Uitspraak
beslissing
___________________________________________________________________ _ _
GERECHTSHOF AMSTERDAM
afdeling civiel recht en belastingrecht
zaaknummer : 200.307.032/01 NOT
nummer eerste aanleg : C/05/393382 / KL RK 21-135
beslissing van de notaris- en gerechtsdeurwaarderskamer van 6 december 2022
inzake
[appellant],
notaris te [plaats A] ,
appellant,
tegen
[geïntimeerde],
oud-notaris te [plaats B] ,
geïntimeerde.
Partijen worden hierna de notaris en de oud-notaris genoemd.
1.De zaak in het kort
De oud-notaris heeft bij de notaris een tekening, behorend bij een in 2007 gepasseerde akte, opgevraagd. Deze tekening is destijds niet door de notaris in de openbare registers ingeschreven. De notaris heeft de oud-notaris laten weten dat hij voor het opvragen van deze tekening uit zijn archief kosten in rekening brengt. De oud-notaris verwijt de notaris onder andere dat hij niet onverwijld en kosteloos de tekening aan de oud-notaris heeft verstrekt.
2.Het geding in hoger beroep
2.1.
De notaris heeft op 16 februari 2022 een beroepschrift – met producties – bij het hof ingediend tegen de beslissing van de kamer voor het notariaat in het ressort ArnhemLeeuwarden (hierna: de kamer) van 19 januari 2022 (ECLI:NL:TNORARL:2022:1). De oud-notaris heeft op 24 mei 2022 een verweerschrift bij het hof ingediend.
2.2.
De notaris heeft op 3 oktober 2022 twee aanvullende producties ingediend.
2.3.
Het hof heeft van de kamer de stukken van de eerste aanleg ontvangen.
2.4.
De zaak is behandeld ter openbare terechtzitting van het hof van 13 oktober 2022. De notaris en de oud-notaris zijn verschenen. Zowel de notaris als de oud-notaris heeft het woord gevoerd aan de hand van een aan het hof overgelegde pleitnota.
3.Feiten
Het hof verwijst voor de feiten naar hetgeen de kamer in de bestreden beslissing heeft vastgesteld. Partijen hebben tegen de vaststelling van de feiten door de kamer geen bezwaar gemaakt, zodat ook het hof van die feiten uitgaat.
De feiten komen neer op het volgende.
3.1.
Bij e-mail van 23 januari 2020 heeft de oud-notaris bij de notaris een tekening opgevraagd behorend bij een akte van 21 maart 2007, bij welke akte door (een waarnemer van) de notaris ten behoeve van de gemeente een opstalrecht is gevestigd op (een deel van) een perceel waarvoor de oud-notaris begin 2020 een akte van overdracht in voorbereiding had.
3.2.
In bedoelde e-mail heeft de oud-notaris de notaris laten weten dat de opgevraagde tekening helaas niet in het kadaster was ingeschreven.
3.3.
Bij e-mail van eveneens 23 januari 2020 heeft de notaris de oud-notaris het volgende geantwoord:
“
Ik heb even in het elektronisch dossier gekeken maar in die tijd werd de kaart jammer genoeg daar niet opgeslagen.Op 20 december 2007 heeft de toenmalige eigenaar de akte met kaart gehad, wellicht dat die toch te achterhalen is. Ik kan uiteraard vragen of ze de kaart uit het archief in [plaats] kunnen halen maar daar wordt dan wel een rekening van € 150 plus 21% omzetbelasting voor gezonden.
Ik heb even in het elektronisch dossier gekeken maar in die tijd werd de kaart jammer genoeg daar niet opgeslagen.Op 20 december 2007 heeft de toenmalige eigenaar de akte met kaart gehad, wellicht dat die toch te achterhalen is. Ik kan uiteraard vragen of ze de kaart uit het archief in [plaats] kunnen halen maar daar wordt dan wel een rekening van € 150 plus 21% omzetbelasting voor gezonden.
Laat maar even horen waar de voorkeur naar uitgaat.”
4.De klacht
De klacht valt uiteen in de volgende onderdelen:
De notaris heeft nagelaten de tekening in te schrijven in de openbare registers. De notaris had deze fout behoren te herstellen.
De notaris had de opgevraagde tekening onverwijld en kosteloos aan de oudnotaris moeten verstrekken. De oud-notaris had immers al vergeefs kosten gemaakt bij het kadaster voor het opvragen van de tekening.
5.Beoordeling
5.1.
De kamer heeft in de bestreden beslissing de klachtonderdelen 1 en 3 ongegrond verklaard en klachtonderdeel 2 gegrond verklaard voor zover het betreft de hoogte van het te betalen bedrag. Gezien de aard en geringe ernst van het geconstateerde heeft de kamer geen aanleiding gezien om een maatregel op te leggen aan de notaris. Wel moet de notaris aan de oud-notaris het door hem betaalde griffierecht vergoeden
.
.
De klacht van de oud-notaris is ontvankelijk
5.2.
Het hof passeert, net als de kamer, het ontvankelijkheidsverweer van de notaris en sluit zich aan bij het oordeel van de kamer dat de oud-notaris in zijn klacht moet worden ontvangen. De oud-notaris was in 2020 als (partij-)notaris bij de zaak betrokken en had uit dien hoofde direct en indirect een (rechtstreeks eigen) belang bij het opvragen van de tekening die voor de door hem op te stellen akte van belang was.
Er was en is geen verplichting voor de notaris om de tekening (alsnog) in te schrijven in de openbare registers (klachtonderdeel 1)
5.3.
