ECLI:NL:RBMNE:2024:6844

Uitspraak

RECHTBANK MIDDEN-NEDERLAND

Zittingsplaats Utrecht

Bestuursrecht

zaaknummer: UTR 23/1461

uitspraak van de enkelvoudige kamer van 7 november 2024 in de zaak tussen

[eiser] , uit [woonplaats] , eiser

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente [plaats] , het college

(gemachtigde: S. Paffen).

Inleiding

Eiser heeft verzocht om openbaarmaking van documenten op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het college heeft bij besluit van 27 september 2021 besloten 14 documenten openbaar te maken, met weglakking van persoonsgegevens. Het bezwaar van eiser tegen dit besluit heeft het college met het bestreden besluit van 21 februari 2022 ongegrond verklaard.

Het tegen het bestreden besluit van 21 februari 2022 gerichte beroep heeft de rechtbank bij uitspraak van 5 december 2022^[1]gegrond verklaard omdat – kort gezegd – onvoldoende gebleken is dat de zoekslag volledig was. De rechtbank heeft het college opgedragen om binnen zes weken een nieuw besluit op bezwaar te nemen met inachtneming van deze uitspraak.

Bij besluit van 24 januari 2023 (het bestreden besluit) heeft het college het bezwaarschrift alsnog gegrond verklaard en nog enkele documenten openbaar gemaakt. Tegen dit besluit heeft eiser opnieuw beroep ingesteld.

Het college heeft op het beroep gereageerd met een verweerschrift.

De rechtbank heeft het beroep op 10 september 2024 op zitting behandeld. Hieraan hebben deelgenomen: eiser en de gemachtigde van het college.

Beoordeling door de rechtbank

1. Eiser heeft verzocht om openbaarmaking van alle stukken die betrekking hebben op de omgevingsvergunning die aan de bewoners van de woning aan de [adres] te [plaats] is verleend. Het gaat eiser daarbij om alle stukken over de aanvraag, vergunningverlening, daarover gevoerde (bestuurlijke en rechterlijke) procedures, overleg en besluitvorming over in afwijking van de vergunning bouwen en stukken over het afzien van handhaving. Eiser heeft aangegeven in het bijzonder op zoek te zijn naar alle contacten die er zijn geweest en correspondentie die heeft plaatsgevonden in dit verband tussen alle partijen (ambtenaren, het college, aanvragers en andere betrokkenen). Vervolgens heeft eiser desgevraagd zijn aanvraag nader gespecificeerd en aangegeven dat hij reeds in bezit is van de officiële stukken over de vergunning en de procedures die daarover gevoerd zijn.

2. In dit beroep wenst eiser een beoordeling door de rechtbank van het naar aanleiding van zijn verzoek genomen bestreden besluit. Ook wenst hij uitleg en verklaringen te verkrijgen van diverse personen over de gang van zaken rondom dit dossier.

3. De rechtbank merkt ten aanzien van de door eiser gewenste uitleg en verklaringen op dat het doel van de Wob (inmiddels vervangen door de Wet open overheid (Woo) is de openbaarmaking van bestaande documenten. De Wob/Woo verplicht bestuursorganen niet om documenten alsnog op te stellen of verklaringen af te leggen over de gang van zaken rondom bepaalde zaken of over de afwezigheid van documenten. Eiser ziet dat anders en heeft daar veel over aangevoerd, maar omdat dat buiten de omvang van het geding valt, gaat de rechtbank daar verder niet op in.

4. Zoals de rechtbank in de uitspraak van 5 december 2022 heeft overwogen is het vaste rechtspraak dat als een bestuursorgaan stelt dat na onderzoek is gebleken dat bepaalde documenten niet onder het bestuursorgaan berusten en deze mededeling niet ongeloofwaardig voorkomt, het in beginsel aan degene die om informatie verzoekt, is om aannemelijk te maken dat die documenten toch onder dat bestuursorgaan berusten. Bij de beoordeling of een stelling van het bestuursorgaan de rechtbank niet ongeloofwaardig voorkomt, wordt betrokken op welke wijze het onderzoek is verricht.

