2.1 De volgende feiten kunnen in deze zaak als vaststaand worden aangenomen:
a. OPOA heeft als belangrijkste doelstelling het leveren en verzorgen van goed openbaar onderwijs verspreid over de Gemeente Almelo. Per 1 mei 2005 is het openbaar primair onderwijs verzelfstandigd. De bestuurscommissie is overgegaan in het bestuur van OPOA, waarmee ook een groot deel van de af te leggen verantwoording richting het gemeentebestuur is verdwenen.
b. OBT heeft ten doel om ten behoeve van onderwijsinstellingen en andere aan onderwijs gerelateerde instellingen (administratieve) werkzaamheden te verrichten.
c. De financiële administratie van OPOA is tot 1 juli 2002 verzorgd door de Gemeente Almelo en is daarna overgedragen aan OBT. Vanaf 1 januari 2009 voert OPOA de financiële administratie weer zelf.
d. De personeels- en salarisadministratie -verder te noemen PA- van OPOA werd tot 1 januari 2004 verzorgd door een afdeling van de Gemeente. Vanaf deze datum is PA van OPOA verzorgd door OBT.
e. Op 27 april 1999 heeft OPOA met de Gemeente een samenwerkingsovereenkomst (productie 1 bij dagvaarding) gesloten, met een looptijd van 5 jaren. Als gevolg van de schriftelijke opzegging daarvan door OPOA is de overeenkomst per 1 januari 2004 geëindigd.
In de overeenkomst is -voor zover relevant- onder meer het volgende bepaald:
“(…)
Artikel 2 Aard van de werkzaamheden
De werkzaamheden omvatten het voeren van de salarisadministratie en de personeelsadministratie van de in artikel 1 bedoelde scholen. Deze werkzaamheden omvatten de in de bijlage genoemde produkten en diensten.
Artikel 3 Verstrekken gegevens cq. verantwoordelijkheid
(…)
4. De administratieverzorger is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de in artikel 2 genoemde werkzaamheden.
(…)”
In de bijlage bij de overeenkomst, genaamd ‘producten en diensten ondersteuning openbaar primair onderwijs’ is onder meer het volgende opgenomen:
“1. Basisadministratie
Het verzorgen van de bestuurs- en schooladministratie:
(…)
d. het bijhouden van een bestand met jaargegevens per school, omvattend:
* het aantal leerlingen per teldatum;
* een overzicht van het aantal in dienst (geweest) zijnde personeelsleden (met vermelding van de tijdvakken);
* een overzicht van de vervanging, onder opgave van wie door wie, voor welke termijn en om welke reden is vervangen.
2. Salarisadministratie
Het verzorgen van de salarisadministratie ten behoeve van besturen, zoals aangegeven in de wet- en regelgeving.
2.1 Het via het CASO verzorgen van de maandelijkse betalingen aan den inhoudingen van personeelsleden:
a. het invoeren van mutaties met betrekking tot de benoeming, het dienstverband, het carrièrepatroon, het personeelslid en de uitgevoerde arbeid ten behoeve van de salarisbepaling in de salarisadministratie;
b. controle op de juiste verwerking van de mutaties;
c. berekening van de bruto-netto-salarissen;
d. controle op correcte salarisbepaling;
e. het verzorgen van de terugvordering en bijbetaling van te veel respectievelijk te weinig uitbetaalde beloningen;
f. het leveren van een overzicht van werkdagen ter beoordeling van het recht op een jaarlijkse periodieke verhoging van korttijdelijken en overig tijdelijk personeel;
g. uitbetaling van voorschotten en salarissen en controle op de uitbetalingen.
2.2 Het via CASO verzorgen van de betaling van bijzondere uitkeringen en het inhouden van bijzondere kortingen:
(…)
2.3 Het geven van de volgende informatie aan het bestuur:
a. het verstrekken van betalingsoverzichten en van boekings- en kostenoverzicht alsmede het jaarwerk;
b. handberekeningen ten behoeve van informatie aan sollicitanten en berekening van loonkosten voor aanstellingen die een vastgesteld bedrag niet te boven gaan;
(…)
2.4 Het verstrekken van de volgende inlichtingen aan personeelsleden:
a. toelichting op salarisberekeningen;
b. het verstrekken van de periodieke salarisspecificaties;
c. het verstrekken van een jaaropgave ten behoeve van de aangifte inkomstenbelasting.
