Uitspraak
Rechtbank Arnhem
Sector civiel recht
Zaak-/rolnummer: 122055 / HA ZA 04-2431
Datum vonnis: 25 mei 2005
Vonnis
in de zaak van
de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid
CCN 400 B.V.,
gevestigd te Delft,
eiseres,
procureur mr. A.J.B. Ross,
advocaat mr. L.A.M. Heupink te Zevenaar,
tegen
de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid
TRACE COMMUNICATIONS B.V.,
gevestigd te Deil, gem. Geldermalsen,
gedaagde,
procureur mr. F.J. Boom,
advocaat mr. J.A. Beekers te Apeldoorn.
Partijen zullen hierna CCN en Trace genoemd worden.
Het verloop van de procedure
Dit verloop blijkt uit:
- het tussenvonnis van 2 maart 2005
- het proces-verbaal van comparitie van 4 mei 2005. Ter voorbereiding op de comparitie heeft CCN bij brief van 5 april 2005 twee producties gestuurd.
Ten slotte is vonnis bepaald.
De feiten
Trace is een public relations, reclame en communicatiebureau. Mevrouw [betrokkene 1] was een van haar medewerkers. In de zomer van 2004 keerde [betrokkene 1] op het werk terug na een zwangerschapsverlof. Zij heeft met mevrouw [betrokkene 2], bestuurder van Trace, overlegd over het terugbrengen van haar dienstverband van vier na twee dagen. [betrokkene 2] heeft aangegeven dat daartoe in haar bedrijf geen mogelijkheden bestonden. Kort daarna heeft [betrokkene 1] zich ziek gemeld. Op advies van de Arbo Unie heeft Trace [betrokkene 1] een time out van een paar weken gegeven en is Trace op zoek gegaan naar een mediator om het geschil met [betrokkene 1] tot een oplossing te brengen.
Via de website van het Nederlands Mediation Instituut - hierna: NMI - is Trace bij [betrokkene 3] terechtgekomen. De eerste bijeenkomst was op 17 augustus 2004. Trace werd in de mediation vertegenwoordigd door haar commercieel directeur, de heer [betrokkene 4]. Tijdens de eerste bijeenkomst is de mediationovereenkomst getekend. De mediator is in de overeenkomst als volgt aangeduid: “De mediator: [betrokkene 3], kantoor houdende te Wassenaar en mobiel bereikbaar via telefoonnummer 0653-371835 en via email: [betrokkene 3]@cc.nl.” Het briefhoofd van het briefpapier vermeldde de volgende tekst:
“Competence Centres Nederland®
Mediators
NMI
Als voettekst op het briefpapier was onder meer de volgende tekst opgenomen:
“CCN Mediators is a subsidiary of Competence Centres Nederland B.V.”
De overeenkomst is door de mediator ondertekend als:
“Mediator
[handtekening]
[betrokkene 3]”
CCN Mediators is de handelsnaam van CCN. Competence Centres Nederland B.V. is de holding van CCN. [betrokkene 3] is bestuurder en enig aandeelhouder van de holding.
Trace en [betrokkene 1] zijn overeengekomen dat Trace het honorarium van de mediator zou betalen.
De tweede bijeenkomst vond plaats op 19 augustus 2004. Aan het einde van de tweede zitting bestond de verwachting dat de mediation tot een goed einde zou komen. De derde bijeenkomst zou plaatsvinden op 24 augustus 2004. Na die bijeenkomst zou [betrokkene 2] zich bij de deelnemers aan de mediation voegen om met hen de bereikte overeenstemming te vieren. [betrokkene 3] heeft een concept-vaststellingsovereenkomst opgesteld. Tijdens de derde bijeenkomst op 24 augustus 2004 bleek dat [betrokkene 4] en [betrokkene 1] het niet op alle punten met elkaar eens waren. De afspraak met [betrokkene 2] is afgezegd. Partijen hebben afgesproken dat zij schriftelijk verder met elkaar zouden overleggen over de concept-vaststellingsovereenkomst.
Op 23 september 2004 heeft een vierde bijeenkomst plaats gevonden. Tijdens die bijeenkomst hebben Trace en [betrokkene 1] overeenstemming bereikt over ontbinding van de arbeidsovereenkomst van [betrokkene 1]. [betrokkene 3] heeft een en ander vervolgens in een vaststellingsovereenkomst vastgelegd.
