ECLI:NL:GHAMS:2014:1266

Uitspraak

beschikking

___________________________________________________________________

GERECHTSHOF AMSTERDAM

ONDERNEMINGSKAMER

zaaknummer: 200.139.630/01 OK

beschikking van de Ondernemingskamer van 10 april 2014

inzake

DE ONDERNEMINGSRAAD VAN DHL FINANCE SERVICES B.V.,

gevestigd te Maastricht,

VERZOEKER,

advocaat:
mr. J.J.M. van Mierlo, kantoorhoudende te Utrecht,

t e g e n

de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid

DHL FINANCE SERVICES B.V.,

gevestigd te Maastricht,

VERWEERSTER,

advocaat:
mr. K. Wiersma, kantoorhoudende te Amsterdam.

1.Het verloop van het geding

1.1

In het vervolg zal verzoeker (ook) worden aangeduid als de ondernemingsraad, verweerster als DHL Finance.

1.2

De ondernemingsraad heeft bij op 3 januari 2014 ter griffie van de Ondernemingskamer ingekomen verzoekschrift met producties de Ondernemingskamer verzocht, zakelijk weergegeven, bij beschikking, voor zover mogelijk uitvoerbaar bij voorraad, (i) te bepalen dat DHL Finance in redelijkheid niet heeft kunnen komen tot het besluit van 6 december 2013 tot beëindiging (en verplaatsing) van de werkzaamheden van de mailroom Maastricht en (ii) de ondernemer op te dragen het besluit in te trekken en de gevolgen van dit besluit ongedaan te maken, en (iii) bij wijze van voorlopige voorziening voor de duur van het geding DHL Finance te verbieden om handelingen te verrichten of te doen verrichten ter uitvoering van het besluit of onderdelen daarvan.

1.3

De Ondernemingsraad heeft bij op 14 februari 2014 ter griffie van de Ondernemingskamer ingekomen verweerschrift met producties de Ondernemingskamer verzocht de verzoeken af te wijzen.

1.4

De verzoeken zijn behandeld ter openbare terechtzitting van de Ondernemingskamer van 6 maart 2014. Bij die gelegenheid hebben de advocaten de standpunten van de onderscheiden partijen toegelicht onder overlegging van pleitaantekeningen. Partijen hebben vragen van de Ondernemingskamer beantwoord en inlichtingen verstrekt. Mr. Wiersma heeft namens DHL Finance de toezegging gedaan dat tot het moment van de uitspraak aan het bestreden besluit geen uitvoering zal worden gegeven. Daarop heeft mr. Van Mierlo namens de ondernemingsraad het verzoek tot het treffen van een voorlopige voorziening (hierboven weergegeven onder 1.2 (iii)) ingetrokken. De Ondernemingskamer heeft met partijen geconstateerd dat de ondernemingsraad in zijn verzoekschrift DHL Finance per abuis heeft aangeduid als DHL Financial Services en dat aan die verschrijving geen consequenties zijn verbonden.

2.De vaststaande feiten

2.1

DHL Finance is een organisatie die zich bezig houdt met financiële en HR gerelateerde activiteiten voor de DHL-groep in Europa. Deze groep verleent diensten in de post- en logistieke sector. Aan het hoofd van de DHL-groep staat Deutsche Post DHL (hierna: DPDHL), voorheen Deutsche Post. De organisatie van DPDHL is opgedeeld in
business units, die zich elk met een bepaalde activiteit bezig houden en die worden ondersteund door
supportafdelingen. Deze afdelingen zijn gecentraliseerd in de afdeling Global Business Services. DHL Finance is een onderdeel van Global Business Service. Onderdeel van DHL Finance is het European Financial Shared Service Center (hierna: EFSS). EFFS onderhoudt een mailroom in Maastricht (hierna: mailroom Maastricht). Hierin worden hoofdzakelijk ondersteunende activiteiten verricht voor DHL Finance, welke bestaan uit het scannen en retourneren van leveranciersfacturen en het verrichten van printwerkzaamheden voor het factureren van diensten en van BTW. In de mailroom Maastricht zijn 12 mensen werkzaam (12 fte’s), waarvan 11 op basis van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en één persoon op basis van een uitzendcontract. In Dortmund bevindt zich eveneens een mailroom (hierna: mailroom Dortmund), waarin soortgelijke activiteiten worden verricht als in de mailroom Maastricht.

