Uitspraak
GERECHTSHOF TE AMSTERDAM
TWEEDE MEERVOUDIGE BURGERLIJKE KAMER
Beslissing van 30 juni 2009 in de zaak onder nummer 200.016.762/01 NOT van:
BUREAU FINANCIEEL TOEZICHT,
gevestigd te Utrecht,
APPELLANT,
gemachtigden: drs. J.J. van de Poll LLM,
D. van der Veer RA,
tegen
MR. [X],
notaris te [plaats],
GEÏNTIMEERDE,
gemachtigde: mr. P.J.M. van Wersch.
1. Het geding in hoger beroep
1.1. Appellant, verder te noemen het BFT, heeft bij een op 27 oktober 2008 ter griffie ingekomen verzoekschrift met bijlagen tijdig hoger beroep ingesteld tegen de aan deze beslissing gehechte beslissing van de kamer van toezicht over de notarissen en kandidaat-notarissen te Arnhem, verder te noemen de kamer, van 30 september 2008. Hierbij is het BFT in zijn klacht tegen geïntimeerde, verder te noemen de notaris, niet-ontvankelijk verklaard, althans is de klacht van het BFT afgewezen.
1.2. Van de zijde van de notaris is op 26 november 2008 een verweerschrift ter griffie van het hof ingekomen.
1.3. Het hoger beroep is behandeld ter openbare terechtzitting van 14 mei 2009, alwaar zijn verschenen de notaris, bijgestaan door haar gemachtigde, en het BFT vertegenwoordigd door zijn gemachtigden.
2. De stukken van het geding
Het hof heeft kennis genomen van de inhoud van de door de kamer aan het hof toegezonden stukken van de eerste instantie en de hiervoor vermelde stukken.
3. Het standpunt van het BFT
3.1. Het BFT verwijt de notaris dat zij, ondanks een verzonden herinnering, niet geheel voldaan heeft aan haar verplichting tot indiening van de jaarstukken over 2007, aangezien zij geen privé-vermogensopstelling (V-staat) en geen inkomensopstelling (I-staat) tijdig heeft ingediend.
In dit verband verwijst het BFT naar de artikelen 24 lid 4 en 112 lid 1 Wet op het notarisambt, hierna Wna.
3.2. Het BFT heeft zijn bevindingen op de voet van artikel 112 lid 3 Wna in de vorm van een klacht ter kennis gebracht van de kamer.
4. Het standpunt van de notaris
4.1. Op 15 mei 2008 had de accountant van de notaris de jaarstukken van de notaris gereed. Deze accountant verzorgt ook de jaarstukken voor de notariële collegae van de maatschap waarin de notaris participeert. De jaarstukken van deze laatsten zijn door de accountant tijdig naar het BFT toegezonden. Dat dit niet gebeurd is met de jaarstukken van de notaris is zowel voor de notaris als haar accountant onbegrijpelijk.
4.2. Het BFT heeft op 3 juni 2008 de notaris een herinnering gestuurd die de notaris - in verband met haar vakantie – niet persoonlijk heeft bereikt.
De secretaresse van de notaris heeft het BFT na ontvangst van de brief op 4 juni 2008, een e-mailbericht gestuurd, inhoudende:
Geachte heer/mevrouw,
Naar aanleiding van uw brief van 3 juni 2008 inzake de verantwoordingsdocumenten over het boekjaar 2007, deel ik u mee dat mevrouw mr. [X] de hele maand juni met vakantie is.
Op 1 juli 2008 is zij weer op kantoor en dan zal ik haar uw brief doorleiden, waarna zij hierover, contact met u zal opnemen.
Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Met vriendelijke groet, (…)
4.3. Op dit e-mailbericht heeft het BFT niet gereageerd.
4.4. Toen de notaris op 30 juni 2008 weer op kantoor was, heeft zij haar accountant die dag benaderd, die vervolgens per ommegaande de verzochte stukken naar het BFT heeft gestuurd. Ook heeft de notaris op 30 juni 2008 telefonisch contact opgenomen met het BFT en een en ander uitgelegd, waarop het BFT onder meer antwoordde dat de klacht niet meer kon worden ingetrokken.
5. De beoordeling
5.1. Het BFT bestrijdt het oordeel van de kamer dat het BFT niet in zijn klacht kan worden ontvangen omdat – zakelijk weergegeven – het BFT door niet te reageren op het e-mailbericht van de secretaresse van de notaris, de notaris de in redelijkheid aanwezige mogelijkheid heeft onthouden de klacht wegens het niet tijdig indienen van de complete jaarstukken te voorkomen.