De arbeidsovereenkomst met [betrokkene 1] is door de kantonrechter ontbonden.
Op hetzelfde briefpapier als hierboven omschreven zijn de navolgende declaraties aan Trace verzonden:
17 augustus 2004 € 1.236,- ex BTW
1 september 2004 € 2.367,24 ex BTW en
€ 197,50 declaraties derden
16 september 2004 € 296,- ex BTW
24 september 2004 € 555,75 ex BTW en
€ 43,50 declaraties derden
1 oktober 2004 € 40,08 ex BTW
8 oktober 2004 € 92,50 ex BTW
12 oktober 2004 € 218,92 ex BTW
In de declaraties zijn de werkzaamheden van [betrokkene 3] in minuten verantwoord.
Trace heeft bij brief van 15 oktober 2004 een klacht tegen [betrokkene 3] ingediend bij de klachtcommissie van het NMI. De klacht is met de klachtbehandelaar [betrokkene 5] besproken op 12 november 2004. Haak heeft partijen bij brief van 25 november 2004 laten weten dat er geen voor partijen acceptabele regeling te treffen is.
Het geschil
CCN vordert dat de rechtbank in een uitvoerbaar bij voorraad te verklaren vonnis Trace veroordeelt tot betaling van € 5.960,74 in hoofdsom, te vermeerderen met de buitengerechtelijke incassokosten van de deurwaarder en van de procureur en met de wettelijke rente vanaf 13 december 2004, met veroordeling van Trace in de kosten van het geding.
CCN stelt dat zij de met Trace overeengekomen werkzaamheden als mediator heeft uitgevoerd en dat Trace haar honorarium dient te betalen.
Trace voert gemotiveerd verweer, dat voor zover nodig hierna aan de orde zal komen.
De beoordeling
Rechthebbende op de gestelde vordering
Trace voert als formeel verweer dat CCN niet-ontvankelijk is, omdat de mediationovereenkomst niet is gesloten met CCN, maar met [betrokkene 3]. Dit verweer is op zich zelf terecht voorgesteld. In de overeenkomst is [betrokkene 3] als de mediator vermeld, en niet CCN. [betrokkene 3] heeft de overeenkomst ondertekend, niet namens CCN, maar in eigen naam. In de tekst van de mediationovereenkomst en op het briefpapier komt de naam CCN 400 B.V. niet voor. De vermelding op het briefpapier van Competence Centres Nederland® - Mediators en van CCN Mediators brengt niet mee dat CCN en niet [betrokkene 3] partij is bij de mediationovereenkomst, ook al is CCN Mediators de handelsnaam van CCN. Voor Trace is immers niet duidelijk dat die aanduidingen zijn te herleiden tot CCN. CCN heeft geen andere omstandigheden gesteld, die meebrengen dat Trace had behoren te begrijpen dat CCN en niet [betrokkene 3] partij is bij de mediationovereenkomst.
Tijdens de comparitie van partijen heeft [betrokkene 3] de gestelde vordering op Trace gecedeerd aan CCN die deze cessie heeft aanvaard. Tegelijkertijd is mededeling van deze cessie aan Trace gedaan. Dat betekent dat CCN, als cessionaris van de vordering op Trace, kan worden ontvangen in haar vordering en dat het verweer van Trace wordt verworpen.
Gestelde prijsafspraak
Trace verweert zich vervolgens met de stelling dat zij met [betrokkene 3] een prijsafspraak voor de mediation is overeengekomen. Tijdens het eerste telefoongesprek tussen [betrokkene 2] en [betrokkene 3] heeft [betrokkene 3] volgens Trace een “maximum prijsindicatie” gegeven van € 2.500,- exclusief BTW.
CCN stelt dat een dergelijke prijsindicatie niet is gegeven. Zij verwijst naar art. 8.1 mediationovereenkomst, waarin als honorarium € 185,- per uur, zonder maximum, is vastgelegd. Zij heeft zich ook beroepen op art. 6 gedragsregels voor mediators die een mediator voorschrijft slechts op uurbasis werkzaamheden te verrichten.