2.5 Het uitvoeren van activiteiten ten behoeve van de Belastingdienst:
a. uitvoering geven aan wettelijk loonbeslag en afdragen loonheffing;
b. het verzorgen van loonbelastingverklaringen, jaarlijkse verzamelloonstaten, loonbelastingkaarten en het verzorgen van de correspondentie dienaangaande;
c. uitvoering geven aan een beschikking loonbelasting;
d. levering van controlegegevens aan de Belastingdienst.
2.6 Het uitvoeren van activiteiten ten behoeve van het USZO:
(…)
2.7 Het uitvoeren van activiteiten ten behoeve van directoraten van OC&W:
a. levering van gegevens omtrent sectoren aan OC&W;
b. levering van opgaven van loonkosten.
2.8 Het uitvoeren van activiteiten ten behoeve van het Vervangingsfonds:
(…)
3. Personeelsadministratie
3.1 Het opnemen van de volgende personeelsgegevens in een geautomatiseerd personeelsbestand:
a. diensttijdgegevens;
b. afvloeiingslijsten;
(…)
3.2 Het aanleggen en bijhouden van een personeelsdossier per personeelslid
met de volgende bescheiden:
a. een stamkaart met vermelding van de bevoegdheden, Fb-“gebruik”, aantekening wachtgelden samen met kopieën van de bewijzen van bekwaamheid, mededelingen USZO;
b. officiële documenten, zoals geneeskundige verklaring, de verklaring omtrent het gedrag, verklaring promotiecriteria;
c. het overzicht diensttijd met akten van benoeming/ontslag, aanhangsels bij de eigen werkgever en vorige werkgevers;
d. overzichten berekeningsresultaten en registratieformulieren jaarwerk;
e. copie polis ABP-proteq, spaarloonregeling.
3.3 Het uitvoeren van werkzaamheden, behorend bij de aanstelling:
a. het beoordelen en completeren van voorgeschreven aanstellingsbescheiden:
(…)
3.4 Het aanvragen van bijzondere uitkeringen:
(…)
3.5 Het uitvoeren van de werkzaamheden bij her- en overplaatsing, tijdelijke uitbreiding betrekking en bevordering:
a. aantekenen binnen personeelsdossier;
b. genereren bij een aanhangsel bij de aanstelling;
c. indienen van verzoeken tot het verlenen van de bevoegdheid tot het geven van onderwijs;
d. bewaking van de geldigheid van geneeskundige verklaring en verklaring omtrent gedrag.
3.6 Het uitvoeren van de werkzaamheden, behoren bij ontslag/pensionering/vut:
(…)
3.7 Beheer korttijdelijken en invalkrachten:
a. signalering bij einde vervanging of dienstverband;
(…)
3.8 Het verzorgen van formatie- en budgetbewaking:
(…)
f. het berekenen van de verplichtingen van het zittend personeel;
g. het bijhouden van een mutatie-overzicht van de formatie:
(…)
k. het registreren en periodiek controleren van het -volgens de formatieregeling toegestane- aantal personeelsleden. Het berekenen van de toegestane personele formatie, gerelateerd aan FBS. Met een signalerende functie voor de consequenties voor de aanstelling;
(…)
3.9 Het bewaken van afloopdata en termijnen in de te voeren procedures.
(…)
3.13 Het geven van de volgende informatie aan het bestuur:
(…)
d. het uitvoeren van pro-forma bruto-netto-berekeningen voor korttijdelijken, overig tijdelijk personeel en personeelsleden met een vast dienstverband, berekening van pensioenen, FPU, VUT en wachtgelden;
e. het verstrekken van informatie ten behoeve van het aanvragen van de rijksvergoeding voor de personele kosten.
(…)
4. Gebruikelijke werkzaamheden
Het pakket van producten en diensten omvat voorts alle bijbehorende werkzaamheden waarvan het op dit moment gebruikelijk is dat deze hier ook onder vallen.
