2.3.Tussen partijen is een geschil ontstaan in verband met door ROC in 2003 aangevraagde doch bij (definitief geworden) besluiten van de staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 3 juni 2005 (alsnog) op nihil gestelde subsidies in het kader van de Subsidieregeling ESF-3 voor onderwijsinstellingen.
ROC heeft in 1996 voor de eerste keer een ESF-subsidie aangevraagd (en verkregen). E&Y was daarbij niet betrokken. Datzelfde geldt voor de jaren 1997, 1998, 1999 en 2000.
Met ingang van 2001 is de regelgeving voor de ESF-subsidies gewijzigd (de hierna te bespreken Subsidieregeling ESF-3 d.d. 21 juni 2001/AM/ESM/01/40870, zoals voor onderwijsinstellingen nader geregeld in de Subsidieregeling ESF-3 voor onderwijsinstellingen 2000-2006). De wijzigingen zien met name op de eisen die aan een aanvraag worden gesteld en op de werkzaamheden die in het kader van de subsidieverlening door een accountant moeten worden verricht. Vanaf dat moment is E&Y bij de subsidieaanvraag betrokken.
In de Subsidieregeling d.d. 21 juni 2001 staat onder meer:
“Artikel 4
1. De mogelijkheid tot het indienen van aanvragen om projectsubsidie bestaat slechts gedurende door de minister vastgestelde aanvraagtijdvakken, gelegen in de jaren 2001 t/m 2006. Indien deze mogelijkheid wordt geopend, wordt hiervan vooraf door de minister in de Nederlandse Staatscourant mededeling gedaan. In een gelijktijdig door de minister vastgesteld en bekend gemaakt ESF 3-Beleidskader kunnen bedragen worden vastgesteld die ten hoogste voor de verschillende categorieën aanvragers en projecten ter beschikking zullen worden gesteld, en kunnen nadere eisen worden gesteld waaraan nieuwe aanvragers en projecten zullen moeten voldoen om voor subsidie in aanmerking te komen. (…)
1. De aanvraag wordt ingediend onder gebruikmaking van een formulier dat daartoe door de minister ter beschikking wordt gesteld, en bevat in ieder geval een projectbeschrijving met bijbehorende begroting en financieringsplan. (…)
Artikel 6
Een projectsubsidie-aanvraag wordt afgewezen:
a. indien de aanvraag of het voor subsidie aangemelde project niet voldoet aan de bij en krachtens deze regeling gestelde eisen. (…)
1. De begunstigde dient binnen drie maanden na beëindiging van het project een verzoek in om vaststelling van het subsidiebedrag waarop aanspraak bestaat.
2. Het verzoek wordt ingediend onder gebruikmaking van een formulier dat door de minister ter beschikking wordt gesteld, en bevat een eindrapportage en een declaratie van de gemaakte kosten (…).
3. De einddeclaratie is voorzien van een verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (…).”
In de Toelichting op de Subsidieregeling staat ten aanzien van de werkzaamheden van de accountant onder meer:
“De accountant maakt onderscheid tussen de volgende werkzaamheden:
- werkzaamheden voorafgaand aan de uitvoering van het project (preventieve werkzaamheden);
- interim controle;
- eindcontrole.
Preventieve werkzaamheden
De preventieve werkzaamheden zijn van belang indien de externe accountant reeds in een vroeg stadium, bijvoorbeeld in de voorbereidende fase, bij de totstandkoming van de projectaanvraag, is betrokken.
In deze voorbereidende fase beoordeelt de accountant de voorgenomen administratieve organisatie en daarin vervatte maatregelen van interne controle (AO/IC) teneinde vast te stellen of deze voorgenomen AO/IC voldoet aan de in de regelgeving gestelde eisen om te kunnen komen tot een goedkeurende accountantsverklaring.
De uitkomsten van deze beoordeling worden schriftelijk aan de opdrachtgever gerapporteerd evenals de eventuele aanbevelingen die daarbij zijn gedaan. SZW ontvangt een afschrift van deze rapportage.
Interim controle
De interim controle heeft mede tot doel vast te stellen of de voorgestelde AO/IC daadwerkelijk bestaat en dat de werking daarvan gedurende de te controleren periode gewaarborgd is. Voorzover tijdens de preventieve werkzaamheden door de accountant aanbevelingen zijn gedaan met betrekking tot de AO/IC onderzoekt de accountant of deze aanbevelingen zijn opgevolgd.