Tijdens de comparitie van partijen heeft [betrokkene 2] verklaard dat [betrokkene 3] haar tijdens het eerste telefoongesprek heeft verteld dat de mediation zou bestaan uit 3 à 4 gesprekken en dat het honorarium als indicatie ongeveer € 2.500,- zou zijn en dat zij dat als een maximum heeft opgevat met een bandbreedte van ongeveer € 500,- naar boven of beneden. Naar het oordeel van de rechtbank volgt uit deze verklaring niet dat [betrokkene 3] en Trace voor de mediation een vast maximum-honorarium zijn overeengekomen. Het gaat, zoals [betrokkene 2] heeft verklaard, om een indicatie. Dat betekent dat het honorarium ook hoger kan uitvallen.
[betrokkene 3] heeft ter comparitie verklaard dat hij tijdens het eerste telefoongesprek heeft gezegd dat je in een mediation al snel drie zittingen nodig hebt en dat je al snel € 2.500,- kwijt bent. In het licht van deze verklaring is het wel opmerkelijk dat [betrokkene 3] na drie zittingen, waarvan de eerste twee volgens hem “spectaculair goed” gingen, declaraties heeft gestuurd voor een honorarium van ruim € 3.600,- exclusief BTW en kosten van derden. Omdat [betrokkene 3] zijn werkzaamheden in minuten nauwkeurig heeft verantwoord en heeft gedeclareerd tegen het overeengekomen uurtarief, brengt de te optimistische indicatie naar het oordeel van de rechtbank op zich zelf echter niet mee dat Trace de declaraties voor zover uitgaand boven € 2.500,- niet zou behoeven te voldoen, afgezien van de hierna te bespreken kritiek op de tijdsverantwoording door [betrokkene 3].
Tijdsverantwoording
Trace verweert zich verder met de stelling dat [betrokkene 3] meer tijd heeft gedeclareerd dan hij aan de mediation heeft besteed. Zij noemt twee voorbeelden: 60 minuten voor het opstellen van de mediationovereenkomst, terwijl de overeenkomst een standaarddocument is, en 45 minuten voor een e-mail. De rechtbank overweegt dat het inderdaad opmerkelijk is dat [betrokkene 3] 60 minuten heeft gedeclareerd voor het opstellen van de mediationovereenkomst, terwijl dit een document is waarin alleen de namen van partijen behoeven te worden ingevuld. Hierna zal blijken dat aan Trace bewijs zal worden opgedragen ten aanzien van haar verwijten over de beroepsuitoefening van [betrokkene 3]. De rechtbank nodigt CCN uit om in de akte houdende opgave verhinderdagen voor de getuigenverhoren aan te geven, waarom het opstellen van de mediationovereenkomst 60 minuten heeft geduurd.
In de tijdsverantwoording heeft [betrokkene 3] aangegeven wanneer en aan wie hij e-mails heeft verstuurd en hoeveel minuten dat heeft gekost. Met uitzondering van twee e-mails gaat het telkens om enkele minuten. Op 26 augustus 2004 heeft [betrokkene 3] een e-mail aan [betrokkene 4] gestuurd, waarmee 32 minuten waren gemoeid, en op 12 oktober 2004, de laatste dag van zijn dienstverlening, een e-mail aan partijen, waarmee 46 minuten zijn gemoeid. Trace heeft de e-mails niet overgelegd om daarmee te onderbouwen, dat [betrokkene 3] meer tijd heeft geschreven dan gerechtvaardigd is. Daardoor heeft Trace haar verweer onvoldoende uitgewerkt, vooral gezien de omstandigheid dat [betrokkene 3] alle andere keren voor de e-mails weinig tijd heeft gerekend. Overigens heeft CCN de e-mail van 12 oktober 2004 wel in het geding gebracht. De rechtbank acht het goed mogelijk dat [betrokkene 3] voor het schrijven van deze e-mail, waarin verschillende onderwerpen worden behandeld en de gemaakte afspraken worden gerecapituleerd, 42 minuten nodig heeft gehad. De rechtbank passeert het verweer voor zover het betrekking heeft op het verzenden van e-mails.