(…)”
f. OPOA heeft ter zake het verzorgen van haar PA vanaf 1 januari 2004 met OBT een dienstverleningsovereenkomst met bijlagen (productie 2 bij dagvaarding) gesloten, waarin onder meer is opgenomen dat OPOA opdracht geeft aan OBT, die de opdracht aanvaardt, om met ingang van 1 januari 2004 de werkzaamheden te verrichten die zijn genoemd in bijlage I bij die overeenkomst. In de dienstverleningsovereenkomst is voorts -voor zover relevant- het volgende opgenomen:
“Artikel 3
Het bestuur (OPOA, rechtbank) zal de nodige gegevens aan het onderwijsbureau (OBT, rechtbank) verstrekken en geeft bij deze volmacht aan het onderwijsbureau de gegevens, welke nodig zijn voor de uitvoering van de in artikel 1 genoemde werkzaamheden en diensten bij overheids- en andere instanties op te vragen.
Artikel 12
Het onderwijsbureau is aansprakelijk voor de schade, die het bestuur lijdt door verwijtbaar onzorgvuldig handelen van het onderwijsbureau bij de uitvoering van deze overeenkomst.
Artikel 13
Het onderwijsbureau draagt zorg voor controle van de door haar verrichte werkzaamheden door een externe registeraccountant”
In bijlage I bij de overeenkomst zijn de volgende werkzaamheden genoemd.
“Personeels- en salarisadministratie
1. Werkzaamheden bij aanstelling:
a. Het beoordelen en zo nodig opvragen en completeren van de bij wet voorgeschreven aanstellingsbescheiden, waaronder de staat van inlichtingen, de loonbelastingverklaring, de verklaring omtrent gedrag, in voorkomende gevallen de geneeskundige verklaring, de staat van dienst, de bewijzen van bekwaamheid, een kopie rechtsgeldig identiteitsbewijs.
b. Het opvragen van persoonlijke gegevens ter vaststelling van het salaris, waaronder alle voor de aanstelling nodige gegevens, de overeengekomen primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.
c. Het verzorgen van aanstellingsbescheiden, de inschaling en het bewaken van salaire garanties.
(…)
e. Het opstellen en onderhouden van een personeelskaart.
f. Het opstellen en onderhouden van een personeelsregistratie.
(…)
2. Periodieke werkzaamheden:
(…)
b. Het bewaken van het aflopen van tijdelijke dienstverbanden.
(…)
4. Incidentele werkzaamheden:
(…)
f. Het aanmaken en bijhouden van een gegevensdossier per werknemer waarin opgenomen rechtspositionele bescheiden (in verband met externe controles).
(…)
9. Werkzaamheden met betrekking tot het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen:
a. Het opstellen van de aanvraag voor rijksvergoeding van de personeelslasten, inclusief de verplicht gestelde accountantsverklaring.
b. Het aanvragen van voorschotten op de rijkssubsidie.
c. Het aanleggen van een controledossier.
d. Het op verzoek van de rijksaccountant verstrekken van informatie over de bezoldiging e.d. van werknemers.
e. Het begeleiden van c.q. verstrekken van informatie tijdens de controle door de (rijks)accountant.
f. De indiening van de voorgeschreven modellen inzake de afrekening van de bezoldigingen enz. van onderwijzend personeel en overig personeel.
(…)
10. Verzorging vergoeding personeel ten laste van de gemeente en overige subsidieverstrekkers:
(…)
b. Het declareren van gemaakte personeelskosten die ten laste komen van de rijks- c.q. gemeentesubsidies, dan wel het Vervangingsfonds.
c. Het invullen van de aanvraagformulieren voor de rijksvergoeding.
(…)”
In bijlage II bij de overeenkomst zijn, onder het kopje ‘Financiële administratie’
-welke tot 1 januari 2009 ook door OBT voor OPOA is verricht- de volgende werkzaamheden genoemd:
“(…)
4. Ministerie:
a. Het bewaken en zorgdragen voor de inning van voorschotten en de afrekening van de vergoedingen, die van het Ministerie van O.C.&W. te ontvangen zijn.
(…)
c. Het indienen van de Rijksvergoedingaanvragen, voorzien van een accountantsverklaring.
d. Het ten behoeve van de materiële instandhouding administratief beoordelen of de Rijksvergoeding in overeenstemming is met de bekend zijnde vergoedingsindicatoren.
(…)
6. Overige werkzaamheden:
a. Het verzorgen van verklaringen aan de Inspecteur der belastingen inzake verstrekte vergoedingen.