5.2. Anders dan de kamer is het hof van oordeel dat het BFT door niet te reageren op het e-mailbericht van de secretaresse van de notaris, niet zodanig onzorgvuldig heeft gehandeld dat het BFT daardoor niet meer de bevoegdheid toekomt om een klacht tegen de notaris in te dienen ter zake van het niet nakomen door de notaris van de verplichtingen zoals omschreven in de artikelen 24 lid 4 en 112 lid 1 Wna.
5.3. Dat betekent dat het BFT kan worden ontvangen in zijn klacht jegens de notaris.
5.4. Dat brengt mee dat thans de vraag beantwoord dient te worden of de door het BFT tegen de notaris ingediende klacht gegrond is.
5.5. Die vraag beantwoordt het hof ontkennend. Daartoe wordt het volgende overwogen.
5.5.1.Op grond van de artikelen 24 lid 4 en 112 lid 1 Wna is de notaris verplicht elk jaar vóór 1 mei alle verantwoordingsdocumenten over het voorafgaande boekjaar bij het BFT in te dienen.
5.5.2. Bij brief van 3 juni 2008 heeft het BFT de notaris onder meer bericht:
U wordt dringend verzocht de ontbrekende verantwoordingsdocumenten zo spoedig mogelijk doch uiterlijk voor woensdag 18 juni 2008 aan het BFT toe te zenden. Wanneer het BFT op 18 juni 2008 de ontbrekende verantwoordingsdocumenten niet heeft ontvangen, kan het BFT overgaan tot het indienen van een klacht. (…)
5.5.3. Uit (dit gedeelte van) deze brief heeft de notaris kunnen en mogen afleiden dat de termijn als bedoeld in artikel 24 lid 4 Wna, die verlopen was op 1 mei 2008, verlengd werd tot 18 juni 2008 en dat zij de aan haar bij de artikel 24 lid 4 en 112 lid 1 Wna opgelegde verplichtingen nog kon nakomen door vóór 18 juni 2008 de benodigde documenten aan het BFT in te zenden.
5.5.4. Op dit schrijven is namens de notaris ruim vóór het verlopen van de tot 18 juni 2008 verlengde termijn – op 4 juni 2008 – per e-mailbericht gereageerd.
Het BFT is toen medegedeeld dat de notaris afwezig was tot 1 juli 2008. Voorts houdt dit bericht in:
Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
5.5.5. Gesteld noch gebleken is dat het BFT dit e-mailbericht niet heeft ontvangen, zodat er in rechte van moet worden uitgegaan dat het BFT dit bericht op of omstreeks 4 juni 2008 heeft ontvangen.
5.5.6. Het verweer van de notaris dat het BFT door niet te reageren op het e-mailbericht van de secretaresse haar niet in de gelegenheid heeft gesteld een klacht te voorkomen – de verantwoordingsdocumenten lagen immers kant en klaar bij haar accountant en hadden direct bij het BFT ingediend kunnen worden – heeft het BFT betwist met de stelling dat het beleid van het BFT, dat ook als zodanig bekend is gemaakt, inhoudt dat bij niet of niet tijdige nakoming van de verplichtingen uit de artikelen 24 lid 4 en 112 lid 1 Wna altijd een klacht wordt ingediend en dat de secretaresse van de notaris dit ook in de brief van 3 juni 2008 had kunnen lezen.
5.5.7. Deze stelling van het BFT wordt verworpen. Wat er van dit beleid van het BFT ook zij, de brief van 3 juni 2008 van het BFT aan de notaris houdt in dat indien het BFT op 18 juni 2008 de ontbrekende verantwoordingsdocumenten niet heeft ontvangen, het BFT kan overgaan tot het indienen van een klacht.
5.5.8. De secretaresse van de notaris heeft hieruit in verband en samenhang met het feit dat op haar e-mailbericht van 4 juni 2008 waarin zij aangaf dat de notaris eerst op 1 juli 2008 op kantoor zou zijn door het BFT niet werd gereageerd, kunnen en mogen afleiden dat het niet tijdig vóór 18 juni 2008 insturen van de benodigde stukken niet zonder meer zou leiden tot een klacht.
