ECLI:NL:RBMNE:2017:7041

• Datum uitspraak: 8 november 2017
• Publicatiedatum: 14 februari 2019
• Zaaknummer: 5818240 UE VERZ 17-118
• Instantie: Rechtbank Midden-Nederland
• Type: Uitspraak
• Rechtsgebied: Civiel recht; Verbintenissenrecht
• Procedures: Beschikking
• Rechters: C.S.K. Fung Fen Chung
• Vindplaatsen: Rechtspraak.nl

AI samenvatting door Lexboost • Automatisch gegenereerd

Vernietiging besluit van de algemene ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaars met betrekking tot de kosten van een boekhoudprogramma en de vaststelling van bijdragen voor 2017

In deze zaak heeft de kantonrechter van de Rechtbank Midden-Nederland op 8 november 2017 uitspraak gedaan in een verzoek van [verzoekster] tegen de Vereniging van Eigenaars (VvE). [verzoekster] verzocht de kantonrechter om de besluiten van de VvE van 16 februari 2017 te vernietigen, waarbij de VvE akkoord ging met de kosten van de vervanging van een boekhoudprogramma en de bijdragen voor 2017 werden vastgesteld. De procedure begon met een verzoekschrift dat op 14 maart 2017 werd ingediend, na een vergadering van de VvE op 16 februari 2017 waarin deze besluiten werden genomen.

De kantonrechter heeft vastgesteld dat de VvE in strijd heeft gehandeld met het modelreglement door de agenda voor de vergadering niet tijdig en niet volledig te verstrekken. Dit heeft geleid tot de conclusie dat de eigenaren zich niet goed konden voorbereiden op de vergadering en dat de besluiten daarom vernietigbaar zijn. De kantonrechter oordeelde dat het bestuur van de VvE niet bevoegd was om zonder goedkeuring van de vergadering het boekhoudprogramma aan te schaffen, en dat het bestuur jaarlijks een begroting dient te ontwerpen en aan de vergadering voor te leggen.

De kantonrechter heeft de VvE veroordeeld in de proceskosten, die zijn begroot op € 478,00. De beslissing van de kantonrechter houdt in dat de besluiten van de VvE van 16 februari 2017 worden vernietigd en dat het bestuur niet bevoegd was om het boekhoudprogramma aan te schaffen zonder besluit van de vergadering.

Uitspraak

RECHTBANK MIDDEN-NEDERLAND

Civiel recht

kantonrechter

locatie Utrecht

zaaknummer: 5818240 UE VERZ 17-118 M/30364

Beschikking van 8 november 2017

inzake

[verzoekster] ,

wonende te [woonplaats] ,

verder ook te noemen [verzoekster] ,

verzoekster,

gemachtigde: mr. J. Smit,

tegen:

de vereniging

Vereniging Van Eigenaars ' [verweerster] ' ,

gevestigd te [vestigingsplaats] ,

verder ook te noemen de VvE,

verweerster,

gemachtigde: mr. M.J.R. Elbers.

1. Het verloop van de procedure

1.1.

Het verloop van de procedure blijkt uit:

• het verzoekschrift van [verzoekster] , ter griffie ingekomen op 14 maart 2017;
• het verweerschrift van de VvE, ter griffie binnengekomen op 31 augustus 2017;
• de brief van mevrouw [A] , ter griffie ontvangen op 9 september 2017;
• de mondelinge behandeling van 12 september 2017, waarvan aantekening is gehouden.

1.2.

Hierna is uitspraak bepaald.

2. De feiten

2.1.

Bij notariële akte van 24 december 2003 (hierna: de splitsingsakte) is de onroerende zaak kadastraal bekend als [plaatsnaam] [letteraanduiding] [nummeraanduiding] gesplitst in appartementsrechten. Op grond van de splitsingsakte is het ‘Modelreglement bij splitsing in appartementsrechten 1992’ (hierna: het modelreglement) van toepassing. De VvE is in de splitsingsakte opgericht.

2.2.

In het modelreglement is, voor zover relevant, bepaald:

“Artikel 5

1. Van de gezamenlijke schulden en kosten (…) wordt jaarlijks door het bestuur een begroting voor het aangevangen of het komende boekjaar ontworpen en aan de jaarlijkse vergadering voorgelegd.

Deze vergadering stelt de begroting vast.

2. Bij het vaststellen van de begroting bepaalt de vergadering tevens het bedrag, dat bij wijze van voorschotbijdragen door de eigenaars verschuldigd is (…).

(…)

Artikel 33

(…)

8. De oproeping ter vergadering vindt plaats met een termijn van tenminste vijftien dagen – de dag van oproeping en van vergadering daaronder niet medegerekend – en wordt verzonden naar de werkelijke of, in overeenstemming met artikel 1:15 van het Burgerlijk Wetboek, de gekozen woonplaats van de eigenaars; zij bevat de opgave van de punten der agenda alsmede de plaats en het tijdstip van de vergadering.

