Uitspraak
College van Beroep voor het bedrijfsleven
AWB 07/901 9 oktober 2008
27100 Wet bevordering speur- en ontwikkelingswerk
Uitspraak in de zaak van:
Meneba B.V., te Rotterdam, appellante,
gemachtigde: mr. R.C.V. Mans, advocaat te Leiden,
tegen
de Minister van Economische Zaken, verweerder,
gemachtigden: M. Duman en mr. G. Baarsma, beiden werkzaam bij verweerders agentschap SenterNovem.
1. De procedure
Appellante heeft bij brief van 14 november 2007, bij het College binnengekomen op 15 november 2007, beroep ingesteld tegen een besluit van verweerder van 5 oktober 2007.
Bij dit besluit heeft verweerder het bezwaar van appellante, gericht tegen het besluit van verweerder van 13 juni 2007, waarbij de aanvraag van appellante om verlening van een subsidie op grond van de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen buiten behandeling is gesteld, ongegrond verklaard.
Bij brief van 30 januari 2008 heeft verweerder een verweerschrift en de op de zaak betrekking hebbende stukken ingediend.
Bij brief van 7 juli 2008 heeft appellante haar beroepschrift nader onderbouwd.
Op 17 juli 2008 heeft het onderzoek ter zitting plaatsgehad.
Namens appellante zijn verschenen haar voornoemde gemachtigde, alsmede A en B, beiden werkzaam bij appellante, en C en D, beiden werkzaam bij PricewaterhouseCoopers (hierna: PwC).
Verweerder is verschenen bij voornoemde gemachtigden.
2. De grondslag van het geschil
2.1 In artikel 4:5, eerste lid, aanhef en onder c, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) is bepaald dat het bestuursorgaan kan besluiten de aanvraag niet te behandelen, indien de verstrekte gegevens en bescheiden onvoldoende zijn voor de beoordeling van de aanvraag of voor de voorbereiding van de beschikking, mits de aanvrager de gelegenheid heeft gehad de aanvraag binnen een door het bestuursorgaan gestelde termijn aan te vullen.
2.2 Op grond van de stukken en het onderzoek ter zitting zijn in deze zaak de volgende feiten en omstandigheden voor het College komen vast te staan.
- Bij twee afzonderlijke brieven van 30 maart 2007 heeft appellante vormvrij verzoeken ingediend op grond van de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen ten behoeve van Meneba B.V. en ten behoeve van Rotterdam Brielselaan B.V.. Voorts is bij twee afzonderlijke brieven van dezelfde datum melding gemaakt van de statutaire wijziging van Meneba B.V., welke wijziging blijkens deze brieven is ingegeven door een financiële herstructurering.
- Blijkens de telefoonnotitie van 20 april 2007 is tussen verweerder en appellante afgesproken dat de vormvrije verzoeken in één dossier worden gedaan, alsmede dat om administratieve lasten te voorkomen appellante de vormvrije aanvraag van de oude organisatie niet hoeft in te trekken. Er zal rekening worden gehouden met de naamswijziging.
- Verweerder heeft bij brief van 23 april 2007 de ontvangst van de vormvrije aanvraag bevestigd en appellante in de gelegenheid gesteld een volledige aanvraag in te dienen. In bedoelde brief is voorts het volgende vermeld:
“ (…) Als u als tussenpersoon de aanvraag ondertekent, verzoek ik u een schriftelijke machtiging (digitaal) mee te sturen. Hieruit moet blijken dat u gemachtigd bent de aanvraag in te dienen c.q. te ondertekenen. De machtiging dient ondertekend te worden door een daartoe bevoegd persoon.
Ik stel u alsnog tot en met 24 mei 2007 in de gelegenheid de ontbrekende gegevens te verstrekken. Het niet of onvoldoende gebruik maken van deze gelegenheid zal leiden tot het niet in behandeling nemen van uw aanvraag op grond van artikel 4:5 van Pro de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Het verstrekken van de gegevens op de uiterlijke dag van de gestelde termijn of vlak hiervoor, kan het risico met zich mee brengen dat incorrecte of niet aangeleverde gegevens niet meer hersteld kunnen worden binnen de gestelde termijn.
