Uitspraak
GERECHTSHOF TE AMSTERDAM
TWEEDE MEERVOUDIGE BURGERLIJKE KAMER
Beslissing van 1 juli 2004 in de zaak onder rekestnummer 1080/2003 NOT van:
MR[naam],
notaris te [plaats],
APPELLANT,
advocaat: mr. E. Schutte,
t e g e n
[naam],
wonende te [plaats],
GEÏNTIMEERDE.
1. Het geding in hoger beroep
1.1. Namens appellant, verder te noemen de notaris, is bij een op 14 oktober 2003 ter griffie ingekomen verzoekschrift – met een bijlage - tijdig hoger beroep ingesteld tegen de aan deze beslissing gehechte beslissing van de kamer van toezicht over de notarissen en de kandidaat-notarissen te Groningen, verder te noemen de kamer, van 16 september 2003, verzonden op 22 september 2003, waarbij de klacht van geïntimeerde, verder te noemen klager, gegrond is verklaard en aan de notaris de maatregel van berisping is opgelegd.
1.2. Namens de notaris zijn de gronden van het ingestelde hoger beroep nader aangevuld bij brief – met bijlagen - ingekomen op 14 november 2003.
1.3. Op 30 december 2003 is door klager een verweerschrift – met bijlagen - ter griffie van het hof ingediend.
1.4. De zaak is behandeld ter openbare terechtzitting van het hof van 13 mei 2004. De notaris en zijn advocaat zijn verschenen en hebben het woord gevoerd. De advocaat aan de hand van een pleitnotitie. Klager is, alhoewel behoorlijk opgeroepen, niet verschenen.
2. De stukken van het geding
Het hof heeft kennis genomen van de inhoud van de door de kamer aan het hof toegezonden stukken van de eerste instantie en van de hiervoor vermelde stukken.
3. De feiten
Het hof verwijst voor de feiten naar hetgeen de kamer in haar beslissing van 16 september 2003 daaromtrent heeft vastgesteld. Partijen hebben tegen de vaststelling van de feiten door de kamer geen bezwaar gemaakt, zodat het hof ook van die feiten uitgaat.
4. Beoordeling van de bestreden beslissing
Het hof kan zich niet verenigen met de beslissing van de kamer, met uitzondering van de vaststelling van de feiten, en zal deze beslissing derhalve vernietigen.
5. Het standpunt van klager
5.1. Klager verwijt de notaris dat hij zijn medewerking heeft verleend aan de verkoop van de aandelen van [naam] B.V. en [naam] B.V. zonder dat aan de daarvoor geldende voorwaarden is voldaan. Uit artikel 6, lid 2, onderdeel i van de statuten van de [naam], hierna: de Stichting, blijkt dat verkoop van de aandelen in deze besloten vennootschappen alleen mogelijk is met algemene stemmen van het bestuur van de Stichting. Klager was bestuurslid van de Stichting doch werd niet gekend in de opdracht tot overdracht van de aandelen. De notaris was hiermee bekend.
5.2. Tevens heeft de notaris nagelaten om klager te informeren over de verkoop van de aandelen. Klager heeft de verkoop uit de krant moeten vernemen. Ook tijdens een gesprek tussen klager en de notaris heeft de laatste geweigerd om klager te informeren.
5.3. In hoger beroep gaat klager in op de achtergrondinformatie die de notaris heeft verstrekt in zijn verzoekschrift, ten aanzien van de belangenafweging die voorafging aan het uitvoeren van de opdracht tot aandelenoverdracht. Hij stelt dat de notaris partij heeft gekozen in een familieconflict.
6. Het standpunt van de notaris
6.1. De notaris stelt dat hij zijn medewerking terecht heeft verleend. De opdracht tot overdracht van de aandelen werd verstrekt door drie bestuursleden van de Stichting. Zij waren bevoegd om een dergelijke opdracht te verstrekken: volgens de statuten van de Stichting is de aanwezigheid van drie bestuursleden voldoende om de Stichting te vertegenwoordigen.