(…)

Artikel 38

(…)

2. De beslissing over het onderhoud van de gemeenschappelijke gedeelten en de gemeenschappelijke zaken berust bij het bestuur. Het bestuur kan echter geen onderhoudswerkzaamheden opdragen die een bedrag dat door de vergadering zal worden vastgesteld te boven gaan, tenzij het daartoe vooraf door de vergadering is gemachtigd.

(…)

5.Besluiten door de vergadering tot het doen van buiten het onderhoud vallende uitgaven die een totaal door de vergadering vast te stellen bedrag te boven gaan, kunnen slechts worden genomen met een meerderheid van tenminste twee/derde van het aantal uitgebrachte stemmen in een vergadering, waarin een aantal eigenaars tegenwoordig of vertegenwoordigd is, dat tenminste twee/derde van het totaal aantal stemmen kan uitbrengen. In een vergadering, waarin minder dan twee/derde van het in de vorige zin bedoelde maximum aantal stemmen kan worden uitgebracht, kan geen geldig besluit worden genomen.

(…)

8. Het in het vijfde lid en zesde lid bepaalde geldt eveneens voor besluiten tot verbouwing of voor besluiten tot het aanbrengen van nieuwe installaties of tot het wegbreken van bestaande installaties, voor zover deze niet als een uitvloeisel van het onderhoud zijn te beschouwen. (…)”.

2.3.

[verzoekster] is eigenaar van appartementsrechten. Uit dien hoofde is [verzoekster] lid van de VvE. De appartementsrechten van [verzoekster] geven recht op 870/14641 onverdeeld aandeel in de gemeenschap. [verzoekster] heeft in de vergadering van eigenaars 9 stemmen op een totaal van 362.

2.4.

Op 20 november 2008 heeft een vergadering plaatsgevonden. Op de aan de leden uitgereikte agenda stond onder meer vermeld:

“8. Begroting 2009 (21.30 uur)

(…)

8.4

Machtiging bestuur tot het doen van uitgaven (besluitvormend *)”.

Aan de eigenaren is met betrekking tot agendapunt 8.4 de volgende toelichting verstrekt:

“ Machtiging bestuur tot het doen van uitgaven

Het tweede lid van artikel 38 van het Modelreglement legt de beslissing over het onderhoud van de gemeenschappelijke gedeelten en zaken bij het bestuur. Het lid geeft aan dat het bestuur geen onderhoudswerkzaamheden kan opdragen die een bedrag dat door de vergadering is vastgesteld te boven gaan, tenzij het daartoe door de vergadering is gemachtigd. (…)

Omdat zich naarmate de gebouwen ouder worden situaties voor kunnen doen die niet zijn begroot en waarvoor uitstel tot besluitvorming in een volgende ledenvergadering niet wenselijk is, verzoeken wij u het bestuur te machtigen tot het kunnen doen van uitgaven voor onderhoudswerkzaamheden tot € 5.000,-.

Naar verwachting zullen de werkzaamheden die hier worden bedoeld zijn gepland in de meerjarenraming maar zich onverwacht eerder voordoen.”.

2.5.

In de notulen van de vergadering van 20 november 2008 is, voor zover relevant, opgenomen:

“ Machtiging bestuur tot het doen van uitgaven

Tijdens de 7de ledenvergadering heeft de vergadering het bestuur gemachtigd voor het opdragen van onderhoudswerkzaamheden tot maximaal het goedgekeurde bedrag voor betreffende werkzaamheden in de begroting. De voorzitter zegt dat het bestuur verwacht dat, naar mate de gebouwen ouder worden, er zich situaties kunnen voordoen die niet zijn begroot en waarvoor uitstel tot besluitvorming in een volgende ledenvergadering niet wenselijk is. Daarom verzoekt zij de vergadering het bestuur te machtigen tot het kunnen doen van uitgaven voor onderhoudswerkzaamheden en vervangingen tot een bedrag van € 5.000,-. (…)”.

2.6.

Op 21 mei 2015 heeft een vergadering plaatsgevonden. In de notulen van de vergadering is, voor zover relevant, opgenomen:

“ 12. Begroting 2015 en 2016

De begrotingen 2015 en 2016 zijn identiek aan 2014 en zijn gebaseerd op voorschrijdende reserveringen. Hiermee worden intervallen voorkomen in de begrotingen en dientengevolge aanpassingen in de VvE bijdragen.

Zodoende behoeft er ook geen gepubliceerde meerjarenbegroting gepresenteerd te worden, die is af te lezen uit de bijgevoegde stukken bij de jaarafrekening.”

2.7.

