3.2Het gaat in deze zaak om het volgende.
De maatschap bestaat uit een aantal kaakchirurgen. Zij voert een praktijk voor de behandeling van mondziekten en kaak- en aangezichtschirurgie. De maatschap is verbonden aan Alrijne.
Sinds 1977 heeft Alrijne mondhygiënisten in dienst. Zij draagt daarvoor de salariskosten. De mondhygiënisten verrichten werkzaamheden op diverse andere afdelingen van het ziekenhuis. Op enig moment heeft de maatschap kenbaar gemaakt gebruik te willen maken van een mondhygiëniste ten behoeve van haar patiënten. In 1984 hebben de maatschap en Alrijne mondeling afgesproken dat de maatschap de salariskosten van de mondhygiënisten boven de 0,6 fte aan Alrijne zou vergoeden.
Op 1 januari 2009 heeft de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) een nieuwe tariefbeschikking (nummer 5400-1900-09-01) ingevoerd ter zake van de tarieven voor zorgaanbieders die mondzorg leveren. Deze tariefbeschikking ging voor partijen in per 1 juli 2009. Voor dit geschil is van belang de declaratiecode 234003, die ziet op de kaakchirurgische consulten. Voor 2009 kon onder deze declaratiecode uitsluitend het honorariumdeel van de specialist (kaakchirurg) worden gedeclareerd. Met de inwerkingtreding van de tariefbeschikking in 2009 werd het mogelijk om daarnaast ook het kostendeel van het consult in rekening te brengen.
Naar aanleiding van deze tariefbeschikking zijn partijen in gesprek gegaan over het al dan niet handhaven van de afspraak dat de maatschap de salariskosten van de mondhygiënisten boven de 0,6 fteTE aan Alrijne zou vergoeden.
In het procesdossier bevinden zich enkele e-mails die op deze kwestie betrekking hebben.
- Bij e-mail van 10 augustus 2011 schrijft [lid maatschap 1] (lid van de maatschap) aan [teamleidster polikliniek] (sinds 2010 teamleider polikliniek MKA):
“Recentelijk hebben we van diverse patienten klachten gehad over de hoogte van de declaraties van het ziekenhuis voor controle-bezoeken bij de mondhygiënistes. (…)
Het eerste probleem is dat de patienten niet van deze nieuwe situatie op de hoogte waren en onverwacht een rekeningen ontvingen.
Het tweede probleem is dat een kosten-deel voor het ziekenhuis een nieuwe component in de samenstelling van de rekening was, hetgeen resulteerde in een flink hoger declaratie-bedrag.
Het derde probleem is dat voorafgaande aan die genoemde verandering de kaakchirurgen aan het ziekenhuis een vergoeding voor de activiteiten van de mondhygienistes betaalden, voor zover dat meer dan 0,6 fte aanstelling betrof. Nu declareert het ziekenhuis echter zelf een kosten-component, hetgeen de kaakchirurgen-bijdrage (van de laatste 2 jaren (= juli 2009 tot Aug 2011)) overbodig maakt.
Als oplossing van deze drie problemen stel ik het volgende voor:
1. We stellen een brief op voor de betreffende patientengroep om uit te leggen hoe de overheidsregelgeving de samenstelling van de declaratie bepaalt. (…)
2. De toegevoegde component van de ziekenhuis-kosten zijn hier niet te vermijden. Dus geldt ook hier in de zelfde brief als hier boven moet worden uitgelegd hoe de situatie is.
3. We kunnen niet anders dan concluderen dat de kaakchirurgen twee jaar lang ten onrechte een bijdrage aan het ziekenhuis hebben betaald voor de (meer dan 0,6 fte) mondhygiënisten-activiteiten. Er zijn nu twee mogelijkheden: a. de kaakchirurgen krijgen deze door het ziekenhuis aan hen in rekening gebrachte gelden terug, of b. het ziekenhuis betaalt de ziekenhuis-kosten-component door aan de kaakchirurgen (met terugwerkende kracht). (…)”
- Bij e-mail van 11 augustus 2011 [teamleidster polikliniek] reageert hierop als volgt: “Betreft punt 3 adviseer ik dat [naam] (…) dit opneemt met [ziekenhuis manager].”
- Bij e-mail van 29 juli 2013 schrijft [lid maatschap 1] aan [ziekenhuis manager]:
“Het is nu 4½ jaar geleden (1-1-2009)(tariefbeschikking 5400-1900-09-1) dat het declaratie systeem van ziekenhuizen veranderde.
Destijds door [oud teamleidster] al aangegeven dat de oude regeling van betaling door de Maatschap Kaakchirurgie niet meer van toepassing was, gezien de vergoeding die het ziekenhuis vanaf 1 Juli 2009 voor de werkzaamheden van onze mondhygiënisten ontvangt. Inmiddels loopt de rekening (schuld van het ziekenhuis aan de maatschap) nu 4½ jaar op. Gaarne zouden wij zien dat een en ander wordt aangepast en verrekend.
Zou u zo vriendelijk willen zijn dit op u te nemen?”
- Bij e-mail van 22 oktober 2013 schrijft [ziekenhuis manager] aan [lid maatschap 1]:
“Na mijn terugkeer van vakantie nu dan eindelijk mijn overzicht t.b.v. de verklaring van de kosten (en opbrengsten) van de mondhygiënistes.
Graag bespreek is dit overzicht met u (…).”
- Bij e-mail van 24 december 2013 schrijft [lid maatschap 1] aan [ziekenhuis manager]:
“Het is al weer 2 maanden geleden dat we overleg over de mondhygiënistes hadden.
U zou binnen drie weken met een voorstel komen.
We hebben echter nog geen bericht van u of gesprek met u gehad.
