Uitspraak
GERECHTSHOF TE AMSTERDAM
TWEEDE MEERVOUDIGE BURGERLIJKE KAMER
BIJ VERVROEGING
Beslissing van 10 juni 2004 in de zaak onder rekestnummer 1268/2003 NOT van:
MR. [naam],
oud-notaris te [plaats],
APPELLANT,
advocaat: mr. F.A.J. van Rijthoven,
t e g e n
MR. [naam],
notaris te [plaats],
GEÏNTIMEERDE.
1. Het geding in hoger beroep
1.1. Ter griffie van het hof alhier is op 12 december 2003 ingekomen een geschrift – met bijlagen – namens appellant, verder te noemen klager, waarbij hij tijdig hoger beroep heeft ingesteld tegen de aan deze beslissing gehechte beslissing van de kamer van toezicht over de notarissen en kandidaat-notarissen te ‘s-Gravenhage, verder te noemen de kamer, van 19 november 2003, in welke beslissing de klacht van klager tegen geïntimeerde, verder te noemen de notaris, ongegrond is verklaard.
1.2. Van de zijde van de notaris is op 21 april 2004 een brief met twee bijlagen ter griffie van het hof ingekomen.
1.3. De zaak is behandeld ter openbare terechtzitting van het hof van 29 april 2004. Klager, vergezeld van zijn advocaat, en de notaris zijn verschenen. Allen hebben het woord gevoerd.
2. De stukken van het geding
Het hof heeft kennis genomen van de inhoud van de door de kamer aan het hof toegezonden stukken van de eerste instantie en de hiervoor vermelde stukken.
3. De feiten
Het hof verwijst voor de feiten naar hetgeen de kamer daaromtrent heeft vastgesteld. Partijen hebben tegen de vaststelling van de feiten door de kamer geen bezwaar gemaakt, zodat het hof ook van die feiten uitgaat.
4. Het standpunt van klager
Klager verwijt de notaris - kort samengevat - dat de notaris niet bereid is om rekening en verantwoording af te leggen over de waarneming van klager's
praktijk gedurende een periode van 4 maanden. Klager is van mening dat zijn praktijk meer omvat dan de saldi van de bankrekening. Zo wil hij weten wat er gebeurd is met de afwikkeling van de dossiers, het onderhanden werk, de inventaris en de lease-auto.
5. Het standpunt van de notaris
5.1. De notaris beroept zich primair op de niet-ontvankelijkheid van klager in zijn klacht, nu deze pas op 27 december 2000 bij de kamer van toezicht is ingekomen, terwijl op 11 december 1997 de waarneming door de notaris van het kantoor van klager ingetrokken is.
5.2. Mocht dit verweer gepasseerd worden dan stelt de notaris zich op het standpunt dat hij voldoende rekening en verantwoording aan klager heeft afgelegd. Hij heeft daartoe volledige inzage gegeven in de stukken die betrekking hebben op het kantoor van klager. De notaris merkt daar bij op dat in het onderhavige geval geen sprake is geweest van een normale waarneming.
6. De beoordeling
6.1. De notaris heeft allereerst betoogd dat klager niet ontvankelijk is in zijn beroep wegens overschrijding van de termijn van drie jaren zoals bepaald in artikel 99 lid 12 Wet op het notarisambt, hierna: WNA. Ingevolge deze bepaling kan een klacht slechts worden ingediend gedurende drie jaren na de dag waarop de tot de klacht gerechtigde van het handelen of nalaten van een notaris of kandidaat-notaris dat tot tuchtrechtelijke maartregelen aanleiding kan geven kennis heeft genomen.
6.2. Dit betoog faalt. Nu de notaris in zijn verweerschrift in eerste aanleg heeft aangegeven dat hij op 27 april 2000 bij brief van de zijde van klager voor het eerst het verzoek heeft gekregen om rekening en verantwoording af te leggen houdt het hof het ervoor dat op die datum de termijn als genoemd in artikel 99 lid 12 WNA is aangevangen. Derhalve is de klacht binnen de voorgeschreven termijn ingediend. Dit leidt tot de conclusie dat klager in zijn klacht kan worden ontvangen.