2.2

Oud werknemers van Deutsche Post hebben in Duitsland de status (vergelijkbaar met die van) van ambtenaar. Zij kunnen niet worden ontslagen. Een groot deel van deze medewerkers ontvangt een salaris van DPDHL. Zij verrichten geen werkzaamheden of geen werkzaamheden op structurele basis voor DPDHL. Deze groep werknemers wordt aangeduid met de term
Ueberhang.

2.3

Op 18 september 2013 heeft een bijeenkomst van de ondernemingsraad en het management van DHL Finance plaatsgevonden. DHL Finance heeft toen aan de ondernemingsraad aan de hand van een
powerpoint-presentatie een adviesaanvraag voorgelegd met betrekking tot het voorgenomen besluit om de werkzaamheden van de mailroom Maastricht (aangeduid in de presentatie als mailroom SSC Maastricht) te beëindigen en die werkzaamheden te verplaatsen naar de mailroom Dortmund. De adviesaanvraag, die in de vorm van
slideswerd gepresenteerd, houdt onder meer als “
Key financial data” in dat met het besluit in een periode van 60 maanden een bedrag van € 710.000 aan kosten is gemoeid en een bedrag van € 2.055.000 aan besparingen. De kosten en besparingen zijn in een staafdiagram per jaar weergegeven. Voorts houdt de adviesaanvraag in dat de “
divisional DHL roadmaps aim at reducing the Cost of Finance below 1%”. Met betrekking tot “
Support for affected employees” houdt de adviesaanvraag in dat “
[a]ll affected staff would be supported to find alternative roles/various number of positions could be available within the DPDHL organization” en
“[a]ffected employees whose job would be transferred into another location in Europe would be welcomed to ‘follow their job’ into the destination location” en “
[i]n case re-deployment is not successful and job loss is inevitable, specific support measures and redundancy pay would be provided according EFSS social plan”.

2.4

DHL Finance heeft aan de hand van de powerpoint-presentatie een toelichting gegeven op de adviesaanvraag en vragen van de ondernemingsraad beantwoord. In de notulen van de bijeenkomst staat onder andere het volgende:
“The intention is to move mailroom out of Maastricht to Dortmund, i.c. to the German “Ueberhang”. 12 people (incl 1 temp are affected. (…) The WC(Ondernemingskamer: Works Council)
has the feeling than EFSS needs to solve the German problems. (…) The project is part of and urgently related to reducing costs of finance (…). The WC will look into the business and people importance. The effective cost saving for the group should be made clear to the WC. (…) The WC requires consideration towards the problems which the majority of the Maastricht mailroom employees (some of them are rather aged) will have to get a new job. (…) The intention is to start moving by early 2014. (…).”

2.5

Op 21 en 22 oktober 2013 zijn er overlegvergaderingen gehouden tussen het bestuur van DHL Finance en de ondernemingsraad. Van deze bijeenkomsten zijn geen notulen opgemaakt
.De bijeenkomst van 21 oktober zag op de
Ueberhang,in de bijeenkomst van 22 oktober zijn de financiële aspecten van het voorgenomen besluit aan de orde gekomen, waaronder de
business case.De volgende samenvatting van de bijeenkomst van 21 oktober 2013 staat in het advies van de ondernemingsraad (zie over dit advies hierna):

“The intention of this meeting was to clarify the German situation of Civil Servants in the Euberhang. This meeting brought forward a number of interesting perspectives which can be summarized in the following bullet points describing the explanations given and answers received:

