3.2.2 Het uit de vastgestelde feiten blijkende verloop van de onderhandelingen kan verkort worden weergegeven als volgt:
Partijen hebben op 19 januari 1991 een overeenkomst betreffende fase I (voorlopig ontwerp) van het uitbreidingsproject gesloten; na een bevredigend verloop van fase I zou deze overeenkomst worden gevolgd door overeenkomsten betreffende de fasen II (vaststelling definitief ontwerp) en III (realisatie). Partijen gingen toen uit van een ‘’turn-key’’ opdracht aan MBO op basis van casco-levering.
In de overeenkomst waren termijnen bepaald waarbinnen aan bepaalde voorwaarden zou moeten zijn voldaan. Zo diende uiterlijk 28 februari 1991 een voorlopig ontwerp te zijn vastgesteld en uiterlijk 31 maart 1991 door B&W van Maastricht een definitief besluit te zijn genomen omtrent het bestemmingsplan en door partijen een nadere overeenkomst te zijn gesloten met betrekking tot het ontwerp van de turn-key overeenkomst.
Zou aan deze tijdslimieten niet zijn voldaan, dan dienden partijen volgens art. 4 van de fase-I-overeenkomst met elkaar in overleg te treden. Mocht vervolgens op 31 mei 1991 nog geen aanvaardbare oplossing zijn gevonden, dan zou de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst zijn geëindigd. Mocht de overeenkomst krachtens dit artikel zijn ontbonden, dan zou De Ruiterij volgens art. 6 door betaling van een bedrag van ƒ 20.000,-- finaal gekweten zijn ten opzichte van MBO.
De in de fase-I-overeenkomst bepaalde termijnen zijn niet gehaald, evenmin als later overeengekomen of voorgestelde termijnen; partijen zijn echter na het verstrijken daarvan met elkaar in onderhandeling gebleven, met name over de aanbiedingsprijs van MBO. De termijn van art. 4 is laatstelijk verschoven naar 31 december 1991. De Ruiterij waarschuwde MBO daarbij dat geen vruchtbaar overleg meer mogelijk zou zijn als dan nog niet voldaan zou zijn aan bepaalde voorwaarden; daaraan was op 31 december 1991 niet voldaan.
Bij brief van 21 april 1992 deed MBO, om de impasse te doorbreken, een geheel nieuw voorstel om de uitbreiding te realiseren. In een bijeenkomst van partijen op 23 april 1992 zijn zij het op een aantal punten eens geworden, maar niet over de prijs, waaromtrent een gat van ƒ 1.200.000,-- tussen het budget van De Ruiterij en de vraagprijs van MBO bleef bestaan.
Tijdens een verdere bespreking op 22 mei 1992 betreffende de opbouw van de prijsaanbieding van MBO is namens De Ruiterij een voorbehoud gemaakt ten aanzien van de goedkeuring van de Engelse topholding (Queens Moat Houses PLC, hierna: QMH) van het concern waartoe De Ruiterij behoort. Na deze bespreking was vorenbedoeld gat teruggebracht naar ƒ 400.000,--.
Hierna is door een architect een ‘’planverkleining nr. 4’’ ontworpen, welke op 10 juli 1992 is besproken. Vervolgens heeft De Ruiterij aan MBO toestemming verleend om een bouwvergunning aan te vragen; deze vergunning is in de loop van 1993 verleend.
In oktober en november 1992 zijn over het project en over andere op het voormalige Sphinx-terrein te realiseren projecten besprekingen gevoerd waaraan De Ruiterij niet deelnam; wel heeft een vertegenwoordiger van De Ruiterij op 14 januari 1993 aan omwonenden toelichtingen omtrent de uitbreidingsplannen gegeven, daarbij aangevende dat het begin van de bouw was gepland in april 1993.
Bij brief van 25 februari 1993 berichtte de advocaat van De Ruiterij aan MBO dat De Ruiterij de ten laatste in de vorm van overleg bestaande relatie met MBO beëindigde, daar QMH de goedkeuring voor de investering had onthouden. De brief vermeldde als redenen van die onthouding: het verstreken zijn van de termijnen in de fase-I-overeenkomst, de verslechterde economische situatie in zijn algemeenheid en de prognoses voor de Maastrichtse hotelmarkt in het bijzonder, het wegens de onzekerheden niet haalbaar zijn van het budget, en de afgenomen bezettingsgraad van het hotel en de in dat verband genomen maatregelen.
Op 16 maart en 7 april 1993 hebben partijen weer overleg gepleegd. Daarbij bleek dat QMH een algehele investeringsstop had uitgevaardigd. Dit beletsel zou echter kunnen worden weggenomen door de uitbreiding ‘’off balance’’ te financieren. Hieromtrent hebben partijen nog gecorrespondeerd op 19 mei, 7 juni en 17 augustus 1993. Later heeft MBO nog voorgesteld het hotel zelf aan te kopen.
Begin mei 1994 zijn de onderhandelingen over de financiering van de plannen gestaakt.