Het volgende wordt vooropgesteld. De deken van de orde van advocaten is op grond van art. 45a, eerste lid, Advocatenwet “belast met het toezicht op de naleving door advocaten die kantoor houden in dat arrondissement van het bepaalde bij of krachtens deze wet met inbegrip van toezicht op de zorg die zij als advocaten behoren te betrachten ten opzichte van degenen wiens belangen zij als zodanig behartigen of behoren te behartigen, inbreuken op verordeningen van de Nederlandse orde van advocaten en enig handelen of nalaten dat een behoorlijk advocaat niet betaamt.”
Dit toezicht is van belang met het oog op het bewaken van de vereiste mate van integriteit en kwaliteit van de advocatuur, hetgeen zowel voor het functioneren van het rechtsbestel als voor de belangenbehartiging van de individuele rechtzoekende essentieel is (vgl. Kamerstukken I 2013-2014, 32 382, C, p. 3 en 7, en Kamerstukken II 2013-2014, 32 382, nr. 18, p. 11).
Bij uitstek de rechter zal in de uitoefening van zijn functie gedragingen van advocaten opmerken die voor het door de deken uit te oefenen toezicht van wezenlijk belang kunnen zijn en waarvan de deken niet op andere wijze kan kennis nemen dan doordat de rechter hem daarop opmerkzaam maakt. In de regel zal het verkrijgen van dergelijke signalen alleen nuttig en zinvol voor de deken zijn, indien daarbij voldoende concrete gegevens worden verstrekt om het signaal naar behoren te kunnen behandelen. Daartoe kan het noodzakelijk zijn dat dergelijke signalen gegevens bevatten die in beginsel vallen onder de in art. 13 RO bedoelde plicht tot geheimhouding. Het hiervoor bedoelde rechtstatelijk belang van het in art. 45a Advocatenwet bedoelde toezicht – waaronder begrepen het belang van de rechtzoekende –, kan daarom meebrengen dat voor de rechter uit zijn ambt de noodzaak voortvloeit vertrouwelijke gegevens, al dan niet door tussenkomst van de president van het gerecht, aan de deken van de orde van advocaten te verstrekken. De deken van de orde van advocaten heeft op zijn beurt een geheimhoudingsplicht op grond van art. 45a, in verbinding met art. 11a, Advocatenwet.
Het antwoord op de vraag of zich voor een rechter in een concreet geval de noodzaak voordoet vertrouwelijke gegevens te vermelden bij het doorgeven van signalen aan de deken van de orde van advocaten, is afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Voor beantwoording van die vraag zijn, in het licht van de in dit verband geldende eisen van proportionaliteit en subsidiariteit, in het bijzonder van belang de aard en ernst van de gedraging(en) van de advocaat waarop de melding betrekking heeft en de aard van de vertrouwelijke gegevens die in de melding worden opgenomen.
In het kader van de externe klachtprocedure houdt de Hoge Raad bij zijn onderzoek naar een door een rechter gedane melding aan de deken van de orde van advocaten over een gedraging van een advocaat, rekening met de beoordelingsruimte die in dat verband aan de rechter toekomt.