(…)”
g. In 2007 is door OPOA en OBT een geactualiseerde overeenkomst van dienstverlening met daaraan gehecht een ‘Service Level Agreement’ (productie 3 bij dagvaarding) gesloten, waarin onder meer -voor zover relevant- het volgende is opgenomen:
“Artikel 1 Onderwerp
1.1 Opdrachtgever geeft bij deze opdracht aan Dienstverlener, die deze opdracht aanvaardt, om met ingang van 1 januari 2007 voor de onder zijn bestuur staande scholen werkzaamheden en diensten te verrichten als genoemd in de bijlagen 1 en 2.
Artikel 3 Uitvoering van de overeenkomst
(…)
3.2 Opdrachtgever geeft bij deze aan Dienstverlener volmacht de gegevens, welke nodig zijn voor de uitvoering van de in artikel 1 genoemde werkzaamheden en diensten bij overheids- en andere instanties op te vragen.
(…)”
In bijlage 1 behorend bij de Service Level Agreement zijn onder meer de volgende werkzaamheden opgenomen:
“1. Doelstelling
a. Dienstverlener draagt zorg voor een adequate uitvoering van de personeels- en salarisadministratie (PSA). De werkafspraken PSA zijn als bijlage bij deze SLA gevoegd. De PSA is –rekening houdende met privacyvoorschriften - grotendeels door de Opdrachtgever op ieder moment te raadplegen.
2. Prestatienormen Dienstverlener
a. Dienstverlener draagt er zorg voor dat het personeelsdossier compleet en inzichtelijk is. (…)
b. Dienstverlener draagt er zorg voor dat de medewerkers van Opdrachtgever maandelijks tijdig het juiste salaris ontvangen. Dit geldt eveneens voor ambtsjubilea, reiskosten e.d. Dienstverlener maakt daarnaast maandelijks de verschuldigde bedragen over aan derden (ABP, Belastingdienst, Risicofonds e.d.). Deze afspraken zijn gespecificeerd opgenomen in de werkafspraken en zijn daarmee onderdeel van de overeenkomst.
(…)
d. Dienstverlener stelt vóór 1 december per school een voorlopige berekening van de personele kosten voor het daaropvolgende kalenderjaar op. Deze berekening wordt in geval van gewijzigde omstandigheden door Dienstverlener geactualiseerd.
(…)
4. Compensaties bij het niet naleven van deze SLA
(…)
b. Dienstverlener compenseert nalatigheid die resulteert in kosten c.q. zeer belastende situaties bij de Opdrachtgever middels vergoeding van de kosten c.q. aanpassing van de jaarlijkse administratievergoeding. In voorkomende gevallen wordt de compensatie afgestemd en vastgelegd.
(…).”
In de 23 pagina’s tellende bijlage ‘WERKAFSPRAKEN PSA’ zijn onder meer de volgende werkzaamheden genoemd:
“1. WERKZAAMHEDEN BIJ AANSTELLING
A. Algemeen: Het administratief verwerken van de aanstellingsgegevens in het personeels- en salarisadministratiesysteem, na controle op juistheid en volledigheid.
(…)
Het controleren van de aanstellingsbescheiden op juistheid en volledigheid.
(…)
B. Het aanleggen van een (personeels)dossier, waarin bij aanvang van een dienstverband tenminste de onderstaande bescheiden aanwezig dienen te zijn:
• Inlichtingenformulier;
• Identiteitsbewijs;
• Loonbelastingverklaring;
• Verklaring omtrent het gedrag;
• Akte van bekwaamheid/diploma’s;
• Meest recente salarisspecificaties;
• Overzicht arbeidsverleden incl. bewijsstukken;
• Akte van aanstelling/aanstelling.
(…)
F. Het vaststellen van de diensttijd
(…)
2. WERKZAAMHEDEN GEDURENDE HET DIENSTVERBAND
A. Algemeen: Het administratief verwerken van de mutatiegegevens in het personeels- en salarisadministratiesysteem, na controle op juistheid en volledigheid
(…)
C. Het administratief verwerken van wijzigingen in het dienstverband van de werknemer.
(…)
E. Het signaleren en administratief verwerken van jubileumgratificaties.
Voorwaarde is dat de diensttijdgegevens zijn vastgesteld (zie activiteit 1F)
(…)
I. Het uitvoeren van werkzaamheden op grond van voorschriften van de Belastingdienst.
(…)
- Het berekenen en verzorgen van de maandelijkse aangifte loonbelasting/premies volksverzekering;
- Het berekenen en verzorgen van de maandelijkse afdracht loonheffing;
(…)”
h. Zoals ook uit voornoemde overeenkomsten blijkt, werd indertijd gebruik gemaakt van het zogeheten CASO-systeem in verband met de relatie tot het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap -verder te noemen OCW-.