5.5.9. Door niet te reageren op eerdergenoemd e-mailbericht dat ruim vóór afloop van de verlengde instuurtermijn aan het BFT was verstuurd en door deze ontvangen, heeft het BFT de notaris niet de mogelijkheid geboden een klacht te voorkomen.
5.5.10. Het hof is van oordeel dat onder deze omstandigheden de notaris er geen tuchtrechtelijk verwijt van kan worden gemaakt dat zij de door het BFT opgevraagde stukken niet vóór 18 juni 2008 heeft ingestuurd.
5.6. De klacht is derhalve ongegrond.
5.7. Dit leidt tot de volgende beslissing.
6. De beslissing
Het hof:
- vernietigt de beslissing waarvan beroep en opnieuw rechtdoende:
- verklaart het BFT ontvankelijk in de door hem tegen de notaris ingediende klacht;
- verklaart deze klacht ongegrond.
Deze beslissing is gegeven door mrs. A.D.R.M. Boumans, A.L.G.A. Stille en C.P. Boodt en door de rolraadsheer in het openbaar uitgesproken op 30 juni 2009.
KAMER VAN TOEZICHT OVER DE NOTARISSEN EN KANDIDAAT-NOTARISSEN TE ARNHEM
Kenmerk: 07.831/2008/889
Beslissing van de Kamer van Toezicht te Arnhem in de zaak van
het
BUREAU FINANCIEEL TOEZICHT (BFT),
klager,
gevestigd te Utrecht,
tegen
MR. [X],
notaris met als vestigingsplaats de gemeente [plaats].
Het verloop van de procedure
Het verloop van de procedure blijkt uit de volgende stukken
- de brief van het BFT van 27 juni 2008, waarin de klacht is neergelegd
- de brief van de notaris van 16 juli 2008 met bijlagen
- de mondelinge behandeling van de klacht op 26 augustus 2008
- de brief van het BFT van 4 september 2008.
De klacht en de beoordeling daarvan
1. Het BFT verwijt de notaris dat zij, ondanks een verzonden herinnering, niet geheel heeft voldaan aan zijn verplichting tot indiening van de jaarstukken over 2007. Met name heeft de notaris niet ingediend:
- de privé-vermogensopstelling (V-staat)
- de inkomensopstelling (I-staat).
Voor het verwijt verwijst het BFT naar het bepaalde in art. 112 lid 1 Wet op het notarisambt (Wna) in verband met art. 24 lid 4 Wna. Het BFT acht de tekortkoming klachtwaardig, omdat als gevolg daarvan een adequaat en goed georganiseerd toezicht op het financiële beheer van de notariële praktijk wordt belemmerd.
2. De notaris voert onder andere het volgende aan. De accountant van de notaris had op 15 mei 2008 de jaarstukken 2007 gereed. Deze accountant verzorgt ook de jaarstukken voor de notariële collegae van de maatschap waarvan de notaris deel uitmaakt. De jaarstukken van deze collegae zijn door de accountant tijdig aan het BFT toegezonden. Om voor de notaris en de accountant onbegrijpelijke redenen zijn de stukken van de notaris niet aan het BFT verzonden. Het BFT heeft op 3 juni 2008 een herinnering aan de notaris gestuurd dat de jaarstukken nog niet volledig waren ingediend. Op dat moment was de notaris met vakantie. De secretaresse van de notaris heeft onmiddellijk na de ontvangst van de herinnering op 4 juni 2008 een e-mail gezonden aan het BFT met de mededeling dat de notaris de gehele maand juni met vakantie is en dat de notaris, na terugkomst op kantoor, contact met het BFT zal opnemen. Het BFT heeft op de e-mail niet gereageerd. Op 30 juni 2008 was de notaris weer op kantoor. Zij heeft op die dag meteen haar accountant benaderd, waarna bleek dat de stukken abusievelijk niet aan het BFT waren verzonden. De stukken zijn daarop per ommegaand door de accountant aan het BFT verstuurd. De notaris heeft op 30 juni 2008 ook telefonisch contact opgenomen met het BFT om de situatie uit te leggen. Hierop kreeg zij ten antwoord: "te laat is te laat, de klacht kan niet worden ingetrokken."
3. Het BFT heeft zijn bevindingen op de voet van artikel 112 lid 3 Wna in de vorm van een klacht ter kennis gebracht van de Kamer. Alvorens de Kamer tot een inhoudelijke beoordeling van de klacht kan komen, dient zij te onderzoeken of het BFT ontvankelijk is in zijn klacht. De Kamer overweegt daarover het volgende.
