Preambule (...)
Financiële instellingen worden regelmatig geconfronteerd met frauduleuze bedreigingen. Om te voorkomen dat deze bedreigingen een gevaar vormen voor de continuïteit en de integriteit van de financiële sector, de belangen van cliënten en/of de financiële belangen van de instellingen zelf, worden risicobeheersende maatregelen genomen. Eén van deze maatregelen is het vastleggen van gedragingen van (rechts) personen die hebben geleid of kunnen leiden tot benadeling van financiële instellingen. Door het vastleggen van relevante gegevens over deze (rechts) personen en door het creëeren van mogelijkheden om deze gegevens te raadplegen, kunnen de betreffende risico’s tijdig worden onderkend en kunnen eventuele negatieve gevolgen worden beperkt.
Gedragingen van (rechts)personen die hebben geleid of kunnen leiden tot benadeling van financiële instellingen, worden door deze instellingen vastgelegd in incidentenregisters. Aan het incidentenregister kunnen twee verwijzingsregisters zijn gekoppeld. Het interne verwijzingsregister (IVR) bevat verwijzingsgegevens van (rechts)personen die uitsluitend raadpleegbaar zijn door de organisatie van de desbetreffende financiële instelling. Adequate riscobeheersing vergt dat de verwijzingsgegevens uit de incidentenregisters via een waarschuwingssysteem beschikbaar zijn voor andere financiële instellingen. Daarom kunnen de financiële instellingen die de bepalingen van het protocol (...) onderschrijven, deze gegevens via een extern verwijzingsregister (EVR/EVI) raadplegen. Het onderhavige protocol bevat de voorwaarden voor opname in het incidentenregister en de verwijzingsregisters. Het protocol voorziet in waarborgen tegen ongeautoriseerd gebruik van het stelsel van gegevensuitwisseling.
(...)
3.2 Toetsingsproces
Bij toetsing door een deelnemer wordt op basis van de ingevoerde verwijzingsgegevens in de eerste plaats het IVR geraadpleegd. Indien dit geen positief resultaat oplevert, wordt, indien de bevrager daartoe geautoriseerd is, automatisch het EVR/EVI benaderd. In geval van een “hit” dient de bevrager te allen tijde de eigen veiligheidsafdeling respectievelijk de geautoriseerde functionaris te raadplegen. Die raadpleegt vervolgens de veiligheidsafdeling respectievelijk de geautoriseerde functionaris van de (primaire) bron.
(...)
4.1 Doel incidentenregister
Met het oog op het kunnen deelnemen aan het incidentenwaarschuwingssysteem financiële instellingen is iedere deelnemer gehouden de volgende doelstelling voor het incidentenregister te hanteren:
“Het geheel aan verwerkingen heeft tot doel het ondersteunen van activiteiten gericht op het waarborgen van de veiligheid en de integriteit van de financiële sector, daaronder mede begrepen (het geheel van activiteiten) die gericht zijn:
• op het onderkennen, voorkomen, onderzoeken en bestrijden van gedragingen die kunnen leiden tot benadeling van financiële instellingen;
• op het onderkennen, voorkomen, onderzoeken en bestrijden van oneigenlijk gebruik van producten, diensten en voorzieningen en/of (pogingen) tot strafbare of laakbare gedragingen en/of overtreding van (wettelijke) voorschriften, gericht tegen de branche waar de financiële instelling behoort, de financiële instelling zelf, haar cliënten en medewerkers;
• op het gebruik van en de deelname aan waarschuwingssystemen.”
4.2 Vastlegging
In het incidentenregister worden slechts gegevens opgenomen van (rechts)personen, indien er naar het oordeel van de deelnemers sprake is van een gerede aanleiding, een en ander met inachtneming van de in 4.1 genoemde doelstelling.
4.3 Toegang incidentenregister
Toegang tot de in het incidentenregister opgenomen gegevens door alle functionarissen uit de organisatie van de deelnemer is niet noodzakelijk noch wenselijk. Om redenen van vertrouwelijkheid zijn de gegevens uit het incidentenregister daarom slechts toegankelijk voor daartoe uitdrukkelijk aangewezen medewerkers van de veiligheidsafdeling(en) en of de veiligheidsfunctionaris van de deelnemers. De gegevens van het incidentenregister zijn-voozover relevant- op basis van reciprociteit beschikbaar voor de veiligheidsafdelingen van de andere deelnemers.
