2.17 Bij brief van 26 september 1997 richt de groep van zeven zich tot de overige leden van de kerkenraad. Deze brief luidt, voor zover thans van belang, als volgt.
"In de kerkenraadsvergadering van 10 september jl. is gesproken over de ledenvergadering van 6 oktober a.s., die is uitgeschreven op verzoek van een voldoende aantal leden conform art. 9.3 van de Statuten.
De bij het verzoek opgegeven, te behandelen onderwerpen betreffen het tijdelijk"non actief stellen" van de voorzitter van de kerkenraad, de heer [B] en de predikant van onze gemeente, ds. [A] teneinde te bereiken dat de huidige problemen binnen de kerkenraad binnen de gemeente en met de predikant tot een oplossing kunnen worden gebracht.
Echter in de stukken voor de ledenvergadering wordt niet gesproken over non-actief stellen, of bijv. "zich tijdelijk terugtrekken ter wille van ruimte voor oplossingen" maar over "schorsen" (…) Een voorstel tot schorsing van ambtsdragers is niet ingediend (…)
In art. 5.3 van de Statuten wordt bepaald dat o.a. de functie van voorzitter binnen de kerkenraad onderling wordt verdeeld. Een verzoek om op een ledenvergadering een voorstel tot non-actief stelling van de voorzitter van de kerkenraad te behandelen had dus bij nader inzien als "niet ontvankelijk" aangemerkt moeten worden. Hierover beslist niet de ledenvergadering maar de kerkenraad.
Art. 9.4 van de Statuten luidt: "Samenstelling en presentatie van de agenda voor de ledenvergaderingen (…) geschieden onder verantwoordelijkheid van de kerkenraad. De meerderheid van de kerkenraad neemt die verantwoordelijkheid niet m.b.t. hetgeen aan de leden voor de ledenvergadering van 6 oktober a.s. is gepresenteerd. Kerkenraadsleden hebben daarom schriftelijk 19-9, na eerder overleg verzocht om een extra kerkenraadsvergadering uit te schrijven, daaraan is door de voorzitter van de kerkenraad geen gehoor gegeven (…) Vervolgens hebben deze kerkenraadsleden zelf een uitnodiging voor de vergadering dd 22 september jl. uitgestuurd (…)
Statuten en Huishoudelijk Reglement geven geen regels m.b.t. de beslissing tot het houden van een kerkenraadsvergadering. Echter in de kerkenraadsvergadering van 25 augustus 1994 is in het kader van de "Nadere omschrijving van de algemene kerkenraad" bepaald dat een extra kerkenraadsvergadering wordt belegd indien eenderde deel van de kerkenraad dit noodzakelijk acht. De voorzitter had het verzoek tot een extra kerkenraadsvergadering derhalve niet mogen weigeren.
In artikel 5.2 van het H.R. wordt alleen een uitvoerende taak voor de voorzitter en secretaris i.z. het opstellen van de agenda genoemd.
In Statuten en H.R. wordt steeds gesproken over "de kerkenraad" en nergens wordt aan enig kerkenraadslid een bijzondere beslissingsbevoegdheid toegekend. Art. 5.2 van het H.R. kan niet naar de letter en zeker niet naar de geest van Statuten en H.R. worden uitgelegd als:
Wanneer voorzitter en secretaris weigeren een agenda op te stellen, kan geen kerkenraadsvergadering worden gehouden. Integendeel, indien kerkenraadsleden weigeren om hun reglementair bepaalde taak uit te voeren, is er alle reden om tot een herverdeling van taken binnen de kerkenraad te besluiten.
In de slotbepaling van de Statuten en H.R. wordt geformuleerd dat de kerkenraad beslist in alle gevallen die in Statuten en H.R. niet voorzien zijn. De kerkenraad heeft m.b.t. het bijeen roepen van een extra kerkenraadsvergadering een besluit genomen, maar als dat betwist zou worden, dan is dus alsnog een beslissing van de kerkenraad nodig
Het kan natuurlijk niet zo zijn dat het nemen van die beslissing kan worden geblokkeerd door voorzitter en secretaris omdat zij weigeren om hun taak conform H.R., art. 5.2 uit te voeren (…)
Over het door de meerderheid van de kerkenraad gewenst zijn van een extra kerkenraadsvergadering kan geen misverstand bestaan (…)
In art. 5.4 van het H.R. wordt geformuleerd dat een kerkenraadsvergadering rechtsgeldig is indien alle kerkenraadsleden hiervoor zijn uitgenodigd. Aan deze voorwaarde voldoet de vergadering van 22 september jl. Nergens is iets geformuleerd over bijv. wie uitnodigt, hoe er uitgenodigd wordt, hoeveel dagen voor de vergadering de uitnodiging moet worden ontvangen, aan welke eisen stukken (…) moeten voldoen, enz. (…)
Vervolgens wordt eveneens in artikel 5.4 van het H.R. geformuleerd wanneer de vergadering rechtsgeldige besluiten kan nemen. Aanwezigheid van tweederde van de kerkenraadsleden is voldoende indien één of meerdere leden vanwege bijzondere omstandigheden niet aanwezig kan/kunnen zijn.
T.a.v. twee van de op de vergadering van 22 september jl. afwezige leden is een reden bekend/medegedeeld. Drie afwezige leden hebben te kennen gegeven niet de bereidheid te hebben om de vergadering bij te wonen. Het H.R. geeft niet aan hoe met deze situatie om te gaan. Het kan natuurlijk wederom niet de bedoeling van Statuten en H.R. zijn dat onwil een wapen kan zijn om het bestuurlijk functioneren van de kerkenraad te blokkeren.
In feite is het genoemde criterium van tweederde in combinatie met art. 5.5 van het H.R. waarin wordt bepaald dat besluiten van de kerkenraad met gewone meerderheid worden genomen, in de onderhavige situatie niet relevant: Alle besluiten op de vergadering van 22 september jl. zijn unaniem door de 7 kerkenraadsleden genomen en dus met meerderheid van stemmen van de volledig zittende kerkenraad.
Overigens indien het DB van mening is/blijft dat de vergadering van 22 september jl. geen rechtsgeldige kerkenraadsvergadering is geweest en/of de op die vergadering genomen besluiten niet rechtsgeldig zijn, dan verzoeken de op de vergadering van 22 september jl. aanwezige kerkenraadsleden hierbij om z.s.m. en vóór de ledenvergadering van 6 oktober a.s. op grond van het eerdergenoemde besluit in de kerkenraadsvergadering van 10 september een extra kerkenraadsvergadering te beleggen (…)
Natuurlijk is het eerste inhoudelijke agendapunt: (Her)verdeling van de functies van voorzitter, tweede voorzitter, secretaris en penningmeester (…) Wij zijn bereid om de werking van ons besluit m.b.t. het tijdelijk op non actief stellen van de heer J. [B] als voorzitter van de kerkenraad op te schorten totdat genoemd agendapunt is afgehandeld (…)".