De kritiek van Trace op de inhoudelijke beroepsuitoefening door [betrokkene 3]
Trace verweert zich vervolgens met de stelling dat [betrokkene 3] tijdens de mediation fouten heeft gemaakt. Zo zou [betrokkene 3] fouten in de vaststellingsovereenkomst hebben gemaakt. Hij was niet precies in zijn formuleringen. Daardoor waren er amendementen nodig op de vaststellingsovereenkomst. Trace noemt als voorbeelden dat haar naam en de functie van [betrokkene 4] onjuist waren vermeld in het concept en dat er veel te doen was over de omschrijving van het geschil (eenzijdig arbeidsgeschil of arbeidsgeschil). Verder zou [betrokkene 3] tussen de bijeenkomsten contact hebben gehad met [betrokkene 1], wat een mediator niet behoort te doen. Volgens Trace is [betrokkene 1] in een van die contacten door [betrokkene 3] aangezet om juridische actie te ondernemen. Dat is in strijd met de afspraak in de mediationovereenkomst, dat gedurende de mediation geen juridische actie wordt ondernomen.
In het klaagschrift aan de klachtencommissie NMI en de toelichting op de klacht heeft Trace de volgende bezwaren genoemd. [betrokkene 3] is niet vertrouwelijk met informatie omgegaan, o.m. door [betrokkene 2], die niet aan de mediation deelnam, op te bellen en haar zijn negatieve oordeel over [betrokkene 1] en [betrokkene 4] te geven en door e-mails over de betaling van de declaraties tussen Trace en [betrokkene 3] aan [betrokkene 1] te sturen, ofschoon zij daarmee niets te maken had, omdat Trace het honorarium zou betalen. [betrokkene 3] zou tijdens de mediation zijn eigen mening hebben gegeven. Het “echte” probleem werd niet bovengehaald.
Trace heeft gesteld dat zij meer bezwaren tegen het functioneren van [betrokkene 3] heeft, maar dat haar geheimhoudingsplicht eraan in de weg staat deze bezwaren voor te leggen aan de rechter.
[betrokkene 3] betwist dat hij fouten heeft gemaakt tijdens de mediation.
De rechtbank overweegt over de geheimhoudingsplicht van partijen als volgt. Deze is geregeld in art. 6 mediationovereenkomst dat als volgt luidt:
“Mediator en betrokkenen, en hun eventuele vertegenwoordigers en vertrouwenspersonen, verplichten zich zonder enig voorbehoud tot de geheimhouding zoals omschreven in het reglement. Zij hebben de bedoeling om daarmee op onderdelen af te wijken van het wettelijk geldende bewijsrecht; deze overeenkomst geldt in samenhang met het reglement als een bewijsovereenkomst in de zin van de wet (art. 7:900 lid 3 BW j° art. 153 Rv).
Als de mediator uit hoofde van zijn beroepsaansprakelijkheid wordt aangesproken als partij bij deze overeenkomst, vervalt zijn geheimhoudingsplicht, voor zover noodzakelijk om zich tegen deze aanspraken te verweren.”
De geheimhoudingsplicht houdt in dat partijen en de mediator tegenover derden, met name de rechter en de arbiter, geen mededelingen doen over het verloop van de mediation en de daarin ingenomen standpunten, gedane voorstellen en verstrekte informatie. De functie van de geheimhoudingsplicht is, dat partijen door de vertrouwelijkheid in de besloten kring worden aangemoedigd om, wat er zij van hun juridische posities, met de andere partij serieus te zoeken naar een oplossing van het gerezen geschil. In een beroepsaansprakelijkheidsprocedure als deze speelt deze functie geen rol. Het geschil gaat erom of de mediator als een redelijk bekwame en redelijk handelende mediator de mediation heeft geleid. In art. 6 mediationovereenkomst is vastgelegd dat in zo’n procedure de mediator niet is gebonden aan de geheimhoudingsplicht. Die bepaling veronderstelt dat ook de partij die bezwaren tegen de beroepsuitoefening door de mediator aan de rechter wil voorleggen, dat kan doen zonder te worden beperkt door de geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht vervalt echter alleen voor zover dat nodig is voor het onderbouwen van de gestelde beroepsfout en voor het verweer tegen de verwijten.