Due to German law, Civil Servants cannot be released from their duties (they cannot be made redundant) nor can they be ‘forced’ to take another job within or outside DPDHL.
(…)
The main problems are to be found within the group of Civil Servant from the mail division. It mainly concerns former mailmen but also former mail employees coming from other job roles for which no suitable job has been found.
In total it concerns around 4000 people in the Ueberhang. This is an estimate. (…)
(…)
A number of these people are in this redundancy (Ueberhang) situation for quite some years now without being active / beneficial for DPDHL
(…)
DPDHL has not done anything to seek permanent employment outside of DPDHL simply because the redundant employees are not willing to give up their current status. This is not linked to their salary but has to do with the fact that accepting a job as a non-civil servant would automatically stop their old age pension contributions denying them from rather lucrative old age pension entitlements, which was indicated as a prime reason in this respect.
(…)
(…)

Not all of the Works Council questions could be answered by the German HR Director. Examples here are the average salary of the the Ueberhang employees, the exact number of Ueberhang employees, the average number of service years, the initiatives undertaken by the Ueberhang themselves, the reason why the Ueberhang has not been selected as an outsourcing option for the EFSS Accounts Payable department in 2011, etcetera.”

2.6

Op 13 november 2013 heeft ondernemingsraad een negatief advies uitgebracht. In het advies staat onder het kopje
Primary Adviceonder andere het volgende.

“The key points that form the basis of the Works Council’s advice can be summarized as, but are not limited to:

The current DPDHL financial position and growth balanced against the need for cost reduction
The significant CoF reduction that has already been achieved over the past years
The economic situation in Germany and the Netherlands in relation to the German and Dutch labor market and the position of the ‘older’ unemployed in these labor markets
The perceived mindset of the Ueberhang employees in Germany off set against the mindset the EFSS requires from its employees
The lack of a deeper comparison between DPDHL and benchmarked companies hence resulting in the lack of context which subsequently fails to underpin the need for the intended change and further reduction of the CoF
The fact that there are alternative cost savings opportunities that have not been mentioned and maybe not even considered
The apparent lack of usefulness and necessity that is required to justify the intended change.”

2.7

Appendix A bij het advies houdt vragen van de ondernemingsraad en antwoorden van DHL Finance in. Hierin staat onder andere het volgende (antwoorden van DHL gecursiveerd onderstreept; de meermalen genoemde “
DE meeting”ziet op een bijeenkomst met de
German HR Director).

“ - Please provide a full overview of all the people currently classified as ´Ueberhang´ on the current positions they perform, their age and the DPDHL entity they (are supposed to) work for. (eg Bank, Mail, Operations, Finance, Freight, Express etc….)HR DE meeting took place.

What will be the profile of the colleagues in Germany taking over the mailroom activities and what was their previous position in the DPDHL group?HR DE meeting took place.
What are the people classified as ´Ueberhang´ doing or have been doing to activate themselves to another job and what has been the result expressed in reduction of numbers of FTE still classified as ´Ueberhang´?HR DE meeting took place.
What has DPDHL been doing already to reactivate these people?HR DE meeting took place.
Why didn´t they succeed to reactivate these people in a flourishing economic German Market all other European countries are jealous about?HR DE meeting took place.
Please provide contact names in Germany for the people responsible in redeploying the people classified as ´Ueberhang´.HR DE meeting took place.
(…)
Ideal cost for finance figures are equal or even better to the ones of our competitors being at 1%.(…) our Cost of Finance in 2012 was at 1.25% while our competitors are at 1% or below. So there is still an improvement to be realized before we can compete with our competitors.

o
Why are these figures not compared to the relevant profit of DPDHL and their competitors?That is the minimum figure our shareholders expect from us.

o
How did you compare the quality of service and the relevant costs in relation to profit?

We are a cost center; we do not make any profit. Our business partner will benefit from this change, because it decreases their Cost of Finance (…)

(…).”

