3.1.Tussen partijen staat als enerzijds gesteld en anderzijds erkend dan wel niet of onvoldoende gemotiveerd weersproken het volgende vast.
Lumens is een welzijnsorganisatie die zich inzet voor de leefbaarheid van de samenleving en zelfredzaamheid van mensen.
Acknowledge is een ICT-dienstverlener die organisaties ondersteunt door ICT-oplossingen en -diensten aan te bieden en te begeleiden. Acknowledge is onder meer actief binnen de zorg, het onderwijs, de overheid en de zakelijke markt.
Tussen Acknowledge en Lumens is eind 2015 een overeenkomst tot stand gekomen met betrekking tot het op structurele basis verrichten van bepaalde ICT-diensten door Acknowledge voor Lumens . De uitvoering van die diensten is opgestart en voornoemde overeenkomst is uiteindelijk vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA, hierna ook: de overeenkomst) die is ondertekend op 10 november 2016 (productie 3 bij inleidende dagvaarding). In artikel 5.1 en artikel 5.2 van de SLA staat dat de overeenkomst “wordt aangegaan voor 3 jaar” vanaf 1 april 2016 en dat de overeenkomst stilzwijgend wordt verlengd telkens met 1 jaar, tenzij tenminste 3 maanden voor het einde van de contractperiode de overeenkomst schriftelijk wordt opgezegd. De dienstverlening was al ruim vóór november 2016 opgestart. Onderdeel van de SLA is bijlage A, een bijlage die betrekking heeft op de Dienstbeschrijvingen (productie 4 bij inleidende dagvaarding). In deze bijlage onder 7 staat dat [service manager bij geintimeerde] , Service Manager bij Acknowledge, communiceert met [medewerker van de stichting 1] van Lumens . In Bijlage A, blz. 5 en 26, staat verder dat de looptijd van het contract “2 jaar en 9 maanden (1 april 2016 tot en met 31 december 2019) [is], met de optie van 2 x 1 jaar verlenging”.
Een nieuw bestuur van Lumens is aangetreden in september 2017.
Bij e-mail van 8 mei 2018 heeft Lumens ( [medewerker van de stichting 2] ) aan Acknowledge ( [service manager bij geintimeerde] ) opheldering gevraagd over de einddatum van het lopende contract. Volgens Lumens is die datum 31 december 2018 en niet 31 december 2019. Acknowledge ( [service manager bij geintimeerde] ) heeft bij e-mail van diezelfde datum geantwoord dat de einddatum van het contract inderdaad 1 januari 2019 is (productie 13 bij inleidende dagvaarding).
Lumens ( [medewerker van de stichting 2] ) heeft bij e-mail van 29 mei 2018 (productie 5 bij inleidende dagvaarding) het volgende geschreven aan Acknowledge ( [service manager bij geintimeerde] ):
“Momenteel zijn wij bezig met de aanbesteding van een nieuw ICT contract. Op dit moment is niet bekend met welke partij wij in de toekomst zaken gaan doen.Daarom zeggen wij bij dezen het (SLA) contract met bijbehorende dienstverlening met jullie op, met ingang van einde contractdatum (te weten 31 december 2018).In het contract staat vermeld dat na einde contractdatum er een mogelijkheid is gebruik te maken van 2 x 1 jaar uitbreiding. Aangezien wij voor het aangaan van een nieuw contract alles gedegen uit willen zoeken, willen wij graag de mogelijkheid hebben om, indien nodig, het contract te verlengen met perioden van een maand met een opzegtermijn van een maand.Voor vragen kunt u contact opnemen met ondergetekende (…).Graag ontvangen wij een bevestiging van deze opzegging. Daarnaast vernemen wij graag of wij van de maandelijkse verlenging gebruik kunnen maken.Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.”
In een begeleidende mail van 29 mei 2018 met als onderwerp ‘Beëindiging contract’ (productie 6 bij inleidende dagvaarding) heeft Lumens ( [medewerker van de stichting 2] ) aan Acknowledge ( [service manager bij geintimeerde] ) geschreven:
“Bijgaand de brief m.b.t. de opzegging.Is dit zo voldoende of dien ik deze nog aangetekend te verzenden naar jullie?Ik hoor het graag van je.”