Op 16 februari 2017 heeft een vergadering plaatsgevonden. Op de aan de leden uitgereikte agenda stond onder meer vermeld:

“2. Vaststellen agenda

(…)

7. Financiële verslagen over 2016 (bijgaand)

7.1

verslag over 2016 van de Kascommissie

7.2

Décharge Bestuur *) (besluitvormend)

7.3

Benoemen Kascommissie Verenigingsjaar 2017

7.4

Toelichting op de financiële stukken Jaarrekening/Balans

7.5

Vaststellen bestemming saldo 2016 *( (besluitvormend)

(…)

9. Vaststellen bijdragen 2017”.

2.8.

Tijdens de vergadering op 16 februari 2017 waren 171 stemmen in persoon aanwezig en 83 stemmen middels een gevolmachtigde. Er waren 108 stemmen niet aanwezig.

2.9.

De vergadering heeft ten aanzien van agendapunt 2, het vaststellen van de agenda, besloten om de agenda voor de vergadering uit te breiden met agendapunt 7.0 ‘bijdrage licentiekosten boekhoudprogramma’. In de notulen is hierover het volgende opgenomen:

“ 2. Vaststellen agenda

Tegen het opnemen van het agendapunt 7.0 “bijdrage licentiekosten boekhoudprogramma” wordt bezwaar gemaakt door de dames [B] en [verzoekster] alsmede de heer [C] . Hun argumenten zijn:

1. Bij het controleren van deze uitgave had een extra vergadering bijeengeroepen moeten worden.

2. De aanvulling had tijdig als agendapunt moeten worden opgenomen.

3. Een besluit, genomen over dit onderwerp, is nietig.

De voorzitter geeft uitleg hoe dit besluit tot stand is gekomen en verwijst ook naar de toelichting op het jaarverslag 2016. Tevens zal bij agendapunt 5a hierop worden teruggekomen.

Samenvattend

• In mei 2016 ontstond plotseling de noodzaak het oude boekhoudprogramma te vervangen.
• De kosten hiervan bedroegen € 4.140,00
• Om verder geen achterstand op te lopen alsmede de enorme hoeveelheid werk, verband houdende met het handmatig overzetten van de administratie over 2015 en t/m mei 2016, heeft het bestuur besloten tot vervanging over te gaan.
• Mede ook op grond van een door de ALV op 20 november 2008 genomen besluit, inhoudende de machtiging aan het bestuur tot het doen van uitgaven voor onderhoudswerkzaamheden en vervangingen tot een bedrag van maximaal € 5.000,00.

Na deze toelichting wordt de agenda voor deze vergadering goedgekeurd en vastgesteld.”.

2.10.

Tijdens de vergadering zijn de in onderhavige procedure bestreden besluiten (hierna: de besluiten) genomen:

• instemming met de door het bestuur gemaakte vervangingskosten van het boekhoudprogramma;
• het verlenen van décharge aan het bestuur;
• het goedkeuren en vaststellen van de bijdragen over 2017.

In de notulen is hierover het volgende opgenomen:

“ 7.Financiele verslagen over 2016 (bijgaand)

(…)

In stemming wordt gebracht akkoord te gaan met de vervangingskosten van het boekhoudprogramma. Het voorstel wordt aangenomen met 224 stemmen voor, 16 stemmen tegen en 14 onthoudingen.

Met een ruime meerderheid van stemmen wordt het voorstel aangenomen.

(…)

7.2

Decharge bestuur.

Omdat in de boekhouding evenwel kosten zijn opgenomen, die niet door de ALV zijn geaccordeerd, geeft de Kascommissie geen fiat aan de boekhouding. De Kascommissie adviseert de ALV dientengevolge het bestuur geen decharge te verlenen voor het gevoerde financieel beheer.

De voorzitter brengt deze kwestie in stemming.

De Vergadering van Eigenaars besluit het bestuur decharge te verlenen met slechts 2 tegenstemmers en 1 onthouding.

(…)

9. Vaststellen bijdragen 2017.

De penningmeester geeft een uitleg over het beheer van het contract bij […] . Met slechts 2 tegenstemmers wordt de bijdrage voor 2017 goedgekeurd en vastgesteld.” .

3. Het verzoek

3.1.

[verzoekster] verzoekt de kantonrechter om op basis van artikel 5:130 BW:

Primair:

1) het besluit van 16 februari 2017 te vernietigen waarmee de VvE akkoord gaat met de kosten van de vervanging van een boekhoudprogramma;

2) het besluit van 16 februari 2017 te vernietigen waarmee de bijdragen voor 2017 zijn vastgesteld;

3) het besluit van 16 februari 2017 te vernietigen om het bestuur décharge te verlenen;

Subsidiair

4) te verklaren voor recht dat het besluit van 16 februari 2017, waarmee de VvE akkoord gaat met de kosten van de vervanging van een boekhoudprogramma, nietig is;

5) te verklaren voor recht dat het besluit van 16 februari 2017, waarmee de bijdragen voor 2017 zijn vastgesteld, nietig is;

6) te verklaren voor recht dat het besluit van 16 februari 2017, waarin het bestuur décharge is verleend, nietig is;

Primair en subsidiair

7) te verklaren voor recht dat het bestuur zonder besluit van de vergadering niet bevoegd was het boekhoudprogramma aan te schaffen;

8) te verklaren voor recht dat het bestuur jaarlijks een begroting dient te ontwerpen en aan de vergadering dient voor te leggen;

9) de VvE te veroordelen in de proceskosten.