(…) ”
- Bij brief van 24 mei 2007 heeft appellante de aanvraag aangevuld. Onder aan deze brief wordt een opsomming gegeven van zes bijlagen, waaronder een machtiging.
- Verweerder heeft bij besluit van 13 juni 2007 de aanvraag buiten behandeling gesteld omdat een schriftelijke machtiging ontbreekt.
- Tegen dit besluit heeft appellante bij brief van 12 juli 2007 bezwaar gemaakt.
- Op 18 september 2007 is appellante omtrent haar bezwaarschrift gehoord.
- Vervolgens heeft verweerder het bestreden besluit genomen.
3. Het bestreden besluit
Bij het bestreden besluit heeft verweerder zijn standpunt ingenomen bij het primaire besluit, gehandhaafd. De aanvraag is terecht buiten behandeling gesteld omdat de machtiging ontbreekt. Verweerder hecht veel waarde aan een machtiging omdat duidelijk moet zijn dat de tussenpersoon namens de aanvrager de aanvraag mocht indienen en ondertekenen. In dit kader hanteert verweerder een strikt ontvankelijkheidsbeleid door een aanvrager slechts eenmaal in de gelegenheid te stellen de aanvraag te complementeren.
Verweerder is van mening dat de bewijslast om aannemelijk te maken dat de machtiging is verzonden op appellante rust. Appellante is er volgens verweerder niet in geslaagd om aannemelijk te maken dat de machtiging daadwerkelijk is verzonden. De daartoe aangevoerde verklaringen van getuigen en de vermelding van de machtiging als bijlage bij meergenoemde brief van 24 mei 2007, acht verweerder onvoldoende.
4. Het standpunt van appellante
Appellante heeft zich op het standpunt gesteld dat de aanvraag niet buiten behandeling gesteld had mogen worden. Appellante heeft daartoe aangevoerd dat de machtiging wel degelijk aan verweerder is verzonden en stelt dat de machtiging derhalve bij verweerder moet zijn zoek geraakt. Appellante heeft in dat kader verwezen naar de strikte procedures die binnen haar organisatie gelden ten aanzien van het verzenden van stukken, de getuige-verklaring van de behandeld medewerker en het feit dat de machtiging als bijlage van de ontvangen stukken was vermeld. Appellante acht het daarom onredelijk dat de op tijd ingediende aanvraag niet in behandeling is genomen. Voorts heeft appellante gesteld dat verweerder, zelfs zonder de machtiging, een inhoudelijke beslissing op de aanvraag had behoren te nemen. Immers, het ontbreken van bedoelde machtiging maakt niet dat het voor verweerder onmogelijk is een inhoudelijke beoordeling te maken. Tot slot wijst appellante erop dat PwC reeds jaren als tussenpersoon voor appellante bij verweerder optreedt.
5. De beoordeling van het geschil
5.1 Het College ziet zich gesteld voor de vraag of verweerder in redelijkheid gebruik heeft kunnen maken van zijn bevoegdheid zoals neergelegd in artikel 4:5, eerste lid, aanhef en onder c, Awb door de aanvraag van appellante buiten behandeling te stellen.
5.2 Uit de stukken en het verhandelde ter zitting is gebleken dat verweerder vorenvermelde bevoegdheid heeft ingevuld door het beleid te hanteren dat de indiener van een aanvraag die incompleet blijkt te zijn slechts eenmaal in de gelegenheid wordt gesteld de aanvraag aan te vullen. Aanvragen, die na de geboden hersteltermijn nog niet compleet zijn worden niet in behandeling genomen. Verweerder voert dit strikte ontvankelijkheidsbeleid in verband met het grote aantal aanvragen dat op jaarbasis verwerkt dient te worden. Het College is van oordeel dat dit beleid op zich niet als kennelijk onredelijk kan worden aangemerkt.
Meer in het bijzonder dient derhalve de vraag te worden beantwoord of verweerder, gelet op de omstandigheden van dit geval, in redelijkheid overeenkomstig zijn beleid heeft kunnen handelen door de aanvraag van appellante buiten behandeling te stellen. Het College beantwoordt deze vraag ontkennend en overweegt daartoe als volgt.
