Uitspraak
beschikking
___________________________________________________________________
GERECHTSHOF AMSTERDAM
ONDERNEMINGSKAMER
zaaknummer: 200.267.458/01 OK
beschikking van de Ondernemingskamer van 30 april 2020
inzake
DE ONDERNEMINGSRAAD VAN DE STICHTING VU,
gevestigd te Amsterdam,
VERZOEKER,
advocaten:
mrs. R.S. de Vriesen
G.R.R. Cederburg, beiden kantoorhoudende te Amsterdam,
mrs. R.S. de Vriesen
G.R.R. Cederburg, beiden kantoorhoudende te Amsterdam,
t e g e n
de stichting
STICHTING VU,
gevestigd te Amsterdam,
VERWEERSTER,
advocaat:
mr. J.D.A. Domela Nieuwenhuis, kantoorhoudende te Amsterdam.
mr. J.D.A. Domela Nieuwenhuis, kantoorhoudende te Amsterdam.
1.Het verloop van het geding
1.1
In het vervolg zal verzoeker (ook) worden aangeduid met de ondernemingsraad en verweerster met de VU.
1.2
De ondernemingsraad heeft bij op 10 oktober 2019 ter griffie van de Ondernemingskamer ingekomen verzoekschrift met producties beroep ingesteld tegen het besluit van de VU van 10 september 2019 strekkende tot reorganisatie van de Faculteit Religie en Theologie (hierna: de FRT). De ondernemingsraad heeft verzocht, uitvoerbaar bij voorraad, voor recht te verklaren dat de VU niet in redelijkheid tot het reorganisatiebesluit heeft kunnen komen en bij wijze van voorziening de VU te gebieden voornoemd besluit in te trekken, de VU te verbieden handelingen te verrichten ter uitvoering van het besluit, de VU te gebieden de gevolgen van de reeds verrichte uitvoering ongedaan te maken en tevens de VU te verplichten tot intrekking van de aan de betrokken medewerkers overhandigde/toegezonden brieven van 21 januari 2019 en 15 februari 2019 met verwijzing naar de uitspraak van de Ondernemingskamer op de website van de FRT, een en ander op straffe van een dwangsom en met veroordeling van de VU in de proceskosten en met verzoek aan de Ondernemingskamer eventuele andere maatregelen te nemen die zij gezien de situatie geraden acht. De ondernemingsraad heeft voorts verzocht bij wege van voorlopige voorziening de VU te verbieden uitvoeringshandelingen te verrichten of te doen verrichten en een persoon te benoemen tot (1) het instellen van een onderzoek naar de gang van zaken van de FRT vanaf medio 2017 naar de in de adviesaanvraag van 1 maart 2019 en het reorganisatieplan genoemde onderwerpen en (2) het opstellen van een herstelplan zoals bedoeld in de brief van de ondernemingsraad van 22 februari 2019.
1.3
De VU heeft bij op 24 december 2019 ter griffie van de Ondernemingskamer ingekomen verweerschrift met producties de Ondernemingskamer geconcludeerd tot afwijzing van het verzoek.
1.4
Het verzoek is behandeld ter openbare terechtzitting van de Ondernemingskamer van 16 januari 2019. Bij die gelegenheid hebben de advocaten de standpunten van de onderscheiden partijen toegelicht aan de hand van – aan de Ondernemingskamer en de wederpartij overgelegde – aantekeningen en wat mr. De Vries en mr. Cederburg betreft onder overlegging van op voorhand aan de Ondernemingskamer en de wederpartij gezonden nadere producties. De ondernemingsraad heeft ter zitting het verzoek gewijzigd respectievelijk verminderd; hij heeft het verzoek de VU te verplichten tot intrekking van de aan de betrokken medewerkers overhandigde/toegezonden brieven in die zin aangevuld dat dit ook betrekking heeft op de verzonden brief van 27 november 2019 en daarnaast het verzoek tot een kostenveroordeling ingetrokken. Partijen en hun advocaten hebben vragen van de Ondernemingskamer beantwoord en inlichtingen verstrekt. Ter zitting is de mogelijkheid van mediation ter sprake geweest. De uitspraak is op verzoek van partijen aangehouden om te bezien of mediation ertoe zou leiden dat een uitspraak niet langer gewenst was.
1.5
Bij e-mail van 15 februari 2020 is van de kant van mr. Domela Nieuwenhuis bericht dat de VU uitspraak wenst.
2.De vaststaande feiten
2.1
De stichting VU is de rechtspersoon waarbinnen de Vrije Universiteit Amsterdam haar werkzaamheden verricht. Het bestuur van de VU wordt gevormd door het College van Bestuur (hierna: het CvB). Binnen de VU zijn er diverse faculteiten. Eén daarvan is de FRT. Het belangrijkste bestuursorgaan binnen de FRT is het uit drie leden bestaande Faculteitsbestuur (hierna: het FB). Voorzitter van het FB en decaan van de FRT is [A] .
2.2
De ondernemingsraad, die 21 leden heeft, is ingesteld voor de VU en opereert derhalve op het niveau van het CvB. De ondernemingsraad heeft een uit 3 leden bestaand dagelijks bestuur. Voorzitter is [B] . Op het niveau van het FB zijn twee medezeggenschapsorganen ingesteld: de Facultaire Studentenraad (als onderdeel van de Universitaire Studentenraad, hierna: de FSR), waarin drie studenten zitting hebben, en de Onderdeelcommissie (als onderdeel van de ondernemingsraad, hierna: de ODC) die uit 7 medewerkers bestaat. De ODC heeft tot taak als overlegorgaan te fungeren tussen het FB en de medewerkers van de FRT over aangelegenheden die het FRT betreffen, voor zover die niet in overleg met de ondernemingsraad worden behandeld. Voorzitter van de ODC is [C] . Tezamen vormen FSR en ODC de Gezamenlijke Vergadering van de faculteit (hierna: de GV). De GV voert regelmatig overleg met het FB.
2.3
De inrichting van de medezeggenschap is vastgelegd in verschillende wettelijke, universitaire en facultaire regelingen. Tussen de ondernemingsraad en het CvB geldt een convenant van 23 mei 2007 getiteld “
Aspecten bij reorganisaties: een stappenplan” (hierna: het Stappenplan). Het Stappenplan is een ondernemingsovereenkomst in de zin van artikel 32 lid 2 WOR. Het Stappenplan kent, voorafgaand aan stap 8: Adviesaanvraag ondernemingsraad door het CvB, de volgende stappen:
Aspecten bij reorganisaties: een stappenplan” (hierna: het Stappenplan). Het Stappenplan is een ondernemingsovereenkomst in de zin van artikel 32 lid 2 WOR. Het Stappenplan kent, voorafgaand aan stap 8: Adviesaanvraag ondernemingsraad door het CvB, de volgende stappen:
Stap 1: Opstelling van een voorgenomen reorganisatieplan/schatting kosten (door, voor zover hier van belang, een faculteitsbestuur, in het Stappenplan verder ‘de eenheid’ genoemd),
Stap 2: Goedkeuring voorgenomen reorganisatieplan (door het CvB),
Stap 3: Lokaal Overleg en ondernemingsraad schriftelijk in kennis stellen van de voorgenomen reorganisatie (door het CvB),
Stap 4: Opstelling reorganisatie- en personeelsplan (door de eenheid),
Stappen 5a en 5b: Raadpleging betrokken medewerkers over reorganisatieplan (5a) en personeelsplan (5b) (door de eenheid),
Stap 6: Ter goedkeuring voorleggen van reorganisatie- en personeelsplan aan het CvB (door de eenheid),
Stap 7: Vaststelling reorganisatie- en personeelsplan/voorgenomen besluit reorganisatie (door het CvB).
Bij stap 1 staat in het Stappenplan onder meer:
“
Op decentraal niveau hebben de Onderdeelcommissies formeel geen adviesbevoegdheid bij reorganisaties, daar dit is voorbehouden aan de Ondernemingsraad. Desondanks wordt het raadzaam geacht de decentrale medezeggenschap te betrekken bij de plannen. De inhoudelijke inbreng van medewerkers is van onschatbare waarde, en er wordt tegelijkertijd gewerkt aan het creëren van het noodzakelijke draagvlak voor de beoogde veranderingen.
Op decentraal niveau hebben de Onderdeelcommissies formeel geen adviesbevoegdheid bij reorganisaties, daar dit is voorbehouden aan de Ondernemingsraad. Desondanks wordt het raadzaam geacht de decentrale medezeggenschap te betrekken bij de plannen. De inhoudelijke inbreng van medewerkers is van onschatbare waarde, en er wordt tegelijkertijd gewerkt aan het creëren van het noodzakelijke draagvlak voor de beoogde veranderingen.
(…)
In algemene zin kan niet worden aangegeven op welk moment de betrokken personeelsleden over de plannen kunnen worden geïnformeerd. Te vroeg te veel bekend maken, kan onnodige onrust veroorzaken, te laat informeren is ook onverstandig omdat daarmee wantrouwen kan groeien en het creëren van draagvlak voor de veranderingen wordt bemoeilijkt. Van belang is vooral de medewerkers tijdig te informeren en openheid te betrachten, zodat men zich niet overvallen voelt.”