2.8

Op 6 december 2013 heeft DHL Finance het besluit genomen om de werkzaamheden van de mailroom Maastricht te beëindigen en deze werkzaamheden te verplaatsen naar de mailroom Dortmund. In het besluit wordt onder meer de volgende toelichting gegeven (in antwoord op vragen in het advies van de ondernemingsraad):

“The powerpoint deck accompanied with a verbal explanation minuted during the meeting. All questions have been answered or additional info has been provided by inviting the respective subject matter experts (…).

We still have the opinion that the intention was clear as the rational using an existing workforce in Germany taking over the activities we perform out of Maastricht.

We have an existing mailroom in Dortmund, fully equipped and even used as our back up in case we would face any distortion in the business. (...) DHL would use one existing workforce in Germany we pay instead of having two (the team in Maastricht).

(…)

If we would not succeed to redeploy the mailroom employees internally we have an outplacement program as part of our social plan to support employees in their external redeployment. This is no guarantee for success however underlines our responsibility so we fund redeployment effort.

(…)

The intended transfer of the mailroom is in essence rather straight forward. We have an existing sit[d]e in Dortmund – acknowledged as our fall back site in case of any business disruption in Maastricht. Similar activities are performed in Dortmund and we have the available workforce to perform these activities. As you concluded yourself the saving potential withholds the salary cost of 12 employees, not necessarily the mailroom employees – referring to social plan and the redeployment efforts.

(…)

We like to respond on the aspect of social responsibility. The following statements to describe our employee focus in general:


Our social plan which has not been changed for years – though reviewed on an annual base – emphasizing the content of the Works Council. The social plan clearly reflects the employer’s responsibility and interest in our employees and describes actions to be taken before considering dismissal. A document describing all the steps in case a restructuring would occur and managing the employee’s aspect. The social aspect is founded in this social plan.

(…)

The salary cost of the German civil servants is a given for the Group even without executing this transfer. To use this existing workforce and reduce cost in another entity is an important reason to consider this transfer in the first place.

So from a group perspective this makes perfect sense as the EFSS is part of an international company we need to consider this environment and not only look at it from a local (Dutch) perspective. In the background you have a charging mechanism but the salary is a given as stated before.

(…)

It is our obligation as an employer to consider all options for redeployment internal and if needed external. (…)

We do recognize this is a more vulnerable group hence we are offering to discuss how we could support these employees even better to enhance a successful redeployment internally or externally.“

3.De gronden van de beslissing

3.1

De ondernemingsraad heeft aan zijn verzoek ten grondslag gelegd dat DHL Finance bij afweging van alle betrokken belangen niet in redelijkheid heeft kunnen komen tot het besluit van 6 december 2013 met betrekking tot het beëindigen van de werkzaamheden van de mailroom Maastricht en het verplaatsen van deze werkzaamheden naar de mailroom Dortmund. Hij heeft daartoe in de kern gesteld dat nut en noodzaak van een reductie van de
cost of financeontbreken en dat er van een daadwerkelijke kostenreductie geen sprake is. Voorts heeft hij aangevoerd dat DHL Finance het besluit niet dan wel niet toereikend heeft gemotiveerd en dat hij geen gedetailleerde informatie over de
Ueberhangen geen cijfermatige informatie over kosten van concurrenten heeft gekregen. Voorts meent hij dat het besluit niet op adequate wijze voorziet in de personele gevolgen, mede gezien het feit dat het om een kwetsbare groep van doorgaans oudere werknemers gaat.

3.2

DHL Finance heeft zich verweerd. Voor zover nodig zal de Ondernemingskamer op dit verweer ingaan.