5.3 Het College stelt vast dat de brief van appellante van 24 mei 2007 waarbij aan het verzoek van verweerder om de aanvraag te completeren wordt voldaan, melding maakt van een aantal bijlagen waaronder expliciet de machtiging van appellante aan PwC. Voorts staat vast dat zowel de brief van 24 mei 2007 als de overige vermelde bijlagen door verweerder zijn ontvangen.
Tegenover de stelling van verweerder dat de machtiging bij de ontvangst van de brief ontbrak, staat de stelling van appellante dat de machtiging, evenals alle andere bijlagen, daadwerkelijk is verzonden. Hoewel niet valt uit te sluiten dat de machtiging door welke oorzaak dan ook niet in de aangetekend verstuurde enveloppe terecht is gekomen, valt evenmin uit te sluiten dat deze wel is verzonden, maar zoals door appellante is gesteld, deze vervolgens bij verweerder in het ongerede is geraakt. Met deze laatste mogelijkheid had onder vorenvermelde omstandigheden verweerder rekening moeten houden bij zijn besluitvorming.
Het College is van oordeel dat het op de weg van verweerder lag om in dit specifieke geval contact op te nemen met appellante om te signaleren dat de vermelde bijlage die kennelijk als verzonden was aangemerkt niet was aangetroffen.
Het College neemt hierbij tevens in aanmerking het feit dat omtrent deze aanvraag reeds veelvuldig telefonisch contact tussen appellante en verweerder gevoerd was en dat de ontbrekende bijlage met een geringe inspanning van de kant van verweerder alsnog - bij voorbeeld telefonisch - had kunnen worden opgevraagd, terwijl voor appellante financieel in deze veel op het spel stond. Tot slot kan naar het oordeel van het College niet voorbij worden gegaan aan de omstandigheid dat, zoals appellante onweersproken heeft gesteld, bij verweerder bekend was dat PwC als gemachtigde optrad ten behoeve van appellante met betrekking tot de ingediende aanvraag vóór de financiële herstructurering van het bedrijf, terwijl onderhavige aanvraag is ingediend onder de - als gevolg van de financiële herstructurering - nieuwe naam van appellante.
5.4 Gelet op het vorenoverwogene is het College van oordeel dat verweerder niet in redelijkheid heeft kunnen besluiten de aanvraag direct buiten behandeling te stellen, in plaats van onder gebruikmaking van zijn bevoegdheid om met toepassing van artikel 4:84 Awb Pro, af te wijken van zijn beleid door met de gemachtigde van appellante in contact te treden ten einde de machtiging spoedig (nogmaals) te ontvangen.
5.5 Het vorengaande betekent dat het beroep gegrond moet worden verklaard en het bestreden besluit moet worden vernietigd.
5.6 Het College acht termen aanwezig verweerder met toepassing van artikel 8:75 Awb Pro te veroordelen in de proceskosten aan de zijde van appellante. Deze kosten worden op voet van het bepaalde in het Besluit proceskosten bestuursrecht vastgesteld op € 322,--, voor de kosten van door een derde beroepsmatig verleende bijstand (1 punt voor het verschijnen ter zitting met een wegingsfactor 1, ad € 322,-- per punt).
Het College zal voorts bepalen dat het door appellante betaalde griffierecht zal worden vergoed.
6. De beslissing
Het College
- verklaart het beroep gegrond;
- vernietigt het bestreden besluit;
- bepaalt dat verweerder met inachtneming van hetgeen in deze uitspraak is overwogen een nieuw besluit neemt;
- veroordeelt verweerder in de proceskosten van appellante tot een bedrag van € 322,-- (zegge: driehonderdtweeëntwintig
euro), onder aanwijzing van de Staat der Nederlanden als rechtspersoon die deze kosten moet vergoeden;
- bepaalt dat de Staat der Nederlanden aan appellante het door haar betaalde griffierecht ten bedrage van € 285,-- (zegge:
tweehonderdvijfentachtig euro) vergoedt.
Aldus gewezen door mr. J.A. Hagen, mr. H.A.B. van Dorst-Tatomir en mr. J.A.W. Scholten-Hinloopen, in tegenwoordigheid van mr. P.M. Beishuizen als griffier, en uitgesproken in het openbaar op 9 oktober 2008.
w.g. J.A. Hagen w.g. P.M. Beishuizen