5. In de uitspraak van 5 december 2022 heeft de rechtbank geoordeeld dat onvoldoende is gebleken dat het onderzoek van het college naar documenten die onder de reikwijdte van eisers verzoek vallen, volledig is geweest. De rechtbank heeft als volgt overwogen:
“Op de zitting heeft het college toegelicht hoe het onderzoek naar informatie is verricht. Het college heeft gezegd dat het systeem dat het college gebruikt voor het opslaan van stukken (‘Corsa’) is geraadpleegd. Het college kon echter niet aangeven welke zoektermen daarbij zijn gebruikt. Het door het college uitgesproken vermoeden dat er is gezocht op ‘ [adres] ’ is onvoldoende. Daarnaast is de rechtbank niet gebleken dat het systeem alle stukken bevat. Zo zitten er tussen de openbaar gemaakte documenten meerdere e-mails van de architect van de aanvragers aan de gemeente, maar geen enkele e-mail vanuit de gemeente terug aan de architect van de aanvragers. Desgevraagd kon het college dit niet verklaren op de zitting. Daarnaast heeft het college weliswaar gezegd dat alle verstuurde en ontvangen e-mails in het systeem moeten zitten, maar tegelijkertijd heeft het college gezegd dat dit niet geldt voor de e-mails van de wethouders. Voor de zakelijke e-mailaccounts van de wethouders zou de bestuurssecretaris moeten zijn bevraagd, maar dat is hier niet gebeurd. Het college vraagt daarnaast niet naar eventuele zakelijke e-mails die via privé e-mailaccounts zijn verstuurd. Ook heeft het college aangegeven dat ambtenaren van de gemeente handmatig de e-mails vanuit hun e-mailaccount moeten uploaden in een aan ‘Corsa’ gelinkt systeem, maar dat er vanuit kan worden gegaan dat dit gebeurt en dat alle e-mails dus in het systeem zijn terug te vinden. Echter, het college heeft ook gewezen op de als bijlage 10 van de openbaargemaakte stukken bijgevoegde e-mail waarin de betrokken ambtenaar zegt alle e-mailberichten te e-mailen aan de ambtenaar die het Wob-verzoek behandelt. Daarmee is niet gezegd dat die e-mails niet ook in ‘Corsa’ staan, maar het roept wel de vraag op of een zoekslag in dat systeem voldoende is om alle stukken waarom is verzocht, boven water te krijgen.
Eiser heeft bovendien aanknopingspunten aangedragen die erop wijzen dat het college over meer documenten beschikt dan die zijn gevonden. Zo heeft eiser bij zijn beroepschrift twee brieven aan de gemeente gevoegd (een handhavingsverzoek en ingebrekestelling die gaan over – kort gezegd – de omgevingsvergunning in kwestie) die niet bij de openbaar gemaakte documenten zitten. Desgevraagd heeft het college op de zitting aangegeven dat hij dit niet kan verklaren. Ook heeft eiser e-mails bijgevoegd tussen hem en de wethouders en een bij de omgevingsvergunning betrokken ambtenaar van de gemeente die niet bij openbaar te maken stukken zitten.”

6. De vraag die de rechtbank nu in dit beroep moet beantwoorden is of het college het bestreden besluit heeft genomen met inachtneming van deze uitspraak van de rechtbank. Eiser heeft verschillende beroepsgronden aangevoerd waarom de zoekslag nog steeds niet volledig is uitgevoerd en dat documenten ontbreken.

7. De rechtbank stelt allereerst vast dat in het bestreden besluit iedere motivering ontbreekt, zodat het is genomen in strijd met artikel 7:12 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Het beroep is daarom gegrond en de rechtbank vernietigt het bestreden besluit. De rechtbank ziet wel aanleiding om de rechtgevolgen van het vernietigde besluit in stand te laten. Hierna legt zij uit hoe zij tot dit oordeel komt.

