ECLI:NL:RBAMS:2025:5814

Uitspraak

vonnis

RECHTBANK AMSTERDAM

Afdeling privaatrecht, voorzieningenrechter civiel

zaaknummer / rolnummer: C/13/771781 / KG ZA 25-529 EAM/MAH

Vonnis in kort geding van 8 augustus 2025

in de zaak van

de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid

RICOH NEDERLAND B.V.,

gevestigd te 's-Hertogenbosch,

eiseres bij dagvaarding van 4 juli 2025,

advocaat mr. J.A.M. van Heijningen te 's-Hertogenbosch,

tegen

de stichting

STICHTING VUt.h.o.d.n. Vrije Universiteit,

gevestigd te Amsterdam,

gedaagde,

advocaten mr. S.C. Brackmann en mr. A. Beerts te Rotterdam,

en tegen

de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid

CANON NEDERLAND B.V.

gevestigd te 's-Hertogenbosch,

tussenkomende partij,

advocaten: mr. T. Raats en mr. S.P. Beenders te Den Haag.

Partijen zullen hierna Ricoh, VU en Canon worden genoemd.

1.De procedure

1.1.

Bij de zitting op 29 juli 2025 waren aanwezig:

- aan de kant van Ricoh: [naam 1] , manager bidmanagement, met mr. Van Heijningen,

- aan de kant van VU: [naam 2] , (extern) projectleider, [naam 3] , inkoopmanager,
[naam 4] , bedrijfsjurist en [naam 5] , Afdelingshoofd Infrastructure Services

Informatietechnologie, met mr. Brackmann en mr. Beerts,

- aan de kant van Canon: [naam 6] , accountmanager, met mr. Raats en
mr. Beenders.

1.2.

Op de zitting is het bij incidentele conclusie ingediende verzoek van Canon tot tussenkomst, subsidiair voeging, behandeld. Ricoh had bezwaar tegen de tussenkomst, maar niet tegen de voeging. VU had geen bezwaar. Canon heeft het verzoek toegelicht. De voorzieningenrechter heeft de tussenkomst toegelaten, omdat Canon daarbij belang heeft en een zelfstandige vordering heeft ingesteld. Voorafgaand aan de zitting had Canon conform de wens van Ricoh voorlopig geen toegang (via het digitaal dossier) gekregen tot productie 2 van Ricoh (haar bezwaarbrief). Ter zitting heeft Canon daartegen bezwaar gemaakt, maar dat weer ingetrokken nadat Ricoh had toegezegd zich niet op andere feiten of omstandigheden uit die brief te zullen beroepen dan die reeds uit de dagvaarding blijken.

1.3.

Vervolgens heeft Ricoh de dagvaarding toegelicht en Canon haar zelfstandige vordering. Partijen hebben over en weer verweer gevoerd. Ricoh en Canon hebben producties in het geding gebracht en alle partijen een pleitnota.

1.4.

Tenslotte is vonnis bepaald op vandaag.

2.De feiten

2.1.

VU biedt print-, kopieer, en scandiensten aan haar medewerkers aan en – tegen betaling - aan haar studenten. Ricoh voert deze diensten voor VU uit sinds juli 2012. De overeenkomst van VU met Ricoh loopt af op 31 oktober 2025 en daarom heeft VU behoefte aan een nieuwe overeenkomst per 1 november 2025.

2.2.

VU heeft daartoe op 31 maart 2025 aangekondigd op 7 april 2025 de minicompetitie Multifunctionals te zullen publiceren. Deze minicompetitie was gebaseerd op de tussen VU en vier opdrachtnemers - Ricoh, Canon en twee andere bedrijven – in 2023 als resultaat van een Europese aanbestedingsprocedure gesloten raamovereenkomst (ROK).

2.3.

Op 7 april 2025 heeft VU de vier opdrachtnemers uitgenodigd om aan de minicompetitie deel te nemen. In de uitnodiging staat € 2,5 miljoen als geraamde waarde van de minicompetitie opdracht en als doelstelling van de minicompetitie:

“het selecteren en contracteren van de Opdrachtnemer met de oplossing die voor de Vrije Universiteit de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt. De opdracht bestaat uit: - 110 A3 Multifunctionals – 1 A4 Multifunctional - 91Printers - 4,46 mio afdrukken mono per jaar - 2,96 mio afdrukken kleur per jaar - Printmanagementoplossing (SAAS) – Betaaloplossing – Fleetmanagement”.

2.4.