(...)
5. Intern verwijzingsregister (IVR)
(...)
5.2 Vastlegging
In het intern verwijzingsregister kunnen uitsluitend verwijzingsgegevens worden opgenomen van (rechts) personen waarvan gegevens zijn vastgelegd in het incidentenregister en die een risico vormen voor (de organisatie van) de deelnemer. Daarbij kunnen de navolgende criteria als richtsnoer gelden:
• (redelijk vermoeden van) opzettelijke benadeling van de deelnemers, oneigenlijk gebruik van producten, diensten en voorzieningen en/of poging daartoe;
• (redelijk vermoeden van) het plegen van strafbare of laakbare gedragingen en/of overtreding van (wettelijke) voorschriften dan wel pogingen daartoe, gericht tegen de deelnemer, de organisatie van de deelnemer, haar cliënten en medewerkers.
5.3 Toegang
Aangezien volledige en ongecontroleerde toegang tot de incidentenregisters door alle functionarissen (uit de organisatie) van de deelnemers ongewenst is, is gekozen voor de opzet om slechts verwijzingsgegevens op te nemen in het IVR.
Het IVR is langs geautomatiseerde weg uitsluitend toegankelijk voor door (de organisatie van) de deelnemer aangewezen personen.
De toetsing resulteert in de vaststelling dat de getoetste (rechts) persoon wel of niet opgenomen is in het incidentenregister. Toetsing in het IVR geeft derhalve uitsluitend een signalering en geen nadere gegevens omtrent de aanleiding van opname.
Bij een “hit”wordt het telefoonnummer van de eigen veiligheidsafdeling of daartoe geautoriseerde functionaris van de deelnemer getoond waar nadere informatie dient te worden opgevraagd. In dat geval moet de toetsende persoon contact opnemen met de eigen veiligheidsafdeling of geautoriseerde functionaris van de deelnemer. Deze afdeling of functionaris stelt een nader onderzoek in naar de in het incidentenregister opgenomen gegevens. Op grond van dit nader onderzoek adviseert de veiligheidsafdeling respectievelijk de geautoriseerde functionaris degene die heeft getoetst, bijvoorbeeld over het al of niet aangaan van een relatie.
(...)
6. Extern verwijzingsregister (EVR/EVI)
(...)
6.2 Vastlegging
Deelnemers dragen er zorg voor dat verwijzingsgegevens van (rechts personen die aan hierna vermelde criteria voldoen worden opgenomen in het extern verwijzingsregister. (...)
De beslissing tot vastlegging wordt genomen door daartoe aangewezen medewerkers van de veiligheidsafdeling of daartoe geautoriseerde functionaris van de deelnemer. Voor opname in het extern verwijzingsregister gelden de volgende opnamecriteria:
1. De activiteiten van de (rechts) persoon kunnen een bedreiging vormen voor de continuïteit en de integriteit van financiële instellingen, de financiële belangen van cliënten en/of de financiële belangen van de (organisatie van de) deelnemer.
2. Er dient een proportionaliteitsafweging plaats te vinden, waarbij de betreffende functionaris vaststelt, dat het belang van de opname in het verwijzingsregister prevaleert boven de mogelijk nadelige gevolgen voor betrokkene als gevolg van de opname van zijn gegevens.
3. De betreffende (rechts)persoon moet betrokken zijn bij een benadeling van enige financiële instelling (of poging daartoe) of bij onoorbaar gebruik (of poging daartoe) van het financiële stelsel van zodanige aard
• dat aangifte bij een opsporingsinstantie is gedaan of kan worden gedaan of
• de relatie of een overeenkomst is opgezegd of het besluit daartoe is genomen of
• is geweigerd om een relatie of overeenkomst aan te gaan.
(...)
6.4 Toegang
(hof : volgt dezelfde tekst als hiervoor onder 5.3 weergegeven) (...) “.