Acknowledge ( [service manager bij geintimeerde] ) heeft dezelfde dag nog bij e-mail aan Lumens ( [medewerker van de stichting 2] ) geschreven (productie 6 bij inleidende dagvaarding):
“Bij deze de bevestiging dat dit voldoende is. Ik zal e.e.a. intern verder oppakken.Daarnaast bevestig ik je hierbij ook graag dat na einde contractdatum het mogelijk is het contract per maand op te zeggen.Is dit voor jou voldoende of wil je dit nog graag op een andere manier bevestigd hebben?”
i. Lumens heeft bij e-mail van 18 januari 2019 Acknowledge uitgenodigd voor ‘de ICT inspiratie sessie voor Lumens .’ In de bijlage bij deze e-mail (productie 18 van Lumens in eerste aanleg) staat onder meer het volgende:
“Wij zijn op zoek naar een partner die het volledige beheer van ICT kan verzorgen. Daarbij sterk rekening houdend met het feit dat we een maatschappelijke welzijnsorganisatie zijn waarbij onze mensen weinig affiniteit met ICT hebben en in de basis ontzorgd willen worden op het gebied van ICT zodat zij alle aandacht aan onze doelgroep kunnen besteden.Voordat wij op de klassieke manier een programma van eisen uitzetten in dit selectietraject, willen we geïnspireerd en verrast worden door een aantal partijen, waar u er een van bent.”
Acknowledge ( [service manager bij geintimeerde] , [medewerker van geintimeerde 1] en [medewerker van geintimeerde 2] ) heeft bij Lumens een presentatie gegeven. Lumens is niet verder gegaan met Acknowledge in dit traject.
Lumens heeft vier andere partijen gevraagd een offerte uit te brengen. Die partijen hebben vragen gesteld. Lumens heeft die vragen doorgeleid aan Acknowledge (productie 20 in eerste aanleg). Acknowledge ( [service manager bij geintimeerde] ) heeft de vragen beantwoord bij e-mail van 18 maart 2019 aan Lumens ( [medewerker van de stichting 2] ) (productie 24 in eerste aanleg).
Lumens heeft in mei 2019 gekozen voor Skysource (één van de partijen die een offerte hadden uitgebracht).
Skysource ( [medewerker van Skysource] ) heeft bij e-mail van 3 juni 2019 (productie 7 bij inleidende dagvaarding) aan Acknowledge ( [medewerker van geintimeerde 3] ) geschreven:
“Donderdag 6 juni ’19 worden de contracten getekend tussen Lumens en Skysource. Daarna zal direct een intensieve samenwerking gestart worden tussen Lumens , Acknowledge en Skysource. Hierbij dienen onze Serviceorganisaties nauw samen te werken om een correcte migratie van Acknowledge Lumens omgeving naar Skysource Private Cloud datacenters Skysource te borgen.Zoals aangegeven kom ik deze week graag persoonlijk een bakkie koffie drinken bij jullie op kantoor in [vestigingsplaats] .”
Acknowledge ( [service manager bij geintimeerde] , cc [medewerker van geintimeerde 2] en [medewerker van geintimeerde 3] ) heeft hierop bij e-mail van 3 juni 2019 gereageerd (productie 8 bij inleidende dagvaarding):
“Ik heb inderdaad begrepen dat Skysource de opdracht gegund. Gefeliciteerd!Inmiddels ben ik bijna 11 jaar Service Manager voor Lumens en ik ben graag aanwezig bij een eerste gesprek over de migratie van Lumens . Daarbij laat ik ook graag de huis engineer en een pre-sales consultant aanschuiven zodat we vervolgens de juiste informatie aan kunnen leveren om de migratie in gang te zetten.”
Acknowledge ( [de bestuurder van geintimeerde] , bestuurder) heeft vervolgens de geplande afspraak van 11 juni 2019 een uur van tevoren geannuleerd. Acknowledge heeft geweigerd haar medewerking te verlenen aan een migratie naar Skysource.