Uitspraak
RECHTBANK Amsterdam
Civiel recht
Zaaknummer: C/13/730695 / HA ZA 23-213
Vonnis van 4 oktober 2023
in de zaak van
XLAB CLOUD SERVICES B.V.,
gevestigd in Soest,
eisende partij,
hierna te noemen: Xlab,
advocaat: mr. E.T. van den Hout,
tegen
STICHTING CONTOURDETWERN,
gevestigd in Tilburg,
gedaagde partij,
hierna te noemen: Contourdetwern,
advocaat: mr. L.N.J.B. van Osch.
1.De procedure
1.1.
Het verloop van de procedure blijkt uit:
- de dagvaarding van 28 februari 2023 met producties,
- de conclusie van antwoord met producties,
- het tussenvonnis van 24 mei 2023, waarin de mondelinge behandeling is bepaald en
- het proces-verbaal van de mondelinge behandeling van 16 augustus 2023.
1.2.
Daarna is een datum voor vonnis bepaald.
2.De feiten
2.1.
Op 22 augustus 2016 hebben Xlab en Contourdetwern een overeenkomst (hierna: de hoofdovereenkomst) gesloten met een looptijd tot en met 30 juni 2021 op grond waarvan Xlab aan Contourdetwern kort gezegd een softwareapplicatie (hierna: BLIK) levert. In de overeenkomst staat:
(…) Bijlage 2: Aanvullende bepalingen
(…) De ingangsdatum van dit contract is 1 juli 2016 en loopt tot en met 30 juni 2021. Opzegging van het contract dient, drie kalendermaanden voor het einde van de contractperiode, schriftelijk te geschieden. Behoudens opzegging wordt dit contract telkens met 5 jaar verlengd. (…)
2.2.
Medio 2020 heeft Contourdetwern besloten en aan Xlab kenbaar gemaakt dat zij op zoek gingen naar een nieuwe softwareapplicatie.
2.3.
Op 16 oktober 2020 is de hoofdovereenkomst schriftelijk verlengd (hierna: verlengingsovereenkomst) voor zes maanden van 1 juli 2021 tot en met 31 december 2021. In de verlengingsovereenkomst staat:
(…) Naar aanleiding van het gesprek (…) bevestig ik dat Xlab (…) akkoord is met een (eenmalige) korte termijn verlenging van het contract (de hoofdovereenkomst) (…) van 6 (zes) maanden. (…) De overeenkomst eindigt op 31 december 2021 met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden. Wanneer deze overeenkomst niet tijdig (voor 1 oktober 2021) wordt opgezegd loopt deze automatisch door voor de overeengekomen periode in de hoofdovereenkomst. Het doel van de kortstondige verlenging van de overeenkomst is om CdeT extra de tijd te gunnen om tot een gedegen afweging te komen voor een strategische keuze voor een organisatie brede applicatie welke toekomstbestendig is. (…) Op deze aanbieding zijn de Algemene Voorwaarden Xlab en Licentievoorwaarden KeDo (maart 2020) van toepassing. (…)
2.4.
Op de verlengingsovereenkomst zijn algemene voorwaarden van toepassing verklaard. Daarin staat:
6.DUUR EN BEËINDIGING
(…)
6.1 De Overeenkomst wordt aangegaan voor de duur zoals genoemd in de offerte en/of Overeenkomst. De Overeenkomst wordt daarna, zonder opzegging, steeds stilzwijgend verlengd met eenzelfde duur als initieel overeengekomen, tenzij uit de offerte een afwijkende termijn voortkomt.
6.1 De Overeenkomst wordt aangegaan voor de duur zoals genoemd in de offerte en/of Overeenkomst. De Overeenkomst wordt daarna, zonder opzegging, steeds stilzwijgend verlengd met eenzelfde duur als initieel overeengekomen, tenzij uit de offerte een afwijkende termijn voortkomt.
(…)
6.3.
De Overeenkomst kan door een Partij schriftelijk dan wel per e-mail worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van drie (3) kalendermaanden, welke opzegging zonder redenen en motivering mag plaatsvinden. De opzegging door Klant is pas definitief als deze door Leverancier per e-mail is bevestigd. (…)
2.5.
