2.3In de functieomschrijving van administrateur staat, voor zover van belang:
“
(…)
Voornaamste werkzaamheden
1. Assisteert de Executive Director bij het opstellen van de financiële begroting en het jaarverslag, door:
- Het initiëren van de interne processen binnen het management team en waar nodig het ondersteunen van de managers om alle benodigde gegevens op tijd te ontvangen;
- De voorstellen voor afdelingsbudgetten in samenspraak met de verantwoordelijke leidinggevenden te onderbouwen in het licht van de afdelings- en organisatiedoelstellingen;
2. Stelt specificaties, overzichten en analyses op ten behoeve van de financiële rapportage;
3. Is verantwoordelijk voor de juistheid en tijdigheid van de informatieverwerking binnen de financiële administratie en het geautomatiseerde financiële software. Fungeert hiertoe als interne troubleshooter bij (complexe) problemen en onderhoudt contacten met leveranciers en dienstverleners;
4. Verricht werkzaamheden ter voorbereiding van de externe audit, verzamelt hiertoe de benodigde gegevens en begeleidt accountants.
5. Analyseert debiteurenoverzicht en beslist ten aanzien van te nemen incassomaatregelen;
6. Stuurt en controleert de administratief medewerker in haar dagelijkse administratieve werkzaamheden (coderen en boeken van ontvangsten en uitgaven, bijhouden kasboek en stortingsformulieren, opstellen en verzenden facturen, opstellen betalingsopdrachten, bellen met debiteuren, registratie vakantie- en ziektedagen);
7. Stuurt en controleert de medewerker huishoudelijke dienst;
8. Is belast met de salarisadministratie, voorziet medewerkers van payslips en beantwoordt zo nodig hun vragen ten aanzien van betalingen en/of inhoudingen;
9. Houdt voorraden bij van kantoorartikelen, schoonmaakartikelen en drankvoorzieningen, plaatst bestellingen en controleert aangeleverde bestellingen op kwantiteit en kwaliteit.
10. Rapporteert aan de Executive Director.
(…)
Leidinggevende vaardigheden
Het formele leidinggeven vormt een onderdeel van de functie. De groep waaraan leiding wordt gegeven bedraagt 2 personen”.