Uitspraak
RECHTBANK Midden-Nederland
Civiel recht
Zittingsplaats Utrecht
Zaaknummer: C/16/573545 / HA ZA 24-195
Vonnis in incident en hoofdzaak van 6 november 2024
in de zaak van
[partij I] B.V.,
gevestigd te [vestigingsplaats] ,
verwerende partij in incident,
eisende partij in conventie,
verwerende partij in reconventie,
hierna te noemen: [partij I] ,
advocaat: mr. R.J. Henneman,
tegen
[partij II] B.V.,
gevestigd te [vestigingsplaats] ,
eisende partij in incident,
gedaagde partij in conventie,
eisende partij in reconventie,
hierna te noemen: [partij II] ,
advocaat: mr. S.R. Voorhorst.
1.De procedure
1.1.
Het verloop van de procedure blijkt uit:
- de dagvaarding
- de conclusie van eis in incident
- de brief waarin een mondelinge behandeling is bepaald
- de conclusie van antwoord in conventie en van eis in reconventie
- de conclusie van antwoord in incident
- de akte overlegging producties van [partij I]
- de akte overlegging producties van [partij I]
- de mondelinge behandeling van 16 september 2024, waarvan door de griffier aantekeningen zijn gemaakt en waarbij partijen spreekaantekeningen hebben overgelegd.
1.2.
Ten slotte is bepaald dat vandaag een vonnis zal worden uitgesproken.
2.Kern van de zaak
2.1.
[partij II] heeft [partij I] van januari 2022 tot en met januari 2023 ingehuurd voor het uitvoeren van haar financiële beleid. De werkzaamheden bestaan uit het bijhouden van haar financiële administratie en het onderhouden van de huuradministratie. [partij II] heeft een deel van de facturen van [partij I] voor die werkzaamheden nog niet betaald. [partij I] vordert betaling van die facturen. [partij II] is ontevreden over de werkzaamheden van [partij I] en vindt dat [partij I] de gewerkte uren onvoldoende heeft onderbouwd. [partij II] vordert terugbetaling van de al betaalde facturen en schadevergoeding vanwege wanprestatie. De rechtbank wijst de vordering van [partij I] toe. De tegenvordering van [partij II] wijst de rechtbank af.
3.De beoordeling
[partij I] hoeft de betaalde facturen niet aan [partij II] terug te betalen
3.1.
[partij I] en [partij II] hebben op 6 januari 2022 een overeenkomst van opdracht met elkaar gesloten. Daarin is afgesproken dat medewerkers van [partij I] in totaal 72 uur per week voor [partij II] werken. In die 72 uur per week zou [partij I] zorgdragen voor het financiële beleid en de administratie van [partij II] . Daarvoor betaalt [partij II] €16.700,- per maand. Eventueel meer- dan wel minderwerk wordt naar rato gefactureerd. [partij I] heeft voor november 2022 €9.000,- in rekening gebracht, voor december €7.500,- en voor januari 2023 €4.500,-. In totaal gaat het inclusief BTW om €25.410,-.
3.2.
Partijen zijn het niet eens over de interpretatie van de overeenkomst als het gaat om de verantwoording van de gewerkte uren. [partij I] stelt dat de inzet van haar medewerkers voor de komende periode en de bijbehorende uurtarieven van tevoren met [partij II] werden afgestemd. Dat gebeurde tijdens een maandelijks overleg tussen de heer [A] , bestuurder van [partij I] , en de heer [B] , de voormalig bestuurder van [partij II] . De eerste maanden was dat 72 uur, omdat er toen nieuwe systemen voor de financiële administratie en de huuradministratie werden geïmplementeerd. Daarna werd dit minder. Op basis van het aantal van tevoren afgesproken uren werd er naar rato gefactureerd. [partij I] heeft een schriftelijke verklaring van [B] ingediend. [B] schrijft daarin dat van tevoren met hem werd afgestemd hoeveel uren er gewerkt zou worden.