2.4
Op 7 december 2017 hebben de medewerkers van de FRT het Strategisch Plan 2018-2020 “
de Faculteit xyz – Engaged Scholarship” in concept ontvangen (hierna: het Strategisch Plan). Daarbij is van de kant van het FB gemeld dat het Strategisch Plan te zijner tijd ter instemming zal worden voorgelegd aan de GV. In het plan staat in de inleiding dat het opnieuw doordenken door de faculteit van haar profiel en strategie is uitgemond in de keuze voor een nieuwe naam, een duidelijke profilering voor studentenwerving en publiekscampagnes en concrete strategische acties om de faculteit te versterken. Een en ander wordt in het plan verder uitgewerkt. Inkrimping van het personeelsbestand is in het plan niet aan de orde. In het plan wordt ook ingegaan op de financiële situatie; doelstelling 30 luidt dat de faculteit in 2020 een gezonde financieringsmix en weerstandsvermogen heeft. In de begeleidende e-mail staat dat over het plan zal worden gesproken op een facultaire middag op 14 december 2017, en voorts:
de Faculteit xyz – Engaged Scholarship” in concept ontvangen (hierna: het Strategisch Plan). Daarbij is van de kant van het FB gemeld dat het Strategisch Plan te zijner tijd ter instemming zal worden voorgelegd aan de GV. In het plan staat in de inleiding dat het opnieuw doordenken door de faculteit van haar profiel en strategie is uitgemond in de keuze voor een nieuwe naam, een duidelijke profilering voor studentenwerving en publiekscampagnes en concrete strategische acties om de faculteit te versterken. Een en ander wordt in het plan verder uitgewerkt. Inkrimping van het personeelsbestand is in het plan niet aan de orde. In het plan wordt ook ingegaan op de financiële situatie; doelstelling 30 luidt dat de faculteit in 2020 een gezonde financieringsmix en weerstandsvermogen heeft. In de begeleidende e-mail staat dat over het plan zal worden gesproken op een facultaire middag op 14 december 2017, en voorts:
“
Na de 14e, en alle stemmen gehoord en afgewogen hebbend, zal het faculteitsbestuur waar nodig het document aanscherpen en vervolgens de nodige besluiten nemen om vervolgstappen te kunnen zetten. Dan zal ook de formele instemming van de medezeggenschap gevraagd worden op die punten waar dat van belang is. Voor dit moment ligt de nadruk nog op de informele medezeggenschap van de hele facultaire gemeenschap.”
Na de 14e, en alle stemmen gehoord en afgewogen hebbend, zal het faculteitsbestuur waar nodig het document aanscherpen en vervolgens de nodige besluiten nemen om vervolgstappen te kunnen zetten. Dan zal ook de formele instemming van de medezeggenschap gevraagd worden op die punten waar dat van belang is. Voor dit moment ligt de nadruk nog op de informele medezeggenschap van de hele facultaire gemeenschap.”
Instemming van de medezeggenschap met het Strategisch Plan is nadien niet verzocht. Bij brief van 22 januari 2018 aan (onder anderen) de medewerkers heeft het FB laten weten dat het op 18 januari 2018 heeft gesproken over de reacties, heeft geconstateerd dat er brede steun is voor de voorgestelde koers en heeft besloten dat deze in de komende jaren leidend zal zijn.
2.5
Op 6 december 2018 heeft het FB de ODC tijdens een informeel overleg op de hoogte gesteld van een voorgenomen reorganisatie bij de FRT. Tijdens een overlegvergadering op 20 december 2018 heeft het FB wederom gemeld dat een reorganisatie bij FRT ophanden is.
2.6
Op 2 januari 2019 heeft het ODC laten weten voorshands niet in te stemmen met de hoofdlijnen van de begroting van 2019 en met het jaarplan 2019. De ODC had een aantal vragen, onder meer over de realiteitszin van verschillende scenario’s, en drong aan op een voorzichtige begroting.
2.7
Bij e-mail van 16 januari 2019 heeft het FB een concept-reorganisatieplan aan de ODC en de FSR toegestuurd, met daarin een tijdpad voor de voorgenomen reorganisatie. In de e-mail heeft [A] gemeld dat de direct betrokkenen en de staf als geheel op 21 januari 2019 zullen worden geïnformeerd over de voorgenomen reorganisatie en dat de ODC met eventuele vragen of reacties altijd bij hem kan aankloppen.
2.8
De ODC heeft het concept-reorganisatieplan op 17 januari 2019 doorgestuurd naar de ondernemingsraad. Bij brief van 18 januari 2019 heeft de ondernemingsraad het CvB geschreven dat op meerdere onderdelen van het Stappenplan wordt afgeweken, onder andere omdat de ODC niet betrokken is bij het opstellen van het concept-reorganisatieplan en het bijbehorende personeelsplan ontbreekt. De ondernemingsraad heeft het CvB verzocht de voorgenomen reorganisatie uit te stellen totdat alle stappen zijn doorlopen en af te zien van het informeren van de mogelijk boventallige medewerkers op 21 januari 2019.
2.9
In een gesprek en bij brief van 21 januari 2019 heeft het FB de betrokken medewerkers onder meer het volgende bericht:
“
Tot onze grote spijt hebben we je zojuist moeten meedelen dat de faculteit het voornemen heeft tot het doorvoeren van een reorganisatie in 2019.
Tot onze grote spijt hebben we je zojuist moeten meedelen dat de faculteit het voornemen heeft tot het doorvoeren van een reorganisatie in 2019.
Jouw positie (…) zal in het reorganisatieplan worden opgeheven. Met het opheffen van de functie word je naar verwachting met ingang van 1 mei met ontslag bedreigd.
In de bijlagen tref je het reorganisatieplan en het anonieme personeelsplan. Je wordt in de gelegenheid gesteld om je reactie op het reorganisatieplan en de personele gevolgen kenbaar te maken (artikel 9.7 CAO[de CAO Nederlandse Universiteiten, hierna: CAO NU, opm. OK
]). Je reactie kun je tot4 februari 2019schriftelijk gericht aan het faculteitsbestuur geven
]). Je reactie kun je tot4 februari 2019schriftelijk gericht aan het faculteitsbestuur geven
Het voornemen tot reorganisatie wordt, tezamen met de verzamelde reacties van de medewerkers, door het faculteitsbestuur aan het College van Bestuur voorgelegd.
Het College zal een voorgenomen besluit tot reorganisatie nemen en ter advisering aan de ondernemingsraad voorleggen. De ondernemingsraad zal vervolgens advies geven op het reorganisatieplan.
(…)
Wij wensen je veel sterkte toe bij het verwerken van deze verdrietige mededeling.(…)”
2.1
Op 22 januari 2019 is het CvB akkoord gegaan met het concept-reorganisatieplan. Bij brief van 23 januari 2019 heeft het CvB de ondernemingsraad formeel op de hoogte gesteld van het voornemen tot reorganisatie van de FRT.
2.11
Op 25 januari 2019 heeft een overleg plaatsgevonden tussen afgevaardigden van de ondernemingsraad, de ODC, het CvB en het FB. Onder meer is in dit overleg aan de orde geweest of het Stappenplan al dan niet (correct) is doorlopen.
2.12
Op 29 januari 2019 is een artikel over de voorgenomen reorganisatie binnen de FRT verschenen in Advalvas, het (online) magazine voor medewerkers en studenten van de VU. Daarin wordt vermeld dat ook medewerkers zullen worden ontslagen en dat het om negen medewerkers zou gaan.
2.13
Bij brief van 29 januari 2019 van het FB aan de ODC heeft het FB aanvullende informatie verstrekt over de effecten van een beleid gebaseerd op natuurlijk verloop in vergelijking met een voorgenomen reorganisatie. Het FB schreef dat de optie om via natuurlijk verloop tot transitie te komen voor het FB niet realistisch was omdat het niet leidt tot het realiseren van de vastgestelde strategie en het herstel van de reserve te beperkt is zodat ook de financiële duurzaamheid niet wordt gerealiseerd.
2.14
Bij brief van 31 januari 2019 aan het CvB heeft de ondernemingsraad zich in antwoord op de brief van 23 januari 2019 op het standpunt gesteld dat de reorganisatie binnen het FRT al in gang lijkt te zijn gezet waardoor belangrijke regelgeving (Stappenplan en de CAO NU) niet in acht is genomen en verzocht het reorganisatieproces te stoppen.
2.15
Bij e-mail van 31 januari 2019 heeft de ODC het concept-personeelsplan ontvangen. Bij brief van 1 februari 2019 aan het FB heeft de ODC daarop en op het concept-reorganisatieplan gereageerd en op inhoudelijke en procedurele gronden bezwaar gemaakt tegen de voorgenomen reorganisatie. De ODC heeft onder meer geschreven te erkennen dat de faculteit financieel in zwaar weer terecht is gekomen, maar ten zeerste te betwijfelen of de weg die het FB nu bewandelt de problemen oplost. De ODC heeft haar standpunt van een toelichting voorzien en het FB verzocht het plan in te trekken en het proces opnieuw te doorlopen.
2.16
Op 6 februari 2019 heeft een overlegvergadering plaatsgevonden tussen de ondernemingsraad en het CvB. Zowel de ondernemingsraad als het CvB hebben hun standpunten gehandhaafd.
2.17
Bij brief van 8 februari 2019 heeft het CvB de brief van de ondernemingsraad van 31 januari 2019 beantwoord en onder meer geschreven van mening te zijn dat het Stappenplan bij reorganisaties door zowel de faculteit als door het CvB wordt gevolgd.