6.3. Aan het oordeel van het hof is thans onderworpen de vraag of de notaris geweigerd heeft om rekening en verantwoording af te leggen over de periode van de waarneming. Naar het oordeel van het hof is zulks niet het geval, aangezien de notaris op 2 mei 2000 al een begin heeft gemaakt met het afleggen van rekening en verantwoording door de relevante dagafschriften van de bank aan klager ter beschikking te stellen.
6.4. Het hof begrijpt de klacht van klager dan ook aldus dat klager de notaris verwijt dat hij niet afdoende rekening en verantwoording heeft afgelegd over hetgeen in de periode van de waarneming door de notaris met zijn praktijk is gebeurd.
In zijn algemeenheid rust er op de notaris een verantwoordingsplicht voor de zaken die onderhanden waren op de dag waarop aan klager ontslag is verleend uit zijn ambt van notaris – te weten 1 oktober 1997 – , alsmede voor de zaken die in het tijdvak gelegen tussen 12 september 1997 en 1 oktober 1997, derhalve tijdens de schorsingswaarneming van klager, zijn afgewikkeld.
Uit het rapport van het Bureau Financieel Toezicht, verder te noemen BFT, waaronder begrepen de bijlagen bij dat rapport, in het bijzonder de lijsten van het onderhanden werk, blijkt welke activiteiten zich tijdens de waarneming hebben voorgedaan.
Voor zover klager heeft betoogd dat het rapport van het BFT onvolledig is faalt dit klachtonderdeel. Met de kamer is het hof van oordeel dat uit het rapport van het BFT onder punt 5 genoegzaam blijkt welke transacties er hebben plaats gevonden gedurende de waarnemingsperiode van de notaris. De notaris heeft bovendien ten behoeve van de afwikkeling van lopende zaken op klagers kantoor en om de door derden daartoe gestorte gelden veilig te stellen een stichting opgericht, de Stichting [naam], waarin die gelden zijn gestort. Van de mutaties op de rekening van de Stichting [naam] heeft klager afschriften ontvangen.
Het hof is eveneens van oordeel dat voor het kunnen afleggen van een optimale rekening en verantwoording een juiste en volledige overdracht aan de notaris bij de aanvang van diens waarneming noodzakelijk is. Hiervan is geen sprake geweest zoals blijkt uit de stukken en het verhandelde ter zitting.
Het hof is echter wel van oordeel dat klager recht heeft op een overzicht van de verrichtte werkzaamheden en de inkomsten ter zake van ambtelijke werkzaamheden waarvan de voorbereiding reeds had plaatsgevonden voordat klager defungeerde, derhalve vóór 1 oktober 1997. In die periode worden de zaken immers afgewikkeld voor rekening en verantwoording van klager. Het hof acht de tekortkoming van de notaris in deze echter niet dusdanig, mede gelet op de wijze waarop de overdracht heeft plaats gevonden, dat dit klachtonderdeel gegrond moet worden verklaard. Het hof acht dit klachtonderdeel ongegrond.
6.5. Het klachtonderdeel van klager met betrekking tot de inventaris van zijn kantoor faalt eveneens. De notaris heeft – desgevraagd – medegedeeld dat hij na zijn benoeming als waarnemer op 12 september 1997 het kantoorgebouw van klager heeft betreden, de lopende zaken heeft verzameld en de telefoon naar zijn eigen kantoor heeft laten doorschakelen. De inventaris is in het kantoorgebouw van klager gebleven en niet door hem gebruikt. Klager heeft ter zitting deze mededelingen van de notaris bevestigd.
6.6. Het hof is eveneens van oordeel dat het de notaris niet verweten kan worden dat hij de lease-auto, in overleg met de toenmalige voorzitter van de kamer, ter beschikking heeft gesteld van de leasemaatschappij. Het hof acht de handelwijze van de notaris volstrekt redelijk. Ook dit klachtonderdeel faalt.
6.7. Hetgeen partijen verder nog naar voren hebben gebracht, kan als in het voorgaande reeds behandeld dan wel als thans niet ter zake dienend, buiten beschouwing blijven.
Het hiervoor overwogene leidt tot de volgende beslissing
8. De beslissing
Het hof:
- verwerpt het beroep.
Deze beslissing is gegeven door mrs. Schipper, Stille, Van Os en in het openbaar uitgesproken op donderdag 10 juni 2004.