3.3.
[partij II] stelt dat de bedoeling was dat de daadwerkelijk gemaakte uren achteraf zouden worden gefactureerd. De €16.700,- per maand was een richtbedrag op basis van een inschatting van de omvang van het werk. [partij I] kon alleen de daadwerkelijk gemaakte uren in rekening brengen. Dat baseert [partij II] op de bepaling dat meer- dan wel minderwerk naar rato gefactureerd wordt. [partij I] moest daarom urenspecificaties indienen om de gewerkte uren te onderbouwen. Uit die specificaties moet blijken welke medewerker op welk moment tegen welk tarief welke werkzaamheden heeft verricht. Dat is ook heel gebruikelijk bij dit soort opdrachten. Omdat de werkzaamheden niet zijn gespecificeerd, kan [partij II] niet controleren dat er werkzaamheden zijn verricht en om hoeveel uur het ging. Daarom heeft [partij II] de betaling opgeschort.
3.4.
De rechtbank oordeelt dat uit de overeenkomst en de verklaring van [B] (die de overeenkomst namens [partij II] heeft ondertekend) blijkt dat de bedoeling was dat de uren die nodig waren vooraf werden afgestemd. Naar rato van die uren werd er dan gefactureerd. Uit de verklaring van [B] blijkt dat dit in de praktijk ook zo heeft plaatsgevonden. [partij II] stelt dat er een urenspecificatie nodig was en dat achteraf moest worden gecorrigeerd voor de daadwerkelijk gemaakte uren. Dat blijkt echter niet uit de overeenkomst en ook niet uit de feitelijke gang van zaken. Uit de bepaling over meer- en minderwerk kan dit niet worden afgeleid. Die kan namelijk ook zo worden gelezen dat als vooraf wordt afgesproken dat meer of minder uren gewerkt zullen worden, dit naar rato gefactureerd wordt. In het licht van de toepassing in de praktijk ligt die uitleg meer voor de hand.
3.5.
[B] was tot en met 29 september 2022 bestuurder van [partij II] . De rechtbank vindt het op basis van de verklaring van [B] en de toelichting van de heer [A] tijdens de zitting aannemelijk dat de uren tot en met oktober 2022 van tevoren tijdens het maandelijkse overleg zijn afgestemd. Dat betekent dat de facturen voor de maanden januari tot en met oktober 2022 door [partij II] betaald moesten worden. De rechtbank wijst de vordering van [partij II] tot terugbetaling van die facturen daarom af.
[partij II] moet de nog openstaande facturen aan [partij I] betalen
3.6.
Op 29 september 2022 is [B] als bestuurder van [partij II] vervangen door de heer [C] . Die heeft op de zitting gezegd dat met hem niet is afgestemd hoeveel uren er van november 2022 tot en met januari 2023 gewerkt zouden worden. Dat heeft [partij I] niet betwist. [partij I] stelt dat zij wel aan de hand van de resterende werkzaamheden van tevoren heeft bekeken hoeveel uren er in die maanden gewerkt moesten worden. De rechtbank oordeelt dat [partij I] voor die maanden niet kan volstaan met een verwijzing naar vooraf afgesproken uren, maar dat [partij I] aannemelijk moet maken dat de gefactureerde uren ook daadwerkelijk zijn gemaakt. [partij I] moet daarbij aannemelijk maken dat de uren door haar medewerkers gemaakt zijn, niet welke werkzaamheden er precies in die uren zijn verricht. Het contract gaat namelijk uit van vergoeding van gewerkte uren, niet van specificatie van de in die uren gedane werkzaamheden.
3.7.