De notaris was wel op de hoogte van de positie van klager en heeft ook geïnformeerd naar zijn afwezigheid. Hij achtte het echter niet zijn taak om nader onderzoek te verrichten dan wel klager op de hoogte te stellen van de aandelenoverdracht. De notaris acht het niet zijn taak om een onderzoek in te stellen naar de juistheid van een besluit dat ten grondslag ligt aan een bevoegd verstrekte opdracht tot aandelenoverdracht. De notaris is uitsluitend belast met de uitvoering van zo’n opdracht.
6.2. Aangezien klager geen partij was bij de akten waarbij de levering van aandelen heeft plaatsgevonden achtte de notaris zich niet vrij om informatie hierover te verstrekken aan klager.
6.3. In hoger beroep is de notaris uitvoerig ingegaan op de achtergronden van zijn handelwijze. In de eerste instantie voelde de notaris zich niet vrij om, uit hoofde van zijn geheimhoudingsplicht, in te gaan op de zorgvuldige belangenafweging die aan zijn handelen vooraf is gegaan. De notaris geeft daarbij een weergave van het familiebedrijf en de problemen waarmee het geconfronteerd werd. Contact met klager was onmogelijk gebleken, zo vernam de notaris van de andere bestuursleden. De notaris heeft toen besloten de opdracht tot aandelenoverdracht formeel juridisch te benaderen en uit te gaan van de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de drie bestuursleden van de Stichting. Tevens werd een tijdelijk directeur van de [naam] B.V. benoemd opdat deze de vennootschap bij de verkoop en overdracht van de aandelen kon vertegenwoordigen.
7. De beoordeling
7.1. Het hof is van oordeel dat de notaris onjuist heeft gehandeld door de opdracht tot het overdragen van de aandelen uitsluitend te benaderen op de door hem beschreven wijze. Uit artikel 6, lid 2, onderdeel i van de statuten van de Stichting blijkt onomstotelijk dat aan het bevoegdheidsvereiste van het bestuur van de Stichting in casu niet was voldaan.
7.2. Het genoemde artikel bepaalt in lid 4 het volgende:
Indien in een vergadering waarin een bestuursbesluit als in lid 2 bedoeld aan de orde komt, niet alle bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, al dan niet tengevolge van een vacature, dan wordt een nieuwe vergadering bijeengeroepen, te houden binnen één maand na de eerste, maar niet eerder dan vijftien dagen daarna, waarin ongeacht het aantal dan aanwezige of vertegenwoordigde bestuursleden, de in het tweede lid bedoelde besluiten kunnen worden genomen met een meerderheid van tenminste twee/derde van de uitgebrachte stemmen. Bij de oproeping tot deze nieuwe vergadering moet worden vermeld dat het een tweede vergadering, als hiervoor bedoeld, betreft.
Het hof is van oordeel dat de notaris op grond van deze bepaling de opdracht tot aandelenoverdracht op juiste wijze had kunnen uitvoeren. De notaris heeft dit nagelaten en het hof acht dit onzorgvuldig, ook als de tijdsdruk, die toen onmiskenbaar speelde, in aanmerking wordt genomen.
7.3. Ten aanzien van de informatieverstrekking nadien aan klager overweegt het hof dat de notaris, gezien het feit dat klager bestuurslid van de Stichting was, gehouden was om ook klager informatie te verschaffen omtrent de aandelenoverdracht en inzage te verlenen in de daaraan ten grondslag liggende aktes. Ook dit onderdeel van de klacht is gegrond.
7.4. Op grond van het overwogene acht het hof de klacht in al haar onderdelen gegrond. Het hof is ter zitting overtuigd geraakt van de integere en oprechte bedoelingen van de notaris alsmede van het feit dat de notaris gezien de tijdsdruk heeft afgezien van de in 7.2. aangegeven mogelijkheid. Het hof acht daarom een lichtere maatregel op zijn plaats en legt de notaris de maatregel van waarschuwing op.