Na het sluiten van de verlengingsovereenkomst is Contourdetwern een selectietraject gestart om een geschikte kandidaat te vinden voor het ontwikkelen van een nieuwe softwareapplicatie die per 1 januari 2022 zou moeten functioneren. Hierbij waren meerdere marktpartijen betrokken, waaronder Xlab.
2.6.
Op 4 juni 2021 heeft de directeur van Contourdetwern de directeur van Xlab, [naam 1] , telefonisch meegedeeld dat de keuze niet op Xlab is gevallen, maar op een andere marktpartij. Hij mailt daarna aan zijn collega’s intern:
Vandaag uitgebreid gesproken met [naam 1] en ook nog kort een keer met [naam 2] . Beide pakken het sportief op en begrijpen de argumenten waarom we een andere keuze maken. Desondanks geven beide aan dat ze graag met ons verder hadden willen gaan. Omdat we met beide nog lopende zaken hebben, heb ik afgesproken de komende maand nog met hen in gesprek te gaan, hoe we een en ander gaan continueren de komende periode en specifiek met Xlab dat we tijdig met hen de conversie kunnen voorbereiden. (…)
2.7.
In een e-mail van 8 juni 2021 schrijft Contourdetwern aan Xlab:
(…) We willen dan het traject afhechten van het keuzeproces voor onze applicatie voor het primaire proces. En we willen dan graag met jullie vooruitkijken hoe we de overgang naar een andere applicatie voor gaan bereiden en hoe we kunnen komen tot een conversie van data die we over willen nemen in de nieuwe applicatie. Wat hebben we daarvoor van elkaar nodig? (…)
2.8.
Op 7 juli 2021 heeft een Teams-vergadering plaatsgevonden, waarbij onder meer Xlab en Contourdetwern aanwezig waren. In de handgeschreven gespreksnotities hiervan van de directeur van Contourdetwern staat:
(…) Hulpaanbod vanuit Xlab om zacht mee te landen evt. in connectie met de andere partij (lees de nieuwe leverancier). (…) Planning Volkan laten draaien rapportages (betreft afrondende rapportages na de overgang 1-1-22) (…)
2.9.
In een e-mail van 2 september 2021 van Contourdetwern aan Xlab staat:
Hallo [naam 3] ,
Ter voorbereiding op de conversie straks, heeft de nieuwe leverancier een aantal vragen over op welke wijze straks de data ontsloten wordt. Via webservice, datadump of vanuit exports. Kunnen zij met jou hierover contact opnemen?
2.10.
In een e-mail van 4 november 2021 van Contourdetwern aan Xlab staat:
(…) wij beeindigen het contract met de reguliere dienstverlening van Xlab dat verlengd is tot 1-1-2022 middels het document “KeDO BLIK verlenging 6 maanden”” (…) De beëindiging heb ik op 4 juni telefonisch aangekondigd en is verder besproken in onze Teamsvergadering op 7 juli. (…)
2.11.
In een e-mail van 6 november 2021 schrijft Xlab aan Contourdetwern:
(…) 3. De offerte voor de nieuwe read-only infrastructuur komt uiterlijk maandag 8 november jouw kant op. (…)
3.Het geschil
3.1.
Xlab vordert dat de rechtbank Contourdetwern veroordeelt tot betaling van € 190.130,15, vermeerderd met de wettelijke handelsrente vanaf 16 februari 2023 tot de dag van algehele voldoening en veroordeling van Contourdetwern in de proceskosten.
3.2.
Blijkens de toelichting van Xlab bestaat haar vordering uit een bedrag van € 179.357,30 aan hoofdsom inclusief aanmaningskosten, € 2.565,00 aan buitengerechtelijke incassokosten en € 8.207,85 aan wettelijke handelsrente.
3.3.
Xlab legt aan haar vordering ten grondslag dat Contourdetwern twee facturen moet betalen van in totaal € 151.120,16 op grond van de tussen partijen gesloten overeenkomst. Aangezien Xlab werkzaamheden heeft verricht, is Contourdetwern uit hoofde van die overeenkomst verplicht de factuur te voldoen. De facturen hebben betrekking op werkzaamheden die door Xlab zijn – of zullen – worden uitgevoerd in de periode 1 januari 2022 tot en met 31 december 2022 en de periode 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023. Contourdetwern heeft de facturen niet betaald en is in verzuim geraakt, waardoor zij ook wettelijke rente is verschuldigd. Tot slot heeft Xlab buitengerechtelijke incassokosten gemaakt die Contourdetwern dient te vergoeden.
