2.10.Op 2 juni 2020 heeft een bespreking plaatsgevonden tussen de Raad van Toezicht, [A] en de stafleden. De stafleden hebben daarbij een door hen zelf opgesteld document over het functioneren van [A] overhandigd, waarbij zij als leidraad gebruik hebben gemaakt van Functiehandboek van de Museumvereniging. Dit document is door de stafleden aan [A] en de Raad van Toezicht voorgelezen en vermeldt onder meer:
Leiderschap
Geen sturing
Er is vanuit de directeur geen enkele sturing tijdens deze coronacrisis. Iedereen voelt zich aan zijn lot overgelaten. Er wordt afstand gevoeld tot het museum. Men is niet meer op de hoogte, wordt er niet meer bij betrokken. Dit wordt gevoeld in alle geledingen van het museum: staf, andere medewerkers en vrijwilligers.
[F] , hoofd afdeling educatie, zit thuis met een burn-out. [D] , hoofd afdeling collectie, zit thuis met hartritmeproblemen. Er is vanuit de directeur geen enkele overdracht, communicatie of sturing naar de directe collega’s over wie welke taken op kan pakken, hoe ze het werk kunnen verdelen, wat prioriteit heeft. Ze horen helemaal niets en voelen zich stuurloos.
In zijn uitingen
kande directeur enthousiast en motiverend overkomen: hij geeft veel complimenten en belooft allerlei zaken te gaan regelen. We weten inmiddels dat dit meestal een façade van woorden is waarachter niet veel gebeurt; loze woorden en voor sommige groepen zoals vrijwilligers zelfs demotiverend. Als de directeur je complimenteert, moet je op je hoede zijn!
Coaching
Niet verbindend
De kracht van het museum is dat we samen - medewerkers, vrijwilligers en stagiaires - mooie dingen kunnen bewerkstelligen. Het wij-gevoel is belangrijk. We doen dit samen en ieder heeft zijn eigen, unieke inbreng. Sinds deze directeur er is, is daar geen sprake meer van. ‘Mijn museum ‘mijn subsidie ‘ik run hier deze tent’ Dat is wat we steeds weer moeten horen.
Regelmatig parachuteert de directeur ideeën die nog met niemand zijn besproken, terwijl er al zoveel te doen is. Recente voorbeelden: het opzetten van een vogeltentoonstelling in de Bessenschuur op Terschelling; het laten beschilderen van de (oude) bedrijfsauto door een straatartiest, waarvoor deze toegang tot het depot en museum (en begeleiding) moest krijgen; het (opnieuw) verbouwen van de vogelkijkhut OWS; het idee om toch elektronische toegangshekjes en scanpalen te gaan plaatsen onder de noemer ‘het moet wel i.v.m. corona’.
Diverse medewerkers voelen een behoorlijke afstand naar de directeur en zullen hem niet gauw benaderen voor vragen/problemen.
Geen daadkracht
De directeur laat dingen op zijn beloop, schuift dingen voor zich uit.
Voorbeeld: het nieuwe ticketingsysteem (de derde versie inmiddels!). Dit zou voor de voorjaarsvakantie klaar zijn, maar is nu - eind mei - nog niet in de lucht. We gaan over een paar dagen open, maar niemand kan tickets kopen. De afgelopen tien weken hadden goed gebruikt kunnen worden om het systeem in orde te maken. Niemand weet echter hoe het er voor staat. Gevolg zal zijn: geen tijd om uit te testen en kinderziektes eruit te halen, geen tijd voor instructie en training: alles moet weer op het laatste moment met alle stress van dien. (achteraf vanaf 29-5-2020 wel in de lucht; hopen dat het goed gaat; het systeem is ‘s avonds 27 mei door medewerkers vrijwillig getest - niet op initiatief van de directeur - waarbij nog allerlei problemen tevoorschijn kwamen).
Diverse zaken worden niet adequaat opgepakt (subsidie-aanvragen/verantwoordingen, acties in ziektetrajecten e. d.).