3.2.

[verzoekster] heeft aan haar verzoek - kort gezegd - ten grondslag gelegd dat voornoemde besluiten in strijd zijn genomen met het modelreglement en daarom niet in stand kunnen blijven.

3.3.

De VvE heeft gemotiveerd verweer gevoerd tegen het verzoek met als conclusie dat de kantonrechter zich ten aanzien van de gevorderde verklaringen voor recht niet-ontvankelijk verklaart, althans deze, tezamen met de gevraagde vernietiging van de besluiten dient af te afwijzen, met veroordeling van [verzoekster] in de proceskosten.

3.4.

Op de stellingen van partijen wordt hierna, voor zover van belang, nader ingegaan.

4. De beoordeling

Ontvankelijkheid kantonrechter

4.1.

[verzoekster] heeft de kantonrechter verklaringen voor recht gevraagd omtrent de nietigheid van de besluiten (zie rechtsoverweging 3.1. nummers 4, 5 en 6) en met betrekking tot de handelswijze van het bestuur (zie rechtsoverweging 3.1. nummers 7 en 8). De VvE heeft zich tegen de gevraagde verklaringen voor recht verweerd en zich op het standpunt gesteld dat [verzoekster] ten aanzien van deze verzoeken niet-ontvankelijk dient te worden verklaard. De VvE heeft daartoe aangevoerd dat er geen sprake is van een verzoek als bedoeld in artikel 5:130 lid 1 BW jo. 2:15 lid 1 BW. De verzochte verklaringen voor recht dienen bij dagvaarding te worden ingesteld bij de rechtbank.

4.2.

De kantonrechter overweegt als volgt. Een vordering betreffende een verklaring voor recht omtrent de nietigheid van een besluit van een orgaan van een rechtspersoon dient in beginsel bij de rechtbank te worden ingediend. Dit geldt op grond van artikel 2:15 lid 3 BW ook voor een vordering tot vernietiging van een dergelijk besluit. Echter, in afwijking van artikel 2:15 lid 3 BW dient een verzoek tot vernietiging van een besluit van een orgaan van de vereniging van eigenaars, op grond van artikel 5:130 lid 1 BW, te worden ingediend bij de kantonrechter. Artikel 94 lid 2 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv) bepaalt dat indien een zaak meer vorderingen betreft en tenminste één daarvan een vordering is als bedoeld in artikel 93 onder c of d Rv – daarvan is in onderhavige zaak sprake (zie de verzoeken opgenomen in rechtsoverweging 3.1. nummers 1, 2 en 3) – deze vorderingen alle door de kantonrechter worden behandeld en beslist, voor zover de samenhang tussen de vorderingen zich tegen afzonderlijke behandeling verzet.

4.3.

De kantonrechter is van oordeel dat de gevraagde verklaringen voor recht omtrent de nietigheid en de handelswijze van het bestuur (rechtsoverweging 3.1. nummers 4, 5, 6, 7 en 8) zodanig samenhangen met het verzoek de besluiten te vernietigen (rechtsoverweging 3.1. nummers 1, 2 en 3), dat deze samenhang zich verzet tegen afzonderlijke behandeling. Immers, de gevraagde verklaringen voor recht hebben betrekking op (onder meer) handelingen en bevoegdheden van het bestuur, welke ten grondslag hebben gelegen aan de bestreden besluiten. De kantonrechter zal in dit geval dan ook zowel het verzoek tot vernietiging als het verzoek tot nietigverklaring en de gevraagde verklaringen voor recht behandelen en daarover beslissen.

Ontvankelijkheid [verzoekster]

4.4.

Op grond van artikel 5:130 lid 2 BW moet het verzoek tot vernietiging van een besluit van een orgaan van de vereniging van eigenaar worden gedaan binnen een maand na de dag waarop de verzoeker van het besluit heeft kennis genomen of heeft kunnen kennis nemen. Ten aanzien van een verzoek tot nietigverklaring geldt een dergelijke termijn niet.

4.5.

De kantonrechter stelt vast dat het verzoekschrift op 14 maart 2017 bij de rechtbank is ingediend en de verzoeken (grotendeels) betrekking hebben op besluiten genomen op 16 februari 2017. Het verzoek is zodoende tijdig, binnen een maand na de genomen besluiten, ingediend. [verzoekster] is ontvankelijk in haar verzoek.