3.4.
Contourdetwern voert verweer en stelt daartoe dat zij de overeenkomst (mondeling en schriftelijk) heeft opgezegd. Voor Xlab moet het, gezien de context, in elk geval duidelijk zijn geweest dat er een einde zou komen aan de samenwerking.
3.5.
De standpunten van partijen zijn hier verkort weergegeven. Voor zover nodig wordt daarop hierna bij de beoordeling verder ingegaan.
4.De beoordeling
4.1.
Tussen partijen is niet in geschil dat sprake was van een (verlengings)overeenkomst en dat daarop de algemene voorwaarden van Xlab van toepassing waren.
4.2.
Xlab beroept zich op nakoming van de overeenkomst die na afloop van de verlengingsperiode van een half jaar automatisch voor vijf jaar is doorgelopen. De opzegging daarvan door Contourdetwern van 4 november 2021 was te laat. Opzegging had vóór 1 oktober 2021 gemoeten.
4.3.
Contourdetwern heeft aangevoerd dat de verlengingsovereenkomst naar zijn aard niet opgezegd hoefde te worden. Het ging om een eenmalige overeenkomst waaruit blijkt dat verlenging daarvan niet bedoeld was. De in de overeenkomst opgenomen opzegtermijn van drie maanden was dus overbodig. Xlab heeft betwist dat de verlengingsovereenkomst van rechtswege is geëindigd met verwijzing naar wat daarover in de verlengingsovereenkomst is opgenomen.
De overeenkomst moest worden opgezegd
4.4.
Contourdetwern heeft onvoldoende feiten en omstandigheden gesteld waaruit zou blijken dat partijen hebben bedoeld dat de verlengingsovereenkomst van rechtswege zou eindigen. In de overeenkomst zijn expliciet een opzegtermijn, een uiterste opzegdatum en de gevolgen van niet (tijdig) opzeggen opgenomen. Uit het woord eenmalig en de reden voor het sluiten van de verlengingsovereenkomst blijkt onvoldoende van een andere bedoeling van beide partijen dan zij woordelijk in de overeenkomst hebben opgenomen. De opzegtermijn past ook binnen die context; partijen hebben afgesproken dat als Contourdetwern niet langer met Xlab wilde samenwerken op grond van de hoofdovereenkomst, zij daarvoor actief moest opzeggen. Contourdetwern heeft onvoldoende onderbouwd op grond waarvan zij, anders dan in de overeenkomst staat, heeft mogen begrijpen dat de verlengingsovereenkomst van rechtswege zou eindigen en dat ook voor Xlab duidelijk moet zijn geweest.
Contourdetwern heeft de overeenkomst op 4 juni 2021 geldig opgezegd
4.5.
Tussen partijen is niet in geschil dat de verlengingsovereenkomst op enig moment door Contourdetwern is opgezegd. Wanneer er geldig is opgezegd staat wel ter discussie.
4.6.