In de door VU aan – onder meer - Ricoh gestuurde ‘Offerteaanvraag minicompetitie’, gedateerd 3 april 2025, staat in par. 1.1 (Uitgangspunten) onder meer:

“(…)

De gunningsmethodiek en gunningsvoorwaarden voor de minicompetitie zijn op hoofdlijn vastgelegd in de ROK, meer specifiek Bijlage 3 van het Beschrijvend document, en in dit document nader uitgewerkt;
De actuele gewenste situatie en gunningcriteria zijn in deze uitnodiging opgenomen;

(…)”

2.5.

In par. 2.3 zijn de doelstellingen van VU vermeld voor de minicompetitie en de contractperiode:

“1) Het realiseren van kostenbesparingen;

2) Dienstverlening die blijvend past binnen de infrastructuur van de Vrije Universiteit;

3) Het realiseren van een zo duurzaam mogelijke oplossing door:

a. De capaciteit van het machinepark af te stemmen op het werkelijke verbruik;

b. Co2 neutrale dienstverlening uit te vragen;

c. In te zetten op het informeren van de gebruiker over alternatieven (digitaal i.p.v.

printen of zwart/wit i.p.v. kleur).”

2.6.

In par. 4.1 staan de (sub)gunningscriteria en hun weging:

2.7.

De kwaliteitscriteria GMC 2.1 en GMC 2.2 zijn in par. 4.1.2 als volgt omschreven:

“ GMC 2.1 Implementatieplan (…):

Inschrijver dient een Implementatieplan aan te leveren omtrent levering, implementatie, training en nazorg van de dienstverlening. Het Implementatieplan moet ervan uitgaan dat alle Apparatuur, Software en de bijhorende dienstverlening, door inschrijver, gebruiksklaar voor de eindgebruiker moet worden opgeleverd. Tevens moet het Implementatieplan uitgaan van een niet onderbroken proces. De zittende leverancier vult dit gunningscriterium in alsof zij moeten implementeren bij een nieuwe Deelnemer.

Het werkproces van Opdrachtgever mag niet onder druk komen te staan door de

implementatie van dienstverlening. In het door de Inschrijver te formuleren

Implementatieplan dienen minimaal de volgende aspecten aan de orde te komen:

1. Indicatie van de doorlooptijd inclusief start- en einddatum en mijlpalenplanning;

2. Beschrijving PoC-fase voor oplevering van de Apparatuur;

3. Het capaciteitsplan, met daarin een omschrijving van uw projectorganisatie

Risicoanalyse inclusief beheersmaatregelen;

4. Welke verantwoordelijkheden bij wie liggen (deelnemer/opdrachtnemer). Geef

hierbij ook aan van welke functionaris de verwachte inzet is wat betreft uren, van

zowel de Deelnemer als de Opdrachtnemer;

5. De wijze waarop de opdrachtnemer omgaat met escalaties, bijvoorbeeld bij het

plaatsvinden van een risico of uitloop van de planning, inclusief escalatiematrix;

6. Een risicoanalyse met mitigerende acties;

7. Hoe de onboarding (trainingen voor gebruikers en functioneel beheerder) er uitziet;

8. De wijze waarop opdrachtnemer kwaliteitsbewaking uitvoert.

GMC 2.2 Functioneel & Technisch ontwerp (…):

In een functioneel- en technisch ontwerp dienen de volgende onderwerpen aan de orde te komen:

1. Technische tekening van de oplossing – In deze tekening verwachten wij de

verschillende (netwerk) componenten die ter zake zijn voor de geboden oplossing,

de veronderstelde/geadviseerde netwerk segmenten en de dataverbindingen die

lopen vanaf deze componenten naar de online print omgeving.

1) De wijze waarop de oplossing koppelt met de omgeving van Opdrachtgever

(communicatielijnen); In dit schematische overzicht verwachten we ook de

procesworkflow van de oplossing terug te zien vanuit de verschillende

benaderingen/os types.

2) De (verschillende) wijzen waarop gebruikers/externen met een BYOD-device gebruik kunnen maken van de printoplossing.

3) Welke functionele beheer taken rondom de componenten zijn voorzien voor de

Opdrachtgever en hoe groot is de beheerlast?”

2.8.

Ricoh en Canon hebben beiden een offerte ingediend. Bij brief van 18 juni 2025 (de Gunningsbrief) heeft VU aan Ricoh geschreven dat haar inschrijving niet voor gunning in aanmerking komt omdat deze niet de economisch meest voordelige inschrijving is en dat VU voornemens is de opdracht te gunnen aan Canon, die de economisch meest voordelige inschrijving had. Ter motivering is bij de brief een tabel gevoegd met de scores van Canon en Ricoh, met toelichting.

2.9.