2.18
Op 13 en 14 februari 2019 heeft [A] aan [C] , respectievelijk de ODC verzocht geen mededelingen te doen aan de medewerkers van de FRT over de reorganisatie. De ODC heeft hieraan geen gehoor gegeven en bij brief van 14 februari 2019 de medewerkers bericht dat zij het reorganisatieplan onvoldoende onderbouwd acht en er niet van overtuigd is dat de procedures zorgvuldig zijn nageleefd.
2.19
Bij brief van 15 februari 2019 aan de met ontslag bedreigde medewerkers heeft het FB onder meer het volgende bericht:
“
We bevestigen hierbij allereerst nadrukkelijk dat er nog geen sprake is van een formele ontslagdreiging in de zin van artikel 9.11 van de CAO NU.
We bevestigen hierbij allereerst nadrukkelijk dat er nog geen sprake is van een formele ontslagdreiging in de zin van artikel 9.11 van de CAO NU.
We hebben omwille van de zorgvuldigheid jegens onze medewerkers ervoor gekozen jullie als eerste te informeren. Dit hebben we gedaan in een persoonlijk gesprek en (…), om misverstanden te voorkomen, hebben we deze informatie uit dat gesprek ook op schrift aan je meegegeven.
Wat de fasering betreft: eerst zal nu het College van Bestuur een voorgenomen besluit moeten nemen op grond waarvan het een adviesaanvraag indient bij de ondernemingsraad. Dat advies wordt betrokken bij het uiteindelijke besluit van het College van Bestuur, waarbij het voorgenomen besluit – al dan niet gewijzigd – definitief wordt gemaakt of eventueel zelfs wordt ingetrokken. Wanneer het College van Bestuur een definitief besluit heeft genomen, volgt een formele brief waarin de ontslagdreiging wordt meegedeeld. Dan begint de ontslagbeschermingstermijn van 10 maanden als bedoeld in artikel 9.11 lid 1 van de CAO. Indien het uiteindelijke Reorganisatiebesluit niet leidt tot verval van jouw functie, zal dit uiteraard ook schriftelijk aan jou worden bevestigd. De in de brief genoemde datum van 1 mei hangt samen met de snelheid en geplande voortgang van dit proces.
De brief van 21 januari jl. was bedoeld als een zorgvuldige vooraankondiging om te voorkomen dat je op andere wijze op de hoogte zou raken van de plannen en met het oog op het verkrijgen van de inbreng van alle betrokkenen met betrekking tot die plannen.(…)”
2.2
Op 20 februari 2019 heeft het FB gereageerd op brief van de ODC van 1 februari 2019. Het FB heeft een inhoudelijke reactie gegeven en niet ingestemd met het verzoek het plan in te trekken.
2.21
Bij brief van 22 februari 2019 heeft de ondernemingsraad het CvB verzocht de brieven van 21 januari 2019 en 15 februari 2019 in te trekken en de aanbeveling gedaan een onafhankelijke commissie een herstelplan voor de FRT te laten ontwikkelen.
2.22
Op 26 februari 2019 heeft het CvB een voorgenomen besluit tot reorganisatie van de FRT genomen. Bij brief van 28 februari 2019 is de ondernemingsraad hiervan op de hoogte gesteld. In deze brief heeft het CvB de ondernemingsraad tevens laten weten geen onafhankelijke commissie als bedoeld door de ondernemingsraad in te stellen en niet over te gaan tot intrekking van de brieven van 21 januari 2019 en 15 februari 2019.
2.23
Op 1 maart 2019 heeft het CvB de ondernemingsraad advies gevraagd over het voorgenomen besluit tot reorganisatie van de FRT. Bij de adviesaanvraag zijn het – door het FB aan het CvB aangeboden – reorganisatieplan en het personeelsplan gevoegd. In het reorganisatieplan staat onder meer dat het in het Strategisch Plan 2018-2020 ging om een inhoudelijke en groeigerichte transitie, maar dat duidelijk was dat de financiële kwetsbaarheid zou moeten worden opgelost. Beoogd werd langs drie inhoudelijke lijnen (verhoging van de instroom van studenten, verbetering van de promotierendementen en verbetering van de zogenaamde valorisatie-inkomsten) toe te werken naar een inhoudelijk en financieel gezonde toekomst, maar bij het vaststellen van de financiële kaders voor 2019 werd duidelijk dat de financiële kwetsbaarheid zeer urgent was. Uiteindelijk werd duidelijk dat een beperkte reorganisatie onvermijdelijk zou zijn. In het reorganisatieplan staat voorts dat een drietal overwegingen voor het FB leidend is geweest in het plan: 1) disciplinaire onevenwichtigheid, 2) onevenwichtigheid van taakbelasting en werkdruk en 3) financiële kwetsbaarheid. In § 4, de financiële paragraaf, staat dat acht medewerkers, samen 6,75 FTE, door de reorganisatie “ontslagbedreigd” raken. Naar verwachting kan hiervan 2 FTE worden herplaatst en ontstaat daarnaast een nieuwe vacature van 0,75 FTE. In een tabel aan het slot (onder 7 ‘Tijdpad”) staat dat in de periode 21 januari 2019 tot 4 februari 2019 afstemming met de ODC heeft plaatsgevonden.
2.24
Op 4 maart 2019 heeft het GV het FB medegedeeld dat zij (unaniem) niet kan instemmen met de hoofdlijnen van de begroting 2019. Het GV heeft, onder voorwaarden, op 11 juni 2019 alsnog ingestemd met de hoofdlijnen van de begroting. De voorwaarden betroffen een vacaturestop c.q. zeer restrictief aanstellingsbeleid en een niet groeiende formatie gefinancierd uit de eerste geldstroom.
2.25
Op 2 mei 2019 heeft de ondernemingsraad een conceptadvies vastgesteld, waarvan hij kennis heeft gegeven aan het CvB. De adviesaanvraag en het conceptadvies zijn op 8 mei 2019 in een overlegvergadering besproken. Partijen zijn er niet in geslaagd hun geschilpunten ten aanzien van het gevolgde adviestraject en het reorganisatieproces bij te leggen. Op 22 mei 2019 heeft het CvB de vragen van de ondernemingsraad in het conceptadvies beantwoord en de ondernemingsraad gevraagd een definitief advies uit te brengen.
2.26
Op 24 juni 2019 heeft de ondernemingsraad een negatief advies uitgebracht.
2.27
Bij brief van 27 juni 2019 heeft het CvB op het negatieve advies gereageerd en daarbij voorgesteld nogmaals overleg te voeren over de inhoud. Op 10 juli 2019 heeft een overleg plaatsgevonden tussen een delegatie van de ondernemingsraad en een delegatie van het CvB. Bij e-mail van 15 juli 2019 zijn de op 10 juli 2019 gemaakte afspraken tussen de ondernemingsraad en het CvB bevestigd. Deze houden onder meer in dat de ondernemingsraad zal specificeren welke informatie (waaronder de business case en financiële onderbouwing) hij nog wenst te ontvangen, de ondernemingsraad zal op basis daarvan gespreken voeren met de rector en de dienst financiën, de ondernemingsraad zal zich op basis van de gesprekken en de ontvangen informatie in zijn vergadering van 4 september 2019 beraden op het advies van 24 juni 2019 en besluiten tot een nieuw advies, dan wel het al dan niet wijzigen van zijn eerdere advies en het CvB zo spoedig mogelijk daarover informeren. Het CVB zal tot die tijd geen besluit nemen over de reorganisatie. Op 17 juli 2019 heeft opnieuw overleg plaatsgevonden tussen een delegatie van de ondernemingsraad en een delegatie van het CvB. Op 25 juli 2019 is een schriftelijk weergave opgesteld van de hoofdlijnen van het gesprek op 17 juli 2019, op basis van de ten behoeve van dat gesprek opgestelde vragenlijst van de ondernemingsraad.
2.28
Op 29 augustus 2019 hebben de ondernemingsraad en de ODC het CvB een alternatief reorganisatieplan aangeboden. Inzet was gedwongen ontslagen te voorkomen door middel van natuurlijk verloop.
2.29
Bij e-mail van 3 september 2019 heeft het CvB een reactie op het alternatief reorganisatieplan aan de ondernemingsraad gestuurd en daarbij onder meer geschreven:
“
Op 27 juni hebben we aangegeven dat “gezien het tijdsverloop tussen de adviesaanvraag en uw advies, het onze voorkeur heeft om op korte termijn overleg te voeren zodat vóór medio juli ofwel opnieuw advies door u kan worden uitgebracht, dan wel het CvB een besluit kan nemen.”
Op 27 juni hebben we aangegeven dat “gezien het tijdsverloop tussen de adviesaanvraag en uw advies, het onze voorkeur heeft om op korte termijn overleg te voeren zodat vóór medio juli ofwel opnieuw advies door u kan worden uitgebracht, dan wel het CvB een besluit kan nemen.”
Vervolgens hebben we twee keer uitvoerig met elkaar gesproken. Daarbij is afgesproken dat u kort na uw vergadering van 4 september a.s. uw (herziene) advies zult geven.
Op 29 augustus j.l. dient u een alternatief reorganisatieplan in en op basis van de reactie van het [CvB] wilt u vervolgens tot een definitieve standpuntbepaling komen. Door deze gang van zaken voelden wij ons enigszins overvallen omdat we een ander beeld hebben van onze afspraken en een (gewijzigd) advies verwachtten. Niettemin zullen we inhoudelijk op uw plannen reageren. Bijgaand treft u onze inhoudelijke reactie waarvan de conclusie is dat dit geen wijzigingen aanbrengt in het door ons voorgenomen reorganisatieplan.