[partij I] heeft bij de conclusie van antwoord in incident een overzicht overgelegd met de uren die haar medewerkers hebben gemaakt. In de maanden november 2022 tot en met januari 2023 gaat het om twee medewerkers: [D] en [E] . De uren die [D] heeft gemaakt zijn door [partij II] erkend. De uren die [E] gemaakt heeft zijn door [partij II] betwist. De rechtbank oordeelt dat voldoende aannemelijk is dat [E] in die periode wel de gefactureerde uren voor [partij II] heeft gewerkt. [partij II] heeft erkend dat [E] op het kantoor van [partij II] aanwezig is geweest. Bovendien heeft [partij II] niet betwist dat de financiële administratie en de huuradministratie in die periode door [partij I] zijn gevoerd. De gefactureerde uren zijn in dat licht niet onaannemelijk. Dat betekent dat [partij II] de facturen voor november 2022 tot en met januari 2023 moet betalen. De rechtbank wijst de vordering van [partij I] tot betaling van die facturen daarom toe.
3.8.
[partij II] moet over deze facturen ook de wettelijke handelsrente betalen (artikel 119a van boek 6 van het Burgerlijk Wetboek). [partij I] heeft de handelsrente gevorderd vanaf de vervaldata van de facturen. Op de facturen wordt een vervaldatum genoemd van 14 dagen na de factuurdatum. Uit de overeenkomst blijkt echter dat [partij II] binnen 30 dagen na de factuurdatum moet betalen. Betaalt [partij II] niet op tijd, dan is zij in verzuim. De rechtbank wijst de wettelijke handelsrente daarom toe vanaf de dag na afloop van de betaaltermijn van 30 dagen na de factuurdatum.
[partij I] hoeft de opgevraagde informatie niet aan te leveren
3.9.
[partij II] heeft in incident gevorderd dat [partij I] een specificatie van de werkzaamheden indient, waaruit volgt welke medewerker op welke dagen hoeveel uur werkzaam was voor [partij II] . Ook vordert [partij II] alle correspondentie op die [partij I] heeft gevoerd namens [partij II] vanaf andere mailadressen dan het mailadres dat [partij II] aan [partij I] heeft gegeven Zo kan [partij II] haar administratie completeren.
3.10.
De rechtbank heeft hiervoor al geoordeeld dat [partij I] niet verplicht was om haar facturen te onderbouwen met urenspecificaties naast wat zij al heeft aangeleverd bij antwoord in het incident. Uitgangspunt van het contract is de inzet van medewerkers voor een vooraf vastgesteld aantal uren. Voor de periode dat de te werken uren met [B] werden afgestemd, was er geen nadere onderbouwing nodig. Voor de periode daarna heeft [partij I] voldoende aannemelijk gemaakt dat de gefactureerde uren door haar medewerkers zijn gemaakt. [partij I] hoeft geen verdere informatie te geven.
3.11.
[partij I] heeft betwist dat zij correspondentie heeft gevoerd namens [partij II] vanaf andere mailadressen dan het [partij II] mailadres. Vanaf die andere mailadressen is alleen gecorrespondeerd met [partij II] zelf, niet met derden. [partij II] heeft niet aannemelijk gemaakt dat er wel met derden is gecorrespondeerd vanaf andere mailadressen. Informatie die [partij I] niet heeft, kan zij ook niet overleggen. Op de zitting heeft [partij II] aangegeven ook belang te hebben bij de communicatie tussen [partij I] en (bestuurders van) [partij II] . Die informatie bevindt zich al in de administratie van [partij II] als de ontvanger een [partij II] mailadres heeft gebruikt. Eventuele communicatie met [partij II] waarbij een ander mailadres is gebruikt – voor zover die er al is – is niet direct relevant voor deze zaak. De rechtbank wijst de vordering in incident daarom af.
Het is niet gebleken dat [partij I] wanprestatie heeft gepleegd
3.12.
In de overeenkomst van opdracht is afgesproken dat [partij I] het financiële beleid van [partij II] voert en haar financiële administratie en huuradministratie verzorgt. Daarvoor is nodig dat financiële gegevens en managementinformatie tijdig worden aangeleverd. Ook zou [partij I] nieuwe systemen voor de financiële administratie en huuradministratie implementeren.
