken dat we eind van het jaar (tijdens het einde jaargesprek) evalueren of bovenstaande punten voldoende zijn verbeterd. Daarnaast spreken we af dat we op reguliere basis (één keer per kwartaal) met elkaar aan tafel gaan om de verbeterpunten te monitoren.”