Wij verzoeken u om vóór het einde van de week – op basis van onze inhoudelijke argumentatie – een gewijzigd advies uit te brengen dan wel aan te geven dat u uw negatieve advies handhaaft. Op basis van dit advies zullen wij een besluit nemen.”
In de reactie op het alternatief reorganisatieplan staat onder meer:
“
Puur getalsmatig leidt[de optie van natuurlijk verloop, aanvulling OK]
over een aantal jaren inderdaad mogelijk tot dezelfde reductie, maar daarmee wordt de mismatch in expertise en competenties en dus taakbelasting alleen maar groter, de transitie die de faculteit doormaakt wordt afgeremd, en de financiële problematiek op de langere baan wordt geschoven waardoor de faculteit haar reserves totaal opgebruikt en technisch failliet gaat.
Puur getalsmatig leidt[de optie van natuurlijk verloop, aanvulling OK]
over een aantal jaren inderdaad mogelijk tot dezelfde reductie, maar daarmee wordt de mismatch in expertise en competenties en dus taakbelasting alleen maar groter, de transitie die de faculteit doormaakt wordt afgeremd, en de financiële problematiek op de langere baan wordt geschoven waardoor de faculteit haar reserves totaal opgebruikt en technisch failliet gaat.
Ook bij de redeneringen per vakgroep moeten nog een paar opmerkingen worden gemaakt. (…) De door de ODC genoemde reductie met 6.3 fte omvat verschillende functies die direct herbezet moeten worden.
Al met al geeft deze notitie van de ODC blijk van een positieve betrokkenheid bij de faculteit. Zij bevat echter – mede door enkele misvattingen – geen dusdanig ander perspectief dat het CvB geneigd zou zijn het reorganisatievoorstel in te trekken of aan te passen. Het voorstel van de ODC geeft geen ruimte tot versterking van de vakgebieden die nu te kwetsbaar zijn. Bovendien geeft het voorstel onvoldoende financieel herstel op de korte termijn. (…)”
2.3
Bij brief van 5 september 2019 heeft de ondernemingsraad het CvB bericht op dat moment geen aanleiding te hebben het negatief advies aan te passen en aangekondigd dat hij het redelijkerwijs noodzakelijk acht een financieel deskundige in te huren ( [D] ) en ervan uit te gaan dat het CvB vooralsnog niet zal overgaan tot het nemen van een definitief besluit.
2.31
Op 10 september 2019 heeft het CvB het besluit genomen tot reorganisatie van de FRT, conform de adviesaanvraag en derhalve in afwijking van het advies van de ondernemingsraad. Het CvB heeft dit bij brief van 11 september 2019 aan de ondernemingsraad laten weten en daarbij geschreven dat verder uitstel van de besluitvorming niet meer mogelijk is en dat het voor alle betrokkenen – waaronder natuurlijk de medewerkers van de FRT – noodzakelijk is om een duidelijk besluit voor de toekomst te krijgen. Het CvB schreef dat het sociaal plan reeds is overeengekomen met de vakorganisaties en klaarligt voor uitvoering, dat de voortdurende onzekerheid bovendien binnen de faculteit zijn tol begint te eisen en dat het financiële tekort daarnaast elke maand oploopt. Het CvB schreef er alles aan te hebben gedaan gedwongen ontslagen te voorkomen maar dat dit helaas onvermijdelijk is gebleken, dat de voortdurende onzekerheid voor de medewerkers nu moet worden weggenomen en dat een nieuw financieel advies van de recent door de ondernemingsraad ingeschakelde adviseur daar geen verandering in zal kunnen brengen. Omdat het besluit afwijkt van het advies, heeft het CvB een nadere onderbouwing van zijn besluit gegeven, deels door verwijzing naar eerder gewisselde schriftelijke stukken. In de brief staat voorts:
“
Wij hebben eerder al aangegeven dat de reorganisatie primair een inhoudelijke focus heeft waarbij het gaat om het realiseren van de strategische doelen van de faculteit, dat wil zeggen het versterken van de combinatie van academische kwaliteit, levensbeschouwelijke betrokkenheid en maatschappelijke relevantie. Die transitie vereist menskracht, inzetbaarheid en expertise die niet voldoende aanwezig is. Tegelijkertijd is bij een deel van de formatie structurele onderbelasting geconstateerd. Naast de inhoudelijke mismatch is er dus sprake van een ongelijke werkdrukverdeling. De noodzakelijke transitie duldt geen uitstel door de financiële situatie van de universiteit. De motieven voor de reorganisatie zijn dus primair inhoudelijk, maar de urgentie is tegelijkertijd financieel van aard.”
Wij hebben eerder al aangegeven dat de reorganisatie primair een inhoudelijke focus heeft waarbij het gaat om het realiseren van de strategische doelen van de faculteit, dat wil zeggen het versterken van de combinatie van academische kwaliteit, levensbeschouwelijke betrokkenheid en maatschappelijke relevantie. Die transitie vereist menskracht, inzetbaarheid en expertise die niet voldoende aanwezig is. Tegelijkertijd is bij een deel van de formatie structurele onderbelasting geconstateerd. Naast de inhoudelijke mismatch is er dus sprake van een ongelijke werkdrukverdeling. De noodzakelijke transitie duldt geen uitstel door de financiële situatie van de universiteit. De motieven voor de reorganisatie zijn dus primair inhoudelijk, maar de urgentie is tegelijkertijd financieel van aard.”
2.32
Op 13 september 2019 hebben de leden van de GV een conceptbegroting FRT voor de jaren 2020 tot en met 2024, met toelichting, van het FB ontvangen. De conceptbegroting laat zowel zonder als met een reorganisatie een positief resultaat zien voor de FRT.
2.33
Bij e-mail van 17 september 2019 aan het FB heeft de ODC om nader overleg verzocht naar aanleiding van de conceptbegroting 2020-2024. Bij e-mail van 18 september 2019 heeft het FB onder meer geschreven dat de reorganisatie geen bespreekonderwerp is tussen ODC en FB omdat de ondernemingsraad hierover met het CvB spreekt en dat een apart gesprek over de begroting tussen de ODC en FB, zonder FSR minder gepast lijkt omdat dit een GV-aangelegenheid is. Hierop is nadere correspondentie gevolgd. Op de vraag van FSR en ODC bij brief van 19 september 2019 hoe het positieve resultaat in de conceptbegroting zich verhoudt tot het reorganisatieplan, heeft het FB bij brief van 20 september 2019 onder meer geschreven:
“
Voor de begroting als zodanig is het goed om te beseffen dat deze bijgestelde prognoses vooral effect hebben op de VUSAM-inkomsten[het interne verdeelmodel van de VU, opmerking OK]
en de prognoses. In de toelichting (…) is gedetailleerd weergegeven dat de toewijzingen ongeveer k€ 500 hoger zijn dan in de vorige begroting en dat ook de externe baten toenemen. (…) Bij de externe baten staan er meestal ook meer kosten tegenover. Het netto-effect van het geheel (voor verwerking effect reorganisatie) is een nul-begroting voor 2020 en een nog volstrekt onvoldoende reserve. Dat laat zien dat de omstandigheden wat gunstiger zijn en ook dat het facultaire beleid vruchten begint af te werpen, maar ook dat duidelijke keuzes en voorzichtig beleid nog steeds noodzakelijk zijn, ook omdat onze reserves nog steeds veel te klein zijn. (…)
Voor de begroting als zodanig is het goed om te beseffen dat deze bijgestelde prognoses vooral effect hebben op de VUSAM-inkomsten[het interne verdeelmodel van de VU, opmerking OK]
en de prognoses. In de toelichting (…) is gedetailleerd weergegeven dat de toewijzingen ongeveer k€ 500 hoger zijn dan in de vorige begroting en dat ook de externe baten toenemen. (…) Bij de externe baten staan er meestal ook meer kosten tegenover. Het netto-effect van het geheel (voor verwerking effect reorganisatie) is een nul-begroting voor 2020 en een nog volstrekt onvoldoende reserve. Dat laat zien dat de omstandigheden wat gunstiger zijn en ook dat het facultaire beleid vruchten begint af te werpen, maar ook dat duidelijke keuzes en voorzichtig beleid nog steeds noodzakelijk zijn, ook omdat onze reserves nog steeds veel te klein zijn. (…)
Ten overvloede hier ook een toelichtende opmerking over de relatie tot de reorganisatie: ook bij deze verbeterde vooruitzichten is het herstel te traag en is de noodzakelijke ruimte om te investeren in voor de faculteit essentiële posten nog niet aanwezig. Aangezien de inhoudelijke strategie van de faculteit leidend is, naast het oplossen van de mismatch in expertise en in werkdruk, veranderen deze cijfers niets aan de noodzaak tot reorganisatie. Iedere maand vertraging in de besluitvorming en implementatie kost ongeveer k€ 45 - naast de negatieve effecten die deze lange wachtperiode heeft op de medewerkers en de faculteit als geheel.”
2.34
Op 25 september 2019 heeft alsnog een gesprek plaatsgevonden, waarbij het CvB, het FB, een directeur en adviseur financiën, een delegatie van de ondernemingsraad en de ODC en [D] aanwezig zijn geweest.