In de tabel staat bij GMC2.1 dat Ricoh 75 punten heeft gescoord en Canon 120 (van de maximale 150), met als motivering:

“Uw beantwoording is volledig. De beantwoording geeft de beoordelaars een compleet beeld van de voorgestelde aanpak waar ook ervaring uit spreekt, u laat zien dat uw organisatie dit vaker succesvol doet. U garandeert een uitrol welke op 1 november klaar is, u bent bereidt de PoC eerder te starten om tijdig klaar te zijn

en u plaatst boordjes bij machines die gaan verdwijnen. Dit zijn punten die als positief benoemd zijn. De beoordelaars vinden de tekst echter minder goed leesbaar, er zijn meer hoofdstukken dan onderdelen van de vraag waardoor het onduidelijk is of en waar de vraag is beantwoord. De maatregelen bij de Risico’s zijn vaag en niet concreet. Naar het oordeel van de beoordelaars heeft u de vraag inhoudelijk relevant beantwoord maar heeft u geen meerwaarde gecreëerd.

De voorlopig gegunde partij heeft ook een volledig implementatie plan ingediend waar ervaring uit spreekt. De hogere beoordeling is omdat zij in de voorbereiding op de minicompetitie al een beeld hebben gevormd van de Campus. Zij hebben een bezoek gebracht aan de campus, hebben studenten en medewerkers gesproken en hebben een aantal aandachtpunten in de dienstverlening geïdentificeerd welke zij direct in de implementatie oppakken. Verder hebben zij al in de PoC-fase een prominente rol hebben en ontzorgen zij de aanbestedende dienst maximaal. Verder besteden zij extra aandacht aan de overgang van het betaalsysteem waarbij een werkwijze is gepresenteerd die het vertrouwen wekt dat de overgang

minimaal impact zal hebben voor de studenten.”

2.10.

In de tabel staat bij GMC2.2 dat Ricoh 90 punten heeft gescoord en Canon 180 (van de maximale 180), met als motivering:

“Het functioneel en technisch ontwerp was inhoudelijke volledig en compleet. De omgeving lijkt sterk op de huidige inrichting echter wordt volledig beheerd door uw organisatie. De oplossing is concreet, effectief en laagdrempelig, maar mist vernieuwing en de technische details zijn beperkt zo ook de onderbouwing van

effectiviteit en toetsbaarheid.

De voorlopig gegunde partij heeft ook een inhoudelijk en volledig functioneel & technisch ontwerp ingediend. De technische uitwerking is zeer gedetailleerd en omvat onder andere: VPN-structuur, serverarchitectuur, BYOD-ondersteuning, gebruikersauthenticatie, foutcorrectie, en een kennisbank. De oplossing is concreet, effectief en sluit volledig aan op de doelstellingen van de opdrachtgever. De beheerlast is aantoonbaar laag en de oplossing is toetsbaar en bewezen in de praktijk.”

2.11.

In de tabel scoren Ricoh en Canon op de overige drie kwaliteitscriteria evenveel punten, te weten:

- GMC2.3: 120 van de maximale 150 punten,

- GMC2.4: 120 van de maximale 150 punten,

- GMC2.6: 96 van de maximale 120 punten.

2.12.

De scores op de twee prijscriteria zijn als volgt:

- GMC1.1: Ricoh en Canon scoren ongeveer even hoog: 81.21 respectievelijk 83.33 punten,

- GMC1.2: Ricoh scoort hoger dan Canon: 166.67 respectievelijk 48.42 punten.

2.13.

Canon eindigt volgens de tabel met totaal 767.76 punten op de eerste en Ricoh met 748.88 punten op de tweede plaats.

2.14.

Op 23 juni 2025 heeft Ricoh bezwaar gemaakt tegen de (voorlopige) gunningsbeslissing. Naar aanleiding daarvan heeft bij de VU een zogenoemd dialooggesprek plaatsgevonden op 30 juni 2025, dat niet heeft geleid tot intrekking of herbeoordeling van het gunningsbesluit.

2.15.

Ricoh heeft binnen de gestelde termijn dit kort geding aangespannen.

3.Het geschil in de hoofdzaak

3.1.

Ricoh vordert om, bij vonnis uitvoerbaar bij voorraad:

Primair: VU te verbieden de opdracht aan Canon te gunnen en VU te gebieden - indien zij de opdracht wenst te gunnen - deze aan Ricoh te gunnen;

Subsidiair: VU te gebieden de minicompetitie in te trekken en een nieuwe minicompetitie te organiseren, indien en voorzover VU de opdracht nog wenst te gunnen;

Meer subsidiair: VU te gebieden de inschrijvingen van de deelnemers aan de minicompetitie voor zover deze aan de eisen voor gunning voldoen, opnieuw te beoordelen door binnen dertig dagen na vonnisdatum een onafhankelijke beoordelingscommissie in te stellen, respectievelijk beoordelaars;

Nog meer subsidiair: VU te gebieden het gunningsvoornemen van een nieuwe draagkrachtige motivering te voorzien en deze aan de inschrijvers die aan de gunningseisen voldoen, door middel van een voornemen tot gunning kenbaar te maken;

VU te veroordelen in de proceskosten, met wettelijke rente.