3.13.
[partij II] vindt dat [partij I] die verplichtingen niet is nagekomen. Tegen het einde van het eerste kwartaal had [partij I] de voorlopige cijfers van het voorgaande boekjaar nog niet paraat. Financiële rapportages kwamen steeds te laat beschikbaar en er werden fouten gemaakt bij het inboeken in de administratie. Pas in 2023, nadat het contract met [partij I] was afgelopen, zijn de financiële rapportages en andere managementinformatie goed op gang gekomen. De implementatie van de nieuwe systemen duurde ook langer dan verwacht. Pas na afloop van het contract met [partij I] is dit helemaal afgerond. [partij II] verwijst ook naar fouten in de liquiditeitsplanning over 2022, die voorafgaand aan het contract door de bestuurder van [partij I] is opgesteld. [partij II] heeft correspondentie ingediend van de heer [F] , bestuurder van de STAK van [partij II] , en van [C] . Daarin komt naar voren dat zij niet tevreden zijn met de werkzaamheden van [partij I] . Zij zouden [partij I] daar meerdere malen op hebben aangesproken.
3.14.
[partij II] stelt dat zij schade heeft geleden door de wanprestatie van [partij I] . [partij II] was namelijk contractueel verplicht om managementinformatie aan te leveren aan een grote crediteur en aan de Triodosbank. Doordat die informatie te laat werd aangeleverd, heeft de Triodosbank [partij II] vanaf oktober 2022 tot en met de eerste helft van 2024 onder bijzonder beheer geplaatst. Daardoor moest [partij II] een hogere rente betalen en kon zij geen financiering krijgen voor nieuwe investeringen. [partij II] wil dat de zaak wordt verwezen naar een schadestaatprocedure voor het bepalen van de hoogte van de schade.
3.15.
[partij I] heeft betwist dat er sprake is van wanprestatie. Het implementeren van de nieuwe systemen kostte tijd, omdat de informatie moest worden overgezet van het oude in het nieuwe systeem. Daardoor was de gewenste managementinformatie aan het begin nog niet altijd beschikbaar. [partij I] heeft wel financiële overzichten aangeleverd. [F] wilde dat de managementinformatie op een andere manier werd uitgewerkt. [partij I] is toen gaan werken met een format van [F] . De informatie is vanaf dat moment aangeleverd zoals [F] dat wilde. [partij II] heeft ook nog een controle door een forensisch accountant laten uitvoeren. [partij I] heeft nooit een terugkoppeling gehad dat er fouten gemaakt zouden zijn volgens die forensisch accountant. [C] heeft op de zitting gesteld dat hij [E] om informatie heeft gevraagd en dat die informatie niet beschikbaar was, maar dat is bij [partij I] niet bekend. Hij heeft nooit aan [A] gevraagd om extra informatie uit de administratie van [partij II] aan te leveren. De financiële problemen van [partij II] waren nog niet opgelost, maar de informatie was beschikbaar en had aangeleverd kunnen worden als daarom gevraagd was.
3.16.
De rechtbank oordeelt dat niet is gebleken dat [partij I] niet de zorg van een goed opdrachtnemer in acht heeft genomen (artikel 401 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek). [partij II] heeft onvoldoende onderbouwd dat [partij I] bij de uitvoering van de opdracht niet de zorgvuldigheid in acht genomen heeft die van een redelijk bekwaam en redelijk handelend vakgenoot verwacht mocht worden. [F] en [C] hadden meer verwacht van [partij I] , maar dat betekent niet dat er niet genoeg is gedaan. Bij de start van de werkzaamheden was de administratie niet op orde. [partij I] is niet verantwoordelijk voor wat er voor die tijd is gebeurd en had tijd nodig om dat recht te trekken. Bovendien moesten er ook twee nieuwe systemen geïmplementeerd worden: een systeem voor de financiële administratie en ook voor de huuradministratie. Dat vergt ook tijd. [partij II] mocht er daarom niet van uitgaan dat [partij I] de volledige administratie in één keer op de rit had staan. Het lijkt erop dat de verwachtingen van [partij II] te hoog gespannen waren. Uit het dossier blijkt niet dat [partij II] wanprestatie heeft gepleegd. De rechtbank wijst de vordering tot betaling van schadevergoeding daarom af.