Kamer van Toezicht over de Notarissen en Kandidaat-Notarissen ’sGravenhage
Beslissing inzake de klacht onder nummer 00-32 van:
mr [naam],
oud-notaris voorheen gevestigd te [plaats],
hierna ook te noemen klager,
domicilie kiezend bij zijn advocaat mr I.K. Kolev te Hapert [eerst: mr Ph. van Zinnicq Bergmann te Eindhoven],
tegen:
mr [plaats],
notaris [plaats].
De voortgezette procedure
De Kamer heeft kennis genomen van:
? de tussenbeslissing in deze zaak d.d. 23 april 2003 en de daarin genoemde stukken;
? een afschrift van de brief d.d. 3 juni 2003 van klager aan het deurwaarderskantoor Pruijn & Van den Bergh te [plaats];
? het onderzoeksverslag d.d. 6 juni 2003, kenmerk BFTn/L-3217/004-Di/c, van het Bureau Financieel Toezicht te Utrecht, uitgebracht op verzoek van de Kamer bij voormelde tussenbeslissing;
? de brief d.d. 10 juni 2003 van de notaris;
? de brief d.d. 17 september 1997 van het Centraal Bureau van Bijstand [CBvB, thans BFT] te Utrecht aan de Kamer;
? het rapport d.d. 18 augustus 1998 van het CBvB aan de Kamer naar aanleiding van het ingesteld onderzoek bij klager;
? de fax d.d. 29 maart 1999 van Moret, Ernst & Young [MEY] betreffende een concept-rapportage aan de Kamer inhoudende een inventarisatie van de tekorten bij de Stichting Derdengelden [naam] en het voormalig notariskantoor [naam].
? de brief d.d. 30 september 2003 van de Kamer aan mr A.H. van Delden, voormalig voorzitter van de Kamer;
? de brief d.d. 7 oktober 2003 van mr Van Delden aan de Kamer;
? een fotocopie van de brief d.d. 24 september 1997 van de notaris aan mr H. Koning, de toenmalige advocaat van klager, waarbij de notaris fotocopieën van vier schuldbekentenissen heeft meegezonden met verzoek tot invordering over te gaan [overgelegd ter zitting d.d. 15 oktober 2003].
De voortgezette mondelinge behandeling heeft achtereenvolgens plaatsgevonden op 25 juni 2003 en 15 oktober 2003. Daarbij waren telkens aanwezig klager, vergezeld van zijn advocaat, en de notaris.
Van het verhandelde is telkens proces-verbaal opgemaakt.
De voortgezette beoordeling van de klacht
De Kamer beschouwt voormelde tussenbeslissing als hier herhaald en ingelast.
Bij tussenbeslissing d.d. 23 april 2003 is de notaris door de Kamer in de gelegenheid gesteld de Kamer te informeren, een en ander zoveel mogelijk met bescheiden onderbouwd:
1. over wat er met het eindsaldo is gebeurd,
2. of er debiteuren zijn geïncasseerd,
3. of er honorarium-afspraken zijn gemaakt in die zin dat het honorarium over de lopende dossiers alleen ten goede van de notaris zou komen,
4. wat er met de roerende zaken van het kantoor van klager is gebeurd.
De notaris heeft op deze vragen met zijn brief d.d. 10 juni 2003 geantwoord.