3.2.

VU en Canon voeren, ieder afzonderlijk, verweer.

3.3.

Op de stellingen van partijen wordt hierna, voor zover van belang, ingegaan.

4.Het geschil in de tussenkomst

4.1.

Canon vordert om, bij vonnis uitvoerbaar bij voorraad, VU te gebieden de opdracht definitief te gunnen aan Canon en Ricoh te veroordelen in de proceskosten, met wettelijke rente.

4.2.

VU en Ricoh voeren verweer.

4.3.

Op de stellingen van partijen wordt hierna, voor zover van belang, ingegaan.

5.De beoordeling in de hoofdzaak

Vorderingen 1 en 2 van Ricoh.

5.1.

Het spoedeisend belang van Ricoh vloeit voort uit de aard van de vorderingen.

5.2.

Ricoh stelt in de eerste plaats dat Canon moet worden uitgesloten, omdat Canon in strijd met de communicatiebepalingen uit de aanbestedingsdocumenten, in het bijzonder het Beschrijvend document (BD) en de Leidraad minicompetitie, contact heeft opgenomen met medewerkers en studenten van VU in plaats van met de voorgeschreven contactpersonen en zij niet de voorgeschreven elektronische weg heeft gevolgd bij communicatie met de aanbestedende dienst, VU. Ricoh doelt hier op het bezoek van Canon op 4 maart 2025 aan de openbare campus van de Vrije Universiteit. Het probleem zit voor Ricoh in het feit dat Canon heeft gesproken met medewerkers, waardoor een ongelijk speelveld zou zijn ontstaan en strijd met het gelijkheidsbeginsel.

5.3.

VU en Canon zijn het met dit alles niet eens en voeren daartoe aan, samengevat, dat het bezoek van Canon aan de VU-campus op 4 maart 2025 niet ongeoorloofd was en geen ongelijk speelveld oplevert of strijd met het gelijkheidsbeginsel, want:

- ( anders dan abusievelijk in de gunningsbrief bij de beoordeling van GMC2.1 staat:) Canon heeft niet gesproken met medewerkers van VU,

- het bezoek dateert van voor de vooraankondiging op 31 maart 2025 en de start op 7 april 2025 van de minicompetitie, dus (de communicatiebepaling uit) de Leidraad was nog niet van toepassing,

- de communicatiebepaling uit het BD geldt niet na de ROK,

- Ricoh heeft 13 jaar ervaring bij VU, dus ook om die reden kan dat bezoek niet leiden tot een ongelijk speelveld,

- het doel van een contactverbod is het voorkomen van beïnvloeding van de besluitvorming door inschrijvers; daarvan is hier geen sprake: het bezoek was op eigen initiatief van Canon, Ricoh had dat ook mogen doen, VU wist er niets van, en in ieder geval heeft VU geen vertrouwelijke info gedeeld met Canon en voor uitsluiting is dus geen grond.

5.4.

De voorzieningenrechter overweegt als volgt.

5.5.

Dat twee medewerkers van Canon op 4 maart 2025 een bezoek hebben gebracht aan de openbare campus van de Vrije Universiteit om een indruk te krijgen van de feitelijke situatie met het oog op hun voorgenomen inschrijving voor de minicompetitie, is naar het oordeel van de voorzieningenrechter niet vreemd of onoirbaar. Vaststaat dat zij op de openbaar toegankelijke campus hebben gesproken met studenten. Volgens Canon ging dat over het feitelijk gebruik door studenten van de printers. Daar is niets tegen.

5.6.

VU en Canon hebben gemotiveerd betwist dat Canon toen ook met medewerkers van VU heeft gesproken. Dit standpunt vindt steun in de door Canon overgelegde schriftelijke verklaring van 23 juli 2025 van [naam 7] , een van de twee medewerkers van Canon die bij het bezoek aan de campus op 4 maart 2025 waren. Die verklaring luidt, voor zover hier van belang:

“Gedurende onze aanwezigheid op de campus heb ik enkel gesproken met studenten op openbare terreinen van de campus. Er is geen vertrouwelijke of interne informatie verzameld of gedeeld. De studenten hebben enkel verteld hoe het printen nu werkt op de VU-campus, maar dit staat ook uitgebreid beschreven in paragraaf 2.4 Actuele situatie (blz. 7 t/m 12) in Uitnodiging minicompetitie. Dit document is onderdeel van de gepubliceerde minicompetitie op 7 april 2025 en is dus met elke leverancier gedeeld.”