4. Uit artikel 112 lid 1 Wna gelezen in samenhang met artikel 24 lid 4 Wna volgt dat een notaris binnen vier maanden na afloop van het boekjaar de jaarstukken over dat boekjaar moet opstellen en aanstonds na het verstrijken van die termijn bij het BFT moet indienen.
Het is de Kamer bekend dat het BFT met betrekking tot de indiening van de jaarstukken een eigen beleid voert. Dit beleid houdt in dat, indien na afloop van de genoemde termijn van vier maanden geen of niet alle jaarstukken van een notaris zijn ontvangen, het BFT na een maand na het verstrijken van die termijn een schriftelijk rappel aan de notaris verzendt, waarbij de notaris in de gelegenheid wordt gesteld de ontbrekende stukken alsnog binnen veertien dagen aan het BFT toe te zenden. Worden de stukken binnen die termijn niet ingediend dan stelt het BFT in het algemeen bij de bevoegde Kamer een klacht in tegen de betrokken notaris wegens het niet (geheel) voldaan hebben aan de plicht tot toezending van de jaarstukken. De Kamer is niet gebleken dat, indien de aangeschreven notaris aan het rappel voldoet, het BFT desondanks een klacht tegen die notaris indient wegens het te laat indienen van de (complete) jaarstukken.
5. Overeenkomstig het hiervoor weergegeven beleid heeft het BFT op 3 juni 2008 de notaris gerappelleerd, toen bleek dat de notaris niet aanstonds na het verstrijken op 1 mei 2008 van de viermaanden-termijn haar privé-vermogens- en inkomensopstelling over 2007 had ingediend. Op de rappelbrief is door de secretaresse van de notaris gereageerd bij e-mailbericht van 4 juni 2008. Hierin schrijft zij het BFT het volgende:
"Geachte heer/mevrouw,
Naar aanleiding van uw brief van 3 juni 2008 inzake de verantwoordingsdocumenten
over het boekjaar 2007, deel ik u mee dat mevrouw mr. [X] de hele
maand juni met vakantie is.
Op 1 juli 2008 is zij weer op kantoor en dan zal ik haar uw brief doorleiden, waarna zij,
hierover, contact met u zal opnemen.
Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Met vriendelijke groet,
....."
6. De vertegenwoordiger van het BFT heeft ter zitting verklaard dat, voor zover hem bekend, door het BFT niet op de e-mail is gereageerd. De notaris heeft meegedeeld zij geen antwoord op de e-mail heeft ontvangen. De Kamer gaat er daarom vanuit dat het BFT niet op de e-mail heeft geantwoord. Dit had naar het oordeel van de Kamer wel van het BFT mogen worden verlangd. Indien het BFT de secretaresse van de notaris namelijk had bericht dat niet akkoord kon worden gegaan met een uitstel tot 1 juli 2008 en dat, conform het beleid, binnen de gestelde termijn van veertien dagen de ontbrekende stukken dienden te worden toegestuurd, dan had de secretaresse de nodige maatregelen kunnen treffen om de stukken alsnog binnen de genoemde termijn aan het BFT te doen toekomen en had de klacht tegen de notaris kunnen worden voorkomen. Toezending zou ook mogelijk zijn geweest, omdat de jaarstukken reeds vanaf 15 mei 2008 gereed waren. De Kamer overweegt dat het BFT door niet op de e-mail te reageren, hetgeen eenvoudig en zonder bezwaar had kunnen gebeuren, (de secretaresse van) de notaris de in redelijkheid aanwezige mogelijkheid heeft onthouden de klacht wegens het niet tijdig indienen van de complete jaarstukken te voorkomen. Gelet op deze omstandigheid acht de Kamer het BFT niet-ontvankelijk in zijn klacht tegen de notaris, althans wijst de Kamer deze klacht af.
De beslissing
De Kamer van Toezicht
verklaart het BFT niet-ontvankelijk in zijn klacht tegen de notaris, althans wijst deze klacht af.
Deze beslissing is gegeven door mr. M.L.J.C. van Emden-Geenen, voorzitter,
mrs. R.P.K.J. van Gerven, J.G.T.M. Castrop, L.A. van Son en dhr. E. Bos (plv.), leden, en in tegenwoordigheid van mr. J.G.W. Oor, secretaris, uitgesproken in het openbaar op 30 september 2008.
De secretaris De voorzitter