Contourdetwern heeft aangevoerd dat zij de overeenkomst zowel mondeling als schriftelijk heeft opgezegd. Dit was niet letterlijk met het woord opzegging. Maar door de context van de verlenging van de overeenkomst – de selectie van een nieuwe applicatie en aanbieder – wist Xlab vanaf het moment dat duidelijk was dat niet Xlab maar een ander de nieuwe applicatie zou gaan leveren, dat de overeenkomst met Xlab zou eindigen. In het telefoongesprek van 4 juni 2021 is Xlab meegedeeld dat een andere partij de selectieprocedure had gewonnen. Dit zou dus als mondelinge opzegging gezien moeten worden. In de e-mail van 8 juni 2021 wordt dat bevestigd en wordt gesproken over de overgang naar een andere applicatie en de conversie van data. Ook uit de e-mail van 2 september 2021 is af te leiden dat Contourdetwern na 1 januari 2022 geen gebruik meer zou maken van de diensten van Xlab. Die beide e-mails zijn dus als schriftelijke opzegging aan te merken. Voor zover de e-mail van 4 november 2021 als eerste schriftelijke opzegging wordt aangemerkt, geldt dat de eis dat de opzegging schriftelijk moet, niet in de overeenkomst zelf staat, maar alleen in de algemene voorwaarden. Het is in strijd met de redelijkheid en billijkheid om Contourdetwern in dit geval aan de schriftelijkheidseis te houden, omdat het voor Xlab heel duidelijk was dat de samenwerking zou eindigen. Daar ging Xlab zelf ook vanuit, gezien haar medewerking aan de conversie en de offerte voor het na 1 januari 2022 nog kunnen raadplegen (‘read-only’) van de data van BLIK. Xlab heeft ook nooit gesproken over een voortzetting van de werkzaamheden na 1 januari 2022. De redelijkheid en billijkheid brengt onder deze omstandigheden ook mee dat de opzegging van 4 november 2021, een maand te laat, omgezet zou moeten worden in een tijdige opzegging.
4.7.
Xlab heeft zich op het standpunt gesteld dat de overeenkomst op grond van de algemene voorwaarden alleen schriftelijk kon worden opgezegd. Daaraan is voor het eerst voldaan met de e-mail van 4 november 2021. Xlab betwist dat zij uit het feit dat Contourdetwern in zee zou gaan met een andere kandidaat en de mededelingen die Contourdetwern daarover aan Xlab deed, had moeten begrijpen dat Contourdetwern de overeenkomst heeft opgezegd. Er kon nog van alles misgaan vanaf het moment dat voor een andere kandidaat werd gekozen. Totdat de nieuwe applicatie succesvol in gebruik zou zijn genomen zou Contourdetwern nog gebruik moeten kunnen maken van de applicatie BLIK via Xlab. Daarbij was de streefdatum voor de overgang van applicatie 1 januari 2022, maar de ervaring leert dat de streefdatum vaak niet wordt gehaald. De geoffreerde ‘read only’ diensten vielen niet onder de bestaande overeenkomst. Alle primaire processen van Contourdetwern zouden komen stil te liggen als Xlab de stekker uit BLIK zou trekken. Het was voor Xlab dus niet evident dat, omdat een andere partij de nieuwe applicatie zou leveren, daarmee het contract met Xlab op dat moment of per 1 januari 2022 beëindigd zou worden. Pas met de schriftelijke opzegging van 4 november 2021 was voor Xlab voor het eerst duidelijk dat Contourdetwern de overeenkomst wilde beëindigen.
4.8.
De rechtbank stelt vast dat partijen op basis van de verlengingsovereenkomst en artikel 6.3. van de algemene voorwaarden overeen zijn gekomen dat opzegging van de overeenkomst schriftelijk moest, vóór 1 oktober 2021. Zo niet, dan zou de overeenkomst opnieuw voor 5 jaar worden verlengd vanaf 1 januari 2022. Dat het schriftelijkheidsvereiste in de verlengingsovereenkomst zelf niet is opgenomen, doet aan de toepasselijkheid van artikel 6.3 van de algemene voorwaarden niet af. Xlab heeft terecht aangevoerd dat het afspreken van een schriftelijkheidseis juist tot doel heeft om onduidelijkheid over het moment van opzegging en de opzegging zelf te voorkomen. Uit de rechtspraak die Contourdetwern heeft aangehaald volgt echter dat in gevallen waar die duidelijkheid er zonder meer is, geen beroep kan worden gedaan op zo’n schriftelijkheidsvereiste (wegens strijd met de redelijkheid en billijkheid). Het gaat dan om gevallen waarin geen onduidelijkheid bestaat over het moment dat de opzegging de wederpartij heeft bereikt, en ook geen onduidelijkheid bestaat over dat het inderdaad om een opzegging gaat.
4.9.