2.35
Op 8 oktober 2019 heeft de ondernemingsraad het definitieve rapport van [D] ontvangen. In het rapport staan als conclusies onder meer dat de meeropbrengsten uit de reorganisatie niet inzichtelijk zijn, dat de uitkomsten van de conceptbegroting 2020 en het jaarplan 2020 veel betere resultaten laten zien dan waarmee rekening was gehouden in het reorganisatieplan, dat de optie voor reorganisatie in de conceptbegroting hogere resultaten oplevert dan de optie na reorganisatie in het reorganisatieplan en dat uit de conceptbegroting 2020 niet blijkt van financiële urgentie.
2.36
Eveneens op 8 oktober 2019 heeft de ondernemingsraad een aangepast (negatief) advies uitgebracht, met als bijlage het rapport van [D] . In de begeleidende brief heeft de ondernemingsraad het CvB het dringende verzoek gedaan het op 10 september 2019 vastgestelde reorganisatiebesluit FRT in te trekken, te heroverwegen en/of een nieuwe adviesaanvraag in te dienen.
2.37
Bij brief van 10 oktober 2019 is het CvB inhoudelijk ingegaan op het aangepast advies en heeft concluderend vastgesteld dat het advies geen wijziging brengt in het besluit tot reorganisatie. De VU heeft onder meer het volgende geschreven:
“
Het verstrekte advies[van [D] , aanvulling OK]
is (…) niet eenduidig over de financiële noodzaak van de reorganisatie en geeft geen nieuwe aanknopingspunten ons eerdere besluit te wijzigen.
Het verstrekte advies[van [D] , aanvulling OK]
is (…) niet eenduidig over de financiële noodzaak van de reorganisatie en geeft geen nieuwe aanknopingspunten ons eerdere besluit te wijzigen.
In voormelde conclusie baseert uw financieel adviseur zich mede op de conceptbegroting 2020 van de faculteit.(…).
Allereerst merken wij op dat deze conceptbegroting 2020 nog door de faculteit met het CvB moet worden besproken en dus nog niet onze goedkeuring heeft. Uit een eerste beoordeling van de Dienst Financiën hebben wij begrepen dat in deze conceptbegroting (ook in de versie ‘zonder reorganisatie’) rekening is gehouden met een verbetering van de omzet die direct is verbonden aan de uitvoering van de reorganisatie en dus zonder reorganisatie ook niet kan worden gerealiseerd. In dat licht bezien geeft de conceptbegroting (versie ‘zonder reorganisatie’) naar alle waarschijnlijkheid een te rooskleurig beeld over de financiële positie van de faculteit. De conclusie dat uit de conceptbegroting 2020 geen financiële urgentie voor de reorganisatie meer zou blijken, kunnen wij dan ook niet onderschrijven.”
Voorts is het CvB wederom ingegaan op het alternatief ‘natuurlijk verloop’ en heeft onder meer geschreven:
“
We onderstrepen hier nogmaals de inhoudelijk-strategische motieven (…). Zoals vanaf het begin is aangegeven, kampt de faculteit met een kwalitatieve en kwantitatieve mismatch tussen formatie en ambitie. Daardoor zijn te weinig medewerkers beschikbaar op de strategische kansen die zich aandienen en is er geen budgettaire ruimte is om op de juiste punten in de formatie te investeren (…) Bovendien kan de (…) mismatch in werkdrukverdeling niet worden opgelost (…)”.
We onderstrepen hier nogmaals de inhoudelijk-strategische motieven (…). Zoals vanaf het begin is aangegeven, kampt de faculteit met een kwalitatieve en kwantitatieve mismatch tussen formatie en ambitie. Daardoor zijn te weinig medewerkers beschikbaar op de strategische kansen die zich aandienen en is er geen budgettaire ruimte is om op de juiste punten in de formatie te investeren (…) Bovendien kan de (…) mismatch in werkdrukverdeling niet worden opgelost (…)”.
2.38
Op 10 oktober 2019 is het Sociaal Plan ondertekend.
2.39
Bij brief van 27 november 2019 heeft het CvB aan de betrokken werknemers van de FRT onder meer het volgende bericht:
“
In de afgelopen periode ben je geïnformeerd over de geplande reorganisatie bij de faculteit Religie en Theologie. Op 10 september 2019 heeft het College van Bestuur, nadat de Ondernemingsraad in de gelegenheid is gesteld advies te geven, het reorganisatie- en personeelsplan definitief vastgesteld. Zoals met je besproken betekent dit dat nu vaststaat dat jouw functie (…) per 1 december 2019 komt te vervallen.
In de afgelopen periode ben je geïnformeerd over de geplande reorganisatie bij de faculteit Religie en Theologie. Op 10 september 2019 heeft het College van Bestuur, nadat de Ondernemingsraad in de gelegenheid is gesteld advies te geven, het reorganisatie- en personeelsplan definitief vastgesteld. Zoals met je besproken betekent dit dat nu vaststaat dat jouw functie (…) per 1 december 2019 komt te vervallen.
(…)
Vanaf 1 december 2019 word je aangemerkt als ontslagbedreigd en word je herplaatsingskandidaat. (…)
De ontslagbeschermingsperiode (inclusief opzegtermijn) loopt van 1 december 2019 tot 1 januari 2021. Indien in deze periode geen andere (passende) functie voor jou is gevonden, word je per 1 januari 2021 ontslagen. (…)”
2.4
Op 27 november 2019 heeft het FB het jaarplan 2020, na validatie door de dienst Financiën en accordering van het CvB, vastgesteld, met dien verstande dat het jaarplan nog instemming op hoofdlijnen van het GV behoeft. De daarin opgenomen begroting 2020 is bijgesteld ten opzichte van de eerdere conceptbegroting. De variant zonder reorganisatie laat na correctie in de begroting een minder positief beeld zien dan in de eerdere conceptbegroting.
3.De gronden van de beslissing
3.1
De ondernemingsraad heeft aan zijn verzoek voor recht te verklaren dat de VU bij afweging van alle betrokken belangen niet in redelijkheid heeft kunnen komen tot het besluit tot reorganisatie van de FRT van 10 september 2019 en (voorlopige) voorzieningen te treffen, samengevat, het volgende ten grondslag gelegd.
1) Er is sprake van ernstige schending van de procedurele voorschriften op grond van het Stappenplan, de CAO NU en art. 24, 25 en 27 WOR.
- Met betrekking tot het niet in acht nemen van het Stappenplan geldt:
Ten eersteis de ODC in strijd met stap 1 niet tijdig en volledig bij het voorbereiden van het concept-reorganisatieplan betrokken geweest. De ODC is pas in december 2018 informeel op de hoogte gesteld en heeft pas bij e-mail van 16 januari 2019 een concept-reorganisatieplan ontvangen, waarbij alleen is medegedeeld dat de ODC met eventuele reacties bij het FB terecht kon.
Ten tweedezijn de betrokken medewerkers te vroeg in het reorganisatieproces geïnformeerd, namelijk al op 21 januari 2019, waarbij in de brief van 21 januari 2019 valt te lezen dat al vast staat dat de betrokken medewerkers met ontslag worden bedreigd. Daardoor heeft het FB het adviesrecht van de ondernemingsraad illusoir gemaakt.
Ten derdeis de met ontslag bedreigde medewerkers in strijd met stap 5a gevraagd uiterlijk op 4 februari 2019 schriftelijk te reageren, terwijl de stappen 2 tot en met 4 nog niet waren gezet. In strijd met het Stappenplan is niet zozeer de ODC, maar juist de betrokken medewerkers om advies gevraagd. Door een en ander zijn de belangen van de medewerkers en van de medezeggenschap ernstig geschaad.
- Met betrekking tot de WOR geldt:
Ook het adviesrecht ex artikel 25 WOR is op meerdere fronten met voeten getreden omdat de ondernemingsraad geen wezenlijke invloed heeft kunnen uitoefenen op het voorgenomen besluit tot reorganisatie nu het FB reeds op 21 januari 2019 tot uitvoering van het voorgenomen besluit is overgegaan. De (premature) ontslagaanzegging dient te worden aangemerkt als een uitvoeringsmaatregel c.q. een uitvoeringshandeling van het voorgenomen besluit.
Daarnaast is sprake van schending van artikel 24 jo. artikelen 25 respectievelijk 27 WOR. Uit het reorganisatieplan dat op 1 maart 2019 met de ondernemingsraad is gedeeld blijkt dat het is gebaseerd op het Strategisch Plan 2018-2020. Dat Strategisch Plan is echter nooit formeel vastgesteld. Het is integendeel nooit met de medewerkers en/of de ODC afgestemd en is in strijd met de toezegging van het FB nooit ter instemming aan de ODC voorgelegd. Het had op de weg van het CvB gelegen dit plan eerst in een overlegvergadering met de ondernemingsraad te bespreken en hiervoor, voor zover nodig, separaat instemming en/of advies te vragen. Door dit na te laten heeft de ondernemingsraad niet kunnen adviseren op een wijze waarop het advies nog van wezenlijke invloed op het te nemen besluit kan zijn.
Ten slotte is het besluit in een te vroeg stadium genomen. De ondernemingsraad heeft bij brief van 5 september 2019 laten weten dat zijn definitieve aangepaste advies afhankelijk is van de analyse van [D] . Desondanks heeft het CvB in strijd met een van de belangrijkste beginselen van artikel 25 WOR, het aangepast advies van de ondernemingsraad niet meer afgewacht maar zijn definitieve besluit op 10 september 2019 genomen.
2) Het besluit is op materiële gronden kennelijk onredelijk.