Incassokosten en proceskosten
3.17.
[partij I] vordert vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten. Aan de wettelijke eisen voor een vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten is voldaan. De hoogte van de vordering zal worden getoetst aan het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (hierna: het Besluit). Het gevorderde bedrag van €1.281,12 aan buitengerechtelijke incassokosten is hoger dan het in het Besluit bepaalde tarief, omdat dit ook is berekend over de gevorderde rente die niet langer dan een jaar verschenen is. De rechtbank zal het bedrag dan ook toewijzen tot het wettelijke tarief berekend over de hoofdsom. De rechtbank wijst daarom € 1.029,10 toe.
3.18.
[partij II] is in het incident, in conventie en in reconventie (grotendeels) in het ongelijk gesteld en moet daarom de proceskosten (inclusief nakosten) betalen.
De proceskosten van [partij I] in het incident worden begroot op:
- salaris advocaat € 1.572,- (2 punten x €786,-)
De proceskosten van [partij I] in conventie worden begroot op:
- kosten van de dagvaarding € 115,22
- griffierecht € 2.889,-
- salaris advocaat € 1.572,- (2 punten x €786,-)
- nakosten € 139,- (plus de verhoging zoals vermeld in de beslissing)
Totaal: € 4.715,22
De gevorderde wettelijke rente over de proceskosten in conventie wordt toegewezen zoals vermeld in de beslissing.
De proceskosten van [partij I] in reconventie worden begroot op:
- salaris advocaat € 393,- (1 punt x factor 0,5 x €786,-)
- nakosten € 139,- (plus de verhoging zoals vermeld in de beslissing)
Totaal: € 532,-
4.De beslissing
De rechtbank
in het incident
4.1.
wijst de vordering in incident af,
4.2.
veroordeelt [partij II] in de proceskosten van € 1.572,-,
in conventie
4.3.
veroordeelt [partij II] om aan [partij I] te betalen een bedrag van € 25.410,- voor de openstaande facturen, te vermeerderen met de wettelijke handelsrente als bedoeld in artikel 6:119a BW over het toegewezen bedrag, vanaf de dag na afloop van de betaaltermijn van 30 dagen na de factuurdatum, tot de dag van volledige betaling,
4.4.
veroordeelt [partij II] om aan [partij I] te betalen een bedrag van € 1.029,10 aan buitengerechtelijke incassokosten,
4.5.
veroordeelt [partij II] in de proceskosten van € 4.715,22, te betalen binnen veertien dagen na aanschrijving daartoe, te vermeerderen met € 92,00 plus de kosten van betekening als [partij II] niet tijdig aan de veroordelingen voldoet en het vonnis daarna wordt betekend,
4.6.
veroordeelt [partij II] tot betaling van de wettelijke rente als bedoeld in artikel 6:119 BW over de proceskosten als deze niet binnen veertien dagen na aanschrijving zijn betaald,
4.7.
verklaart dit vonnis uitvoerbaar bij voorraad,
4.8.
wijst het meer of anders gevorderde af,
in reconventie
4.9.
wijst de vorderingen van [partij II] af,
4.10.
veroordeelt [partij II] in de proceskosten van € 532,00, te betalen binnen veertien dagen na aanschrijving daartoe, te vermeerderen met € 92,00 plus de kosten van betekening als [partij II] niet tijdig aan de veroordelingen voldoet en het vonnis daarna wordt betekend,
Dit vonnis is gewezen door M. van der Knijff en in het openbaar uitgesproken op 6 november 2024.