De rechtbank vindt dat het Xlab gezien de context van het sluiten van de verlengingsovereenkomst duidelijk moet zijn geweest dat Contourdetwern op 4 juni 2021, door telefonisch te melden dat zij de nieuwe applicatie niet bij Xlab zouden afnemen, de overeenkomst met Xlab niet wilde voortzetten. Ook uit de communicatie daarna blijkt dat beide partijen zich hebben ingezet om de gegevens van de applicatie per 1 januari 2022 te doen overgaan naar de nieuwe aanbieder. Die datum correspondeert met de periode en het doel waarvoor de verlengingsovereenkomst is aangegaan. Geen van beide partijen hebben na 4 juni 2021 gesproken over het na 1 januari 2022 voortzetten van de activiteiten van Xlab op grond van de hoofdovereenkomst. Integendeel, Contourdetwern heeft bij Xlab een offerte gevraagd voor het leveren van een nieuwe dienst na 1 januari 2022; namelijk het ‘read only’ ter beschikking stellen van de data op de server van Xlab. Voor Xlab moet dus steeds voldoende duidelijk zijn geweest dat de samenwerking op grond van de (verlengings)overeenkomst per 1 januari 2022 ten einde zou komen.
4.10.
Xlab heeft op de zitting voor het eerst naar voren gebracht dat zij er niet vanuit ging dat de conversie voor 1 januari 2022 zou slagen, omdat er vaak nog dingen misgaan in dat traject. Xlab hoefde er daarom niet vanuit te gaan dat de overeenkomst met Contourdetwern zou eindigen, alleen omdat zij de nieuwe applicatie niet mochten leveren. Uit de stukken blijkt echter niet dat Xlab dit ook met Contourdetwern heeft besproken, terwijl dit wel op de weg van Xlab lag. Contourdetwern zette immers steeds in op een overgang van de gegevens van de applicatie en daarmee beëindiging van de samenwerking per 1 januari 2022. Voor zover Xlab nog twijfelde over het opzeggen van de lopende overeenkomst, was het in deze omstandigheden aan Xlab om daarover in overleg te treden en eventueel een overgangsperiode overeen te komen. Ook de kosten die Xlab stelt te hebben gemaakt ten behoeve van het wat haar betreft doorlopende contract met Contourdetwern komen voor risico van Xlab. Toen duidelijk was dat Xlab niet de nieuwe applicatie zou gaan leveren, lag het op de weg van Xlab om ervoor te zorgen dat er geen nieuwe kosten gemaakt zouden worden ten behoeve van deze vertrekkende klant.
4.11.
Gezien de hiervoor geschetste omstandigheden is een beroep op het in de algemene voorwaarden opgenomen schriftelijkheidsvereiste (met een opzegtermijn van drie maanden) naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar. Xlab komt dus geen beroep toe op het schriftelijkheidsvereiste. Contourdetwern heeft de overeenkomst dus mondeling opgezegd in het telefoongesprek van 4 juni 2021 met de directeur van Xlab. Dit was voor aanvang van de verlengingsovereenkomst, en daarmee ruim op tijd. Contourdetwern heeft de overeenkomst dus geldig opgezegd. Het verweer van Contourdetwern over het omzetten van de te late schriftelijke opzegging in een tijdige hoeft dus niet meer besproken te worden.
Conclusie
4.12.
Omdat Contourdetwern de overeenkomst tijdig heeft opgezegd, is van een verlenging van die overeenkomst geen sprake. Contourdetwern is Xlab op basis van de hoofd- en verlengingsovereenkomst geen betaling verschuldigd voor de jaren 2022 en 2023 (en verder). De vordering van Xlab wordt dus afgewezen.
Proceskosten
4.13.
Omdat Xlab ongelijk krijgt wordt zij veroordeeld in de proceskosten van Contourdetwern. Tot aan dit vonnis worden die proceskosten als volgt vastgesteld:
- griffierecht
€
5.737,00
- salaris advocaat
€
3.760,00
(2 punten × € 1.880,00)
Totaal
€
9.497,00
5.De beslissing
De rechtbank
5.1.
wijst de vordering van Xlab af,
5.2.
veroordeelt Xlab in de proceskosten van Contourdetwern begroot op € 9.497,00, te vermeerderen met de wettelijke rente als bedoeld in artikel 6:119 BW Pro.
Dit vonnis is gewezen door mr. J. Huber, rechter, bijgestaan door mr. L.M.F. van Dijck, griffier, en in het openbaar uitgesproken op 4 oktober 2023.