De rechtbank heeft in het bestreden vonnis onder 2.1 tot en met 2.12 een aantal feiten als in deze zaak vaststaand aangemerkt. Met grief I betoogt HRP dat de rechtbank onder de vaststaande feiten ook de e-mail van 8 juni 2007 van [ H ] van VNU aan [ P ] van HRP had moeten vermelden. De grief slaagt in zoverre, dat het hof die e-mail ook relevant acht en dus zal meenemen in de hierna te geven samenvatting. Voor het overige bestaat over de feitenvast¬stelling geen geschil, zodat ook het hof van die feiten zal uitgaan. Die feiten, voor zover in hoger beroep van belang en zo nodig aangevuld met feiten die eveneens als gesteld en niet (voldoende) weersproken tussen partijen vast staan, behelzen, kort weergegeven, het navolgende.
i. Op 4 juni 2007 heeft een eerste bespreking plaatsgevonden tussen vertegenwoordigers van VNU en vertegenwoordigers van Trimp en Van Tartwijk Property Consultants N.V. hierna: T&vT), die door VNU was benaderd om advisering en begeleiding te bieden bij de zoektocht van VNU naar nieuwe huisvesting.
ii. Bij e-mailbericht van 7 juni 2007 heeft [ P ] van T&vT (hierna: [ P ]) een “(concept)offerte” doen toekomen aan onder anderen [ H ] van VNU (hierna: [ H ]). Dit stuk bevat onder meer een plan van aanpak, verdeeld in fase I (stappen 1 tot en met 4) en fase II (stap 5). In de offerte staat over de honorering het volgende vermeld:
Honorering
T&vT zal als volgt worden gehonoreerd:
Fase 1 tot en met 4 op basis van bestede tijd.
T&vT hanteert het volgende tarief:
(…)
Fase 5 zal bij definitieve aanhuur van een bestaand gebouw of nieuwbouw worden gehonoreerd op basis van 18% van de eerste jaarhuur zonder incentives, exclusief BTW.
Incentive
T&vT ontvangt als incentive 35% van het resultaat dat middels onderhandeling wordt bereikt. Dit resultaat wordt berekend aan de hand van de in het beslisdocument voor aanhuur vastgelegde budget. Indien één van de andere T&vT ondernemingen een oplossing creëert waarbij T&vT bepaalde risico’s neemt, zullen partijen in overleg treden over de alsdan geldende verdeling van het resultaat.
iii. Op 8 juni 2007 heeft [ H ] per e-mail aan [ P ] het volgende bericht gestuurd:
Fase 1
(…)
Fase 2
Het lijkt me nu te vroeg om afspraken over fase 2 te maken. Ik wil eerst een goed gevoel krijgen bij onze samenwerking en de mogelijkheden voor VNUMedia. Misschien toch wel vast goed om mijn initiele gedachten hierover met jullie te delen. Tijdens ons gesprek heb ik aangegeven dat we alleen overwegen te verhuizen als we dit cash neutraal kunnen doen. Mocht dit het geval zijn, ga ik ervan uit dat wij jullie een marktconforme courtage (…) betalen (ik zal nog even navragen of dit inderdaad 18% is). Mocht er uiteindelijk een deal kunnen worden gerealiseerd die voor VNUMedia cash positief uitpakt, ben ik best bereid om hiervoor aan T&vT een incentive te betalen. Die zou bijvoorbeeld kunnen oplopen naarmate ons voordeel toeneemt. Ik zie een incentive van 35% dan wel als het maximale en dus pas bij een substantieel voordeel voor VNUMedia. Zoals gezegd, zou ik hierover pas na afloop van fase 1 afspraken willen maken.
iv. Bij brief van 13 juli 2007 heeft T&vT aan VNU een opdrachtbevestiging toegezonden, die VNU op 17 juli 2007 ondertekend heeft geretourneerd (hierna: de opdrachtbeves¬tiging). Over de honorering is in de opdrachtbevestiging het volgende vermeld:
Honorering
T&vT zal als volgt worden gehonoreerd:
Stap 1 tot en met 4 op basis van bestede tijd.
T&vT hanteert het volgende tarief:
(…)
Stap 5 zal bij definitieve aanhuur van een bestaand gebouw of nieuwbouw worden gehonoreerd op basis van 18% van de eerste jaarhuur zonder incentives, exclusief BTW.
Incentive
T&vT heeft voorgesteld om als incentive 35% van het resultaat te ontvangen dat middels onderhandeling wordt bereikt. Dit resultaat wordt berekend aan de hand van de in het beslisdocument voor aanhuur vastgelegde budget. VNU en T&vT hebben de intentie uitgesproken dit na afronding van fase 1 definitief vast te leggen. Indien één van de andere T&vT ondernemingen een oplossing creëert waarbij T&vT bepaalde risico’s neemt, zullen partijen in overleg treden over de alsdan geldende verdeling van het resultaat.
v. Eind augustus 2007 is fase I afgerond en heeft VNU het honorarium van fase I ad € 35.000,= aan T&vT voldaan. Eind september 2007 heeft VNU besloten fase II in te gaan.