Décharge

4.6.

[verzoekster] heeft de kantonrechter verzocht het besluit om het bestuur décharge te verlenen primair te vernietigen, althans subsidiair nietig te verklaren (rechtsoverweging 3.1. nummer 3 en 6). [verzoekster] heeft echter nagelaten haar verzoek voldoende te onderbouwen. In haar verzoekschrift heeft zij ten aanzien van dit verzoek niets opgenomen en ook tijdens de mondelinge behandeling is hierover niets, althans onvoldoende naar voren gebracht. Het verzoek van [verzoekster] zal daarom worden afgewezen.

Besluit t.a.v. de kosten van de vervanging van een boekhoudprogramma

4.7.

[verzoekster] heeft de kantonrechter verzocht het besluit waarmee de VvE akkoord gaat met de kosten van de vervanging van een boekhoudprogramma primair te vernietigen. Subsidiair heeft [verzoekster] verzocht het besluit nietig te verklaren (rechtsoverweging 3.1. nummer 1 en 4). [verzoekster] heeft daaraan, althans zo begrijpt de kantonrechter, drie redenen ten grondslag gelegd, die hierna worden benoemd. Het hiertegen door de VvE gevoerde verweer wordt aansluitend benoemd.

Niet tijdig verstrekte agenda

4.7.1.

Allereerst heeft [verzoekster] zich op het standpunt gesteld dat het besluit vernietigbaar, althans nietig is, omdat de agenda voor de vergadering niet tijdig is verstrekt. Op grond van artikel 33 lid 8 van het modelreglement dient de oproeping ter vergadering plaats te vinden met een termijn van tenminste vijftien dagen, waarbij de dag van oproeping en de dag van de vergadering niet worden meegerekend. Het bestuur heeft deze termijn niet gerespecteerd. De dag van de oproeping was 1 februari 2017 en de dag van de vergadering was 16 februari 2017. De oproeping vond derhalve plaats met een termijn van veertien in plaats van vijftien dagen, hetgeen in strijd is met artikel 33 lid 8 modelreglement, om welke reden alle tijdens de vergadering genomen besluiten vernietigbaar/nietig zijn.

4.7.2.

De VvE heeft betwist dat de agenda niet tijdig zou zijn verstrekt. De oproeping ter vergadering is op 28 januari 2017 in de brievenbussen van de eigenaars gedeponeerd, zodat de termijn van vijftien dagen als bedoeld in artikel 33 lid 8 van het modelreglement is gerespecteerd.

Incomplete agenda

4.7.3.

Voorts heeft [verzoekster] gesteld dat de verstrekte agenda incompleet was. Het door de vergadering genomen besluit omtrent de kosten van de vervanging van een boekhoudprogramma was daarin niet opgenomen. Dit punt is pas tijdens de vergadering zelf op de agenda gezet als agendapunt 7.0 “bijdrage licentiekosten boekhoudprogramma”.

Nu de oproeping ter vergadering op grond van artikel 33 lid 8 van het modelreglement
de opgave van de punten der agenda dient te bevatten en daaraan niet is voldaan, is het besluit vernietigbaar/nietig. Daarbij is voorts van belang dat er tijdens de vergadering 171 stemmen van de 362 fysiek aanwezig waren. Voor de overige 83 stemmen zijn machtigingen afgegeven. Omdat de verstrekte agenda niet compleet was en de verleende machtigingen op basis van de verstrekte agenda zijn afgegeven, had de stemming, indien de agenda
wel volledig zou zijn geweest, mogelijk een andere uitkomst gehad. Immers, ingeval van een complete agenda hadden de volmachtgevers de gevolmachtigde een steminstructie kunnen geven ten aanzien van het toegevoegde agendapunt 7.0. Ook hadden leden van de VvE in dat geval onderzoek kunnen verrichten naar alternatieven voor het boekhoudprogramma en die alternatieven ter vergadering kunnen presenteren. Door op de vergadering agendapunt 7.0 toe te voegen, is de leden deze mogelijkheid ontnomen.

4.7.4.

De VvE betwist dat de agenda niet compleet zou zijn geweest. Op de agenda stond onder punt 7 “Financiële verslagen over 2016” vermeld. Het onderwerp “bijdrage licentiekosten boekhoudprogramma”, dat op de vergadering als agendapunt 7.0 is toegevoegd, maakt onderdeel uit van de financiële verslaglegging van de VvE en had ook zonder opname op de agenda tijdens de vergadering besproken en ter stemming gebracht kunnen worden. Daarnaast schrijft artikel 33 lid 8 van het modelreglement niet voor dat ieder te bespreken onderwerp op de agenda moet staan vermeld.

Onbevoegd bestuur

4.7.5.