8. De rechtbank heeft in haar uitspraak van 5 december 2022 geoordeeld dat de door het college verrichtte zoekslag op verschillende punten onvoldoende was. In het verweerschrift en op de zitting heeft het college alsnog toegelicht wat zij met dit oordeel van de rechtbank heeft gedaan en hoe er opnieuw is gezocht naar documenten die onder de reikwijdte van eisers Wob/Woo-verzoek vallen. Zo heeft het college gezocht in de (archiverings)systemen die haar ter beschikking staan: Open-wave, Corsa en Alfresco met de termen “ [termen] ” en “ [adres] ”. Daarbij heeft het college inzichtelijk toegelicht hoe het opslaan van documenten en e-mailberichten in deze systemen in zijn werk gaat. Verder is door het bestuurssecretariaat een zoekslag gedaan in de e-mailboxen van de drie wethouders, ook met de zoektermen “ [termen] ” en “ [adres] ” voor zover deze e-mailboxen niet verwijderd zijn omdat de betreffende wethouder niet langer werkzaam is bij de gemeente. Voor wat betreft de e-mailbox van een van deze wethouders geldt dat deze reeds verwijderd was omdat deze wethouder niet langer voor de gemeente werkzaam is. Bij deze wethouder is echter navraag gedaan over het verzoek van eiser. Dit alles heeft de e-mailwisseling tussen wethouders [A] en [B] opgeleverd, die bij het bestreden besluit alsnog openbaar is gemaakt. Andere berichten of documenten heeft deze zoekslag niet opgeleverd.
Over de e-mailboxen van de betrokken ambtenaren heeft het college uiteengezet dat met een IT-specialist is geprobeerd om de verwijderde e-mailboxen van medewerkers die niet langer werkzaam zijn bij de gemeente, te achterhalen, maar dat dit niet meer mogelijk is gebleken. Voor de toekomst is dit probleem ondervangen, omdat tegenwoordig een back-up wordt gemaakt van de e-mailboxen van collega’s die vertrekken, aldus het college. De e-mailboxen van medewerkers die nog wel bij de gemeente werken, zijn opnieuw doorzocht, maar deze zoekslag leverde geen nieuwe documenten op. Het college betreurt dat er geen e-mails zijn gevonden vanuit de gemeente aan het architectenbureau.

Tot slot heeft het college eiser in de gelegenheid gesteld om samen met een wethouder en een ambtenaar zelf in de systemen van de gemeente te zoeken. Hij mocht alle systemen doorzoeken met elke zoekterm die hij wenste. Ook dit heeft geen nieuwe documenten opgeleverd.

9. Eiser heeft er in zijn beroepsgronden in het bijzonder op gewezen dat documenten van de welstandscommissie ontbreken. Daarover heeft het college opgemerkt dat bij de zoekslagen die nu zijn verricht in haar eigen systemen er geen nieuwe documenten zijn gevonden van de welstandscommissie. De systemen van de welstandscommissie zelf berusten niet onder het college, omdat dit een onafhankelijk adviesorgaan is. Daarin kan het college dus niet zoeken.

10. De rechtbank komt tot de conclusie dat het college nu voldoende inzichtelijk heeft gemaakt welke zoekslagen zij heeft verricht om alle documenten boven water te krijgen. Het komt de rechtbank niet ongeloofwaardig voor dat er niet meer documenten zijn dan die openbaar zijn gemaakt. De gronden van eiser in dit beroep geven geen aanleiding daar anders over te oordelen. Op zitting heeft eiser ook erkend dat alles is gedaan om documenten boven water te krijgen.
Conclusie en gevolgen

Zoals hiervoor al is overwogen is het beroep gegrond en wordt het bestreden besluit vernietigd. Omdat de rechtbank de rechtsgevolgen van het vernietigde besluit in stand laat, hoeft het college geen nieuw besluit te nemen.

Omdat het beroep gegrond is moet het college het griffierecht aan eiser vergoeden. Eiser heeft geen proceskosten gemaakt die vergoed kunnen worden.

Beslissing

De rechtbank:

- verklaart het beroep gegrond;

- vernietigt het bestreden besluit van 24 januari 2023;

- bepaalt dat de rechtsgevolgen van het vernietigde besluit in stand blijven;

- bepaalt dat het college het griffierecht van € 184,- aan eiser moet vergoeden.

Deze uitspraak is gedaan door mr. J.H. Lange, rechter, in aanwezigheid van mr. M.L. Bressers, griffier. De uitspraak is uitgesproken in het openbaar op 7 november 2024.

griffier

De rechter is verhinderd deze uitspraak te ondertekenen.

Een afschrift van deze uitspraak is verzonden aan partijen op:

Informatie over hoger beroep

Een partij die het niet eens is met deze uitspraak, kan een hogerberoepschrift sturen naar de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State waarin wordt uitgelegd waarom deze partij het niet eens is met deze uitspraak. Het hogerberoepschrift moet worden ingediend binnen zes weken na de dag waarop deze uitspraak is verzonden. Kan de indiener de behandeling van het hoger beroep niet afwachten, omdat de zaak spoed heeft, dan kan de indiener de voorzieningenrechter van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State vragen om een voorlopige voorziening (een tijdelijke maatregel) te treffen.