2.6.Een brief van QaMP aan het CvKR van 23 januari 2014 (door QaMP aanbiedingsbrief genoemd), die namens beide partijen is ondertekend, bevat onder meer de volgende passages:
“Onze opdracht is opgebouwd uit een aantal fase-beschrijvingen. Die hebben wij in de concept
samenwerkings overeenkomst (zie bijlage ovk d.d. 23 januari 2014) uiteen gezet.
Per fase is aangegeven welke activiteiten er door of in opdracht van QaMP uitgevoerd worden, en wat onze raming is ten aanzien van de kosten van de haalbaarheidsfase.
De eerste fase is de haalbaarheidsfase. Daarmee starten wij per direct. Deze fase houdt onder meer
in het opstellen van een Programma van Eisen en het maken van een schetsontwerp (hierbij doet
QaMP een voorstel voor een architectenkeuze). Na goedkeuring van het schetsontwerp wordt een
haalbaarheidsberekening gemaakt in de vorm van een stichtingskosten opzet. Na akkoord hiervan
worden de onderhandelingen met de gemeente en met de zorgaanbieder gestart door QaMP.
Tevens dient in deze fase een intentie overeenkomst te worden gesloten met de zorgpartij/belegger.
In deze fase worden de kosten en de risico’s voor het College zo beperkt mogelijk gehouden.
Het bedrag voor deze fase is geraamd op een bedrag van € 20.966,- excl. btw en inclusief kantoorkosten. Facturering hiervan zal naar rato werkzaamheden geschieden.
Als uitgangspunt in tijd is het afronden van deze fase gepland medio april 2014.
Als de haalbaarheidsfase positief is afgerond, dan volgt de ontwikkelingsfase. In deze fase wordt een
grondovereenkomst met de gemeente en een intentie-overeenkomst tussen QaMP en de zorgaanbieder verder uitgewerkt tot een definitief contract. Verdere activiteiten binnen deze fase zijn met name het opstellen van een voorlopig ontwerp, definitief ontwerp en een fase bouwvoorbereiding waarvoor de stukken gereed worden gemaakt voor een eventuele aanbesteding.
Het te offreren bedrag van deze fase en de volgende fase is mede afhankelijk van de uiteindelijke
totale stichtingskosten en kunnen na de haalbaarheidsfase worden bepaald.
Voor een gedetailleerder overzicht van de werkzaamheden binnen de verschillende fases van het project, verwijzen we naar bijgaande samenwerkingsovereenkomst.
Indien na afronding van de faseringen er daadwerkelijk gebouwd gaat worden, dan wordt het bovenstaand bedrag verrekend met de ontwikkelingfee zoals omschreven in de samenwerkingsovereenkomst.
Hiermee worden de kosten en risico’s in deze fase voor het College van Kerkrentmeesters voor dit
zo veel mogelijk beperkt.
De samenwerkingsovereenkomst
De samenwerkingsovereenkomst is zo opgesteld dat zowel QaMP als het College van Kerkrentmeesters toekomstig eigenaar worden van de grond.
QaMP draagt zorg voor een zorgaanbieder en/of investeerder/belegger. Uitgangspunt hierbij is dat
[naam 2] de huurder zal zijn.
De rol van QaMP is die van initiator van het project, projectontwikkelaar, projectmanager en tevens
mede-risicodrager.
Zowel QaMP als het College dragen bij de verdere uitwerking van het project 50% van het risico.
Vanzelfsprekend zal QaMP zich maximaal inspannen om deze risico’s tot een minimum te beperken.
Per fase bestaat de mogelijkheid om het project te beëindigen tegen betaling van de tot dan toe gemaakte kosten.
Het College van Kerkrentmeesters treedt op als financier tot aan de juridische levering van de
appartementen, 100% van de grondkosten, bouwkosten en bijkomende kosten, tenzij anders wordt
overeengekomen in de te sluiten koop- aanneemovereenkomst.”