- Het besluit berust op een onjuiste c.q. onvolledige financiële onderbouwing. In het reorganisatieplan wordt volstaan met een summiere toelichting en ontbreken concrete financiële gegevens waaruit de noodzaak tot ingrijpen zonder meer blijkt. Uit de antwoorden op vragen van de ondernemingsraad volgt evenmin de bedrijfseconomische noodzaak. De begroting over de jaren 2020 tot en met 2024 en het jaarplan laten juist positieve resultaten zien. Het CvB heeft aldus niet voldaan aan zijn verplichtingen tot het deugdelijk verstrekken van de beweegredenen van het besluit, tot het verstrekken van eenduidige financiële informatie en tot het aannemelijk maken van de bedrijfseconomische noodzaak.
Daarnaast bevat de correspondentie van het CvB van het najaar 2019 een belangrijke wijziging ten opzichte van de oorspronkelijke adviesaanvraag. De financiële noodzaak wordt meer en meer gedownplayd ten opzichte van de inhoudelijk-strategische, kwalitatieve en persoonsgebonden motieven. Dit betekent een essentiële wijziging ten opzichte van de oorspronkelijke adviesaanvraag die tot een intrekking van die adviesaanvraag noopt. Wederom is de ondernemingsraad door de handelwijze van het CvB niet in staat gesteld adequaat en zinvol te adviseren.
- Het CvB heeft tevens nagelaten de haalbaarheid van mogelijke alternatieven (als natuurlijk verloop) te onderzoeken, althans heeft onvoldoende inzicht gegeven in de (belangen)afweging die in dat kader is gemaakt. Dat natuurlijk verloop de problemen voor FRT niet oplost, staat voor de ondernemingsraad niet vast. Uit het eigen onderzoek van de ondernemingsraad en de ODC blijkt dat natuurlijk verloop een reductie van acht medewerkers (6,3 FTE) in drie jaar laat zien en dat dit goedkoper is dan een reorganisatie met gedwongen ontslagen.
- Het reorganisatieplan bevat tal van berekeningsfouten en verkeerde aannames in. Zo klopt de berekening van de werkbelasting van de medewerkers van de FRT op tal van onderdelen niet. Aldus is niet aangetoond dat het reorganisatieplan een oplossing biedt voor de beweerdelijke disciplinaire onevenwichtigheid en de onevenwichtigheid in taakbelasting en werkdruk.
- De reorganisatie is gebaseerd op oneigenlijke gronden. De ondernemingsraad vermoedt dat eigenlijk wordt beoogd mogelijke kwaliteitsissues binnen de FRT op te lossen. De conceptbegroting 2020-2024 laat een financieel gezonde faculteit zien. Daarbij maakt het reorganisatieplan niet duidelijk waarom nu juist de keuze is gevallen op de acht medewerkers die door de reorganisatie hun baan zullen gaan verliezen.
3.2
De VU heeft zich verweerd. De Ondernemingskamer zal hieronder waar nodig op dit verweer ingaan.
3.3
De Ondernemingskamer overweegt als volgt.
Ten aanzien van de procedurele bezwaren
3.4
De ondernemingsraad verwijt de VU in de eerste plaats niet volgens het Stappenplan te hebben gehandeld omdat de ODC niet tijdig en volledig bij het opstellen van het voorgenomen reorganisatieplan is betrokken (stap 1) en de medewerkers te vroeg zijn geïnformeerd en al zijn geraadpleegd voordat de stappen 1 tot en met 4 waren doorlopen.
3.5
De VU heeft, onder verwijzing naar de overgelegde transcripten van de vergaderingen van 6 en 20 december 2018, betoogd dat de hoofdlijnen van het plan in die vergaderingen met de ODC zijn besproken en dat het concept reorganisatieplan voorts bij brief van 16 januari 2019 aan het ODC is toegestuurd, waarop het ODC bij brief van 1 februari 2019 heeft gereageerd en waarna op 20 februari 2019 een inhoudelijke reactie van het FB is gevolgd. De VU heeft voorts verwezen naar haar brief van 28 februari 2019 (vermeld onder 2.22), waarin is opgenomen dat zij van de faculteit heeft begrepen dat de inbreng van de ODC op minstens twee punten tot aanscherping van de plannen heeft geleid en dat er zo meer aandacht voor werkdruk en werkdrukverdeling is en alternatieve scenario’s extra zijn doordacht, en naar haar brief van 22 mei 2019 (vermeld onder 2.25), waarin staat dat mede aan de hand van reacties van de ODC en medewerkers het plan verder is aangepast en aangescherpt. Daarbij heeft de VU aangevoerd dat het CvB het reorganisatieplan pas na die inbreng van de ODC en de medewerkers als voorgenomen besluit voor advies aan de ondernemingsraad heeft voorgelegd. Ten slotte heeft de VU erop gewezen dat het Stappenplan de raadpleging van de ODC niet dwingend voorschrijft.
3.6
Uit het met stukken onderbouwde verweer van de VU volgt dat het concept-reorganisatieplan aanvankelijk slechts globaal met de ODC is besproken. Het plan is vervolgens op 16 januari 2019 aan de ODC toegezonden. Kort daarna, voorafgaand aan de brief van 1 februari 2019 van de ODC aan het FB, is het concept-reorganisatieplan bekend gemaakt aan de betrokken medewerkers en toegezonden aan het CvB. Nadien is verdere inhoudelijke discussie met de ODC gevolgd. Van een substantiële betrokkenheid van de ODC in de fase waarin de eerste versie van het concept-reorganisatieplan is opgesteld, is derhalve niet gebleken. Dit brengt echter niet mee dat de VU daarmee heeft gehandeld in strijd met stap 1 van het Stappenplan. Zoals volgt uit de toelichting (zie 2.3) wordt het in deze stap raadzaam geacht de decentrale medezeggenschap bij de plannen te betrekken, maar wordt dit niet met zoveel woorden voorgeschreven en wordt ook open gelaten op welk moment en op welke wijze dit zou moeten gebeuren. Het FB had derhalve de vrijheid te handelen zoals het heeft gedaan, dat wil zeggen eerst een globale bespreking met de ODC houden en pas daarna de ODC verder inhoudelijk te betrekken.
3.7
Ook op het gebied van het informeren van het personeel dat rechtstreeks door de voorgestelde organisatie wordt getroffen bevat het Stappenplan geen dwingende regels. Weliswaar wordt in het Stappenplan het raadplegen van de betrokken medewerkers voorzien in stap 5, maar bij stap 1 wordt er met zoveel woorden op gewezen dat vooral van belang is de medewerkers tijdig te informeren en openheid te betrachten, zodat men zich niet overvallen voelt. De VU heeft toegelicht dat het FB tot het vroegtijdig informeren van de betrokken medewerkers besloten heeft omdat, gelet op de omvang van de faculteit, de maatregelen die opgenomen zijn in het concept-reorganisatieplan direct herleidbaar zijn tot individuele medewerkers. Het FB heeft op 21 januari 2019 op voorhand individuele gesprekken gevoerd met de direct betrokken medewerkers, omdat het FB het niet passend vond dat deze medewerkers tijdens de plenaire bijeenkomst met het verval van hun functie zouden worden geconfronteerd, aldus de VU. De VU heeft hiermee voldoende uitgelegd waarom zij ertoe heeft besloten de medewerkers en meer specifiek de direct betrokkenen in een vroegtijdig stadium te informeren. Zij heeft het doen van eerst uitsluitend een generieke mededeling, wat zij volgens de ondernemingsraad had moeten doen, kennelijk in dit geval minder passend geacht. De gemaakte afweging valt in de gegeven omstandigheden te billijken. Dat het FB in de brief van 21 januari 2019 (zie onder 2.9) die de medewerkers na het individuele gesprek ter hand gesteld hebben gekregen, deze medewerkers ook reeds de gelegenheid heeft gegeven te reageren op het reorganisatieplan en de personele gevolgen sluit aan bij de gemaakte keuze de medewerkers vroegtijdig te informeren. Dat dit afbreuk doet aan het adviesrecht van de ondernemingsraad valt niet in te zien. De inhoud van de brief van 21 januari 2019 komt hierna nog nader aan de orde.
3.8
De ondernemingsraad heeft voorts betoogd dat de brief van 21 januari 2019 een premature ontslagaanzegging inhield. Aan de ondernemingsraad kan worden toegegeven dat de brief bij eerste globale lezing de indruk kan wekken van een ontslagaanzegging. Zinnen als “
Met het opheffen van de functie word je naar verwachting met ingang van 1 mei 2019 met ontslag bedreigd” en “
Wij wensen je veel sterkte toe bij het verwerken van deze verdrietige mededeling”, lijken erop te duiden dat het ontslag op zichzelf al een vaststaand feit was. Niettemin moet bij nadere lezing van de brief duidelijk zijn geworden dat advisering door de ondernemingsraad en besluitvorming door het CvB nog moesten volgen en dat van een daadwerkelijk ontslagaanzegging nog geen sprake was. Voor zover de brief van 21 januari 2019 tot onduidelijkheid heeft geleid, is deze bij de brief van 15 februari 2019 (zie 2.19) weggenomen. Van uitvoering van het voorgenomen besluit door de brief van 21 januari 2019 is dus geen sprake geweest.