5.7.

Aan Ricoh moet worden toegegeven dat in de beoordeling van gunningscriterium GMC2.1 en ook in het verslag van het dialooggesprek van 30 juni 2025 staat dat Canon ook met medewerkers van VU heeft gesproken. Volgens VU en Canon berust dit op een misverstand: Canon heeft onder meer gesproken met degenen die de zogenoemde Green Office bemanden. Dat zijn studenten, maar [naam 2] , de projectleider van VU, verkeerde abusievelijk - ook nog ten tijde van het dialooggesprek - in de veronderstelling dat het om medewerkers van VU ging, zo heeft hij ter zitting verklaard.

5.8.

Er is geen reden om aan de verklaringen van [naam 7] en [naam 2] te twijfelen, zodat er in dit kort geding vanuit wordt gegaan dat Canon niet met medewerkers van VU heeft gesproken.

5.9.

Ook als Canon wel met medewerkers van VU had gesproken, is overigens niet aannemelijk dat dit moet leiden tot uitsluiting van Canon, laat staan tot een gebod om de opdracht aan Ricoh te gunnen (zoals primair door Ricoh gevorderd). De voorzieningenrechter licht dit als volgt toe.

5.10.

Ricoh verwijst ter onderbouwing van haar stellingen naar de volgende passages in par. 2.2 van het BD, dat dateert van 9 februari 2023:

“Communicatie naar aanleiding van deze Aanbesteding verloopt uitsluitend via Mercell.

(…)
De contactpersoon namens de Aanbestedende dienst voor deze aanbestedingsprocedure is: [naam 8] , senior inkoopadviseur of [naam 2] , projectleider. Gedurende deze aanbestedingsprocedure is het enkel toegestaan contact op te nemen met de gekozen contactpersoon. Indien dit verbod negeert, kan dit leiden tot uitsluiting van (verdere) deelname aan deze aanbestedingsprocedure.”

5.11.

VU en Canon wijzen er terecht op dat dit geen dwingende uitsluitingsgrond is, maar een facultatieve (“kan”). Uitsluiting van Canon omdat zij een oriënterend bezoek aan de campus heeft gebracht en daar indrukken heeft opgedaan (die Ricoh in de 13 jaar dat zij daar al rondloopt ook kan hebben opgedaan) zou disproportioneel zijn. Bovendien is deze bepaling niet van toepassing op het bezoek op 4 maart 2025, omdat zij blijkens de tekst van de bepaling uitsluitend geldt “Gedurende deze aanbestedingsprocedure” en die is in 2023 geëindigd.

5.12.

Verder verwijst Ricoh naar de volgende passages in par. 1.6 Leidraad minicompetitie, die eveneens dateert van 9 februari 2023:

“De communicatie over een minicompetitie vindt elektronisch plaats op door de Deelnemer gehanteerde werkwijze (elektronisch inkoopsysteem of email). De Deelnemer zal documenten en mededelingen publiceren via dit systeem. Opdrachtnemers reageren uitsluitend via dit systeem.
De communicatie betreffende het minicompetitie-proces in algemene zin vindt plaats tussen SURF en de Opdrachtnemers, waarbij er nadere procesafspraken (evt. Wijzigingen ten aanzien van dit proces) gemaakt kunnen worden.”

5.13.

De minicompetitie is pas op 7 april 2025 van start gegaan en het bezoek van 4 maart 2025 was ruim daarvoor. De voorzieningenrechter is daarom met VU en Canon van oordeel dat deze bepaling niet van toepassing is. Bovendien is overtreding ervan nergens als uitsluitingsgrond vermeld.

5.14.

Ter zitting heeft Ricoh nog gewezen op par. 1.1 van de Offerteaanvraag minicompetitie, gedateerd 3 april 2025, waarin staat: “De communicatie voor een minicompetitie verloopt via TenderNed;”.

5.15.

Deze bepaling betreft wel de minicompetitie, maar dat overtreding een uitsluitingsgrond is blijkt nergens uit.

5.16.

De primaire vordering zal dus worden afgewezen en de subsidiaire vordering (de minicompetitie in trekken en een nieuwe minicompetitie organiseren), waar geen andere argumenten aan ten grondslag zijn gelegd, deelt dit lot.

Vorderingen 3 en 4 van Ricoh

5.17.