De oud-notaris heeft in hoger beroep aangevoerd dat dit klachtonderdeel erop ziet dat de notaris, geconfronteerd met een verzoek om inzage van een tekening, zijn omissie niet heeft hersteld door die tekening alsnog in te schrijven of althans per ommegaande aan de oud-notaris te verstrekken. Het hof constateert, net als de kamer, dat er geen wet of regel is (geweest) die voorschrijft dat een tekening behorend bij een akte vestiging opstalrecht moet worden ingeschreven in de openbare registers. Het hof is daarom van oordeel dat de handelwijze van de notaris om niet alsnog tot inschrijving van de tekening over te gaan niet onzorgvuldig is. Dat de oud-notaris zelf in een dergelijk geval anders zou handelen (door alsnog de tekening in te schrijven en deze kosteloos te verstrekken), maakt dit oordeel niet anders. Het hof acht dit klachtonderdeel, net als de kamer, ongegrond.
De notaris hoefde de tekening niet onverwijld en kosteloos aan de oud-notaris te verstrekken (klachtonderdeel 2)
5.4.
Volgens de notaris zijn de door hem aan de oud-notaris opgegeven kosten een reflectie van de opslag- en behandelingskosten en houden deze – anders dan de kamer heeft geoordeeld – geen verband met de opslag van zijn protocol buiten zijn standplaats. De kamer constateert terecht, aldus het hof, dat een notaris niet gehouden is om afschriften van een akte of bijlagen, in dit geval een tekening, kosteloos te verstrekken. Het hof is van oordeel dat het de notaris vrij stond een vergoeding te vragen voor het verstrekken van de opgevraagde tekening. Het opgegeven bedrag van € 150,- komt ook het hof weliswaar hoog voor, maar het hof is – anders dan de kamer – van oordeel dat de notaris een dergelijk bedrag mag vragen voor deze werkzaamheid. Bovendien is het bedrag niet zodanig hoog dat daardoor een goede notariële rechtsbedeling in gevaar komt. Daarbij komt dat de notaris de oud-notaris heeft gewezen op de mogelijkheid om deze kosten te vermijden door de tekening bij zijn cliënt op te vragen. Anders dan de kamer komt het hof derhalve tot het oordeel dat dit klachtonderdeel ongegrond is.
Archiveren buiten de vestigingsplaats van het protocol wordt toelaatbaar geacht (klachtonderdeel 3)
5.5.
Door zijn protocol buiten zijn vestigingsplaats te bewaren, handelt de notaris in beginsel in strijd met artikel 38 lid 1 Wna Pro in samenhang met artikel 12 lid 1 Wna Pro. Reeds in eerste aanleg heeft de notaris verwezen naar een artikel uit 2005 (E.E. Minkjan, ‘Opslag minuutakten en dossiers kan ook buiten kantoor’, JBN 2005, afl. 10), waarin de bestuurssecretaris van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) onder andere het volgende heeft gemeld: “
De KNB is van oordeel, dat notarissen hun protocollen elders dan op hun kantoor mogen bewaren, bijvoorbeeld bij professionele archiefruimteverhuurders, mits die kunnen voldoen aan de strenge Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en op voorwaarde dat ook aan de eisen van veiligheid en geheimhouding kan worden voldaan.”. Ter zitting in hoger beroep heeft de notaris opnieuw verklaard dat zijn protocol op een andere vestiging van zijn notariskantoor wordt bewaard en dat ook voor dat kantoor geldt dat aan de eisen van veiligheid en geheimhouding wordt voldaan. Zijn protocol is voor de notaris onbelemmerd toegankelijk. Gezien het vorenstaande overweegt het hof, net als de kamer, dat archiveren buiten de vestigingsplaats van het protocol inmiddels al langere tijd toelaatbaar wordt geacht, ondanks het bepaalde in artikel 38 lid 1 Wna Pro in samenhang met artikel 12 lid 1 Wna Pro. Ook dit klachtonderdeel acht het hof daarom ongegrond.
De KNB is van oordeel, dat notarissen hun protocollen elders dan op hun kantoor mogen bewaren, bijvoorbeeld bij professionele archiefruimteverhuurders, mits die kunnen voldoen aan de strenge Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en op voorwaarde dat ook aan de eisen van veiligheid en geheimhouding kan worden voldaan.”. Ter zitting in hoger beroep heeft de notaris opnieuw verklaard dat zijn protocol op een andere vestiging van zijn notariskantoor wordt bewaard en dat ook voor dat kantoor geldt dat aan de eisen van veiligheid en geheimhouding wordt voldaan. Zijn protocol is voor de notaris onbelemmerd toegankelijk. Gezien het vorenstaande overweegt het hof, net als de kamer, dat archiveren buiten de vestigingsplaats van het protocol inmiddels al langere tijd toelaatbaar wordt geacht, ondanks het bepaalde in artikel 38 lid 1 Wna Pro in samenhang met artikel 12 lid 1 Wna Pro. Ook dit klachtonderdeel acht het hof daarom ongegrond.
5.6.
Uit hetgeen hiervoor is overwogen, volgt dat het hof, anders dan de kamer, van oordeel is dat de klacht tegen de notaris op alle onderdelen ongegrond is. Het hof zal de beslissing van de kamer daarom vernietigen.
6.Beslissing
Het hof:
- vernietigt de bestreden beslissing;
en, opnieuw beslissende:
- verklaart de klacht ongegrond.
Deze beslissing is gegeven door mrs. A.R. Sturhoofd, J.H. Lieber en B.J.M. Gehlen en in het openbaar uitgesproken op 6 december 2022 door de rolraadsheer.