Op het moment dat een schoolbestuur kiest voor een ander administratiekantoor, worden de gegevens uit het CASO-systeem automatisch (door een andere inlogcode in te voeren) gekoppeld aan het nieuwe administratiekantoor.
i. Een werkgever als OPOA kan subsidies ontvangen op grond van de Wet Vermindering Afdrachten (WVA) waarbij het mogelijk wordt maximaal 4 jaar lang aanspraak te maken op de zogeheten afdrachtvermindering langdurig werklozen. Impuls is geruime tijd de begeleidende organisatie voor OPOA geweest voor het aanvragen van subsidies voor In- en Doorstroombanen. OPOA trad daarbij op als werkgever en ontving via Impuls de subsidie. De loonkosten werden door OPOA gedragen. De (fiscale) faciliteit van de afdrachtvermindering langdurig werklozen is per 31 december 2006 afgeschaft.
j. Een werkgever als OPOA kan voorts subsidies ontvangen op grond van de WVA, in geval er een leer-werkovereenkomst (ook wel praktijkovereenkomst) aanwezig is. Zolang de overeenkomst duurt, bestaat er recht op afdrachtvermindering.
k. Ten behoeve van de belasting- en premieheffing heeft de belastingdienst in 2009 een onderzoek ingesteld naar de aanvaardbaarheid van de aangiften loonheffing van OPOA over het tijdvak 1 januari 2003 tot en met 31 december 2006. Dit onderzoek is uitsluitend gericht geweest op de toepassing van de afdrachtvermindering langdurig werklozen en de afdrachtvermindering onderwijs.
In het controlerapport van de belastingdienst van 3 juni 2009 (productie 5 bij dagvaarding) is onder meer het volgende opgenomen:
“(…)
2 Loonbelasting…”
2.1 Afdrachtvermindering langdurige werklozen
(…)
Bij het beantwoorden van de vraag of de vermindering kan worden toegepast zijn, op één uitzondering na (werknemer [X]), de hiervoor reeds genoemde voor toepassing van de vermindering vereiste verklaringen van het CWI aanwezig.
Het niet aanwezig zijn van een verklaring voor werknemer [X] en het feit dat deze verklaring ook niet meer in de administratie van de Stichting in Almelo teruggevonden kon worden heeft de volgende correcties tot gevolg:
2003: € 2.155,-
2004: € 2.155,-
2005: € 1.257,-
Bij het toepassen van de vermindering is in alle gevallen verzuimd rekening te houden met het feit dat de afdrachtvermindering langdurige werklozen, na het in dienst nemen van een werknemer die daarvoor kwalificeert, maximaal gedurende vier jaar kan worden toegepast. Dit heeft de volgende correcties tot gevolg:
2003: € 522,-
2004: € 6.171,-
2005: € 16.386,-
2006: € 15.715,-
De becijfering van de correcties heb ik in bijlage 1 bij dit rapport opgenomen.
2.2 Afdrachtvermindering onderwijs
(…)
Ik heb deze praktijkovereenkomsten ter plaatse beoordeeld en geconstateerd dat er inderdaad praktijkovereenkomsten aanwezig waren, doch deze overeenkomsten zien uitsluitend op een periode die is gelegen in de jaren 2003 en 2004 en dan ook nog slechts voor een deel van de werknemers waarvoor de afdrachtvermindering daadwerkelijk is geclaimd.
Omdat ik voor wat betreft de jaren 2003 en 2004 de onderliggende berekeningen niet ter inzage heb gehad, heb ik aan de hand van de in de jaren daarna geclaimde verminderingen een benadering gemaakt. Op basis daarvan kan met de over het jaar 2003 geclaimde vermindering akkoord worden gegaan. Voor de jaren 2004 t/m 2006 ligt dit duidelijk anders en heb ik mijn constateringen in bijlage 2 bij dit rapport verwerkt.
Het voorgaande heeft de volgende correcties tot gevolg:
2004: € 24.747,-
2005: € 31.593,-
2006: € 28.167,-”
l. Tegen de door de belastingdienst opgelegde naheffingsaanslagen, vermeerderd met boete en heffingsrente is door OPOA geen bezwaar en beroep ingesteld.