[verzoekster] heeft als derde grond voor vernietiging/nietigheid aangevoerd dat het bestuur niet bevoegd was om zonder besluit van de vergadering tot de aanschaf van het boekhoudprogramma over te gaan. Artikel 38 lid 2 en 5 modelreglement en het besluit van de vergadering van 20 november 2008 waarbij het bestuur is gemachtigd tot het kunnen doen van uitgaven voor onderhoudswerkzaamheden en vervangingen tot een bedrag van € 5.000,-, staan daaraan in de weg, nu de aanschaf van het boekhoudprogramma niet valt aan te merken als een gemeenschappelijke zaak en de kosten van het boekhoudprogramma het bedrag van € 5.000,- ruim overstijgen.

4.7.6.

De VvE heeft dit standpunt betwist en allereerst aangevoerd dat het door [verzoekster] bestreden besluit niet ziet op de bevoegdheid van het bestuur om bepaalde handelingen te verrichten, maar op de goedkeuring van de vergadering voor bepaalde zaken. Of het bestuur in 2016 bevoegd was het besluit te nemen om over te stappen op een ander boekhoudprogramma, staat los van het bestreden besluit en ligt in onderhavige procedure niet voor. Overigens heeft de VvE gesteld dat het bestuur
wel bevoegd was tot aanschaf van een nieuw boekhoudprogramma, nu een boekhoudprogramma behoort tot de gemeenschappelijke zaken van de VvE en het bestuur van de VvE de taak heeft om daarover beheer en onderhoud uit te voeren. Nu de vergadering het bestuur in de vergadering van 20 november 2008 heeft gemachtigd tot het kunnen doen van uitgaven voor onderhoudswerkzaamheden en vervangingen tot een bedrag van € 5.000,-, was het bestuur in 2016 bevoegd tot aanschaf van een nieuw boekhoudprogramma. Immers, de kosten voor aanschaf van het boekhoudprogramma gingen het bedrag van € 5.000,- niet te boven.

4.8.

De kantonrechter oordeelt als volgt. Op grond van artikel 5:130 BW, in verband met de artikelen 2:15 lid 1 en 2:8 lid 1 BW, dient bij een verzoek als onderhavige als maatstaf te worden aangelegd of de vergadering bij afweging van alle bij het besluit betrokken belangen in redelijkheid en billijkheid tot het bestreden besluit heeft kunnen komen.

4.8.1.

Ten eerste ligt ter beoordeling voor de stelling van [verzoekster] dat de agenda niet tijdig zou zijn verstrekt. Op basis van de voorliggende stukken en hetgeen ter mondelinge behandeling naar voren is gebracht, kan de kantonrechter niet vaststellen of de agenda tijdig is verstrekt. De kantonrechter is echter van oordeel dat de enkele omstandigheid dat de agenda in onderhavige situatie niet tijdig zou zijn verstrekt, niet met zich meebrengt dat de bestreden besluiten vernietigbaar/nietig zijn. Naar het oordeel van de kantonrechter is [verzoekster] door de mogelijke te late verstrekking van de agenda (met een dag) niet in haar (rechts)positie geschaad. Zij had voldoende tijd om kennis te nemen van de agenda en de daarop vermelde onderwerpen.

4.8.2.

Dit ligt naar het oordeel van de kantonrechter anders voor het feit dat de agenda niet alle ter vergadering te behandelen (en daarover te besluiten) onderwerpen bevatte. Met inachtneming van artikel 33 lid 8 van het modelreglement had de agenda de te behandelen onderwerpen moeten bevatten, zeker de punten waarop door de vergadering besloten diende te worden. Door agendapunt 7.0 “bijdrage licentiekosten boekhoudprogramma” pas ter vergadering aan de agenda toe te voegen, is in strijd gehandeld met artikel 33 lid 8 van het modelreglement. De eigenaren hebben zich voorafgaand aan de vergadering niet op alle te behandelen onderwerpen kunnen voorbereiden. Zodoende is het voor de eigenaren niet mogelijk geweest ter vergadering voorbereid en gedocumenteerd met het bestuur een discussie te voeren over het toegevoegde agendapunt, terwijl dit wel in het belang van de VvE kan zijn. Bijvoorbeeld door alternatieve programma’s voor te dragen. Dit geldt temeer nu uit de beschikbare stukken en hetgeen op de mondelinge behandeling naar voren is gebracht, is gebleken dat de VvE niet zelf een boekhoudprogramma of een licentie daarop heeft aangeschaft, maar een (forse) vergoeding aan de penningmeester betaalt. Het lag op de weg van het bestuur van de VvE de vergadering hierover vooraf te informeren en hierover volledige openheid van zaken te geven. Dat dergelijke informatie in het jaarverslag 2016 is opgenomen, zoals door de VvE gesteld, leidt niet tot een ander oordeel.