7.5. Hetgeen partijen verder nog naar voren hebben gebracht, kan als in het voorgaande reeds behandeld dan wel als thans niet ter zake dienend, buiten beschouwing blijven.
Het hiervoor overwogene leidt tot de volgende beslissing.
8. De beslissing
Het hof:
- vernietigt de bestreden beslissing behoudens voor wat betreft de daarin vervatte vaststelling van de feiten;
- verklaart de klacht in al haar onderdelen gegrond en legt de notaris de maatregel van waarschuwing op;
- bepaalt dat de maatregel zal worden tenuitvoergelegd ter openbare terechtzitting van het hof van 9 september 2004;
- bepaalt dat de griffier de notaris daarvoor zal oproepen.
Deze beslissing is gegeven door mrs. Schipper, Van der Reep en Van Os, en in het openbaar uitgesproken op donderdag 1 juli 2004.
Deze beslissing is gegeven door mrs. Schipper, Van der Reep en Van Os, en in het openbaar uitgesproken op donderdag 1 juli 2004.
KAMER VAN TOEZICHT OVER DE NOTARISSEN
EN KANDIDAAT-NOTARISSEN
IN HET ARRONDISSEMENT GRONINGEN
Reg.nr. 64758 KT/RK 03-6
Datum uitspraak: 16 september 2003
BESLISSING
In de zaak van:
[naam],
wonende aan de [adres],
[plaats],
klager,
tegen
MR[naam],
notaris te [plaats],
hierna te noemen de notaris,
PROCESVERLOOP
Klager heeft bij brief van 10 april 2003, voorzien van bijlagen, bij de Kamer van Toezicht een klacht tegen de notaris ingediend.
De klacht betreft de rol die de notaris heeft gespeeld bij de verkoop van de aandelen van twee besloten vennootschappen, [naam] B.V. en [naam] B.V.
De notaris heeft bij brief van 19 mei 2003 op de klacht gereageerd
De klacht is op 27 mei 2003 in het openbaar door de Kamer behandeld. Klager en de notaris zijn toen verschenen, waarbij klager een bijlage heeft ingediend.
MOTIVERING
Vaststaande feiten
Op grond van de overgelegde stukken en op grond van de onweersproken mededelingen van partijen staat voor zover van belang het volgende vast:
1. [naam] B.V houdt alle aandelen van [naam] B.V. en [naam] B.V. De aandelen van [naam] B.V. zijn gecertificeerd in de [naam] B.V. (hierna: de Stichting). De B.V. van klager, [naam] B.V., houdt 60% van de certificaten. De overige certificaathouders zijn [naam] B.V (20%). en [naam] B.V (20%).
2. Klager werd in 1997 directeur van [naam] B.V. Daarnaast is klager bestuurslid van de Stichting, waarbij hem het recht toekomt om 2 van de totaal 10 stemmen in de bestuursvergadering uit te brengen.
3. In april 2002 is klager teruggetreden als algemeen directeur van [naam] B.V. Hij bleef bestuurslid van de Stichting en behield 60% van de certificaten.
4. Op een latere datum in 2002 heeft de notaris zijn medewerking verleend aan de levering van de aandelen van [naam] B.V. en [naam] B.V. door. [naam] B.V. Het verzoek hiertoe was afkomstig van het bestuur van de Stichting. Het bestuur van de Stichting was hierbij vertegenwoordigd door drie bestuursleden. Klager was hierbij niet aanwezig.
5. Op 23 september 2002 heeft klager de notaris een aangetekend schrijven doen toekomen waarin hij stelt onder geen beding toe te staan dat de aandelen van [naam] B.V. en [naam] B.V. worden overgedragen. Hij heeft zich op het standpunt gesteld dat voor een overdracht de toestemming van alle bestuursleden van de Stichting noodzakelijk was.
6. Op 4 oktober 2002 heeft een persoonlijk gesprek plaatsgevonden tussen klager, zijn adviseur en de notaris. In dit gesprek heeft de notaris bevestigd dat hij aan de overdracht heeft meegewerkt op verzoek van drie van de vier bestuursleden van de Stichting.