Met het opheffen van de functie word je naar verwachting met ingang van 1 mei 2019 met ontslag bedreigd” en “
Wij wensen je veel sterkte toe bij het verwerken van deze verdrietige mededeling”, lijken erop te duiden dat het ontslag op zichzelf al een vaststaand feit was. Niettemin moet bij nadere lezing van de brief duidelijk zijn geworden dat advisering door de ondernemingsraad en besluitvorming door het CvB nog moesten volgen en dat van een daadwerkelijk ontslagaanzegging nog geen sprake was. Voor zover de brief van 21 januari 2019 tot onduidelijkheid heeft geleid, is deze bij de brief van 15 februari 2019 (zie 2.19) weggenomen. Van uitvoering van het voorgenomen besluit door de brief van 21 januari 2019 is dus geen sprake geweest.
3.9
De VU heeft toegegeven dat het FB heeft verzuimd het Strategisch Plan formeel aan de GV ter instemming voor te leggen. De VU heeft echter met stukken onderbouwd aangevoerd dat het Strategisch Plan binnen de faculteit als geheel is besproken, dat alle medewerkers daarbij zijn betrokken en dat de uitgezette koers en strategie breed werden gedragen. Zij wijst ook op de brief van 22 januari 2018 (zie 2.4), waarmee het FB alle medewerkers van de FRT heeft laten weten dat de vastgestelde koers in de komende jaren leidend zal zijn. Wijziging van de naam van de faculteit was een concreet gevolg van de vaststelling van het Strategisch Plan en daarvoor is de GV, onder verwijzing naar het Strategisch Plan, om instemming gevraagd. Ten slotte heeft de VU een opmerking van [C] in het overleg van 6 december 2018 geciteerd: “(…)
je zet nu in op, wat jullie terecht zeggen, een koers die we met z’n allen hebben uitgezet, dat zeg je terecht(…)
.”
je zet nu in op, wat jullie terecht zeggen, een koers die we met z’n allen hebben uitgezet, dat zeg je terecht(…)
.”
3.1
Uit het vorenstaande volgt dat het Strategisch Plan ruime bekendheid genoot binnen de faculteit en dat het GV ook reeds had geadviseerd over een besluit dat ter uitvoering daarvan werd genomen, zonder het ontbreken van instemming met het Strategisch Plan als geheel te hebben aangekaart. Het is daarom niet aanstonds aannemelijk dat een aan het GV gericht formeel verzoek tot instemming met het Strategisch Plan tot substantiële wijzigingen daarvan zou hebben geleid; voor het tegendeel zijn onvoldoende concrete aanwijzingen aangevoerd. Daarbij komt dat, voor zover de uitgangspunten van het Strategisch Plan ten grondslag zijn gelegd aan het reorganisatieplan, geldt dat het adviesrecht van de ondernemingsraad zich ook daarover uitstrekte. Tegen die achtergrond is zonder nadere toelichting, die ontbreekt, niet in te zien dat in dit geval met het ontbreken van de vereiste formele instemming van het GV met het Strategisch Plan daadwerkelijk materieel afbreuk wordt gedaan aan een effectieve werking van de medezeggenschap met betrekking tot het reorganisatieplan.
3.11
De ondernemingsraad heeft ten slotte aangevoerd dat de VU ten onrechte het naar aanleiding van het verslag van [D] definitieve aangepaste advies niet heeft afgewacht.
3.12
De VU heeft ten aanzien daarvan aangevoerd dat afgesproken was dat de ondernemingsraad kort na zijn vergadering van 4 september 2019 zijn (gewijzigde) advies zou geven, zoals zij schreef in haar brief van 3 september 2019 en (onder verwijzing naar de vastgelegde afspraken d.d. 10 juli 2019) ook wordt vermeld in de eerste alinea van haar brief van 11 september 2019. De ondernemingsraad heeft aangevoerd dat er nog vragen waren en dat hij er vanuit mocht gaan dat deze eerst beantwoord zouden worden en dat hij de tijd zou krijgen een deskundige in te schakelen, alvorens het CvB een besluit zou nemen.
3.13
De Ondernemingskamer stelt vast dat de ondernemingsraad op 24 juni 2019 een negatief advies had uitgebracht, waarna partijen hebben besloten nader te overleggen. Partijen hebben vervolgens op 10 juli 2019 afgesproken dat de ondernemingsraad nader zou worden geïnformeerd en dat hij op basis daarvan op zijn vergadering van 4 september 2019 zou besluiten het advies al dan niet aan te passen. Daarbij was duidelijk dat het CvB verder uitstel van de besluitvorming onwenselijk vond. De schriftelijke vragen van de ondernemingsraad zijn op 17 juli 2019 besproken en beantwoord. Op 29 augustus 2019 heeft de ondernemingsraad vervolgens geen aanvullende vragen gesteld, maar een alternatief reorganisatieplan ingediend. Het CvB heeft op 3 september 2019 daarop gereageerd en, onder verwijzing naar de afspraken van 10 juli 2019, de ondernemingsraad verzocht voor het einde van de week een gewijzigd advies uit te brengen dan wel aan te geven dat de ondernemingsraad zijn negatieve advies handhaaft. Bij brief van 5 september 2019 heeft de ondernemingsraad laten weten geen aanleiding te zien tot aanpassing van het negatieve advies en meegedeeld inschakeling van een deskundige noodzakelijk te achten. Op 10 september 2019 heeft het CvB haar besluit genomen en daarbij laten weten dat verder uitstel van de besluitvorming niet mogelijk is en dat een nieuw advies van de ingeschakelde adviseur daarin geen verandering zal kunnen brengen.
3.14
De Ondernemingskamer is gelet op deze gang van zaken van oordeel dat toen de ondernemingsraad op 5 september 2019 schreef dat er geen aanleiding was zijn negatieve advies aan te passen, de VU het adviestraject als beëindigd mocht beschouwen, ook al wenste de ondernemingsraad alsnog een deskundige in te schakelen. Nu het adviestraject al sinds 10 juli 2019 was aangehouden om de ondernemingsraad in staat te stellen nadere informatie op te vragen en zich daarop te beraden en duidelijk was dat de VU geen verder uitstel wenste, de VU al had gereageerd op een alternatief plan van de ondernemingsraad, zij geen toegevoegde waarde zag in een nader financieel rapport en een legitiem belang had bij finalisering van de besluitvorming, heeft de VU er in redelijkheid toe kunnen besluiten het nemen van haar besluit niet langer aan te houden.
3.15
De conclusie uit het vorenstaande is dat de hiervoor besproken bezwaren van de ondernemingsraad niet leiden tot de conclusie dat de VU wegens schending van procedureregels niet in redelijkheid tot het besluit tot reorganisatie van de FRT heeft kunnen komen.
Ten aanzien van de materiële bezwaren
3.16
Met betrekking tot het verwijt van een onjuiste c.q. onvolledige financiële onderbouwing, heeft de VU aangevoerd dat in het ter advisering voorgelegde reorganisatieplan aan de hand van grafieken concrete financiële gegevens zijn opgenomen, waaruit de ontwikkeling van het financiële resultaat van de faculteit en van de financiële reserve blijken. Met name de grafiek met betrekking tot de reservepositie maakt de financiële urgentie in een oogopslag duidelijk, aldus de VU.
3.17
Dat de financiële positie van de faculteit zorgelijk is, is door de ondernemingsraad in het kader van het adviestraject op zichzelf ook niet betwist. Partijen verschillen echter van mening over de wijze waarop hierop moet worden gereageerd en hebben over dit onderwerp uitvoerig gedebatteerd. De VU heeft op 22 mei 2019 haar reactie gegeven op het conceptadvies van de ondernemingsraad van 2 mei 2019 en antwoord gegeven op alle daarin gestelde vragen. Na het negatieve advies van 24 juni 2019 zijn partijen nader in gesprek gegaan en zijn nadere vragen van de ondernemingsraad beantwoord (zie de onder 2.27 vermelde schriftelijke weergave d.d. 25 juli 2019). Het door de ondernemingsraad op 29 augustus 2019 aangedragen alternatieve plan heeft de VU op 3 september 2019 gemotiveerd verworpen.
3.18
De Ondernemingskamer constateert dat de VU in de loop van het adviestraject antwoord heeft gegeven op de door de ondernemingsraad gestelde vragen. Dat niet alle vragen in de visie van de ondernemingsraad naar tevredenheid zijn beantwoord doet daaraan niet af. Waar het gaat om ontwikkelingen in de toekomst, is daaraan inherent dat er geen cijfermatige zekerheden zijn en is niet onredelijk dat de VU deze deels heeft gebaseerd op beredeneerde veronderstellingen. Dat de ondernemingsraad al op 22 februari 2019 om inschakeling van een financieel deskundige heeft gevraagd om de plannen door te rekenen, kan niet worden vastgesteld. Zoals de VU aanvoert heeft de ondernemingsraad op die datum voorgesteld een onafhankelijke Commissie te benoemen om een herstelplan te ontwikkelen (zie 2.21), wat derhalve iets anders is. De begroting 2020-2024 en het jaarplan komen hierna nog aan de orde.
3.19
De VU heeft naar het oordeel van de Ondernemingskamer voldoende uitgelegd op welke gronden zij tot het reorganisatiebesluit is gekomen. Tegen de achtergrond van de gegeven toelichting en de voorafgaand aan het besluit over en weer gewisselde informatie, kan niet worden gezegd dat de VU niet in redelijkheid tot het besluit heeft kunnen komen.