Voorts hebben de eigenaren door het uitreiken van een onvolledige agenda niet de gelegenheid gehad een wel overwogen afweging te maken over hun aanwezigheid ter vergadering. Indien het ontbrekende agendapunt
wel op de uitgereikte agenda zou hebben gestaan, had dit voor de eigenaren (mogelijk) een reden kunnen zijn om ter vergadering te verschijnen. Ook was het in dat geval mogelijk geweest dat zij de (eventueel) door hen gevolmachtigde een gerichte steminstructie hadden kunnen geven. Door op de vergadering nog een besluitvormend agendapunt toe te voegen, zijn de eigenaren voornoemde mogelijkheden ten onrechte ontnomen. Het verweer van de VvE – dat het toegevoegde agendapunt 7.0 “bijdrage licentiekosten boekhoudprogramma” onder agendapunt 7.0 zou vallen en zodoende op de vergadering besproken en daarover besloten had mogen worden – wordt, onder verwijzing naar het voorgaande en meer in het bijzonder naar artikel 33 lid 8 van het modelreglement, gepasseerd. Voornoemd artikel schrijft voor, zoals hiervoor reeds overwogen, dat de oproeping ter vergadering de punten van de agenda dient te bevatten. Daarvan was geen sprake.

4.8.3.

De derde door [verzoekster] aangevoerde grond voor vernietiging/nietigheid heeft betrekking op de bevoegdheid van het bestuur tot het vervangen van het boekhoudprogramma. Op de vergadering van 16 februari 2017 is met betrekking tot het aan de agenda toe te voegen agendapunt 7.0 “ bijdrage licentiekosten boekhoudprogramma” door het bestuur een toelichting gegeven. Kort samengevat komt het erop neer dat het bestuur van mening is dat er in mei 2016 een noodzaak bestond om tot vervanging van het boekhoudprogramma over te gaan en dat het bestuur gemachtigd was het boekhoudprogramma ook daadwerkelijk te vervangen. Ondanks het feit dat het bestuur van mening was dat zij gemachtigd was om het boekhoudprogramma te vervangen, heeft zij de vergadering verzocht akkoord te gaan met de vervangingskosten. Door de vergadering dit akkoord te vragen, heeft het bestuur de vergadering (impliciet) gevraagd of het bestuur de kosten had mogen maken.

De kantonrechter is van oordeel dat het bestuur niet zonder toestemming van de vergadering bevoegd was het boekhoudprogramma te vervangen en dus niet bevoegd was daarvoor kosten te maken. Het bestuur, en de VvE in onderhavige procedure, leidt uit het besluit dat is genomen op de vergadering van 20 november 2008 ten onrechte af dat zij in 2016 bevoegd zou zijn geweest tot vervanging van het boekhoudprogramma. De VvE legt het besluit van 20 november 2008 zo uit dat het bestuur door de vergadering gemachtigd is tot het kunnen doen van uitgaven voor onderhoudswerkzaamheden en vervangingen (waaronder vervanging van het boekhoudprogramma (een gemeenschappelijke zaak) tot een bedrag van € 5.000,-. De kantonrechter is blijkens de toelichting op agendapunt 8.4 van de vergadering van 20 november 2008 en de notulen van die vergadering echter van oordeel dat de door de vergadering verleende machtiging minder ruim is en alleen betrekking heeft op uitgaven die zien op onderhoud (waaronder vervangingen) aan gemeenschappelijke (on)roerende zaken. In voornoemde toelichting en notulen staat namelijk geschreven: “
Omdat zich naarmate de gebouwen ouder worden situaties voor kunnen doen die niet zijn begroot en waarvoor uitstel tot besluitvorming in een volgende ledenvergadering niet wenselijk is, verzoeken wij u het bestuur te machtigen tot het kunnen doen van uitgaven voor onderhoudswerkzaamheden tot € 5.000,-”. Uitdrukkelijk is een machtiging gevraagd voor onderhoudswerkzaamheden en wordt ter onderbouwing voor die gevraagde machtiging verwezen naar ouder wordende gebouwen.

Uit het voorgaande volgt dat het bestuur de in november 2008 verleende machtiging te ruim heeft geïnterpreteerd en zij op basis daarvan in 2016 niet kon overgaan tot vervanging van het boekhoudprogramma. Daarvoor was immers op grond van artikel 38 lid 5 van het modelreglement een machtiging van de vergadering vereist. Had het bestuur de vergadering vooraf om toestemming gevraagd, had de vergadering op dat moment vragen kunnen stellen over de noodzaak van vervanging en had zij inspraak kunnen hebben over het aan te schaffen programma.

Het hiervoor overwogene brengt met zich mee dat het bestuur voorafgaand aan de vervanging, op grond van artikel 38 lid 5 van het modelreglement, de vergadering goedkeuring had moeten vragen voor vervanging van het boekhoudprogramma. Dit heeft zij ten onrechte niet gedaan.