Standpunt van klager
Het standpunt van klager komt –zakelijk weergegeven- op het volgende neer:
Klager verwijt de notaris dat deze zijn medewerking heeft verleend aan de verkoop van de aandelen van [naam] B.V. en [naam] B.V. zonder dat aan de voorwaarden hiervoor is voldaan. Immers, volgens de statuten van de Stichting is verkoop van de aandelen in de werkmaatschappijen alleen mogelijk met algemene stemmen van het bestuur van de Stichting. Klager als medebestuurslid en degene met het grootste belang in [naam] B.V werd echter niet in de opdracht tot overdracht gekend, hetgeen de notaris bekend was.
Daarnaast verwijt klager de notaris dat deze hem niet heeft geïnformeerd over voornoemde verkoop van aandelen; klager heeft de verkoop op 4 september 2002 uit de krant moeten vernemen. Ook tijdens het gesprek van 4 oktober 2003 heeft de notaris geweigerd inzage te geven in de aktes, ook heeft de notaris geen verdere informatie willen verschaffen.
Standpunt van de notaris
Het standpunt van de notaris komt –zakelijk weergegeven- op het volgende neer:
De notaris stelt zich op het standpunt dat hij zijn medewerking aan de genoemde aandelenoverdracht terecht heeft verleend. Zijn medewerking aan de overdracht werd verzocht door bestuursleden van de Stichting die bevoegd waren een dergelijke opdracht te verstrekken: voor de notaris zijn verschenen drie bestuursleden van de Stichting en volgens de statuten van de Stichting is deze aanwezigheid voldoende om de Stichting te vertegenwoordigen. Hoewel de notaris bekend was met de positie van klager als grootaandeelhouder en de notaris op het moment dat de opdracht werd verstrekt expliciet heeft gevraagd naar de afwezigheid van klager, achtte hij het niet zijn taak om nader onderzoek te verrichten of klager op de hoogte te brengen van de genoemde aandelenoverdracht. De notaris is van oordeel dat dit een interne aangelegenheid is van de familie [naam].
De notaris is van mening dat de taak van een notaris zich er niet toe uitstrekt een onderzoek in te stellen naar de juistheid of de correcte totstandkoming van het besluit dat ten grondslag ligt aan een bevoegd verstrekte opdracht. De juistheid van het besluit staat niet ter beoordeling van de notaris, daarmee zou hij op de stoel van een econoom of beleidsmaker gaan zitten. De notaris maakt nadrukkelijk onderscheid tussen de besluitvorming die ten grondslag ligt aan de verstrekte opdracht en de uitvoering van de opdracht. Hij ziet voor de notaris uitsluitend een rol weggelegd bij de uitvoering.
Nu klager daarnaast geen partij is bij de akten waarbij de levering van aandelen heeft plaatsgevonden -klager was immers ten tijde van de overdracht geen algemeen directeur van [naam] B.V- acht de notaris zich niet vrij om informatie te verschaffen aan klager inzake de voorbereiding en het verlijden van de akten inzake de aandelenoverdracht.
Beoordeling
De onderhavige kwestie betreft de rol die de notaris heeft gespeeld bij de overdracht van de aandelen van [naam] B.V. en [naam] B.V. door [naam] B.V. De Kamer gaat bij de beoordeling hiervan niet in op de vraag of de opdracht tot deze overdracht mocht worden verstrekt door het bestuur van de Stichting als enig aandeelhouder van [naam] B.V, zoals naar verklaring van de notaris gebeurd is, of dat deze opdracht mede verstrekt had moeten worden door de vertegenwoordigingsbevoegde bestuurders van [naam] B.V.