3.2
De VU heeft ook herhaaldelijk uitgelegd, voorafgaand aan het besluit laatstelijk in haar reactie van 3 september 2019 op het alternatieve plan van de ondernemingsraad (zie 2.29), waarom zij het alternatief van natuurlijk verloop niet voldoende achtte om de door haar gewenste structurele verbetering te bewerkstelligen. De Ondernemingskamer deelt niet het standpunt van de ondernemingsraad dat de VU daarbij onvoldoende inzicht heeft gegeven in de (belangen)afweging die in dat kader is gemaakt.
3.21
De ondernemingsraad heeft voorts aangevoerd dat het reorganisatieplan tal van berekeningsfouten en verkeerde aannames bevat. De ondernemingsraad noemt in dat verband dat de berekening van de werkbelasting van de medewerkers van de FRT op tal van onderdelen niet klopt omdat bepaalde werkzaamheden zoals detacheringen aan derden en lidmaatschappen van NWO en NVAO) hierin niet zijn betrokken. De ondernemingsraad acht de gesignaleerde inconsistenties niet afdoende en boven iedere twijfel verheven beantwoord.
3.22
Het onderwerp van de werklastberekening is niet in het advies van 24 juni 2019 aan de orde gesteld (behoudens een opmerking in een bijlage in ander verband) en evenmin in de vragenronde van juli 2019, maar is wel voorafgaand aan de brief van 5 september 2019 – waarin de ondernemingsraad in het kader van het vervolg van het adviseringstraject liet weten het advies niet aan te passen – aan de orde geweest naar aanleiding van opmerkingen daarover in het alternatieve plan. In het midden kan blijven of het verwijt tardief is. De VU heeft op dit punt verwezen naar haar reactie op het alternatief reorganisatieplan van 3 september 2019 (zie 2.29). In die reactie staat, kort gezegd, onder meer het volgende. De werkbelastinganalyse is een vertrouwelijk document dat uit privacyoverwegingen niet met de medewerkers is gedeeld. Wel is herhaaldelijk over de werkbelasting gecommuniceerd en hebben alle medewerkers de gelegenheid gekregen hun eigen gegevens in te zien en te corrigeren. Dit is een doorlopend proces. In het document werkbelastinganalyse zijn onderwijs, promotiebegeleiding, onderzoek en facultaire commissies verwerkt (oftewel opgedragen taken), maar niet alles wat mensen op eigen initiatief daarbuiten doen (zoals NWO en NVAO, die bijvoorbeeld in de reguliere uren voor onderzoeksorganisatie vallen). Daarbij heeft de VU opgemerkt dat de werkbelastinganalyse een van de bouwstenen is waarmee gekeken wordt welke opgedragen taken per disciplinegebied neerslaan en tot welke noodzakelijke formatie dat leidt en dat dit dus niet op persoonsniveau is gedaan. De ondernemingsraad heeft betwist dat de werklastberekening ter controle aan de medewerkers is voorgelegd. De VU heeft bij pleidooi nog aangevuld dat in de inventarisatie van de werkbelasting – zoals gezegd een doorlopend proces – niet alle lidmaatschappen waren meegenomen, dat de VU nog bezig is met aanpassing en dat wordt meegenomen wat door de faculteit is opgedragen als werkzaamheden. De Ondernemingskamer overweegt dat de VU in haar reactie op het alternatief reorganisatieplan genoegzaam heeft toegelicht op welke wijze zij de belasting van de medewerkers van de FRT in kaart heeft gebracht, hoe de aldus verkregen gegevens zijn verwerkt in de werkbelastinganalyse en hoe die analyse heeft bijgedragen aan de in het reorganisatieplan gemaakte keuzes ten aanzien van de formatie van de FRT. Daarbij heeft de VU tevens een afdoende verklaring gegeven voor het feit dat bepaalde werkzaamheden niet in de werkbelastinganalyse zijn betrokken. Onder die omstandigheden kan de stelling van de ondernemingsraad dat de gesignaleerde inconsistenties niet afdoende en boven iedere twijfel verheven zouden zijn beantwoord, niet tot het oordeel leiden dat de VU niet in redelijkheid tot haar besluit heeft kunnen komen. Dat er mogelijk nog op individueel niveau correcties worden aangebracht, maakt dat niet anders.
3.23
De ondernemingsraad heeft het vermoeden uitgesproken dat de beoogde reorganisatie is gebaseerd op oneigenlijke gronden en eigenlijk is bedoeld om mogelijke kwaliteitsissues op te lossen. De VU heeft dit betwist en benadrukt dat er geen in de persoon gelegen overwegingen ten grondslag hebben gelegen aan de gemaakte keuzes in het reorganisatieplan. Zoals hiervoor is overwogen in rov. 3.18. is de Ondernemingskamer van oordeel dat de VU haar keuzes voldoende heeft toegelicht en in redelijkheid tot het besluit heeft kunnen komen. Bij die stand van zaken kan het vermoeden van de ondernemingsraad dat aan de kant van de VU sprake is van een verborgen agenda geen zelfstandige rol spelen.
3.24
De ondernemingsraad heeft bij pleidooi, onder verwijzing naar een overgelegde verklaring van [C] van januari 2020, nog aangevoerd dat kennelijk met het oog op een gewenst resultaat van de reorganisatie, kort voor het opstellen van de adviesaanvraag de functies van betrokkenen zijn bijgesteld en onderzoeksgroepen kunstmatig in het leven zijn geroepen; een ‘reorganisatie vooraf’. De VU heeft ter zitting aangevoerd dat hier sprake is van een misverstand. De Ondernemingskamer constateert dat dit punt ook al in het adviestraject aan de orde is geweest (onder meer in het memo van 3 september 2019). Nu deze kwestie geen onderdeel is van de in het verzoek geformuleerde beroepsgronden, gaat de Ondernemingskamer hier verder aan voorbij.
3.25
De ondernemingsraad heeft ook aandacht besteed aan ontwikkelingen die dateren van na het besluit, met name de conceptbegroting 2020-2024, en het conceptjaarplan 2020 en het rapport van [D] , die deze stukken in zijn rapportage heeft betrokken. Hij meent dat de VU hierop acht had moeten slaan en dat niet gezegd kan worden dat op dit moment een financiële noodzaak bestaat die een vergaande maatregel als de voorgenomen reorganisatie rechtvaardigt. De ondernemingsraad heeft daarnaast nog aangevoerd dat de VU in haar correspondentie van de tweede helft van september/oktober 2019 een belangrijke wijziging ten opzichte van de oorspronkelijke adviesaanvraag laat zien, waarin de financiële noodzaak minder op de voorgrond treedt dan in de oorspronkelijke adviesaanvraag. Hij meent dat dit tot een intrekking van de oorspronkelijke adviesaanvraag had moeten leiden, gevolgd door een nieuw adviestraject.
3.26
De ondernemingsraad heeft niet toegelicht hoe ontwikkelingen die zich na het nemen van het besluit hebben voorgedaan, van invloed kunnen zijn op het besluit van 10 september 2019 dat in deze beroepsprocedure ter beoordeling aan de Ondernemingskamer voorligt. Ten overvloede overweegt de Ondernemingskamer echter het volgende.
3.27
De ondernemingsraad heeft op 8 oktober 2019 een aangepast advies uitgebracht en de VU heeft daar op 10 oktober 2019 inhoudelijk op gereageerd. De Ondernemingskamer is van oordeel dat de VU in die brief voldoende heeft toegelicht waarom de nieuwe ontwikkelingen niet hebben geleid tot een heroverweging van het besluit en dat de positie van de VU op dit punt niet kennelijk onredelijk is. Daaraan valt nog toe te voegen dat de begroting 2020 nadien inderdaad is bijgesteld en dat in de variant zonder reorganisatie het resultaat in 2020 nog negatief is en de reserve gedurende de hele periode 2020-2024 onvoldoende blijft. Met betrekking tot de gestelde wijziging van de gronden voor de reorganisatie heeft de VU aangevoerd dat er van het begin af aan geen misverstand over heeft bestaan dat in het reorganisatieplan strategische en dus inhoudelijke keuzes worden gemaakt, maar dat de noodzaak en urgentie om die keuzes te maken financieel van aard is. De Ondernemingskamer is van oordeel dat niet is gebleken dat de VU nadien essentieel andere gronden voor de reorganisatie heeft aangevoerd dan de gronden zoals die in de adviesaanvraag zijn verwoord. Dat in de correspondentie soms de accenten anders zijn gelegd, doet daaraan niet af.
3.28
Uit het in rov 3.15 tot en met 3.22 overwogene volgt dat ook de door de ondernemingsraad opgeworpen materiële bezwaren niet de conclusie rechtvaardigen dat de VU niet in redelijkheid tot het besluit tot reorganisatie van de FRT heeft kunnen komen. Bij die stand van zaken bestaat evenmin grond voor toewijzing van de verzochte voorzieningen.
Slotsom
3.29
De slotsom luidt dat hetgeen door de ondernemingsraad is aangevoerd niet kan leiden tot het oordeel dat de VU niet in redelijkheid tot het bestreden besluit heeft kunnen komen. Dit brengt mee dat de verzoeken van de ondernemingsraad zullen worden afgewezen.
4.De beslissing
De Ondernemingskamer:
wijst de verzoeken af.
Deze beschikking is gegeven door mr. A.J. Wolfs, voorzitter, mr. M.M.M. Tillema, en mr. A.W.H. Vink, raadsheren, en dr. P.M. Verboom en drs. J.S.T. Tiemstra RA, raden, in tegenwoordigheid van mr. S.C. Prins, griffier, en in het openbaar uitgesproken door de voorzitter op 30 april 2020.