3.3

Naar het oordeel van de Ondernemingskamer zijn de beweegredenen, de bedoeling en de strekking van het bestreden besluit steeds duidelijk geweest voor de ondernemingsraad. De voor DHL Finance belangrijkste beweegreden voor het besluit is het bewerkstelligen van een reductie van kosten en daarnaast verwacht DHL Finance dat het besluit zal leiden tot verbetering van de dienstverlening. DHL Finance heeft dat bij de adviesaanvraag als volgt toegelicht. In de mailroom Maastricht en in de mailroom Dortmund worden dezelfde activiteiten verricht en die activiteiten vergen geen bijzondere kennis of vaardigheden. De mailrooms genereren geen eigen omzet, winst of verlies en vormen een kostenpost voor de
business unitsvan de DHL-groep die activiteiten bij de mailrooms afnemen. De
cost of finance(CoF) van de mailrooms moet volgens de uitgangspunten van het
businessplanworden teruggebracht tot onder 1%. De CoF kan worden verminderd door de werkzaamheden van de beide mailrooms te centraliseren op één locatie. Dit leidt tot een schaalvoordeel en tot een standaardisering van de aangeboden diensten, hetgeen resulteert in een verbetering van die diensten. Door centralisatie in Dortmund kan er gebruik worden gemaakt van werknemers uit de
Ueberhang, hetgeen tot besparing van kosten op concernniveau zal leiden. Naar het oordeel van de Ondernemingskamer heeft DHL Finance het bovenstaande op een voor de ondernemingsraad kenbare wijze in de besluitvorming betrokken.

3.4

DHL Finance heeft tijdens de powerpoint presentatie (zie hierboven onder 2.3) een overzicht gegeven van de te besparen kosten na uitvoering van het voorgenomen besluit. Uit door DHL Finance aan de ondernemingsraad voorgelegde berekeningen blijkt dat de kostenbesparing in ieder geval € 1.345.000 bedraagt door een besparing op personeelskosten. De ondernemingsraad heeft zich op het standpunt gesteld dat er van een daadwerkelijke reductie van de CoF van DPDHL geen sprake zal zijn omdat de gemiddelde kosten van de werknemers uit de
Ueberhang36% hoger zijn dan die van werknemers uit de mailroom Maastricht. Dit standpunt is door DHL Finance gemotiveerd weersproken in haar toelichting op haar besluit (in de antwoorden, opgenomen in het besluit, zie hierboven onder 2.8). De personele uitbreiding van de mailroom in Dortmund zal worden gerealiseerd met medewerkers uit de Ueberhang (die thans niet actief zijn en reeds een salaris ontvangen van de DHL-Groep) en de besparing wordt bereikt door het vervallen van de salariskosten verbonden aan de huidige formatie van de mailroom Maastricht, dat wil zeggen 12 fte. DHL Finance heeft zich voorts beroepen op een
excel sheet(productie 8 bij verweer), welke met de ondernemingsraad is gedeeld, waarin staat dat er door verplaatsing per 2015 circa € 488.000 aan personeelskosten wordt bespaard en dat er jaarlijks € 7.400 wordt bespaard aan kosten die verband houden met instandhouding van de mailroom Maastricht. De Ondernemingskamer ziet in de stellingen van de ondernemingsraad geen aanleiding om aan deze bedragen en aan de door DHL Finance gemaakte berekening van de reductie van kosten die gepaard gaat met de verplaatsing van de werkzaamheden van de mailroom Maastricht te twijfelen. DHL Finance heeft die bedragen aan het bestreden besluit ten grondslag kunnen leggen. Zij heeft voor de beantwoording van overige vragen over de
Ueberhangkunnen volstaan met een verwijzing naar de bijeenkomsten van 21 en 22 oktober 2013. Zonder nadere toelichting, die evenwel ontbreekt, is niet in te zien waarom de ondernemingsraad nadere informatie over het precieze aantal medewerkers in de
Ueberhang, een gemiddelde aantal dienstjaren en de door DHL eerder ondernomen initiatieven om die medewerkers weer werkzaamheden te laten verrichten, redelijkerwijs nodig zou hebben voor het uitbrengen van advies.