De Kamer is van oordeel dat de notaris onjuist heeft gehandeld door zijn medewerking aan de aandelenoverdracht van de twee B.V.’s uitsluitend te baseren op het feit dat de opdracht daartoe werd verstrekt door personen die formeel bevoegd waren de Stichting te vertegenwoordigen. De notaris was destijds betrokken geweest bij het opzetten van de concernstructuur en was daardoor bekend met de verhoudingen binnen de familie [naam] en de statuten van de Stichting. Deze statuten bevatten onder andere een expliciet, aan de notaris bekend, vetorecht voor de goedkeuring van een voorgenomen vervreemding van bedrijven. Ter zitting bleek dat de notaris wist dat de opdracht tot overdracht van aandelen in Jac.[naam] B.V. en [naam] B.V. door [naam] B.V was onderworpen aan de goedkeuring van het bestuur van de Stichting en dat deze goedkeuring slechts met algemene stemmen van het bestuur kon worden gegeven. Daarnaast was de notaris ermee bekend dat klager als houder van 60% van de certificaten en als medebestuurslid van de Stichting in het geheel niet in de opdracht tot overdracht van aandelen was gekend. Zo heeft de notaris tijdens een gesprek op zijn kantoor met de drie bestuursleden van de Stichting geïnformeerd naar de afwezigheid van klager en zijn verwondering over deze afwezigheid geuit. De notaris was tevens op de hoogte van het bestaan van problemen tussen klager en de andere bestuurders van de Stichting. Ondanks deze wetenschap heeft de notaris er bewust voor gekozen om geen nader onderzoek te doen naar het aan de opdracht ten grondslag liggende besluit of om contact op te nemen met klager.
De Kamer is van mening dat de notaris op grond van de kennis die hij bezat van de bovengenoemde feiten niet zonder meer zijn medewerking aan de overdracht had mogen verlenen. De notaris had nader onderzoek behoren te verrichten naar de onderliggende besluitvorming en had eventueel contact behoren op te nemen met de grootaandeelhouder.
Weliswaar wordt een vennootschap in beginsel door haar besluiten gebonden ook indien er niet wordt voldaan aan een interne goedkeuringseis, doch dit betekent niet dat het een notaris zonder meer vrij staat om zijn medewerking aan een transactie te verlenen indien hij weet of behoort te weten dat de interne goedkeuring van een belanghebbende ontbreekt. In het onderhavige geval klemt dit des te meer nu de betreffende bestuurder een belang had van 60% in de vennootschap die tot overdracht over ging.
De Kamer is van mening dat het handelen van een notaris niet uitsluitend beperkt is tot de vraag of er aan juridische formaliteiten is voldaan, maar dat de notaris een verdergaande zorgplicht heeft: onder omstandigheden mag van hem worden verwacht dat hij nader onderzoek verricht naar de juistheid en de correcte totstandkoming van het aan de opdracht ten grondslag liggende besluit.
Het door de notaris aangevoerde verweer van een strikt onderscheid tussen besluitvorming en uitvoering wordt door de Kamer niet gedeeld. Hiermee heeft de notaris zijn onderzoeksplicht verzaakt. Met het oog op de bijzondere functie van de notaris in het rechtsverkeer tilt de Kamer zwaar aan deze nalatigheid.
De Kamer acht op grond van het overwogene de klacht gegrond.
De Kamer acht het tuchtrechtelijk laakbaar handelen van de notaris van zodanige aard en ernst dat de maatregel van berisping op zijn plaats is.
BESLISSING
De Kamer van Toezicht voormeld:
1. verklaart de klacht gegrond in voege als voormeld;
2. legt aan notaris [naam] de maatregel van berisping op;
3. bepaalt dat de berisping zal worden uitgesproken op een nader te bepalen zitting van de Kamer, nadat is vastgesteld dat tegen de onderhavige beslissing geen rechtsmiddel meer openstaat. De notaris zal hiervoor bij aangetekende brief worden opgeroepen.
Deze beslissing is gegeven door mr.W. Duitemeijer, voorzitter, mrs. A.J.M. Jansen, G.van Wijk, H.Brouwer en M.M. Overes-Hulst, leden, in tegenwoordigheid van mr. S. Dijkstra, secretaris, en door de voorzitter in tegen-woordigheid van P.G. Veld, secretaris, in het openbaar uitgesproken op 16 september 2003.