Ricoh is het niet eens met de (motivering van de) beoordeling en motivering van de gunningscriteria GMC2.1 en 2.2 (kwaliteit). Naar de voorzieningenrechter begrijpt, baseert Ricoh daarop haar (nog) meer subsidiaire vorderingen tot herbeoordeling en hermotivering. De hogere score die op deze punten aan Canon is toegekend berust op een onjuiste en onnavolgbare motivering. Er is sprake van het handelen in strijd met het gelijkheidsbeginsel, aldus steeds Ricoh. VU en Canon hebben daar tegenover uitgelegd waarom de (motivering van de) beoordeling wel degelijk deugt.

5.18.

Uitgangspunt is dat voor ingrijpen door de voorzieningenrechter pas sprake is bij evidente fouten in de beoordeling van de inschrijving. Aan de voorzieningenrechter komt slechts een beperkte toetsingsvrijheid toe wanneer het aankomt op de beoordeling van kwalitatieve criteria. Enige mate van subjectiviteit is inherent aan de beoordeling van een kwalitatief criterium. Aan de beoordelaars moet de nodige beoordelingsruimte worden gegund en bedacht moet worden dat de rechter geen specifieke deskundigheid bezit op het gebied van het onderwerp van de opdracht. Ricoh zal aannemelijk moeten maken dat er plaats is voor ingrijpen.

5.19.

Voor zover Ricoh deze vorderingen baseert op de stelling dat de beoordeling gebrekkig is omdat de hogere score van Canon op GMC 2.1 ten onrechte is gebaseerd op het bezoek van Canon aan de campus op 4 maart 2025, stuit dit alleen al af op het hierboven weergegeven oordeel dat dat bezoek niet ongeoorloofd was (zie hierboven r.o. 5.5 e.v.).

Ricoh stelt nog dat zij wel degelijk door het bezoek is benadeeld aangezien Canon ten gevolge van dat bezoek een hogere beoordeling heeft gekregen dan Ricoh, hetgeen blijkt uit de volgende passage uit de Gunningsbrief betreffende gunningsciterium GMC2.1 (zie 2.9):

“De hogere beoordeling is omdat zij in de voorbereiding op de minicompetitie al een beeld hebben gevormd van de Campus. Zij hebben een bezoek gebracht aan de campus, hebben studenten en medewerkers gesproken en hebben een aantal aandachtpunten in de dienstverlening geïdentificeerd welke zij direct in de implementatie oppakken.”

[naam 2] heeft ter zitting toegelicht dat niet het bezoek op zich een reden was voor de hogere beoordeling, maar dat Canon meerwaarde heeft gecreëerd met de door haar opgedane inzichten naar aanleiding van dat bezoek. Deze uitleg is niet evident onbegrijpelijk en wordt door de voorzieningenrechter, marginaal toetsend conform de hierboven in r.o. 5.18 weergegeven maatstaf, gevolgd.

5.20.

Daarnaast is volgens Ricoh de motivering voor haar lagere score op gunningscriterium GMC 2.1 onnavolgbaar met betrekking tot (1) de prominente rol en het maximaal ontzorgen en (2) het betaalsysteem.

5.21.

Wat het punt (1) betreft gaat het Ricoh om de volgende passage in de beoordeling van GMC 2.1:

“(…). Verder hebben zij al in de PoC^[1]-fase een prominente rol hebben en ontzorgen zij de aanbestedende dienst maximaal. (…).”

Ricoh vindt deze motivering onnavolgbaar, omdat niet wordt vermeld wat de prominente rol is en wat het maximaal ontzorgen door Canon inhoudt, alles in vergelijking met hetgeen Ricoh aanbiedt met betrekking tot de eerder genoemde onderdelen van de dienstverlening. Ricoh is van oordeel dat zij aantoonbaar een prominente rol speelt in de PoC-fase en VU maximaal ontzorgt. De vermelding

door VU in haar motivering dat Canon direct een prominente rol speelt bij de start van de PoC, wordt om onnavolgbare redenen hoger gewaardeerd dan de garantie van Ricoh dat de uitrol tijdig wordt opgeleverd en de PoC eerder kan starten. Dit kan uitsluitend doordat Ricoh, zoals zij heeft beschreven en doet, vanaf de start een prominente rol speelt en VU maximaal ontzorgt, aldus steeds Ricoh.

5.22.

VU brengt daar het volgende tegen in. Wat betreft de prominente rol in de PoC-fase blijkt uit de offerte van Canon dat zij een zeer ervaren PoC-consultant aanstelt die verantwoordelijk is voor de PoC, inclusief het opstellen van de PoC-documentatie. Canon heeft de PoC-procedure concreet beschreven, verifieerbaar onderbouwd en doorvertaald naar VU, waarbij Canon VU nadrukkelijk zo veel mogelijk uit handen neemt (ontzorgt). Ricoh wil de PoC al starten in de bezwaarfase en benadrukt de snelle doorloop van de PoC. Ricoh noemt veel activiteiten en functionarissen, maar besteedt geen aandacht aan de rol van VU en wat zij wanneer van VU verwacht.