Zou u zo vriendelijk willen zijn dit op korte termijn (1e week jan) te plannen?”
- Bij e-mail van 4 februari 2014 schrijft [lid maatschap 1] aan [ziekenhuis manager]:
“We horen maar niet van u. Het probleem wordt alleen maar groter, nu inmiddels 5 jaren verstreken zijn sinds de systeem wijziging. (…)”
Per 1 januari 2014 is Alrijne gestopt met het doorbelasten van de salariskosten aan de maatschap. Daarna heeft het geschil zich toegespitst op de vraag of Alrijne de salariskosten over de periode 1 juli 2009 tot en met 31 december 2013 aan de maatschap moet terugbetalen.
- Bij e-mail van 6 juni 2014 heeft [ziekenhuis manager] aan de maatschap geschreven:
“De discussie omtrent de vergoedingen van de mondhygiënisten dient te worden afgerond. Vooralsnog stel ik voor dat wij (het ziekenhuis) de maatschap niet meer zullen belasten met deze kosten.
De mate waarin dit met terugwerkende kracht van toepassing kan zijn is helaas nog ongewis. In gesprek met de huidige controller van het ziekenhuis heb ik hier (nog) geen definitief antwoord op. Aangezien het proces al veel langer loopt dan gewenst, zal ik in de week van de 16e juni een gesprek laten arrangeren met de controller en de maatschap om hierover de laatste beslissing te kunnen nemen.”
- Bij e-mail van 22 april 2015 heeft [lid maatschap 2] (lid van de maatschap) het volgende aan [ziekenhuis manager] geschreven:
“Het is nu bijna 6 jaar geleden (1-1-2009 tariefbeschikking 5400-1900-09-01) dat het declaratiesysteem van ziekenhuizen veranderde.
Destijds is door onze toenmalige teamleider, [oud teamleidster], al aangegeven dat de oude regeling van betaling niet meer van toepassing was, door de vergoeding die het ziekenhuis vanaf 1 juli 2009 voor de werkzaamheden van onze mondhygiënistes ontvangt.
Daarom werd terecht de declaratie van het ziekenhuis aan onze maatschap per 1-1-2014 stopgezet. Maar de opgelopen rekening, wat het ziekenhuis aan de maatschap zou moeten betalen, nu 6 jaar. Waarvan 4,5 jaar ten onrechte aan de maatschap is gedeclareerd.
Graag willen wij dit op korte termijn afhandelen en verrekenen.
Dit hangt natuurlijk samen met je vertrek, hoezeer ook door ons betreurd.
Wil je dit afhandelen?”
- Bij e-mail van 22 juni 2015 heeft [lid maatschap 1] aan [voorzitter RvB] (voorzitter van de Raad van Bestuur) geschreven:
“Ik schrok zojuist van je opmerking dat we een conflict hebben.
Maar ik realiseerde me toen dat je refereerde aan de (gedurende 4,5 jaar) ten onrechte door de maatschap kaakchirurgie aan het ziekenhuis betaalde vergoedingen voor de mondhygiënistes. Er gaat een lange reeks (6 jaar) van e-mails (reminders) aan dit moment vooraf.
Het spijt me (ons) dat [ziekenhuis manager] je nooit heeft ingelicht over deze situatie.
Wij gaan er gewoon van uit dat het teveel betaalde aan de maatschap Kaakchirurgie wordt terug betaald.
Verder geen probleem, wat ons betreft.
Het spijt me dat je er nooit van op de hoogte was gesteld en dat je er kennelijk nu pas mee lastig gevallen wordt. (…)”
[ziekenhuis manager] en [manager finance] (destijds manager Finance & Control a.i.) hebben ten behoeve van de Raad van Bestuur een memo opgesteld d.d. 6 juli 2015 waarin een aantal voorstellen wordt gedaan voor (nadere) afspraken met de maatschap kaakchirurgie. In het memo komt ook het onderwerp van de mondhygiënistes aan de orde. Daarover staat er in het memo het volgende:
“Situatie:
De mondhygiënisten verlenen en registreren zorg (verrichtingen, 234003) onder naam van de kaakchirurgen. De maatschap kaakchirurgie ontvangt het HON deel van de opbrengsten. Het ziekenhuis krijgt het ziekenhuisdeel. Het gaat ongeveer om de volgende opbrengsten:
- HON deel € 175.000 op jaarbasis;
- ZHS deel € 155.000 op jaarbasis.
De huidige afspraak is dat 0.6 fte van de mondhygiënisten ten laste is voor het ziekenhuis en de rest wordt doorbelast aan de kaakchirurgie. In casus betreft dit 1,0 fte (van de 1,6 fte). Dit betreft ongeveer € 55.000,- aan personeelskosten (1,0 fte).
Vraagstuk 1 (verleden)
Volgens de maatschap is de doorbelasting niet terecht. (…)
Voorstel aan Raad van Bestuur
De verlening van de zorg wordt uitgevoerd door de mondhygiënisten. Een deel van deze opbrengsten (HON) komt ten goede van de maatschap. Het is derhalve terecht dat de maatschap hiervoor wordt doorbelast.
Omdat de kaakchirurgen reeds HON hierover ontvangen; voorstel om de doorbelasting (boven de 0.6 fte) per 1 januari te continueren totdat er een nieuwe (toekomstbestendige) afspraak is gemaakt.
Uit de gesprekken blijkt dat hier – in deze fase – geen overeenkomst over te verwachten is. Derhalve wordt voorgesteld om via mediation tot een overeenstemming te komen.”
Nader overleg tussen partijen heeft niet geleid tot terugbetaling van (een gedeelte van) het bedrag dat in de periode 1 juli 2009 tot 1 januari 2014 aan de maatschap is doorbelast aan salaris voor mondhygiënisten.