Op ambtshalve verzoek van de Kamer heeft mr A.H. van Delden, destijds voorzitter van de Kamer, de Kamer ingelicht over zijn bevindingen met betrekking tot de waarneming van het kantoor van klager over de periode vanaf 12 september 1997 tot 15 december 1997. Volgens mr Van Delden is hij destijds geconfronteerd met het door klager ingediend ontslag als notaris, terwijl klager spoorloos verdwenen was en met een kantoor waarover niet bekend was of er wel of niet nog personeel werkzaam was, maar dat wel onderhanden werk kende. Notaris mr [plaats] te [plaats], die door mr Van Delden aangezocht was om op het kantoor poolshoogte te nemen, trof daar een totaal onoverzichtelijke situatie aan die alleen maar kon verergeren. Mr Van Delden benoemde vervolgens mr [naam] tot vacaturewaarnemer en gaf hem carte blanche om orde op zaken te stellen op het kantoor van klager. Het laatste waaraan door mr Van Delden op dat moment werd gedacht, was dat klager ooit rekening en verantwoording zou vragen over de “puinhoop” die klager had achtergelaten. Van een normale waarneming waarvan later rekening en verantwoording zou moeten worden afgelegd, was in dit geval gezien het vorenstaande geen sprake, aldus mr Van Delden. Of het zo is afgesproken, vermoedelijk wel, kan mr Van Delden zich niet herinneren, maar in de gegeven omstandigheden zou hij zonder meer met een afwikkeling van de lopende zaken zonder verdere afrekening met klager hebben ingestemd. Mr [naam] en later zij het in iets mindere mate ook de daaropvolgende waarnemer mr [naam], liepen volgens mr Van Delden al risico genoeg door de verantwoordelijkheid op zich te nemen op een moment waarop het maar zeer de vraag was of zij er zonder al te veel kleerscheuren vanaf zouden komen, daarbij er van uitgaande dat noch de KNB, noch de Staat als achterwacht zou fungeren voor de waarnemer. De vraag of mr [naam] en mr [naam] zich terecht op het standpunt stellen dat zij aan klager geen rekening en verantwoording schuldig zijn, beantwoordt hij in het licht van het bovenstaande bevestigend.
De inhoud van deze brief is niet door partijen weersproken.
De Kamer heeft bij eerdergenoemde tussenbeslissing bovendien het BFT verzocht verslag uit te brengen over de periode waarin de notaris het kantoor van klager heeft waargenomen, namelijk met ingang van 12 september 1997 tot 15 december 1997.
Uit het daarop d.d. 6 juni 2003 uitgebracht verslag van het BFT neemt de Kamer het volgende voor zover hier van belang in aanmerking:
Op verzoek d.d. 10 september 1997 van de toenmalig voorzitter van de Kamer heeft M. Visser RA, de accountant van het Centraal Bureau van Bijstand, verder CBvB, op 12 september 1997 onderzoek op het kantoor van klager ingesteld. Klager bleek met onbekende bestemming te zijn vertrokken. Visser trof op het kantoor een incomplete administratie aan. Er waren schulden ad in totaal ƒ 1.713.184,- en er was in eerste instantie een bewaringstekort van ƒ 796.445,-.
In het rapport van het CBvB d.d. 18 augustus 1998 wordt geconstateerd dat er veel administratieve onvolkomenheden naar voren zijn gekomen met onder meer een bewaringstekort per 31 december 1997 van ƒ 1.345.896,-. Bij het beoordelen van dat bedrag gaf het CBvB het voorbehoud dat wegens de gebrekkige boekhouding enerzijds geen zekerheid bestond omtrent de volledigheid van de schulden, waaronder de cliëntengelden, van klager, terwijl het anderzijds niet is uit te sluiten dat niet [meer] bestaande schulden aan cliënten nog in het vermelde totaal waren begrepen. Het CBvB constateerde majeure onzekerheden met betrekking tot de omvang van zowel de tot de Stichting Derdengelden als de tot de onderneming en de tot de privé behorende bezittingen en schulden. Het kantoorvermogen werd toen becijferd op ƒ 1.853.832,- negatief en het privé vermogen op ƒ 903.011,- negatief [per 31 december 1997] en er waren geldmiddelen in het kantoor en de Stichting Derdengelden van in totaal ƒ 814.914,-.
Ook in het conceptrapport d.d. 29 maart 1999 van Moret, Ernst & Young werd benadrukt dat de betrouwbaarheid van de administratie [van klager] uiterst onzeker was. De rapporteurs konden de juistheid en volledigheid van de vorderingen- en schuldenpositie van de Stichting Derdengelden en van het voormalig notariskantoor van klager niet vaststellen. Uiteindelijk constateerden de rapporteurs een resterend tekort bij dat kantoor en de Stichting van minimaal ƒ 1.773.000,-. Gelet op de specifieke omstandigheden stelden de rapporteurs voor om de collegiale afrekening van klager met zowel notaris [naam] als notaris [naam] [laatstgenoemde onder voorwaarde van terugstorting van aan de derdengeldenrekeningen onttrokken bedragen] op nihil vast te stellen.