Uiterlijk zes maanden nadat met de uitvoering van een project is gestart, rapporteert de accountant zijn bevindingen met betrekking tot het onderzoek naar de AO/IC in de vorm van een zogenaamde management letter. SZW ontvangt een afschrift van deze rapportages. (…)
Eindcontrole
(…) Ter zake van de eindcontrole dient de accountant bij de uitvoering van de accountantscontrole op de einddeclaratie inzake ESF-3 vast te stellen dat minimaal aan onderstaande punten is voldaan. Hierbij wordt opgemerkt dat de naleving van de gehele subsidieregeling object van controle is. (…)
De accountant gaat na dat alle administratieve voorschriften zoals aangegeven in artikel 11, lid 1 tot en met 6, van de subsidieregeling ESF-3 zijn nageleefd. (…)”
In de Subsidieregeling ESF-3 voor onderwijsinstellingen 2000-2006 staat onder meer:
“Artikel 7
1. Een aanvrager die een project wil uitvoeren, dient tenminste 12 weken vóór de beoogde startdatum van het project een subsidieaanvraag in met gebruikmaking van de door de minister beschikbaar gestelde elektronische formats en formulieren.
2. De subsidieaanvraag bevat in ieder geval een projectbeschrijving. In de projectbeschrijving zijn tenminste opgenomen: (…)
1. De aanvrager dient een inzichtelijke en controleerbare deelnemersadministratie en een financiële administratie met betrekking tot het project en een administratie van de ontvangen en te ontvangen subsidie per deelnemer bij te houden of te doen bijhouden.
2. De deelnemersadministratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde deelnemersprestaties, bedoeld in artikel 4. (…)
4. De administratie dient aldus te zijn opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate tussentijdse rapportages en dient voldoende mogelijkheden te bieden voor een goede accountantscontrole op de juiste naleving van de subsidievoorwaarden.
5. Bij de vastlegging van de gegevens worden in ieder geval de eisen in acht genomen die in bijlage 2 bij dit besluit ter zake worden gesteld alsmede de eisen zoals opgenomen in het door de minister vastgestelde Handboek ESF-3 voor uitvoerders.
6. Bij de vastlegging van de gegevens wordt gebruik gemaakt van het door de minister ter beschikking gestelde computerprogramma. (…)”
Bijlage (4) bij deze regeling is een Controleprotocol ESF-3 voor onderwijsinstellingen. Dit protocol heeft betrekking op de werkzaamheden van de accountant. Wat de werkzaamheden van de accountant betreft bevat deze bijlage een met de in voornoemde Toelichting genoemde werkzaamheden vergelijkbare tekst. Krachtens het Controleprotocol moet binnen vier weken nadat een beschikking tot subsidieverlening is afgegeven een kopie van de opdrachtbevestiging van de accountant worden ingezonden aan de minister, teneinde zekerheid te verkrijgen dat de controlerend accountant tijdig op de hoogte is gesteld van de inhoud van het Controleprotocol.
De voor de (beoordeling van de) toewijzing van de subsidie door de minister aangewezen Centrale Financiële Instellingen (CFI) heeft onderwijsinstellingen in beginsel vanaf 1 augustus 2002 voorgeschreven om een door haar voorgeschreven Deelnemers Registratie Systeem (DRS)-intakeformulier te gebruiken In het (in artikel 11 lid 5 van de Subsidieregeling ESF-3 voor onderwijsinstellingen 2000-2006 genoemde) Handboek ESF-3 CFI-uitvoerders d.d. 15 augustus 2003 staat onder meer:
“Een ESF-projectadministratie bestaat verplicht uit twee dossiers per project. Het betreft:
- Een deelnemersdossier
- Een financieel dossier.
Het deelnemersdossier dient alle gegevens te bevatten met betrekking tot de (voorziene) projectdeelnemers. (…) het gaat hier in ieder geval om de volgende verplichte documenten:
Een DRS-intakeformulier (zie Bijlage I) voor iedere deelnemer waarop alle relevante gegevens worden vermeld. In het in Bijlage I opgenomen intakeformulier zijn de gegevens opgenomen welke minimaal geregistreerd dienen te worden. (…)
Het ontbreken van een door beide partijen getekend of onvolledig ingevuld intakeformulier zal leiden tot een korting op de uiteindelijke subsidie. De betreffende persoon is in dat geval niet subsidiabel.
Uw accountant dient bij de einddeclaratie een integrale controle door te voeren op de volledigheid van deze documenten(…)”