Het is voor de staf en andere medewerkers zo langzamerhand erg lastig afspraken te maken met de directeur. Je moet er eigenlijk altijd vanuit gaan dat een groot deel van de dingen die hij belooft te doen, uiteindelijk niet gedaan gaan worden en, erger nog, op het laatste moment bij jouzelf of een collega terecht gaan komen.
Effectieve communicatie en impact
Gebrek aan communicatie
Intern
Er is nauwelijks communicatie geweest tussen directeur en staf tijdens de coronacrisis; gepland stafoverleg is door hem afgezegd.
Er was voorheen maandelijks een overleg tussen de directeur en de verschillende afdelingen afzonderlijk: deze overleggen worden ook al een half jaar niet meer gevoerd, in het geval van de afdeling collectie al meer dan een jaar niet meer.
Tijdens het thuiswerken sturen stafleden regelmatig e-mails naar de directeur om zaken onder zijn aandacht te brengen. Daar wordt door hem in een aantal gevallen (e-mails met lastige onderwerpen) helemaal niet meer op gereageerd.
Klantgerichtheid
Kijkend naar de e-ticketing en abonnementenpasjes blijven lang onmogelijkheden voor bezoekers bestaan: bepaalde combinaties van kaarten of kortingen kunnen niet gegeven worden. In het verleden hadden we slechts enkele negatieve en veel positieve kritieken van bezoekers per jaar. In de afgelopen jaren zijn de klachten enorm toegenomen met name via sociale media. Maar ook achter de balie krijgen
medewerkers meer klachten over zich heen.
Lost problemen niet op
De directeur bedenkt kunstgrepen die niets oplossen.
Voorbeeld: de functie Publiek & Presentatie (tentoonstellingen maken) is nog steeds niet ingevuld. Dit heeft al voor veel problemen en onduidelijkheden gezorgd. Deze persoon hebben we hard nodig. De oplossing van de directeur is, dat hij zichzelf projectleider noemt en de taken op het bordje legt bij een andere collega. Gevolg: deze collega heeft het veel te druk gehad met een dubbele baan en zit nu thuis met een burn-out. Andere tentoonstellingsprojecten zijn bij het hoofd technische dienst terecht gekomen (Noorderlicht, Oerol project atrium, Gif en alles wat daar tussen in ligt en waar met gezond verstand [F] haar handen al vanaf had getrokken). Zijn volgende idee was een reorganisatie, hij maakt een ‘nieuw’ organogram (waarin alleen de winkel en de horeca een afdeling zijn opgeschoven) en dat is het. En daarna gooit hij de taken weer over een andere heg, naar een andere collega die dat er allemaal maar even bij moet doen. Als de conservator ingezet wordt voor voorbereidingen voor tentoonstellingen, komen er steeds meer achterstanden op het gebied van collectiebeheer. Vrijwilligers moeten steeds vaker tijdelijk naar huis worden gestuurd, en op een gegeven moment komen ze niet meer terug.
Visie ontwikkelen
Vroeger was er onder andere een visie dat kinderen de belangrijkste doelgroep voor het museum waren. In 2012 hebben we er zelfs een prijs mee gewonnen en dat stimuleert. Het lijkt er op dat deze visie niet meer van toepassing is. Maar wat de visie dan nu concreet is………?
Willen we hetzelfde aanzien hebben zoals grote musea Rijksmuseum of Fries Museum met een moderne horecagelegenheid? Het is dan wel belangrijk dat iedere betrokkene bij het museum dat ook op het netvlies heeft. Is het financieel haalbaar en kunnen we het fysiek aan?
De directeur heeft een aantal malen als reden aangevoerd dat hij veel verder is als ons en dat hij daarbij vergeet ons mee te nemen. Als hij al ‘veel verder is als ons’ komt dat omdat wij met zijn allen de puinhopen aan het opruimen zijn die door hem veroorzaakt zijn en proberen te redden wat er te redden valt. Niet voor de directeur, maar omdat het museum ons allemaal zo aan het hart gaat!