De notaris heeft naar uit dagafschriften blijkt via de door hem opgerichte Stichting [naam] gelden van het notariskantoor van klager en de Stichting Derdengelden gebruikt ter afwikkeling van transacties van dat kantoor. In zijn verslag geeft het BFT een overzicht van de transacties [ontvangsten en uitgaven] ad in totaal ƒ 1.343.767,- op de rekening van de Stichting vanaf 17 september 1997 tot en met 12 januari 1998. Er zijn via de Stichting noodzakelijkerwijs kantoorkosten ad ƒ 40.594,- betaald [salaris boekhouder, PTT, Delfland, BDO] en er is ƒ 6.450,- ontvangen aan kantoorkosten. De resterende saldi zijn uiteindelijk overgeboekt naar de Stichting JR van de opvolgend waarnemer notaris [naam] en klager is door de notaris in het bezit gesteld van een kopie van de bankafschriften van de Stichting.
Het BFT concludeert dat alle rapporten waarnaar het BFT in zijn verslag heeft verwezen, wijzen op de achterstanden in de administratie van het notariskantoor van klager en de Stichting Derdengelden en op de onbetrouwbaarheid van de aangetroffen administratie.
De inhoud van dit verslag van het BFT is niet door partijen weersproken.
In hoofdstuk 2 “Collegiale verhoudingen” van de Beroeps- en Gedragsregels die golden vóór de inwerkingtreding op 1 oktober 1999 van de huidige Wet op het notarisambt, zijn onder regel 18 de regels voor de overname van een notariskantoor nader uitgewerkt. Onderdeel daarvan zijn onder meer de “Richtlijnen voor de voorzieningen met betrekking tot vacante kantoren en waarneming”, door het Hoofdbestuur van de KNB uitgevaardigd op 25 maart 1975 en laatstelijk gewijzigd op 19 november 1986. In deze richtlijnen staan zowel de rechten en plichten vermeld van de gedefungeerde waar te nemen of waargenomen notaris als van de waarnemer of overnemer van diens protocol.
De Kamer heeft in meergenoemde beslissing overwogen, dat in beginsel klager recht heeft op rekening en verantwoording door de notaris over de periode waarin de notaris het kantoor van klager heeft waargenomen, namelijk met ingang van 12 september 1997 tot 15 december 1997.
Volgens klager zoals ter zitting van 15 oktober 2003 verklaard is voor de door hem gevraagde rekening en verantwoording nodig een inventarisatie van de lopende zaken, de debiteuren- en crediteurenadministratie en van de bijgewerkte financiële boekhouding, plus van het onderhanden werk en van de kantoorinventaris.
Voor een optimale rekening en verantwoording is naar het oordeel van de Kamer noodzakelijk dat daaraan een optimale overdracht door de waargenomen notaris aan zijn waarnemer dan wel opvolger is vooraf gegaan. De Kamer wijst hier in het bijzonder op de mededeling van het Dagelijks Bestuur van de KNB in WPNR 5662, 1983, p. 531:
“Het is noodzakelijk dat een notarispraktijk goed ingericht is; de notaris is verplicht de hem opgedragen zaken ordelijk en met passende voortgang te behandelen. Een praktijk dient zodanig ingericht te zijn dat een waarnemer of opvolger direct de zaken op adequate wijze kan behandelen, de waarnemer of opvolger moet direct als een goed notaris kunnen functioneren. Er mag geen achterstand in de werkzaamheden zijn en de dossiers moeten de informatie verschaffen die nodig is voor een goede voortzetting van de praktijk. De waarnemer of opvolger dient voor informatie niet aangewezen te zijn op de (defungerende) notaris of op personeelsleden.
Mocht zich de ongewenste situatie voordoen dat de opvolger een ongeordend kantoor aantreft, dan dienen de kosten om een en ander goed in te richten te komen voor de defungerende notaris.
Wanneer bij de ordening blijkt dat een deel van de behandeling van individuele zaken verricht moet worden om tot een stand van zaken te komen die bij de overname van het kantoor had moeten bestaan, dan vallen de kosten daarvoor niet onder de kosten die de opvolger voor zijn rekening moet nemen bij de afrekening met zijn voorganger.”