3.5

De ondernemingsraad heeft zich er voorts over beklaagd dat hij onvoldoende informatie heeft gekregen over de vergelijking met het kostenniveau van concurrenten en dat hij zelf in die informatie heeft moeten voorzien. Hij heeft zich echter niet op het standpunt gesteld dat hij door een gebrek aan informatie op dit punt geen (verantwoord) advies heeft kunnen uitbrengen en om die reden negatief heeft geadviseerd. Daarnaast valt niet in te zien dat die informatie tot een ander besluit had kunnen leiden. DHL Finance heeft in haar adviesaanvraag gewezen op een doelstelling uit het met de ondernemingsraad op de bijeenkomst van 22 oktober 2013 besproken
businessplan, te weten het terugbrengen van het kosten niveau tot onder 1%. Deze doelstelling is in het kader van een doelstelling binnen de DHL groep om voortdurend een verlaging van de CoF na te streven, aan het bestreden besluit ten grondslag gelegd. In dit verband heeft zij, gelet op haar concurrentiepositie, gewezen op het kostenniveau van concurrenten. Dat laatste kan niet worden aangemerkt als een zelfstandige beweegreden voor het besluit. De klacht van de ondernemingsraad op dit punt wordt door de Ondernemingskamer verworpen.

3.6

Voor zover de ondernemingsraad zich er op heeft beroepen dat DHL Finance de gevolgen van het besluit voor het personeel onvoldoende heeft toegelicht overweegt de Ondernemingskamer dat DHL aan de hand van de powerpoint presentatie en in de vragen en antwoorden voldoende inzicht heeft verschaft in de door haar voorgenomen maatregelen in verband met de personele gevolgen van het besluit.

3.7

Met betrekking tot het door de ondernemingsraad opgeworpen bezwaar dat het besluit niet op adequate wijze voorziet in de personele gevolgen, overweegt de Ondernemingskamer als volgt. Kort gezegd komt het er op neer dat de 12 medewerkers van de mailroom Maastricht de mogelijkheid zal worden geboden “hun werk te volgen” door overplaatsing naar de mailroom in Dortmund. DHL Finance zal zich inspannen medewerkers die niet voelen voor overplaatsing naar Dortmund, te herplaatsen binnen DHL Finance of DPDHL. Indien herplaatsing niet slaagt kunnen de desbetreffende werknemers een beroep doen op een outplacementregeling of, in geval van een vrijwillig vertrek, een vertrekpremie. Herplaatsing, outplacement en de vertrekregeling zijn nader geregeld in het sociaal plan dat ten tijde van de adviesaanvraag reeds bestond en indertijd is vastgesteld met instemming van de ondernemingsraad. Dit alles overziend kan, ook in het licht van de - gelet op hun leeftijd en opleidingsniveau - zwakke positie van de betrokken werknemers op de arbeidsmarkt, naar het oordeel van de Ondernemingskamer niet gezegd worden dat DHL Finance bij afweging van de betrokken belangen niet in redelijkheid tot haar besluit had kunnen komen.

Slotsom

3.8

De conclusie uit voorgaande overwegingen is dat er geen gronden zijn aangevoerd die leiden tot het oordeel dat DHL Finance na afweging van alle betrokken belangen niet in redelijkheid heeft kunnen komen tot het besluit van 6 december 2013. De verzoeken zullen worden afgewezen.

4.De beslissing

De Ondernemingskamer:

wijst de verzoeken af.

Deze beschikking is gegeven door mr. A.C. Faber, voorzitter, mr. A.M.L. Broekhuijsen-Molenaar en mr. G.C. Makkink, raadsheren, en E.R. Bunt en prof. dr. R.A.H. van der Meer RA, raden, in tegenwoordigheid van mr. B.E. Meerdink-Schenau, griffier, en uitgesproken ter openbare terechtzitting van de Ondernemingskamer van 10 april 2014.

Beoordeling van het besluit tot beëindiging van de mailroom Maastricht en verplaatsing naar Dortmund door DHL Finance

Uitspraak

1.Het verloop van het geding

2.De vaststaande feiten

3.De gronden van de beslissing

4.De beslissing