5.23.

De voorzieningenrechter is van oordeel dat de beoordeling op dit punt, mede gelet op deze uitleg van VU, de marginale toets (zie 5.18) kan doorstaan.

5.24.

Dat geldt niet voor punt (2). Wat dit punt betreft zit de pijn voor Ricoh in de volgende passage over Canon in de beoordeling van GMC 2.1:

“(…). Verder besteden zij extra aandacht aan de overgang van het betaalsysteem waarbij een werkwijze is gepresenteerd die het vertrouwen wekt dat de overgang minimaal impact zal hebben voor de studenten.”

Ricoh stelt dat zij een betaalsysteem heeft aangeboden dat de betrouwbaarheid en veiligheid garandeert, vertrouwen wekt en minimaal impact heeft voor studenten en dat haar aanbod (evenzeer als kennelijk dat van Canon) dus voldoet aan de eisen van paragraaf 2.5.3 van de Offerteaanvraag minicompetitie. Daarin is onder “Betalen” vermeld: “Gekoppeld aan de printmanagementomgeving dient de inschrijver een betaaloplossing te leveren. Hierbij is de inschrijver verantwoordelijk voor de gehele financiële afhandeling (beheer tegoeden, beantwoorden vragen/verzoeken en terugstorten tegoed).” In paragraaf 2.6.2 is onder “Implementatie” vermeld: ”Voor 01-11-2025 moet de nieuwe printmanagementomgeving en betaaloplossing ingericht zijn en dienen de huidige Ricoh machines vervangen te zijn.”

Volgens Ricoh is ‘overgang van het betaalsysteem’ voor haar als zittende inschrijver niet aan de orde. Haar betaalsysteem blijft in de basis hetzelfde maar wordt voor de dienstverlening naar de cloud gebracht, zodat Ricoh het volledige beheer voor haar rekening kan nemen en zij VU kan ontzorgen. Hierdoor hoeven tegoeden niet te worden overgezet. De impact is bij Ricoh dus nul; dat is minder – en dus voor VU gunstiger - dan de “minimale impact” van Canon, aldus steeds Ricoh.

5.25.

VU brengt daar het volgende tegen in. Wat betreft het betaalsysteem is geoordeeld dat Canon de focus heeft gehad op de minimale impact voor de studenten van de overgang naar een ander betaalsysteem. Canon heeft daartoe onder meer aandacht besteed aan de overgang van de tegoeden, om te bewerkstelligen dat het primaire onderwijsproces ongestoord door kan. De werkwijze die Canon heeft beschreven, is dusdanig robuust dat VU daarin veel vertrouwen heeft. Ricoh focust op het testen en implementeren. Ricoh besteedt geen aandacht aan de migratie van tegoeden en aan de manier waarop zij VU werk en zorgen uit handen zal nemen. Het

standpunt van Ricoh dat haar betaalsysteem “de betrouwbaarheid en veiligheid

garandeert, vertrouwen wekt en minimale impact heeft voor studenten” blijkt niet

uit haar offerte.

5.26.

Naar het oordeel van de voorzieningenrechter ontzenuwt dit verweer van VU niet de stellingen van Ricoh. Ricoh wijst er terecht op dat het onjuist is om een extra score toe te kennen aan Canon voor “overgang” van het betaalsysteem, omdat deze eis/criterium niet is vermeld en niet hoefde te worden beschreven. Vermeld is slechts dat een betaalsysteem moet worden aangeboden dat voldoet aan de door VU gestelde eisen in de aanbestedingsstukken. In het andere geval had VU moeten aangeven dat ook de “overgang”/implementatie moest worden beschreven. VU had een oplossing moeten bieden voor de zittende dienstverlener (Ricoh) omdat de overgang van een betaalsysteem bij deze dienstverlener niet aan de orde is, zodat ook diens aanbieding op de juiste wijze zou worden gewaardeerd. Dat is niet gebeurd. De beoordeling op punt (2) “Verder besteden zij (Canon, vrz) extra aandacht aan de overgang van het betaalsysteem waarbij een werkwijze is gepresenteerd die het vertrouwen wekt dat de overgang minimaal impact zal hebben voor de studenten”, terwijl er bij Ricoh geen sprake is van een overgang en er dus geen enkele impact zal zijn, is evident onbegrijpelijk en kan de marginale toets niet doorstaan.