Dit een en ander is aan het begin van de comparitie van partijen door de rechter-commissaris aangegeven. Niettemin heeft Trace aan het einde van de comparitie aangegeven zich nog steeds belemmerd te hebben gevoeld door haar geheimhoudingsplicht. Dat komt naar het oordeel van de rechtbank voor haar rekening, omdat de rechter-commissaris aan het begin van de comparitie heeft aangegeven dat het haar was toegestaan haar stellingen uit te werken. Met name het klaagschrift bevat echter voldoende feiten en omstandigheden, die indien bewezen, tot het oordeel leiden dat [betrokkene 3] niet als een redelijk bekwame en redelijk handelende mediator de mediation heeft geleid. Het gaat met name om de stelling dat [betrokkene 3] de vertrouwelijkheid zou hebben geschonden door aan anderen dan de deelnemers aan de mediation zijn mening te geven over de deelnemers aan de mediation, dat [betrokkene 3] onvoldoende neutraal zou zijn geweest, dat [betrokkene 3] het werkelijke probleem tussen partijen niet boven water heeft gekregen en dat [betrokkene 3] onvoldoende vakbekwaam was in het formuleren van de standpunten van partijen en van de vorderingen in de mediation.
Omdat CCN deze verwijten betwist, zal Trace worden belast met het bewijs van haar stelling. De verwijten zullen in samenhang worden gewogen. Het moet dan gaan om substantiële verwijten. Het verwijt dat [betrokkene 3] in de concept-vaststellingsovereenkomst de naam van Trace of de functie van [betrokkene 4] onjuist heeft vermeld, is onvoldoende substantieel om tot het oordeel te kunnen leiden dat [betrokkene 3] een beroepsfout heeft gepleegd. Datzelfde geldt, als komt vast te staan dat [betrokkene 3] tijdens de mediation een enkele keer zijn eigen mening heeft gegeven over een punt waarover partijen hebben gesproken en dat niet cruciaal is.
Het is de rechtbank opgevallen dat [betrokkene 3] tussen de bijeenkomsten per e-mail en per telefoon heeft gecommuniceerd, niet alleen met [betrokkene 1], maar ook - en meer en langer - met [betrokkene 4] en [betrokkene 2]. Het is de rechtbank bekend dat in Nederland onder mediators de opvatting vrij sterk verbreid is dat de mediator in de periodes tussen de bijeenkomsten niet communiceert met partijen. Trace verwijt [betrokkene 3] dat hij het [betrokkene 1] heeft gecommuniceerd tussen de bijeenkomsten. De rechtbank nodigt CCN uit om in de contra-enquête aan te geven dat [betrokkene 3] daarmee geen professionele standaard van een mediator heeft overtreden.
Iedere verdere beslissing zal worden aangehouden.
Partijen moeten er op voorbereid zijn dat de rechtbank op een zitting bepaald voor de getuigenverhoren een mondeling tussenvonnis kan wijzen waarbij een verschijning van partijen op diezelfde zitting wordt bevolen om inlichtingen over de zaak te vragen en om te onderzoeken of partijen het op een of meer punten met elkaar eens kunnen worden. Zij moeten daarom in persoon op de getuigenverhoren verschijnen. Een rechtspersoon moet ter zitting vertegenwoordigd zijn door iemand die van de zaak op de hoogte is en bevoegd is tot vertegenwoordiging.
De beslissing
De rechtbank
draagt Trace op feiten en omstandigheden te bewijzen waaruit volgt dat [betrokkene 3] niet als een redelijk handelende en redelijk bekwame mediator de mediation tussen [betrokkene 1] eb [betrokkene 4] heeft geleid,
bepaalt dat de zaak weer op de rol zal komen van 8 juni 2005 voor uitlating door Trace of zij bewijs wil leveren door het overleggen van bewijsstukken, door het horen van getuigen en / of door een ander bewijsmiddel,
bepaalt dat Trace, indien zij geen bewijs door getuigen wil leveren maar wel bewijsstukken wil overleggen, die stukken direct in het geding moet brengen,
bepaalt dat Trace, indien zij getuigen wil laten horen, de getuigen en de verhinderdagen van de partijen en hun advocaten op woensdagen in de maanden juli tot en met september 2005 direct moet opgeven, waarna dag en uur van het getuigenverhoor zullen worden bepaald,
bepaalt dat dit getuigenverhoor zal plaatsvinden op de terechtzitting van mr. F.J. de Vries in het paleis van justitie te Arnhem aan de Walburgstraat 2-4,
bepaalt dat alle partijen uiterlijk twee weken voor het eerste getuigenverhoor alle beschikbare bewijsstukken aan de rechtbank en de wederpartij moeten toesturen,
houdt iedere verdere beslissing aan.
Dit vonnis is gewezen door mr. F.J. de Vries en in het openbaar uitgesproken op 25 mei 2005.