vi. Naar aanleiding van problemen bij T&vT eind 2007 is een aantal medewerkers (onder wie [ P ]) een nieuwe onderneming begonnen, genaamd HRP, met de afspraak dat HRP de overeenkomst met VNU zou overnemen.
vii. Bij e-mailbericht van 3 januari 2008 heeft [ P ] aan [ X ] (hierna: [ X ]) van VNU als volgt bericht:
Inzake de honorering is fase I reeds door T&vT gefactureerd. Voor fase II is een honorering afgesproken in de vorm van courtage (% van de 1e jaarhuur) en een incentive regeling. Met betrekking tot de incentive regeling heeft u gevraagd een voorstel te doen hoe we dit nader moeten vorm geven. De basis is 35% van een nader te bepalen besparing. Een besparing t.o.v. het huidige huurcontract aan de Ceylonpoort is lastig te bepalen omdat dit een laag huurprijsniveau en bijbehorend kwaliteitsniveau kent. U heeft aangegeven een zo laag mogelijke NCW van het huurcontract na te streven. Wij stellen voor om de initiele contractwaarde gebaseerd op de vraagcondities en op basis van 10 jaar vast te stellen, waarbij in gestaffelde vorm met oplopende kicker een deel van de gerealiseerde besparing hierop ten goede komt aan HRP, met een maximum van 35%.
viii. [ X ] heeft bij e-mailbericht van 4 januari 2008 [ P ] als volgt geantwoord:
ik heb het een en ander overlegd met ([ H ], hof) en wij zijn van mening dat wij een akkoord hadden voor fase 1, hetgeen de fixed fee was en dat wij geen akkoord hebben voor fase 2. Mede gezien de veranderde situatie waarin het voordeel van gezamenlijk een project runnen niet meer aan de orde is. Dit was nl. de basis voor een eventuele incentive regeling.
In dit licht zijn wij dan ook van mening dat het onderhandelen van een goed contract (zo laag mogelijke NCW) wordt afgedekt door een nader overeen te komen courtage voor fase 2 zonder een incentive regeling zoals hieronder beschreven die overigens veel discussie had opgeleverd. Onze huur gaat nl. sowieso omhoog en wat is een relevante benchmark? Daarom stel ik voor om voor fase 2 een courtage of fixed fee overeen te komen die gangbaar is. Laten we dit telefonisch vast stellen a.s. maandag.
ix. Op maandag 7 januari 2008 hebben [ P ] en [ X ] telefonisch met elkaar gesproken.
x. Bij brief van 4 februari 2008 heeft [ P ] aan [ H ] en [ X ] een concept voor een overeenkomst tot contracts¬overneming doen toekomen. De brief vangt aldus aan:
(…) met betrekking tot ons telefonisch onderhoud d.d. 31 december 2007 met de heer [ H ] en na telefonisch overleg met de heer [ X ] op 7 en 9 januari j.l. bevestigen wij het volgende.
(…) HRP (…) heeft de opdracht voor het begeleiden van VNU Media bij het aanhuren van nieuwe kantoorruimte d.d. 7 juni 2007 overgenomen van (…) T&vT (…). De resterende werkzaamheden met betrekking tot de aanhuur zullen door HRP worden uitgevoerd. Derhalve is er geen sprake meer van een opdrachtgever-opdrachtnemer relatie tussen VNU en T&vT.
xi. De definitieve overeenkomst tot contractsoverneming is door de bedrijfsjurist van VNU op papier gezet en namens T&vT (in de overeenkomst Trimp genoemd), VNU en HRP ondertekend. Die overeenkomst bepaalt onder meer:
1.1 Trimp draagt hierbij haar gehele rechtsverhouding tot VNU Media uit hoofde van de Overeenkomst over aan HRP en HRP aanvaardt deze overdracht onvoorwaardelijk, volledig en onherroepelijk.
1.2 Na de in het vorige lid bedoelde overdracht zal VNU Media geen honorering, incentive of andersoortige vergoeding meer aan Trimp verschuldigd zijn uit hoofde van de Overeenkomst of anderszins. Trimp verleent VNU Media dienovereenkomstig volledig en onherroepelijk kwijting.
xii. Op 28 oktober 2008 heeft VNU een huurovereenkomst gesloten met betrekking tot een nieuwe kantoorruimte.
xiii. Op 10 december 2008 heeft [ P ] aan [ H ] een voorstel gestuurd om te komen tot berekening van de aan HRP toekomende incentive. Bij e-mailbericht van 22 december 2008 heeft [ H ] betwist dat VNU een incentive verschuldigd is, omdat daarover nimmer nadere concrete afspraken waren gemaakt en de initiële gesprekken daarover uitsluitend betrekking hadden op de mogelijkheid dat T&vT en VNU samen risicodragend een pand zouden ontwikkelen.
xiv. Op 24 december 2008 heeft HRP VNU een factuur gestuurd voor een bedrag aan incentive groot € 2.064.513,50 (exclusief BTW), zijnde 35% van € 5.898.610,=. De factuur is onbetaald gebleven. De op dezelfde datum gezonden factuur met betrekking tot de courtage is deels na beslaglegging en deels tijdens het geding in eerste aanleg door VNU voldaan.