Deze op de defungerende notaris rustende verplichting is met betrekking tot overname van een kantoor door het Hoofdbestuur van de KNB bij circulaire d.d. 22 augustus 1986 voorts als volgt benadrukt:
“De continuïteit van de dienstverlening die als één van de wezenskenmerken van het notariaat geldt, legt de te defungeren notaris de verplichting op alles in het werk te stellen om te bereiken, dat die continuïteit ook voldoende gewaarborgd is.
Zo heeft het bestuur in de richtlijnen voor voorziening met betrekking tot vacante kantoren aangegeven welke bescheiden met het protocol behoren te worden overgenomen.
Echter voordat de overdracht een feit is, rust op de te defungeren notaris ook de verplichting eventuele gegadigden, welke in aanmerking wensen te komen om de dienstverlenging voort te zetten, inlichtingen te verschaffen over ondermeer het aktenbestand, de financiële situatie van het kantoor en dergelijke. Wil men voor benoeming in aanmerking komen en na de benoeming de dienstverlening op een verantwoorde wijze kunnen voortzetten, dan is het onontbeerlijk dat er duidelijkheid bestaat over de kantoorsituatie.”
Daarnaast zijn er voor zover hier van belang daarbij aansluitende verplichtingen, voor de defungerende notaris dan wel diens waarnemer of opvolger, genoemd in voormelde Richtlijnen:
“B. Bescheiden welke met het protocol behoren te worden overgedragen
[…]
2. Het bijwerken of doen bijwerken van de praktijkboekhouding tot de dag van overdracht komt ten laste van de defungerende notaris, respectievelijk diens erfgenamen.
3. Partijen zijn verplicht zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen een maand, een lijst op te maken van de crediteuren, met vermelding van de bedragen welke de defungerende […] notaris als derdengelden onder zich heeft. Indien voor het opmaken van deze lijst boekhoudkundige of accountantshulp wordt vereist, zijn de kosten daarvan ten laste van de defungerende notaris, respectievelijk de erfgenamen van de overleden notaris.
4. […]”
Het voorgaande is op vergelijkbare wijze geregeld in de thans geldende Verordening overdracht protocol.
De Kamer concludeert, gelet op de inhoud van het verslag d.d. 6 juni 2003 met bijlagen van het BFT en van de brief d.d. 7 oktober 2003 van mr Van Delden en met inachtneming van voormelde regels c.q. richtlijnen van de KNB, dat er geen sprake is geweest van een behoorlijke, laat staan optimale, overdracht door klager van zijn protocol aan de notaris in het kader van diens waarneming.
Ondanks alle beperkingen waarmee de notaris hierdoor te kampen heeft gehad, is naar het oordeel van de Kamer, mede gelet op voormeld verslag van het BFT en hetgeen overigens ter behandeling verwezen wordt naar de op de zitting van 26 maart 2003 en van 15 oktober 2003 afgelegde verklaring van de notaris naar voren is gekomen, in voldoende mate rekening en verantwoording afgelegd.
Een integrale en uitputtende rekening en verantwoording mag, gezien de toestand waarin de notarispraktijk van klager zich ten tijde van zijn defungeren bevond en gezien diens afwezigheid om aan een goede overdracht mee te werken, in alle redelijkheid niet van de notaris worden verwacht.
Gelet op het vorenstaande is de Kamer van oordeel dat de klacht ongegrond is
De beslissing
De Kamer voornoemd:
verklaart de klacht ongegrond.
Deze beslissing is gegeven door mrs R.J. Paris, voorzitter, R. van der Galiën en A.J.M. van Velzen, leden, en R.R.J.F.H. Muller en M.G.L. den Os-Brand, plaatsvervangende leden, en, bij afwezigheid van de voorzitter, op 19 november 2003 in het openbaar uitgesproken door mr R.G. Kok, plaatsvervangend voorzitter, in tegenwoordigheid van de secretaris, mr A. Saab.
Afschrift van deze beslissing wordt bij aangetekende brief aan klager en de notaris gezonden.
Binnen dertig dagen na de dagtekening van de begeleidende brief kunnen klager en de notaris van deze beslissing in hoger beroep komen bij het Gerechtshof te Amsterdam, Postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.
Afschrift van deze beslissing wordt bij aangetekende brief aan de notaris en aan de klager gezonden.