4.8.4.

Met inachtneming van hetgeen hiervoor (rechtsoverweging 4.8. tot en met 4.8.4.) is overwogen is de kantonrechter van oordeel dat de vergadering niet tot het bestreden besluit heeft kunnen komen en zal de kantonrechter het besluit van 16 februari 2017 waarmee de VvE akkoord gaat met de kosten van de vervanging van een boekhoudprogramma vernietigen. Voorts zal de kantonrechter voor recht verklaren dat het bestuur zonder besluit van de vergadering niet bevoegd was het boekhoudprogramma aan te schaffen.

Besluit t.a.v. het vaststellen van de bijdragen voor 2017

4.9.

[verzoekster] heeft de kantonrechter verzocht het besluit waarbij de bijdragen voor 2017 zijn vastgesteld primair te vernietigen, althans subsidiair nietig te verklaren (rechtsoverweging 3.1. nummer 2 en 5). [verzoekster] stelt daartoe dat het bestuur voorafgaand aan het vaststellen van de bijdragen voor 2017, op grond van artikel 5 van het modelreglement,
eerst de begroting voor 2017 aan de vergadering had moeten voorleggen, waarna de vergadering die begroting had moeten vaststellen. Nu het bestuur dit heeft nagelaten, kon de vergadering niet overgaan tot vaststelling van de bijdragen voor 2017. Het door de vergadering genomen besluit is zodoende in strijd met artikel 5 van het modelreglement en dus vernietigbaar/nietig.

4.10.

De VvE heeft deze stelling van [verzoekster] betwist. De VvE heeft gesteld dat tijdens de vergadering van 21 mei 2015 met unanimiteit van de aanwezige stemmen is besloten om voortaan voor de begroting van een nieuw jaar de resultatenrekening van het voorafgaande jaar te gebruiken. Gelet op deze eerdere besluitvorming zijn de voorschotbijdragen voor 2017 voor de eigenaars vastgesteld aan de hand van de resultatenrekening van 2016. Van een vernietigbaar/nietig besluit is zodoende geen sprake.

4.11.

De kantonrechter verwerpt het verweer van de VvE. In de notulen van de vergadering van 21 mei 2015 staat geschreven: “
De begrotingen 2015 en 2016 (onderstreping kantonrechter)
zijn identiek aan 2014 en zijn gebaseerd op voorschrijdende reserveringen. Hiermee worden intervallen voorkomen in de begrotingen en dientengevolge aanpassingen in de VvE bijdragen.

Zodoende behoeft er ook geen gepubliceerde meerjarenbegroting gepresenteerd te worden, die is af te lezen uit de bijgevoegde stukken bij de jaarafrekening.” Hieruit volgt geenszins dat op voornoemde vergadering is besloten om voor de begroting van een nieuw jaar de resultatenrekening van het voorafgaande jaar te gebruiken. Deze afspraak is, zo volgt uit de notulen, enkel en alleen gemaakt voor de begrotingen van 2015 en 2016. Nu, voorafgaand aan het vaststellen van de bijdrage voor 2017, niet eerst de begroting voor 2017 aan de vergadering is voorgelegd, heeft het bestuur in strijd gehandeld met artikel 5 van het modelreglement.

4.12.

De kantonrechter is zodoende van oordeel dat de vergadering niet tot het bestreden besluit heeft kunnen komen en zal het besluit van 16 februari 2017 waarmee de bijdragen voor 2017 zijn vastgesteld vernietigen. Voorts zal de kantonrechter voor recht verklaren dat het bestuur jaarlijks een begroting dient te ontwerpen en aan de vergadering dient voor te leggen.

Proceskosten

4.13.

De VvE zal als de grotendeels in het ongelijk gestelde partij in de kosten worden veroordeeld. De kosten aan de zijde van [verzoekster] worden begroot op € 478,00 (€ 78,00 griffierecht + € 400,00 aan salaris gemachtigde).

5. De beslissing

De kantonrechter:

5.1.

vernietigt het besluit van de algemene ledenvergadering van 16 februari 2017 waarmee:

• de vereniging van eigenaren akkoord gaat met de kosten van de vervanging van een boekhoudprogramma;
• de bijdragen voor 2017 zijn vastgesteld;

5.2.

verklaart voor recht dat het bestuur:

• zonder besluit van de vergadering niet bevoegd was het boekhoudprogramma aan te schaffen;
• jaarlijks een begroting dient te ontwerpen en aan de vergadering dient voor te leggen;

5.3.

veroordeelt de VvE in de kosten van de procedure, tot op heden begroot op € 478,00;

5.4.

wijst het meer of anders verzochte af.

Deze beschikking is gegeven door mr. C.S.K. Fung Fen Chung, kantonrechter, en is in het openbaar uitgesproken op 8 november 2017.