5.27.

Verder meent Ricoh dat ook de beoordeling van gunningscriterium GMC 2.2 onnavolgbaar is en niet het grote puntenverschil verklaart (Canon de maximale 180 en Ricoh de helft). Ricoh stelt in haar inschrijving wel degelijk rekening te hebben gehouden met vernieuwing en technische details, effectiviteit en toetsbaarheid te hebben onderbouwd. Zij noemt als voorbeeld een cloudgang zonder dat functieverlies plaatsvindt. Het extreme verschil tussen de scores betekent ook het verschil tussen winst en verlies van de opdracht. Daarnaast vermeldt VU in de motivering dat Ricoh de omgeving volledig zal beheren terwijl VU Canon extra punten toekent vanwege de lage beheerlast. Dit is niet met elkaar te rijmen, aldus steeds Ricoh.

5.28.

VU voert aan dat zij in de motivering onderkent dat Ricoh het volledige beheer op zich neemt en dat zij wat betreft het beheer door Canon heeft geoordeeld: “de beheerlast is aantoonbaar laag”, welk oordeel is gebaseerd op de gedetailleerde en concrete beschrijving in de offerte van Canon, bijvoorbeeld ook wat betreft gebruikersondersteuning. Volgens VU geldt ook hier dat de feitelijke beoordeling dragend is voor de score van zowel Ricoh als die van Canon.

5.29.

De voorzieningenrechter is van oordeel dat de beoordeling de marginale toets kan doorstaan. Onderkend en dus meegewogen wordt dat Ricoh het volledige beheer heeft. De beheerlast voor VU bij Canon is “aantoonbaar laag”. Dat is een feitelijke beoordeling die kennelijk is gebaseerd op de offerte van Canon. Daarnaast volgt uit de beoordeling dat Canon op een aantal onderwerpen beter scoort. Dit wordt in voldoende mate beschreven en toegelicht.

5.30.

De slotsom is dat VU uitsluitend moet overgaan tot herbeoordeling van het gunningscriteria GMC2.1, met inachtneming van hetgeen hierboven over de gebreken in die beoordeling is overwogen. Vordering 3 zal worden toegewezen zoals vermeld in de beslissing. De overige vorderingen worden afgewezen.

Proceskosten

5.31.

VU en Canon zijn in het ongelijk gesteld en moeten daarom (hoofdelijk) de proceskosten (inclusief nakosten) betalen. De proceskosten van Ricoh worden begroot op:

- dagvaarding € 122,35

- griffierecht 714,00

- salaris advocaat 1.107,00

- nakosten 178,00 (plus de verhoging zoals vermeld in de beslissing)

-----------------------------

Totaal € 2.121,35

Als het vonnis wordt betekend komen daar nog bij de kosten, vermeld aan het slot van 7.2. De gevorderde wettelijke rente over de proceskosten wordt toegewezen zoals vermeld in de beslissing.

6.De beoordeling in de tussenkomst

De vordering van Canon

6.1.

Ricoh en VU hebben zich verzet tegen toewijzing van de zelfstandige vordering van Canon. Het is, zeker in dit stadium, niet aan de voorzieningenrechter om een gebod aan VU op te leggen om de opdracht definitief aan wie dan ook te gunnen. Deze vordering wordt daarom afgewezen en Canon wordt veroordeeld in de proceskosten van Ricoh en VU. Deze kosten worden vanwege de samenhang met de hoofdzaak begroot op nihil.

7.De beslissing

De voorzieningenrechter

in de hoofdzaak:

7.1.

gebiedt VU de inschrijvingen van de deelnemers aan de minicompetitie, voor zover deze aan de eisen voor gunning voldoen, met inachtneming van hetgeen in r.o. 5.26 is overwogen opnieuw te beoordelen door binnen dertig dagen na vonnisdatum een onafhankelijke beoordelingscommissie of beoordelaars in/aan te stellen;

7.2.

veroordeelt VU en Canon hoofdelijk in de proceskosten van Ricoh van € 2.121,35, te vermeerderen met – indien het vonnis wordt betekend - € 92,00 plus de kosten van betekening, een en ander te vermeerderen met de wettelijke rente als bedoeld in artikel 6:119 BW Pro met ingang van veertien dagen na betekening va dit vonnis tot aan de voldoening,

7.3.

verklaart dit vonnis tot zover uitvoerbaar bij voorraad,

7.4.

wijst het meer of anders gevorderde af.

in de tussenkomst:

7.5.

weigert de door Canon gevraagde voorziening,

7.6.

veroordeelt Canon in de proceskosten van Ricoh en VU, die begroot worden op nihil.

7.7.